知识管理系统比较 - 图文

知识管理系统比较文档

易度知识管理系统

易度文控管理总体介绍如下图所示，包括个人工作台、文控流程、文档管理等，各个模块可根据用户的实际需要进行定制。

个人工作台是以个人为中心的沟通、协作、执行、报告的核心工作平台。文控流程可以实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理。文档管理可根据用户实际需要定制专门用于文控管理的文档中心和普通的公司文档区，提供强大的文档管理功能，包括权限管理、版本管理和文档操作历史管理等。

一：个人工作台

个人工作台是以个人为中心的沟通、协作、执行、报告的核心工作平台，汇集了整个平台中个人需要关注的内容。

二：文档中心

可根据用户实际需要定制专门用于文控管理的文档中心和普通的公司文档区，提供强大的文档管理功能，包括权限管理、版本管理和文档操作历史管理等。

说明：

?）权限管理

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??系统支持授权委托管理。可单独针对各个文件夹，指定文件夹管理员，文件夹管理员在该文件夹下拥有全部管理权限，可实现真正的权限委托管理，分离内容管理员和系统管理员，减轻管理员的负担，增强系统的可管理性。

?成组授权。可针对某个部门、某个岗位进行授权。这样新人到岗，只需指定所在岗位，便可自动得到相应的文档访问权限。成组授权操作简单，只需在权限操作中按群组进行权限设置即可，大大减轻管理的负担，也可做到控制文档的安全。 ?四层6级查看人权限。系统支持四层6级别查看人角色权限，通过不同的角色权限，可以控制文档预览、添加、编辑、移动、复制、下载等权限。 ?）版本管理

?系统提供获取历史版本功能。

?系统支持版本差异比较功能。所有可以在线预览的文档，均可支持在线版本差异比较。 用户可在文档的多个版本中选择两个版本进行比较，版本比较的结果会自动显示，包括两个版本中有增加的文字和删除的文字都会采取颜色对比形式进行显示。 ?系统支持删除历史版本功能。

?系统支持定版功能。一旦定版，当前版本进入历史版本，对该文档的任何修改，会在自动生成的一个新的工作版本中进行。

?）文件操作历史管理

文件的所有操作历史记录，包括上传、下载、修改、移动、复制、删除等都会记录进行文件操作历史记录中。

三：文控流程

文控流程可以实现ISO文件的建立、修改、审核、分发、收回、销毁等文档全生命周期的电子化管理，并且全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定制，设置不同的文控流程。

流程流转过程中系统自动记录流程历史，显示文档审批过程相关流程历史及当前审核活动状态，包括时间、人员及审核活动，帮助分析流程滞后的原因。并可进行流程委托，调整当前流程的执行人，在生病出差等意外情况下将工作转交给其他人。同时可对流程活动进行评注或订阅。每个流程单都可订阅，一旦订阅，流程进展都会自动发送通知消息给订阅人员。同时流程可评注，建立互动沟通。

文控全部表单流程可根据用户实际需要进行自主定制，设置不同的文控流程和表单字段。如下图所示：

易度文控管理解决方案特色总结如下：

??流程可自定义。强大的流程表单自定义界面，自动生成流程图。流程执行可触发脚本，可定义几乎任意的逻辑。

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??支持多个流程步骤的串行审核和并行审核流程。每个步骤支持多人审核，审核通过与否可设置灵活的投票策略，比如达到指定票数才能通过。 ??文控流程和文档紧密集成，文档自动存档。

??自动编号。文档审批过程中可根据编号规则，自动对文档进行编号。 ??通知功能。文档审批、回收、分发等文控流程中带有自动通知功能，相关流程人员会收到消息通知，加快流程流转。

