林木森培训内容

基础篇

第一章 基础设置与操作

1.1账套设置

1.1.1增加账套及设置账套参数

不论我们使用《企业之魂》的任何一个模块，必须建立本单位的账套，增加账套的方法步骤如下：

第1步： 单击【系统维护\\系统参数设置】，弹出如图4-1所示设置框。 点击此处

图1-1

第2步：点击图1-1所示中的【账套参数】，进入账套参数设置框，如图1-2所示。 第3步： 点击“账套参数设置”窗口中的【增加账套】按钮增加一个账套，如图1-2所示。

第4步： 在图1-2所示中设置账套的各种参数，也可以使用默认值，各项参数的作用如下：

点击增加账套 图1-2

【选择账套】：在这个选择框中，选择已建立好的不同账套，对账套的参数进行设置。

【账套编码】：账套编码指账套的代码，“账套编码”不能重复；只能是数字；设置范围允许“0000-9999”。在新增账套时系统会自动与最大一个账套生成连续有序的账套编码，如有必要可以修改编码。

注意：成员单位自己所建的“账套编码”应和集团公司所建相同，才能正确做数据上传和下发。(见数据传输篇)

【账套名称】：账套名称一般录入单位的全称，如图1-2所示。在“工作区”左上角显示“账套名称”，如图1-3所示。如果账套名称没有录入，则在系统工作区将不会显示，如图4-4所示。

图1-3

图1-4

【名称缩写】：是指账套名称的缩写，如图1-2中所示。此处最多只能输入5个汉字 即10个字符。此名称缩写,在工作区的账套图标、账套列表和某些设置中选择账套等处显示。例如，点击“选择账套变更日期”按扭““账套名称时”，显示的就是“名称缩写”。

”，出现如图1-5所示窗口，选择

图1-5

【账套目录】：是用来存放账套数据的。在这里可以输入“绝对路径”和“相对路径”，输入“绝对路径”时，“账套目录”会自动建立在《企业之魂》安装路径下。此处设置最好同“账套名称”或“名称缩写”相同，以便在系统的安装路径下查找。如图1-2所示。

★注意：本账套使用后，“账套目录”就不能更改，如果更改则整个账套的数据都会丢失。

例：《企业之支》安装在“D:\\QYZH\\”目录下，账套目录设置如下：

账套目录设

数据生成的位置

置 林木森 D:\\QYZH\\林木森 E:\\ 林木森 E:\\ 林木森

\\\\LMS\\D\\林木森

\\\\LMS\\D\\林木森

【系统目录】：《企业之魂》的安装目录，设置到《企业之魂》文件夹，例如D:\\QYZH\\。主要用于办公自动化的设置。

【汇总账套】：指将其他各账套的数据汇总到本账套的财务账簿、报表和工资表等中，汇总的条件有以下几点：

汇总账套必须设置需要汇总到本账套的账套编码，一个汇总账套可以设置多种汇总方式，需要汇总哪一种时，在汇总账套的下拉列表中选择即可。设置方法是在下方的输入框中直接输入需要汇总的账套的编码，中间用“，”号隔开，如果是连续编码的账套，中间的账套可以用“..”进行省略。当有多种汇总方式时，每一行表示一种汇总。如果有不需要汇总的一种方式，只需要增加一行空行即可。如图1-6所示。

在此选择汇总方式 在此设置汇总账套

图1-6

如果要汇总财务账簿，汇总账套的“财务账簿”中的科目编码要和下级账套对应，最

好是包括所有下级账套的科目编码。★注意：只能汇总一级科目编码。 凡是设置成为了汇总账，本账套的财务账簿不会登记本账套的凭证。

如需汇总报表或工资表，报表/工资表的“目录编码”（见报表篇）汇总账套和下级账套相同。报表内每一行编码相同且必须有行次，数据才能汇总

【不接收远程通讯数据】：是否接收远程数据的选项，在此项前面打“√”表示不接收远程数据。

【自动备份】：在自动备份前的方框内打“√”，表示每天第一次进入系统时或指定时间，对所选“自动备份”的账套进行自动备份，备份内容为当天进入系统之前的数据。

★提示：“自动备份”要生效必须要设置自动备份路径，自动备份路径在【系统维护\\系统参数设置】中进行设置。

【报表输出编码加“”号】:这是一个专门针对煤炭系统报表数据接口，在DOS版煤炭报表系统中，有的系统中报表编码要加“”号，有的系统中报表编码不加“”号，我们可以根据自己使用的DOS版报表系统来定义。

