采购内部控制细则

第2章 采购内部控制实施细则

2．1 采购管理目标

2．1．1 采购业务目标

采购业务目标主要是指企业在一定条件下购买生产、经营所需物资过程中应达到的目标。具体内容如图2-1所示。

目标1 按质按量按时完成采购任务，经济高效地满足企业运营发展的物资需求，确保供应稳定 目标2 建立“统一管理、统一采购、统一储备、统一结算”的物资采购供应管理体制 目标3 在全球范围内搜索资源，追求物资采购性能价格比最优和供应总成本最低 目标4 实行协议采购、招标采购和询比价采购三者结合，提高物资供应效率 目标5 争取获得有利付款条件与付款方式，保证按照合同结算条款履行资金支付责任 目标6 及时组织资金，严格审查付款手续，降低付款风险 目标7 强化物资供应过程控制，增强物资供应工作主动权 目标8 物资采购过程公开、规范有序、合规合法 目标9 物资采购合同或协议符合国家法律法规、外贸政策和企业内部规章制度 图2-1 采购业务目标

2．1．2 采购财务目标

采购财务目标是指企业通过对采购活动进行内部控制，确保资金安全以及最大化利用。具体内容如图2-2所示。

目标1 按照企业内部会计制度，真实、准确、完整地核算物资价值以及相关债权债务 目标2 确保资金支付安全 目标3 减少资金的占用 目标4 规范付款方式与程序及与供应商对账的工作程序，确保付款正确，减少资金损失 图2-2 采购财务目标

2．2 采购业务风险

2．2．1 采购经营风险

采购经营风险是指企业在采购经营活动过程中可能存在的风险。具体如图2-3所示。

1 采购行为违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失 2 制度不健全或有漏洞，制度执行不到位和监督考核不力，导致违纪违规问题发生 3 物资需求计划不明确、不及时，变更频繁，不能够有效满足企业运营发展的需求 4 请购依据不充分、不合理，相关审批程序不规范、不正确，可能导致企业资产损失、资源浪费或舞弊现象发生 5 物资供应过程控制能力弱，采购物资质量不能满足技术要求，影响企业运营发展 6 分散对外采购，不能形成整体和批量采购优势，造成采购资金的浪费和流失 7 供应商选择不当，指定或变相指定供应商，给企业造成经济损失，滋生腐败 8 物资采购一单一价、一单一招标、一单一签约，供需关系不稳定，供应费用增加 9 重复储备、库存结构不合理，储备资金占用大 10 采购验收程序不规范，可能造成资产损失或账实不符 11 采购合同或协议条款权责不清，审批程序不当，或不符合国家相关规定及贸易政策，导致经济纠纷和经济损失 图2-3 采购经营风险

2．2．2 采购财务风险

采购财务风险是指企业在采购活动的会计核算过程中出现的风险。具体如图3-4所示。

1 资金分散使用，付款时间、方式、金额不恰当造成资金效益的流失 2 结算不及时，多记、错记、漏记物资入库、库存或应付账款，导致财务数据不准确、不完整 3 会计核算不规范，不能如实反映财务状况，影响财务报告的真实性 图2-4 采购财务风险

2．3 采购管理业务流程

2．3．1 请购与审批控制流程

请购与审批控制流程

业务流程

1．根据需求提出 采购需求申请 2．汇总各部门的 采购需求 3．库存分析、物资需求分析 4．编制采购申请单，提出申请 5．权限范围内审批 6．制定并完善采购实施方案 7．实施采购