??自动权限分配。自动给文档中的人员授权,授予编辑人权限；需要其他权限，进权限申请中进行申请相关权限。

??文档自动发布。文档文档一旦审核通过，自动发布存档，禁止修改。

四：论坛（可选）

易度文控管理系统，是易度工作平台的一个行业定制产品。易度工作平台是一个高可定制的系统，可灵活定制，扩展其他的功能 ，包括论坛、计划、任务、报告、费用等。

五：优缺点

优点

1、支持多语言

2、优秀的排版方式，布局清晰，部分布局可自定义，或有多种选项

3、文档预览功能和在线修改比较强大，在线修改后生成新的版本，并支持不同版本的比较功能

4、高级查询页面风格简洁，里面一些查询项比较实用，对于人员查询的js控件很有价值 5、消息列表可简单预览，操作方便

6、操作历史功能详细的记录了个人操作，可进行撤销操作，和文件版本遥相辉映 7、论坛功能可以媲美大型论坛

8、支持分组管理，权限设置更加方便，通过对组设置角色，使得组中每个用户具有相应的权限，避免需要对每个用户进行设置

9、权限管理机制灵活，用户被赋予各种角色，通过角色具有了不同的系统操作权限 10、权限管理粒度细致，可针对每个文档内容的不同文档状态，分别设置系统操作权限 11、可扩展性强， 12、提供CI功能 缺点

1、缺乏统计模块

2、对于消息的提示缺乏体现 3、审批界面不够友善

可增加角色定义、操作权限项，支持更加灵活的权限策略

升蓝知识管理系统 一：基于三层体系构架

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知识管理系统的体系结构采用多层结构：表现层、数据层、应用层。

多层体系结构的设计能方便地实现扩展和升级，从而保证知识管理系统的可持续发展。 在应用层中封装了系统主要功能的组件，这些组件都不仅可以重用，而且相对独立，通过增用户在当前的开发的基础上，可以任意自己扩充功能，而无须重写代码，也无须了解原来系Web Service技术可以方便实现与其他应用程序的数据输出、输出，从而实现与第三方系统

长服务组件而使得系统具有极大的可伸缩性。 统的设计细节。 结合。

二：关联菜单设计

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KMS 知识管理系统的一个重要特点，就是各项业务不是孤立的，使用关联菜单，把相关的信关联菜单设计，在操作上具有无可比拟的方便快捷。例如：

打开某个客户资料，与该客户相关的联系人、合同、订单、款项、电子邮件、服务记录、销打开一个成员信息，该成员所负责的工作任务、相关消息、人事资料、培训、文档、业务等KMS 知识管理系统系统的关联菜单在各个主要的模块和功能表中都得到使用。

息都通过“主-从关系菜单”集合起来，为用户带来方便。

售记录等相应的链接全部都显示在当前画面的主-从级菜单中； 所有相关的信息都会以主从级菜单方式显示在相应的链接位置；

三：全文检索技术

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数据挖掘技术是知识管理、文档管理、知识价值提升的真正核心功能：

在信息时代，取得大量知识文献是一件容易的事（例如，通过下载，可以在很短时间内建立但是仅有大量的知识库/文献库实际上是很难产生效益或用途的： 由于计算机文件可复制的特点，使得信息的冗余度和噪音非常高；

文件有大量相同主题或副本、文件的质量参差不齐，用户不得不花费大量的时候在筛选上，文件数量巨大，版本众多，用户信息查询上使用的成本非常高；

由此可见，如果没有进行有效的数据挖掘，实际上大量的知识/文档是没有用的。

例如，当我们遇到问题需要从知识库中查询知识的时候，如果知识库给出的结果是随机无序

起百万数量级的知识库）。

效率低下，而且得不到理想的结果；

的10000个答案，那么，我们可以说这个结果显然是没有使用价值的，如果系统给出10个有序的答案才是有价值的。 ? ? ?

如何筛选、索引、判断质量，使有用的文档能够被用户使用，才是知识管理的最重要核心。 升蓝的全文检索技术，为用户提供一个与Google相同的搜索引擎功能，不仅仅具有搜索功升蓝的全文检索技术是通过升蓝数据挖掘技术对数据库进行进行数据向量化分析来实现上

能，更能根据输入的关键字，找到最佳匹配的文档，从而实现找到最佳的有用的信息。 述的功能，通过对文本信息进行度量，在信息度量基础上建立的搜索引擎，不是简单文字的搜索，而是经过优化的与主题相关度的搜索引擎。 ?