【打印分节号】:在金额中的专用分节符号“，”，显示和打印时是否有分节号的选项。 【打印纸能否自定义】:一般都打上“√”,表示在设置打印纸张时能否不选用标准纸而自定义的选项。如果没有选择此项，点打印时会提示“您默认的打印机不能自定义打印纸，请设置一种尺寸相近的标准纸”，从而打印出来的格式可能会不对。

【负数打印成红色】:在打印数据时，负数用红色打印还是用负号打印的选项。选择此项用于彩色打印机。★注意：当不是彩色打印机时，此项不能选择。

【纠正打印提示错误】: 一般都打上“√”,纠正打印时一些不必要的提示。 【打印字休】:打印时字体的选择，一般不要改变此设置。

【顶空行】: 打印时表标题至纸顶边的距离，适用于不能单独设置打印格式的窗口。 【左边距】: 打印时表左边距纸边的距离，适用于不能单独设置打印格式的窗口。 账套参数内的其它设置，在各篇章中具体讲解。

1.1.2 设置账套图标

设置账套图标的目的是当有多个账套时，为了方便切换账套而设置。设置的方法有两种：

方法1：点【系统维护\\系统参数设置\\账套参数】（如图1-2所示）中的【账套图标】按钮，然后选择一张计算机内已存入的图片，再点“打开”，在工作区的账套上面就会显示出所选择的图片，如图1-7所示。

设置好后的账套图标在此显示

图1-7

方法2：先将图片拷入【《企业之魂》安装目录\\系统目录\\ bmp】中，再将图片的名称更改为需要加入图标的账套的编码。例如要给账套编码为“0001”的账套加上账套图标，则将图片的名称更改为“0001”即可。

◎提示：删除账套图标只能进入第2种方法所讲的路径下将该账套的图标文件删除。

1.1.3 删除账套

删除账套的方法有两种：

方法1：进入到【账套参数】中，选择需要删除的账套，点击【删除账套】按钮，即可将该账套删除。

方法2：打开【系统维护】下的【账套】，进入账套窗口，用 或 功能将需要删除的账套删除即可。◎提示：在【账套参数】内设置的内容，在此窗口中大部分都能显示出。

★注意：以上两种方法删除账套，只是删除了账套的名称，并没有将账套的数据删除。如果要删除某账套的全部数据，则应进入它的存放路径，删除与“账套目录”中名称相同的文件夹。

1.1.4 切换账套

当有多个账套时，需要在各个账套之间进行切换，切换账套的方法有三种：

方法1：在进入登陆界面时，输入密码后，点击“账套.日期”按钮，如图1-8所示，在弹出的窗口中选择下拉列表中需要进入的账套即可，如图1-9所示。

点此按钮

图1-8

在此列表中选择

图1-9

方法2：进入程序后，点击工具条上的“选择账套、变更日期”按钮，如图.1-10所示，在弹出的如图1-9中所示窗口中选择即可。

图1-10

方法3：在工作区显示的账套图标中点击需要的账套即可。如图1-11所示。

点击这些图片切换

图1-11

1.2新增操作员

1.2.1新增和删除操作员

系统安装以后，有一个编码为000的系统管理员，所以需要增加其他的操作员。

点击【系统维护 \\ 操作员】，弹出“操作员编码”窗口，利用“插入一行”和“修改”功能增加和修改操作员信息，如图1-12所示。操作员的编码可以自定，但最长只能8位