序

责任

号

部门/人需求

1

部门

2

采购部

3

采购部

4

采购部

财务部、主管

5

副总、 总经理

6

采购部

7

采购部

配合/支持

不相容

部门

职责

审核

采购部

审批

审核

审批 仓储部

审核

审批

采购

申请

审核

审批

仓储部、

质检部

监督检查

方法 检查需求单等是

否填写规范、资

料是否完备 检查采购需求汇

总表单是否填写

正确、规范 监督需求分析、

库存分析方法是

否科学、合理 检查申请单是否

填写规范、资料

是否齐全

检查是否按规定权限范围进行审

批，有无越权现象

检查采购方案是

否科学，是否经

过审批程序 监督采购过程是

否符合国家与企

业相关规定

相关

制度

审批制度》

审批制度》

审批制度》

审批制度》 审批制度》

审批制度》 控制细则》 《采购授权与

《采购与验收

《采购授权与《采购授权与

《采购授权与

《采购授权与

《采购授权与

2．3．2 采购与验收控制流程

采购与验收控制流程

业务流程

1．制定并执行采购计划与方案 2．供应商筛选、谈判，确定价格 3．签订采购合同或协议 4．到货核对 5．物资验收 6．出具验收报告 7．相关问题处理 8．物资入库与台账登记

序

责任

号

部门/人

1

采购部

2

采购部

采购部

3

总经理

4

仓储部

5

质检部

6

质检部

7

采购部

8

仓储部

配合/支持

部门

相关部门

技术部、

生产部、

质检部

法务部、

行政部

采购部

采购部、

仓储部

采购部、

仓储部

仓储部、

供应商

采购部

不相容

监督检查

职责

方法

检查采购活动是否按

审核

照计划与方案进行

检查是否按规定筛选

审核

供应商、采购价格是

审批

否合理

检查采购合同是否符

审核

合国家与企业规定，

审批

是否经审批程序

检查是否执行到货核

对、物资与采购单是

否相符

检查是否按照规定的

采购

验收程序进行验收 检查质检报告内容的

审核

真实性和数据的准确

审批

性

检查解决方案的可行

审批

性以及是否符合企业

利益

检查入库台账编制是

否规范，账实是否相

符

相关

制度 《采购与验收

控制细则》

《采购与验收

控制细则》、《供应商评价

管理办法》

《采购与验收

控制细则》、 《合同法》

《采购与验收

控制细则》

《采购与验收

控制细则》

《采购与验收控制细则》 《采购与验收

控制细则》 《采购与验收

控制细则》

2．4 采购管理业务流程相关细则、办法、规定、制度

2．4．1 采购授权与审批制度

制度编号 制度名称

采购授权与审批制度

受控状态 执行部门

监督部门 第1章 总则

第1条 目的

为加强物资采购管理，明确采购授权范围与审批权限，规范公司的采购审批工作，提高采购效率，特制定本制度。

第2条 适用范围

本制度适用于公司正常运营发展所需所有物资的采购作业，包括原材料、设备、办公用品等。 第3条 公司执行采购各相关部门及岗位责任制

1．采购部是公司物资采购的归口管理部门，负责物资需求信息的汇总、提出采购申请、制订采购计划、供应商选择与管理、价格谈判、参与采购验收及结算付款申请等工作。

2．物资需求部门填制物资需求单，经部门主管审批签字后报采购部汇总审核。 3．质检部负责采购物资的质量检验，出具验收报告等工作。

4．仓储部协助开展物资验收工作，办理物资入库手续及进行物资登记与保管。 5．财务部负责按采购合同进行采购付款审核、办理付款作业并做相关账务处理。 第4条 采购作业需明确各不相容岗位职责分离的原则，以达成有效的采购制约与监督。 1．请购与审批岗位分离。 2．供应商选择与审批岗位分离。

3．采购合同或协议的拟定与审核、审批岗位分离。 4．采购、验收与记录岗位分离。 5．付款申请、审批与执行岗位分离。

第2章 采购申请审批

第5条 年度采购计划的制订与审批

1．各部门必须在每年12月底之前做好采购部下发的第二年度物资计划申请表填报工作。

2．在填报第二年度物资计划申请表时，各部门应根据公司下达的年度工作任务情况制订出全年运营发

生效日期

展所需的物资用量计划，确保本部门计划符合运营和发展的需要。

3．各部门物资需求计划经部门经理审核签字后提交采购部。

4．采购部汇总和审定各部门的年度需求，编制年度采购计划，提交主管副总进行审核。 5．年度采购计划经主管副总审批通过后，采购部将其作为最终采购计划反馈至相关部门。 第6条 月度采购计划的制订与审批