升蓝全文检索能根据不同的知识特征进行分类，采用多种类型的数据库进行分布式存储，能对各种结构的知识进行统一集成。升蓝全文检索技术，能以各种手段为普通用户提供便捷的知识查询，返回有用的结果，同时能在查询中起到导航作用。

四：建立企业知识文档中心

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实现无限层级知识分类设置。 基于灵活的权限控制的分类管理。 灵活的文档审批流程自定义。 文档的增加、编辑、删除等。 附件防拷贝、防打印、防下载控制。 支持文档点评、推荐、版本管理、收藏。 支持组合条件的全文搜索。 支持文档阅读审计。

五：客户服务知识库

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经验丰富的服务人员是企业重要的财富，如何让所有的服务代表尽快具备较强的服务能力，建立服务知识库，主题包含：产品知识库、方案知识库、案例知识库、服务对策库、服务知知识库提供功能强大的知识库全文检索查询功能，多渠道的知识库录入手段，保证用户能够

是每个企业面临的问题。

识库等，更大程度上提高服务人员的服务能力和水平，从而又促进服务质量的提高。 通过查询知识库来得到解答，提高员工的工作能力和服务的精确度。

六：技术领先的流程自动化组件

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知识管理系统内置升蓝软件自主开发的多节点流程控制组件，是目前同类产品中功能最好的工作流程就是一组人员为完成某一项业务过程所进行的所有工作与工作转交（交互）过程，

工作流引擎，帮助企业实现业务流程重组，全面实现工作流程和审批流程自动化。

企业的所有的业务过程都是工作流，如项目、任务、订单处理、投诉处理、采购、业务、申请、审批等。工作流程通常由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档、批准）。 ? ? ? ? ? ?

升蓝的工作流程系统可实现两种应用模型——审批流程、任务过程管理等，这两种模型涵盖审批流程主要应用于各种办公申请、事略审批、公文流程、合同会签、立项审批等审批流程。 工作流程主要应用于各种项目流程、任务流程、业务处理流程、生产流程等各种事务流程。 升蓝的工作流程系统实现三种应用模式：自定义流程、预定义流程、固定流程，满足企业的升蓝的工作流程系统采用流程模板制定，可方便批量地快速布署和实施。

升蓝的工作流程系统支持多种方式指定对象，可使用绝对对象和相对对象，在定义和实施中了企业的所有业务流程应用。

不同流程处理的需要。

具有非常方便高效的意义。 ? ? ?

升蓝的工作流程系统支持会签功能，支持多节点和多线程，在流程中支持使用子程序。 升蓝的工作流程系统以上几种特性，大部分都是升蓝软件独创的、业界同行同类软件所没有升蓝工作流程自动化的充分协调组成工作流的人员、资源、事件、状态，推动工作流的发生、

的特性。

发展、完成，实现全过程监控。不仅管理工作流全过程的所有信息和操作，而且还可主动推进工作流程的实现，如及时地自动收回或赋予不同人员的操作权限、主动提示和催促工作人员实现某一阶段的处理，从而整体提高工作流处理的效率。

七：多种方式协作交流

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升蓝KMS 知识管理系统的重要特点反映在成员间协作交流功能上，由内部消息、任务协作、

实时通信、电子邮件、企业论坛等组成的信息协作交流功能，可以实现用户单位内部各类信息的畅通无阻，实时互动，体现了以交流协作为主的理念。 ? ? ? ? ?

团队协作管理：升蓝KMS 知识管理系统提供一个团队协作的平台，实现团队的动态的事务支持即时通讯（集成腾讯RTX模块）：通过 RTX 的互联方案，可以实现企业内外的交流。实时手机短信（集成腾讯RTX模块）：支持移动、联通手机短信双向收发，短信群发，发短视频会议支持（集成腾讯RTX模块）：具有会议预定与定时提醒，文字、语音、视频交流，电子邮件功能：提供内外部邮件收发管理功能，基于数据库的邮件系统可更好地管理企业的协作。

可以打开语音、视频进行对话。同时也可以搭建起了企业之间、企业与个人之间的沟通的桥梁。 信查资料，例如查找通讯录等，个人手机通讯录的导入与导出…… 电子白板、远程协作，完整的会议记录与回放。

邮件，实现基于邮件的任务管理，同时避免因员工离职造成公务邮件信息的丢失，共享功能可实现团队内的邮件共享，无需转发复制。 ? ?

