u8系统采购业务流程

U8产品维护期刊

2005年度“服务之星”事迹展

---维护服务之星苏州徐天翔

一. 个人简历 他从事用友的运维服务工作已经6年多了。99年10月进入用友软件苏州分公司，在维护部担任维护工程师工作。平时工作兢兢业业、认真负责。 2002年7月至今，担任苏州公司维护部经理。他连续几年带领苏州公司的服务团队，使服务收入保持每年50％的速度，快速增长。

02年服务指标74万，实际完成101万 03年服务指标140万，实际完成170万 04年服务指标200万，实际完成210万 05年服务指标300万，实际完成315万

二. 日常运维管理 从04年开始，他尝试以客户经营的方式，进行日常的运维服务。他鼓励维护人员在日常服务中，通过发现客户的问题及需求，为客户提供一个整体的信息化解决方案。从而结合用友的产品，推动客户产品升级，推动产品二次销售、二次实施。 突破了原来维护人员只做技术工作的观念，充分利用自身优势，从做技术出发，发展到卖技术、卖方案。从服务工程师转型为技

U8产品维护期刊

2005年度“服务之星”事迹展

---维护服务之星苏州徐天翔

一. 个人简历 他从事用友的运维服务工作已经6年多了。99年10月进入用友软件苏州分公司，在维护部担任维护工程师工作。平时工作兢兢业业、认真负责。 2002年7月至今，担任苏州公司维护部经理。他连续几年带领苏州公司的服务团队，使服务收入保持每年50％的速度，快速增长。

02年服务指标74万，实际完成101万 03年服务指标140万，实际完成170万 04年服务指标200万，实际完成210万 05年服务指标300万，实际完成315万

二. 日常运维管理 从04年开始，他尝试以客户经营的方式，进行日常的运维服务。他鼓励维护人员在日常服务中，通过发现客户的问题及需求，为客户提供一个整体的信息化解决方案。从而结合用友的产品，推动客户产品升级，推动产品二次销售、二次实施。 突破了原来维护人员只做技术工作的观念，充分利用自身优势，从做技术出发，发展到卖技术、卖方案。从服务工程师转型为技

*******有限公司采购业务流程

一、 供应商的选择与管理

1、采购部门人员填写供应商基本信息表

供应商网络建设由采购部门负责，初选择供应商时，采购部门应索取供应商资质证明：税务登记证副本复印件（国税）、营业执照副本复印件，如果是新增的供应商，供应商还需提供样品，由质检人员/技术人员/生产人员（或第三方）测试出具测试报告，然后采购部门人员填写供应商基本信息表。

2、 采购、生产技术、财务部门评审供应商

采购部门人员填写供应商基本信息表完后，采购部主管召集采购经办人、工程技术人员、质检人员、财务会计等开会讨论或现场评审，从供应商的供货能力、质量保证情况、价格优势等方面对供应商综合能力进行评价，所有参加评审的人员在供应商评审表中签字确认。

3、单位负责人或其授权人评定供应商

分管副总经理对供应商评审表的各项信息进行综合评定，并参考综合评审意见，最终确定合格供应商，并在选定的供应商的评审表中书面签字确认。

二、 材料采购 1、计划员填写申购单

计划员根据生产销售计划/项目需求情况，通过查实库存原材料、在途材料，成品存量和最低库存量，计算出采购需要量，填写请购单，然后交分管领导复审。

2、复审申购单

分管领导复审复审申购（表）单的采购材料名

用友U8存货核算流程

进行记账时注意应将“包含未审核单据”选“是”，一般情况下应将“出库单上所填金额重新计算”选“是”，特殊情况不需要系统自动计算单价，而是要手工填入单价时不能将“出库单上所填金额重新计算”选“否”，否则记账时系统会自动重算单价，原手工输入的单价会被改写。 进行存货核算系统处理前：

应查询采购系统的未完成业务表，查看是否还有未结算的采购入库单和发票，

确定是否有未处理完毕的单据，除上月入库未报销处理的入库单和委外入库单外其他的采购入库单都应该处理完毕。

进行存货核算系统处理前应查询库存系统出入库流水账，选择未审核单据，查看是否还有未审核单据，一般情况下全部单据都应审核，特殊的一些单据经确认单据无误后再进行存货系统的操作。

旧配件仓库和受托原料仓库只核算数量，不核算金额，所以存货核算系统中不用对旧配件库和受托原料库进行处理。5 I! y: P, Y9 w l5 V Y

单据记账时系统若无法取到出库单价会自动跳出输入单价列表,出现要求手工输入单价时必须查清原因,不可随便输入单价,也不可随便输入零单价.出现手工输入单价时，首先要查询该存货的明细表，要查看对应自由项核算的明细账，查看是否有结存。无结存时再查看库存管理中的

存货核算注意事项：

进行记账时注意应将“包含未审核单据”选“是”，一般情况下应将“出库单上所填金额重新计算”选“是”，特殊情况不需要系统自动计算单价，而是要手工填入单价时不能将“出库单上所填金额重新计算”选“否”，否则记账时系统会自动重算单价，原手工输入的单价会被改写。

进行存货核算系统处理前：

应查询采购系统的未完成业务表，查看是否还有未结算的采购入库单和发票，
确定是否有未处理完毕的单据，除上月入库未报销处理的入库单和委外入库单外其他的采购入库单都应该处理完毕。

进行存货核算系统处理前应查询库存系统出入库流水账，选择未审核单据，查看是否还有未审核单据，一般情况下全部单据都应审核，特殊的一些单据经确认单据无误后再进行存货系统的操作。
旧配件仓库和受托原料仓库只核算数量，不核算金额，所以存货核算系统中不用对旧配件库和受托原料库进行处理。