1．各物资使用部门于每月25日前根据次月工作计划填写《物资需求单》，由部门经理签字后交采购部。 2．仓储部相关人员根据库存情况向采购部提供相关存货数据，并提供相关物资的采购预警。 3．采购部汇总各部门的《物资需求单》并根据库存对其进行修正后，编制《月度采购申请计划》（如下表所示）报相关权限范围内的领导审批。

月度采购申请计划

编号： 年 月 日

备

名称

规格

请购数量

库存数量

采购数量

一次交货

分批交货

交货日期

注

4．审批工作在每月28日前完成。 5．采购人员根据审批结果实施采购。

6．采购部及时将各部门未列入公司采购计划的项目反馈到各部门。 第7条 采购相关人员需严格执行采购申请审批权限规定（如下表所示）。

采购申请审批权限规定

采购项目

属统购项目的原料、物料及其他物资

/

非属统购项目的原料、物料及其他物资

3 000元以下

生产性设备

3 000～10 000元 10 000元以上

非生产性设备

300元以下

采购部经理 部门经理、采购部经理 部门经理、总经理

采购部经理 部门经理、总经理

采购金额（元）

审批人

300～2 000元 2 000元以上 300元以下

办公用品

300～5 000元 5 000元以上

第8条 审批工作原则

1．采购申请按权限规定，逐级审批，总经理行使最后审批权。

部门经理、采购部经理 部门经理、总经理

采购部经理 部门经理、采购部经理 部门经理、总经理

2．审批内容主要是确定是否应采购、按什么标准采购以及采购的数量、质量。 3．审批的经济性原则是指在满足公司生产经营需求的前提下最大限度地减少开支。 第9条 对预算外请购单的审批，除执行以上审批手续外，一律报总经理审批。 第10条 采购计划增补审批程序

1．相关部门经理审批《增补需求计划申请表》，将《增补需求计划申请表》递送采购部。 2．采购部接到相关部门报送的《增补需求计划申请表》后一个工作日内编制月度增补采购计划。 3．采购部经理半个工作日内审批月度增补采购计划。

4．主管副总一个工作日内审批采购部经理审批同意的非生产类和5万元以上的生产类月度增补采购计划。

5．采购部将采购部经理或主管副总审批同意的月度增补采购计划报财务部。

6．财务部经理根据资金状况，针对月度增补采购计划签署部门意见，半个工作日内将5万元以内的生产类增补计划直接反馈给采购部门，非生产类的和采购金额超5万元的生产类增补计划由主管财务的副总在半个工作日内审批。

7．将主管财务副总同意后的月度增补采购计划反馈给采购部，采购部去除价格因素抄送需求部门。 第11条 撤销请购的审批流程

1．原请购部门通知采购部门停止采购，同时于《物资需求单》的第一、二联加盖红色“撤销”戳记并注明撤销原因。

2．若未执行采购，则采购部于原请购单上加盖“撤销”章后，转原请购部。

3．若已签订采购合同且请购单已送仓储部待办收料，采购部应通知撤销部门，并由仓储部据此将请购单退回原请购部门。

第12条 紧急采购的审批程序

1．请购部门填写《紧急采购申请审批单》（如下表所示），注明需采购物资的基本信息，如名称、规格、型号、底价、建议价格等，同时详细说明紧急采购的原因，经部门经理签字后，交公司领导审批。