内部消息机制：内部消息可用于系统的通知和成员间的消息互动，提供备忘功能，可设置定企业论坛：企业论坛功能，可以实现用户内部信息的全面交流。 时提醒自己或他人。

八：自定义字段扩展

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KMS 知识管理系统在重要的数据表中设计了自定义字段扩展功能，方便企业在以后增加字段字段可使用系统中的数据表记录建立关系（相当于数据库外键），如产品、客户、成员、项用户可以自己添加字段，设置字段的输入、显示方式，无需二次开发或编写代码；

的需要；

目、订单、采购单等；

九：灵活可靠的权限控制组合

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企业信息一般会涉及单位机关的机密，而且不同的成员在不同的时刻对办公信息的处理权限KMS 知识管理系统的权限设计功能非常复杂，但应用起来却非常简单，系统的基本权限是基企业的应用需要更复杂的权限机制，为了实现更复杂的权限定义，知识管理系统在具体的模

也是不同的，因此可靠安全性控制功能是系统得以投入使用的先决条件。 于角色的权限，管理员只需分配用户的角色即可完成权限的分配。

块和功能上，可以使用部门、项目组、成员、职务、相对职务关系（如上下级关系）、小组、作者等多种方式定义权限，这些权限可以合并组合使用，满足企业对权限安全的更高要求，同时也更方便管理员操作。 ?

此外，知识管理系统采用采用多种数据加密、操作日志、数据备份、防病毒、防入侵技术或方法（详细请参阅《技术规则》），为企业信息的安全提供了有力保障。

十：图形化流程视图

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KMS系统的流程提供图形化设计流程图和数据表式设计流程图，这两种视图同时也应用于流流程设计视图可以查看或设计，通过添加、删除、修改条件判断、循环、会签、节点来进行流程图以不同图形、线条显示，可直观的看出流程走向。

KMS系统的流程还提供数据表视图，在数据表视图中，可以浏览流程的过程属性、对象属性、用户可以随时在两种视图中切换。

程的阅读。

定义，并在流程图中用直观实时的图形表示出来。

消息属性、限制、多条件等详细属性信息。

十一：报表、图表和分析决策

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KMS 知识管理系统的报表、图表和实现查询，提供实时分析和报告功能，并实现分析决策支KMS 知识管理系统可以在系统内提供全部提取分析处理、数据挖掘、预测分析和报告功能。 丰富的报表功能（由报表、图表、图形和分析支持），可以根据关键业务目标随时跟踪关键了解和分析KPI和公司目标之间的关系，可以更深入地了解当前的业务情况，而不是月末、

持。

性能指标 (KPI)。

季度末或年末的业务情况，因为这时处理和提升绩效为时已晚。

十二：目标任务的管理模式

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通过升蓝KMS 知识管理系统的工作流程管理功能，企业可以实现工作目标的及时制定、下管理者对于各项工作的进展情况一目了然，降低了工作实施管理中的潜在风险，提高了对于

达、反馈、调整和报告。

工作进度与效果的监管力度。 ?

图形化工作进度分布和统计图表显示，可以实时了解项目和任务的状态，同时提供企业员工工作业绩考核的数据依据。

十三：多种方式权限定义

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文档管理有灵活具体的操作权限控制，确保重要文档被正确的人使用，保障机密文档的安全。 成员的基本权限由角色权限决定，此外，KMS 知识管理系统还支持使用组合权限进行权限控升蓝KMS 知识管理系统支持组合权限分配方式有：按目录、按职务、按部门、按项目小组、可按多种方式指定授权许可，进一步提高系统的灵活性，同时使系统的维护设置更方面，您

制，实现更高的安全权限要求。

按小组、按相对关系、按绝对关系、按作者等各种属性来定义权限。 可以选择最简便的一种方式指定即可，极大地减轻设置的工作量。

十四：知识规划

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知识分类的设置与维护

积分规则自定义（文档价值积分、个人贡献积分） 特殊人员积分设置 参与积分模块的设置与维护

十五：智能搜索引擎

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在信息时代，获取信息（或文档）是一件非常容易的事，获得有效的信息才是关键中的关键升蓝的智能搜索引擎技术的是帮助用户实现从庞大的资料库中，使用搜索的方法，快速获取搜索引擎技术最重要的并不是找到所有结果，因为在成千上万的文档中找到所有结果没有太升蓝搜索引擎技术支持相关度检索算法，通过对全局所有文档建立索引，使用智能算法，实知识管理系统的搜索引擎实现多条件搜索，如布尔操作，即“和、或、且”等搜索方式，并将