图1-12

操作员建立好后，可在登陆界面选择需要的操作员进入系统，如图1-13所示

图1-13

删除操作员的方法也是进入“操作员编码”窗口，利用删除功能删除即可。 ★注意：

（1）编码为000的操作员为系统管理员（姓名可以修改），即具有最高权限的操作员。此操作员不能删除，即使删除后，退出系统再进入时，也会自动增加上这个操作员。

（2）只有系统管理员才能进入“操作员编码”窗口，即只有系统管理员才能增加和删除操作员。

（3）操作员编码窗口中必须输入操作员的“姓名”项，才能在登陆界面显示出该操作员；未输入姓名的操作员不能在登陆界面显示，只有通过在登陆时输入操作员的编码才能登陆。

1.2.2 修改操作员密码

所有操作员初始密码都是0，但为了数据的保密性和安全性，操作员最好将初始密码修改。修改密码的方法是：在登陆界面，在“修改密码”项前打上“√”，然后输入原密码进入系统，如图1-14所示。

图1-14

进入系统后，进入密码设置窗口，在“原密码”处输入原来的密码，在“新密码”和“再输入新密码”处输入需要修改的新密码，如图1-15所示，点“OK”便修改完毕，点“Cancel”则退出密码修改。

图1-15

当操作员（除系统管理员）的密码修改后，有两种方法可将操作员的密码初始化为“0”。 方法1：进入“操作员编码”窗口，将光标放在需要初始化密码的操作员上，然后点右键的“初始化操作员密码”，根据提示点“是”即可。

方法2：先记录好需要初始化密码的操作员的相关信息，再利用“删除”功能将该操作员删除，然后用“插入一行”和“修改”功能重新建立与删除前相同的操作员（编码必须相同，其他项可不同），这样也就将操作员的密码初始化为“0”了。

◎提示：初始化操作员密码一般用于操作员的密码忘记后。如果是系统管理员的密码忘记，请与重庆林木森科技工业有限公司联系。

1.3权限设置

各个操作员都需要对账套、窗口和栏目等具有适合自己的权限，因此还要对各操作员设置权限后才能使用。权限的设置只有系统管理员和授权系统管理员才能进行。授权系统管理员只能对除系统管理员以外的其它操作员设置自己权限范围内的账套的权限。

设置方法如下：

第1步：打开【系统维护】下的【系统参数设置】，进入系统参数设置窗口。 第2步：单击【权限】按钮，打开权限设置窗口，如图1-16所示。

图1-16

第3步：在图1-16中进行如下权限的具体设置。

【操作员】单击右边的下拉选择框，选择当前要设置权限的操作员，如图1-17所示。

图1-17

如果要将选择的操作员设置为授权系统管理员，则点击旁边的“授权/取消”按钮即可，若要取消授权，则再点一次此按钮即可。如图1-18所示。

图1-18

另外，可以选择该操作员的“保密级别”，“保密级别”的设置方法为：点击【保密级别】按钮，在弹出的设置框中设置相应的级别分类，如图1-19所示。设置好后，在保密级别后面的下拉列表中选择操作员相应的级别即可。同理，还可选择该操作员的“工种”，“工种分类”的设置方法为：点击【工种分类】按钮，在弹出的设置框中设置相应的工种分类，如图1-20所示。设置好后，在工种分类后面的下拉列表中选择即可。

图1-19 图1-20

【账套权限】

指操作员能够进入哪些账套的权限。它的设置过程为：在要设置权限的账套名称前的小方框内打“√”,如图1-21所示。如果不打“√”，则在单击“ ”（选择账套、变更日期）中不显示该账套名称，即不能够进入未选的账套。再将光标点到要设置权限的账套上让其变为蓝色，如图1-21中所示。后面的设置都是针对该账套。