单据记账时系统若无法取到出库单价会自动跳出输入单价列表,出现要求手工输入单价时必须查清原因,不可随便输入单价,也不可随便输入零单价.出现手工输入单价时，首先要查询该存货的明细表，要查看对应自由项核算的明细账，查看是否有结存。无结存时再查看库存管理中的库存台账，查看是何原因，通常会有本月销售出库，下月通过形态转换单调整入库的

材料采购流程图

材料采购业务流程图施工图预算 物资采购计划施工计划

询价、调研

提供价格依据

供应商资料 招标、供应商选择 供应商评价项目领导参与

供货方式 签订合同 交货方式

监督

实施采购

检验验证

退货

验收

物资到货记录

审核结算

合同归档

合格供应方登记

月大宗物资招标采购报表

月主要材料采购单价报表

材料采购业务流程图

第1章 系统管理

一、 进入系统管理

在应用服务器端，运行程序组－用友ERP-U8－系统服务－系统管理，进入系统管理界面。以系统管理员admin 身份注册,可以完成建立新帐套、帐套的输出导入、帐套的备份及用户权限的设置等功能；以帐套主管的身份注册，可以完成帐套的修改、年度帐的建立、输出及引入等功能。

二、 增加角色及操作员

角色管理：在系统管理中，建立若干个角色，一个角色相当于一个用户组：

双击一个角色，可以选择属于该角色的用户。一个角色可以包括若干用户，具有相同的权限，从事相同的工作。

用户管理：在系统管理中，用户管理可以建立若干用户，包括使用系统的所有用户：

双击一个用户可以修改该用户的口令，设置该用户所属角色，一个用户可以属于多个角色，具有多个角色的权限：

三、 建立帐套

建立新帐套：打开“创建帐套”向导；根据向导提示，键入单位帐套信息（企业类型、行业性质、帐套主管、辅助核算），单击“完成”按钮。 单击帐套下的新建菜单，进入新建帐套的功能：输入新建的帐套号及帐套名称后，单击下一步：

输入企业的相应信息后，单击下一步，选择企业类型、行业性质、账套主管，及是否要预置科目：

选择相应的选项后，单击下一步，设置存货、客户及供应商是否要分类管理，

采购业务流程及管理制度

一、采购部门的划分

1．生产原材料采购：由采购部门负责办理。

2．日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。

3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 二、采购申请

1. 采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2. 紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

3. 若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造成不必要的损失。 三、采购流程

1. 采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

2. 各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

3. 采购物料定单必须写上公司统一规定单号报总经理审批后复印一份交与财务。

四、采购经办人职责

1. 建立供应商资料与价格记录。 2. 做好采内参市场行情的经常性调查。 3. 询价、比价、议价及定购作业。

4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 5. 做好平时的采购记录

采购业务流程及管理制度

一、采购部门的划分

1．生产原材料采购：由采购部门负责办理。

2．日常办公用品采购：由办公室或办公室指定的部门或专人负责办理。

3．对于重要材料的采购，必要时由总经理指派专人或指定部门办理采购作业。 二、采购申请

1. 采购之前，采购经办人依照所购物件的品名、规格、数量，需求日期及注意事项填写“物品申请单或采购定单”。

2. 紧急采购时，由采购部门在“物品申请单”上注明“紧急采购”字样，以便及时处理。

3. 若撤销采购，应立即通知总务后勤人员或采购部人员，以免造成不必要的损失。 三、采购流程

1. 采购经办人在“物品申请单或采购定单”内需填写所购物品的估算价格、数量和总金额。

2. 各采购经办人在采购之前必须把“物品申请单或采购定单”交到财务部进行审核，报总经理审批后，方能进行采购。

3. 采购物料定单必须写上公司统一规定单号报总经理审批后复印一份交与财务。

四、采购经办人职责

1. 建立供应商资料与价格记录。 2. 做好采内参市场行情的经常性调查。 3. 询价、比价、议价及定购作业。

4. 所购物品的品质、数量异常的处理及交期进度的控制。 5. 做好平时的采购记录

采购资金支付计划业务流程和说明

一、流程

1、财务部门每月底根据当月资金状况、下月收入计划、应付账款等情况编制月度采购资金支付额度，报总经理审批。

2、采购部门根据采购合同、发票挂账时间等情况编制采购资金支付计划，报总经理审批。

3、采购资金支付计划批准后，由采购部门反馈给客户。 4、财务部门按付款计划规定的金额、付款方式付款，登记付款信息，并将信息反馈给采购部门。

5、审计部门定期对计划编制情况和执行情况进行审计，审计结果报总经理、董事长。

二、说明

1、采购部门和财务部门协商确定一个月度采购资金付款时间段，除临时付款计划外，非付款时间不付款，主要目的一是为编制付款额度和付款计划预留时间；二是相对集中支付有利于降低财务部门工作负担；三是有利于客户取款。

2、采购资金支付计划主要内容：计划编号（采用年月+序列号的形式）、客户代码（ID）、客户名称、付款金额、付款原因（合同约定、挂账期满、其他原因）、付款形式（现金、承兑、信用证等）。

3、采购资金支付计划执行台账主要内容：计划编号、客户名称、计划支付金额、计划付款方式、实际支付日期、实际支付金额、付款方式、票据号码（例如：使用承兑支付需登记承兑票号、承兑出票日期、承兑到期日；且有几张承兑登记几