的技术。 有用的信息。

多的意义，没有人能看得完，最重要的是把最相关的结果排在最前面，这也称为相关度排序。 现相关度检索结果，从而实现类似于Google的搜索引擎。 结果相关度排序。

十六：自定义表单扩展

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自定义表单很象我们平时使用的印刷好的表格，可以用来：1.填写表格，2.通过表格执行办《请假条》表格，由申请人填表，主管批准，人事部备案，这是一种审批流程表单，包含申

理或审批流程。例如：

请、流程、审批三种应用。 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

《质量问题报告》表格，由客服填写，技术部/品质部调查，仓库补货，财务核销费用，包含《出库单》等各种数据表和电子表格。 自定义表单主要有两种使用场合：

数据自定义表单：这种表单的条目可以任意制定，并可设置权限，没有流程控制； 流程自定义表单：可以灵活实现各种流程功能，流程又分为：1.工作流程，2.审批流程两种自定义表单特点：

具备完整的流程控制和权限管理功能，可以直接应用在审批流程或工作流程控制上； 支持使用明细表，在一项记录中带有多项子记录时，可以使用明细表；

字段可使用系统中的数据表记录建立关系（相当于数据库外键），如产品、客户、成员、项可创建流程类型的自定义表单（如生产流程表），或用于数据类型的自定义表单（如销售计知识管理系统对自定义表单的定义和设置可使用模板来定义，避免管理员花费大量的时间在升蓝自定义表单提供直观的自定义表单设计器，用户可以创建无限数量的表单，实现扩充系自定义表单极大的扩展了KMS 知识管理系统的应用，通过将各种纸质表格使用KMS系统的填表、流程两种应用（没有审批）。

应用方式；

目、订单、采购单等； 划表）

系统设置工作上。

统初期未设计的各种功能，以适应企业未来的发展需求。

表单进行登记、管理，实现规范的表格的填写和存储，通过表单的流程对相关作业进行管理控制，通过报表进行统计、查询。 ?

客户在当前的开发的基础上，可以自己使用自定义表单、自定义字段进行功能的扩充，迅速升级系统的功能，而无须重写代码，也无须了解原来系统的设计细节。

十七：支持标准文档格式和Office在线编辑控件

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在企业内部各种格式类型的文档应用越来越广泛，升蓝KMS 知识管理系统提供对标准文档

格式的广泛支持，实现对于办公文件的统一编写、发布、流转、归档、版本控制、在线调阅、权限管理。 ? ?

KMS 知识管理系统系统支持Office文档（Word、Excel、Powerpoint）文件格式的在线编辑，KMS 知识管理系统系统支持在服务端生成Pdf文件格式，并实现PDF文件的加密、文档内在线编辑无需将文件下载到本地即可编辑，并可实现痕迹保留、电子勇等特殊功能。

部权限、签字盖章和CRC校验，在正式公文场合（如合同、制度），PDF文件比Office文件具有更高的安全性。 ? ? ?

KMS 知识管理系统系统支持Office文档（Word、Excel、Powerpoint）、PDF文件、纯文件KMS 知识管理系统系统支持多种图片文件的服务端处理。

极大加强了公司内部档案信息的管理，为用户实现知识性管理提供了必要条件。可充分实现文件、Html、Rtf等常见文件格式的全文索引和全文检索。

内部信息资源最大程度的集中共享。

十八：可定制的个性化功能

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升蓝KMS 知识管理系统拥有广泛的适用能力，能够适应不同行业、不同类型、不同管理流升蓝KMS 知识管理系统为用户预留可反映其自身管理特色的设置功能，实现了用户自行定企业用户可以根据自身的管理需求和特点，通过定义系统的工作流程、角色权限、系统参数、升蓝KMS 知识管理系统的这种灵活的机制不仅满足单位的个性化需求，同时为单位日后的当用户增加新的管理项目、进行管理革新时，升蓝KMS 知识管理系统通过设置即可以满足