图1-21

【窗口权限】

选中要设置权限的窗口，并在右边相应的权限前的方框内打“√”。例如具有查询、打印和统计权限，就分别在这三项的方框内打上“√”。

◎提示：如果当前操作员对某账套的窗口都有权限时，则可单击下方的【全选】按扭,都无权限则点【取消】按钮。如图1-22所示。

图1-22

对某账套所有窗口内的权限设置都相同时，则可单击最右边的【全部设为无权】、【全部设为修改权】或【全部设为查询权】按钮。如图1-23所示

图1-23

注释：①全部设为无权：表示对该账套所有的窗口无权；②全部设为查询权：表示对该账套所有的窗口只具有查询权；③全部设为修改权：表示对该账套所有窗口具有完全权限。

【栏目权限】

选中要设置权限的栏目，并在左边对应的“菱行框”内选择具体权限。如果对窗口内所有栏目都具有相同权限，则应在其下方单击“无权、查询或修改”按钮，如图1-24所示。

图1-24

【复制操作员权限】：把一个操作员的所有账套权限复制给另一个操作员。 【复制账套权限】：把一个操作的对某套账的权限复制到另一个账套。

【本站永许的操作员】：指在本台电脑上允许操作企业之魂的操作员，此处作了设置则只能由所设置的操作员进行操作，此处不设置则允许任意操作员操作。 【账簿科目权限】：指操作员对当前账套的会计账簿中科目编码的权限。如编码中设为“0，1，2，3，4，5，6，7”表示用户可以对0～7开头的所有编码的科目都具有权限；如果设为“1，2”表示只对编码为1,2开头的科目具有权限。如果进入账簿看不见某些科目编码（以“?”显示）时则应先查看有没有设置这些科目编码的权限。

【凭证科目权限】：在填制凭证时可以填制哪些科目的权限，设置方法同账簿科目权限。

【物资编码权限】：指操作员对当前账套的物资账簿中物资编码的权限。 【物资账簿编号】：指操作员能够打开的物资账簿的权限，这里输入的是物资账簿编号。

【物资单据编号】：指操作员能够打开的单据的权限，这里输入的是物资单据的编号。

【物资计划编号】：指操作员能够打开的计划的权限，这里输入的是计划的编号。 【供应合同】：指操作员能够打开的供应合同的权限，这里输入的是计划的编号。 【销售合同】：指操作员能够打开的销售合同的权限，这里输入的是计划的编号。 第4步：设置完后单击“OK”按钮保存。 权限设置举例：

要对李刚这个操作员所要操作的“林木森”账套设置权限，在本账套中只具有账簿和凭证的全部权限，账簿中和凭证中只允许有1和2开头的科目的权限。

具体设置如下：

在【操作员】处选择操作员“王知琴”，如图1-25所示。

在【账套权限】处选择“林木森”账套，并在它前边的方框内打“√”，如图1-25所示。

图1-25

先点击“全部设为无权”按钮，将所有窗口设置为查询权。◎提示：每一位操作员对于某套账查询、无权、和修改三种权限各有不同，我们最好根据该操作员某种权限的多少对该操作员初始化。例如：某操作员对于本账套中多数窗口都是查询权，那么我们在权限初始化时，就把该操作员的权限初始化为查询权，然后再具体设置某一个窗口的权限。

在【窗口权限】处选择“账簿”窗口，并在其右边所有方框内打“√”或选择“全选”按钮。再选择“收、付、转账凭证”，同“账簿一样设置”，如图1-25所示

在【账簿科目权限】处录入“1,2”。 在【凭证科目权限】处录入“1,2”。

1.4 操作界面设置

1.4.1 背景图的设置

背景图是显示在工作区域的图片，可以根据个人喜好设置和选择不同的图片，但只支持BMP和JPG两种格式的图片。

增加背景图的方法有两种：

方法一：在工作区域没有打开任何窗口的情况下，点右键菜单中的【插入背景图】或直接按下快捷键“Ctrl_Ins”，然后找到计算机中自己需要的图片，点【打开】即可。

方法二：直接将图片拷贝到《企业之魂》安装路径下的“系统目录”中的“BMP”文件夹中，将名称按顺序修改为“B数字”的方式，如B5等。但是所有背景图的序号必须是连续的，否则不连续之后的图片将无法在工作区域查看。例如：所有背景图设置为B1、B2、B3、B7、B8，其中的B1到B3和B7到B8之间不连续，所以B7和B8将无法查看。