紧急采购申请审批单

物资名称 型号/规格 用途 底价 参考价格 请购数量 请购原因 请购部门经理确认 主管副总/总经理审批

申请部门： 申请人： 申请日期：

2．紧急采购的物资价值在5 000（含）元以下的，请购部门需报采购总监审批，审批同意后，转交采购部实施紧急采购作业。

3．紧急采购的物资价值在5 000元以上的，请购部门需报公司总经理审批，审批同意后，转交采购部实施紧急采购作业。

4．特殊情况下，请购部门可直接请示公司总经理，在紧急采购后补办相关审批手续。

5．对于一些低值易耗生产物资的紧急采购，允许由采购部经理直接审批先行采购，再补充相关手续与文件。

第3章 采购合同审批

第13条 合同签署前，有关责任人应当对合同初稿会审稿所涉内容进行全面审查。合同审查的具体分工和流程如下。

1．公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。 2．法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。 3．主管副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。

4．总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。

5．采购部经理在审查后签字认可合同文本。

6．采购部根据总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理授权的相关人员正式签署合同。

第14条 公司根据对初稿会审稿修订签审后的合同定稿签订合同，零星物资根据财务部、设备部、使

量

备注 检验结果 检验人

第29条 内购物资核单点收

数

1．物资运达后，收货人员应检查供应商所提供的发票、送货单、出厂检验报告等资料是否齐全，并核查送货单上的物资名称、编码、规格、订单编号等内容是否填写完备。

2．收货员点收时，应先核对其送货单内容与订购单有无错误或是否存在超交现象，并核对实物。 3．收货员如发现数量、品种、规格有异时，应通知采购部处理，对于数量短缺的，应由供应商在送货单上注明，并由供方送货人员签名确认。

第30条 外购物资核单点收

1．物资送达后，收货人员依照装箱单以及订购单开箱核查物资的名称、规格、数量等。

2．开箱后，收货人员若发现所装物资与装箱货物订购单内容不一致时，应通知采购部经办人进行处理。 第31条 物资质量检验。

1．质检员应按照供应商提供的各项技术指标或按照招标文件中承诺的技术指标、功能和检测方法进行验收。

2．若验收过程中发现货物有倾覆、破损、变质、受潮等异常情况且达到一定程度时，质检员应及时告知采购人员通知供应商前来处理或联络公证处前来公证，并尽可能维持其状态以利于公证作业的进行。

3．供应商或公证单位确认后，采购部开立《索赔单》（如下表所示）呈部门负责人核实。

索赔单

索赔单编号： 开单日期：

供应商编号 供应商名称 索赔原因

索赔事项

物资编号

规格

型号

单位

数量

单价

小计

金额合计 索赔结果 采购员

采购经理

4．质检部应详细记录验收情况并出具验收报告，严格按照合同的品名、规格、型号等逐项验收，对所有不合格项进行记录，以便及时与供应商或公证单位索赔、交涉。

5．验收完毕后，质检部应当对验收合格的物资编制一式多联、预先编号的验收报告，内容包括供应商名称、收货日期、货物名称、数量、质量以及运货人名称、原购货订单编号等，作为验收商品或劳务的依据，并及时报告采购部和财务部。

第32条 验收结果处理

1．交货数量超过订购量的部分应退回供应商；属于自然溢余的，在验收单“备注”栏注明自然溢余的数量或重量，经采购部经理同意后进行收货，并告知采购人员。

2．交货数量未达到订购数量时，以要求补足为原则，由采购人员联络供应商进行处理。 3．对于验收合格的物资，检验人员于外包装上贴上合格标签，再由仓库人员入库定位。

4．对于验收不合标准的物资，检验人员应贴上不合格标签，并于验收报告上注明不合格原因，经负责人核实后通知采购部门送回货物，办理退货。

第33条 退换货作业

1．对检验不合格的物资办理退换货时，采购人员应开立《退换货处理单》并附有关货物《检验报告单》呈采购经理签字确认后办理。

2．对于已付款但物资在保修期或保质期内出现质量问题的，公司需负责联系维修或索赔，并将赔偿收入、赔偿物资清单及赔偿原因说明等全部上报财务部门。

第6章 附则

第34条 本细则的拟定和修改由公司采购部负责，经公司总经理审核后批准执行。 第35条 本细则自公布之日起实施。 编制日期 修改标记

审核日期 修改处数

批准日期 修改日期

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/onff.html