程、不同组织机构的单位的需求。

义内部管理体系结构，设置各种管理工作流程，系统参数等功能。

自定义表单、自定义扩展等设置，使得升蓝KMS系统更符合企业需要的应用系统等。 管理提升提供了基础。

管理变更的需求，不需要二次开发。

HOLA企业文档管理系统 一：组织文档结构

支持无限层次的文件夹和子文件夹结构。

支持对档案柜、文件夹、文档进行安全设置，权限级别包括：完全控制、修改、阅读、不可访问和匿名访问。安全设置可以继承到子文件夹。

二：批量上传、下载

支持文档的批量上传、下载，可以一次性上传或下载多个文件夹、子文件夹及子文件夹下的文档，并保持文件夹结构不变。

三：文档安全设置

全面支持内容访问权限设置。支持角色/用户组的权限设置。 支持非专业人员的管理员权限，避免过多的高级权限赋予IT人员。 支持多工作区模式，对使用者的操作范围进行隔离。

四：文档的索引及检索

支持档案柜、文件夹、文档的属性查询, 按标题、文字内容、内容分类、修订注释、作者、修改时间等进行搜索。

支持文档内容的全文检索。

五：文档类别

HOLA可以使每个文档归属于某一文档类别。用户可以为每个文档类型设计索引卡片。可以为文档填写索引卡片，来为文档定义更多的属性信息。在上载文档时自动生成一个唯一的文档编号。

六：智能文件夹

系统在每个工作空间创建特定的智能文件夹，将文档上载到此智能文件夹，并指定文档类型，输入属性值，系统将根据文档的属性值自动将其归档到智能文件夹规则所指定的文件夹下。

同时，智能文件夹可以绑定一个邮件地址，向这个地址发送带有文档附件的邮件，系统自动将附件文档从邮件中拆分出来，保存到智能文件夹中。

七：文档订阅

当被使用者订阅的文档发生变化的时候，系统自动发送通知邮件进行告知。

八：版本控制

对文档有访问权的多个用户能同时编辑文档。系统会保存各个版本，而用户双击打开的始终是最新的版本。

一个文档可以对应多个版本，不必再依靠命名文档标题来区分版本。

九：内容URL（CURL）– 虚拟文档链接

独有的网络内容定位标识（CURL）技术，文档可通过系统生成的唯一URL方式访问。

唯一URL可被嵌入某一邮件、表格或其他外部对象。可以有效地减少网络上的文档传输量，并保证文档的安全查看。

十：文档预览

直接在浏览器中预览文档，用户不必安装相应的桌面编辑软件。

此功能简化了文档的下载、打开的繁琐(耗时)过程，方便文档的查看。预览还可以有效的防止下载、拷贝和打印，防止机密文档的扩散。

十一：文档相关日期提示

通过设置文档提醒，在指定的时间提示使用者执行相关操作，例如合同到期日期及付款日期，以便系统自动在相应日期提示用户。

文档访问日志/访问历史记录/审计跟踪记录

文档历史记录报告描述文档使用生命中的每一个动作，包括操作者、操作日期及时间以及操作行为。

十二：文档引用

HOLA能够将文档与相关文档、图纸及附件连接在一起，允许用户通过一次点击找到相关信息。

十三：工作区

每个团队、部门及项目具有其自身的需求。工作区是协同工作的场所，帮助团队成员高效协作。 个人工作区可以实现个人文档的存储和获取、任务管理、日程管理等。

组织工作区是组织内全部用户的工作区。作为一个中央知识库，组织工作区允许公司文档、政策、计划、指导方针及合同的存取、共享、流转、审批。

项目工作区用于特定项目、任务或案例。多个组织的用户可以参与并共享关于项目的信息，共同决策。

十四：日程管理

HOLA的协同日历帮助个人及企业跟踪并管理约会、例会、会议要求和定期提醒。用户可以与团队成员共享个人日程并能够从自己的帐户查看其他人共享的日程。

与文档相关的日期可被直接链接到日历，以便可以将关键日期自动通知相关用户，例如合同更新日期及方案提交日期。

与Microsoft Outlook的同步可以使用熟悉的方式维护“日历”，并提供例如iCal、CSV及Microsoft Excel格式的输出/输入。

十五：联系人管理

HOLA的联系人管理允许个人管理自己的联系人信息，并将联系人信息与其他人分享。与HOLA邮件管理紧密集成，动态邮件通讯组的创建可以基于联系人信息属性，例如客户或合作伙伴的出生日期或地址等。

HOLA可以与Microsoft Outlook的联系人信息进行同步，并可以支持符合行业标准格式的软件进行联系人信息交换，如vCard、CSV、Microsoft Excel等格式。

十六：活页夹

用户可以基于主题或项目将不同形式的内容通过活页夹进行捆绑，活页夹里的内容可以是文件夹、文

档、联系人信息、邮件等。将活页夹共享给相关人员，达到高效共享的效果。

十七：邮件、提醒及通知

HOLA通过及时的电子邮件通知，向用户提供最新信息。 查看你的收件箱

对于我们许多人而言，查看电子邮件是我们每天坐在办公桌前的第一件事情。HOLA可以将您所需要了解的每件事情发送到您的收件箱中。 订阅某一感兴趣的文档或文档夹

当用户订阅某一文档或文档夹时，HOLA能够通知用户该文档的更新状况。

十八：任务管理

通过使用任务管理（包括个人、被指派或业务流程相关任务），HOLA实现高水平的日常活动跟踪及组织。用户可以分配任务、管理任务列表、监看任务进度。任务管理也可以与Microsoft Outlook同步，并支持各种CSV、Microsoft Excel等格式的导入导出。

十九：讨论

关于内容而形成的讨论与内容本身同样重要。使用讨论及意见，HOLA使您的团队能够轻松保留关于任何文档的有价值的讨论。

二十：文档路径

文档可以通过审批流程进行流转。用户可以选择参与审批流程的用户或用户组名单。审批流程可以遵照串行路径或并行路径的方式进行。提交工作流程的用户也可以设定时间期限及电子邮件通知。

二十一：流程状态图形显示

用户可以方便地监视业务流程的状态，并在遇到瓶颈时快速反应。

二十二：任务通知

业务流程和HOLA任务管理及电子邮件系统紧密集成。HOLA内部通过电子邮件通知用户。

二十三：外部电子邮件限制

定义用户是否能发送邮件到系统外的地址，或是否能收取来自系统外的邮件。

二十四：电子邮件存档及管理

将电子邮件存储于文档管理系统，使企业能够将电子邮件作为任务、项目或文档的一部分。HOLA电子邮件管理将电子邮件从一种分离的只能被电子邮件接收人看到的信息，转化为所有办公室都能够方便并安全地共享的一种资源。

二十五：邮件线索管理

HOLA支持邮件线索分类，使相互关联的往来邮件可以组织在一起来显示，增强了阅读历史邮件的连贯性。通过匆匆一瞥，用户可以获得全部对话的要点，节省用户的宝贵时间。

二十六：保留发送邮件

通过用户设定，从邮件客户端（例如MS Outlook）发送出去的邮件可以保存到HOLA的已发送邮件箱中。

二十七：邮件自动处理

接收到的邮件可以按照预定义的分类规则，自动将邮件放入相应的邮件箱中。 可以指定收到邮件后的多种自动回复，自动转发。 具有反垃圾邮件和邮件病毒检测能力。

二十八：邮件编码自动转换

根据原始邮件的语言和编码设置，自动转换成有效的语言编码格式，无论是通过浏览器，还是邮件客户端查看邮件，都无需手动选择编码来使邮件正确显示，最大限度地避免了邮件乱码的困扰。

二十九：用户界面

直观并且使用方便的界面，具有Windows应用程序的外观及感觉，例如File Explorer及MS Outlook。HOLA向用户提供通过主题方式自定义外观的选项。

三十：多语言

支持英文、简体和繁体中文、日文、阿拉伯文用户界面、在线帮助及数据输入。

HOLA是面向全球的应用软件，在系统内核支持所有的语言文字和时区，使不同国家（地区）的人们在统一的平台上使用任何语言进行工作。

三十一：显示板

用户能够立即看到项目或组织中所需要关注的任何新项目、更新项目、行动项目等。用户也能快捷的进入常用功能。

三十二：集中管理

系统管理员在管理端可灵活快捷的进行用户、项目及组织的管理工作。管理权限可授予组织其它用户。 项目管理员可以通过系统管理端管理项目。根据项目需求，项目管理员可灵活的添加项目用户帐号、群组，管理参考数据，生成报告，并制定项目文档结构以及安全规则。

三十三：统计报告

提供精确并且全面的标准报告，例如“安全性审计”、“文档访问记录”、“在线用户”及“用户登录”报告，帮助管理者了解员工的知识贡献量和系统的使用情况。

三十四：索引卡报告

HOLA的报告引擎可以根据归档文件的文档属性（索引卡）生成报告。例如：对合同文件夹下所有存档的合同生成统计报表，报告可以根据合同签订单位进行分类，按照合同签订时间排序，还能够汇总出每个单位签订的合同数量。报告可以定期送到管理层手中，从而极大的提高了管理和监督多项目的能力。

IDoc多可文件管理系统 一：多可性能介绍

1、超低的部署成本

多可文档协同系统不需要其他附带软件和其他数据库的支持，对软件基础架构收取的许可证费几乎为0，硬件基础设施投资也极低。 2、超短的部署时间

多可文档管理系统安装只需要三分钟，而且十分简单，相对于市面上的其他产品而言快了几十倍，这是革命性的突破。在安装成功以后也可以肯快就投入使用。 3、实施风险低

由于多可实施的简单性，加上拥有非常丰富的实施经验，在新系统实施过程中可以为用户有效的规避风险。 4、友好的操作界面

多可文档管理系统的用户界面是集成IE与Windows的风格，界面精致，操作非常简单，而且还附带了非常逼真的帮助手册，使用户使用 起来得心应手。 5、批量传输工具

多可文档管理系统提供了批量传输工具，可以一次性大量、快速、准确的上传或者下载文件，大大减少了用户操作上麻烦和时间。 6、快速全文检索

多可文档管理系统提供了非常快速的全文检索，在百万文档中能以毫秒级的时间精确地查找到您想要的文档。

二：多可系统的安全性

1、UK加密登录 多可文档管理系统提供了UK加密的登录方式，用户只有在拥有了系统的帐号、密码，并且拥有特制的UK设备才能登录系统，大大增强了系统的安全性。 2、文件集中管理

多可文档管理系统将文档集中存放在服务器上，并通过混淆文件名对文档进行进一步的保护。

3、完整的权限系统

多可的权限贯穿整个系统，从组到目录到文件，每个级别都有详细的权限管理，在权限方面可以说做到了最细的程度。

4、全面的文件操作日志 多可详细记录了系统任何用户对任何文件夹、文件的任何操作。 6、文件版本管理

多可提供了强大的版本管理功能，这样保证了用户在维护文档时不至于把原来的版本丢失。

7、文件备份 多可提供了文件备份和恢复功能，还有数据库的定期自动备份。

三：集群构架思想

多可系统为集团企业，政府机关提供集群架构模式参考。信息系统采用级-级模式。最后将各地信息汇总到总部。

四：软件界面

1、主界面

2、搜索

3、文档管理

4、文档详细

5、部门设置

附录：

一：OpenKM简介

OpenKM是一个文档管理系统,用于组织和共享文档。可以通过名称，内容，关键字等来搜索文档。基于Jboss+J2EE+Ajax web (GWT)+Jackrabbit (lucene)等技术开发。 相关技术

OpenKM开发过程中运用到了如下几个技术:

JBoss 4.0.3SP1 ( version basis for the development ) Java企业级服务器 Java J2EE ( JDK 1,5 ) Java企业级开发环境 Jackrabbit 内容管理库

GWT ( Google Web Toolkit - Ajax ) 用户界面设计 功能介绍 1.支持多语言功能 2.网站多样式

3.上传,下载(把修改后的文件上传或下载后修改;只可以上传MIME在配置文件里有写明)

4.版本控制

5.垃圾桶 (删除文件后具有恢复功能) 6.文档分类管理 7.用户权限管理

8.搜索引擎(可提供查找功能) 9.每个用户一个session 开发用的功能

1.工作流(workflow)

2.Email通知机制

3.用LDAP存储用户的信息 4.web spider一种搜索引擎 5.用户空间控制

6.收藏夹

7.文件修改后通知机制 8.我的文档(存个人的文件) 系统运行截图

源程序下载

http://www.openkm.com/index.pl/download

二：网址：

易度：http://dms.oc.easydo.cn/

升蓝：http://hi-blue.com/gb/software/kms-main.html

HOlA：http://www.deyatech.com/CN/01sub_HOLA Feature Tour.html OpenKM: http://demo.openkm.com/OpenKM/es.git.openkm.frontend.Main/index.jsp Idoc:http://www.buy3600.com/

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