要在工作区域选择背景图，只需要使用键盘上的“↑”和“↓”翻动上一图片和下一图片，使用快捷键“Ctrl_Up”和“Ctrl_Down”快速翻到第一张图片和最后一张图片。也可以点右键菜单中相应的功能时行翻动。 背景图的显示可以有居中、平铺、拉伸和上下拉伸四种方式，在右键菜单中设置即可。

删除背景图的方法也有两种：

方法一：翻到需要删除的背景图，在工作区域没有打开任何窗口的情况下，点右键菜单中的【删除当前背景图】或直接按下快捷键“Ctrl_Del”，即可将当前的背景图删除。

方法二：打开《企业之魂》安装路径下的“系统目录”中的“BMP”文件夹，删除对应的背景图文件即可。

1.4.2菜单设置

菜单区域内的菜单名称和需要显示的菜单，都可以自定义。

点击【系统维护】主菜单下的【窗口属性】，或直接在工作区域点右键菜单中的【属性】，弹出窗口属性设置框，进入“选择菜单”项。主菜单项目下为所有的主菜单，要修改菜单的名称，直接在输入框内修改即可。★注意：只有系统管理员才能修改主菜的名称，其他操作员修改无效。

需要显示哪些菜单，就在相应的前面方框内打上“√”。若要全部选择或取消，可点击“全选”或“全部取消”按钮。

1.4.3工作区桌面显示

在工作区域内，有日期、账套名称、账套图标和账套列表的显示

【日期】：可以在此显示和调整操作月份，或在打开窗口时，在此显示和调整当前窗口的月份。点击【月】可将操作月份调整至前月，要调整至下月，则按住Ctrl键再点击【月】；同理，点击【年】可将操作年份调整至上年，要调整至下年，则按住Ctrl键再点击【年】。

【账套名称】：显示当前操作的账套和日期。

【账套图标】：显示自己权限范围内的所有账套，点击相应账套快速进行账套的切换。 【账套列表】：显示自己权限范围内的所有账套，在打开报表、工资表等窗口后，可以点击账套列表中的账套查看其他账套当前表的数据。

用1.4.2所讲方法进入窗口属性设置框，在其中的桌面显示处分别设置是否显示这几项。需要显示的就在前方方框内打“√”，不需要显示则取消。

1.4.4 窗口显示字体设置

窗口显示的字体和字号可以自定义，用4.4.2所讲方法进入窗口属性设置框，在其中的字体处设置显示字体和字号。

系统默认的字体和字号分别为“System”和“16”，当字体为“System”时，字号不能改变。设置为其它字体时，可以改变字号。

1.4.5 工具条的设置

工具条分为工具条一和工具条二。快捷按钮区域上面部分为工具条一，左面部分为工具条二。默认的工具条，可以对工具的显示重新自定义。

用1.4.2所讲方法进入窗口属性设置框，选择“工具条”项，左边显示的是两个工具条所有的快捷按钮，右边分别显示的是两工具条内的快捷按钮。当需要改变快捷按钮的位置时，只需要利用“插入（前）”、“插入（后）”和“删除”功能编辑即可。◎提示：任意按钮都可以自定义显示在工具条一或工具条二中，或不显示。

工具条如果不显示在操作界面中，可以在对应的“禁止”前的方框内打上“√”。 当需要将工具条恢复为系统默认时，只需要点击“初始设置”即可。

1.4.6调色板设置

调色板的功能是对系统的一些显示颜色进行设置。

前景色是指字体的颜色，背景色是指除字体外其它部分的颜色。调整的方法是直接在不同位置点击需要设置颜色项的前景色或背景色进行调整。

【当前行】：指在一般状态下光标所在的行。

【一般行】：指未设置汇总公式的行，在财务账簿、物资账簿和固定资产等特殊窗口中，指末级编码所在行。

【汇总行】：指设置了汇总公式的行，在财务账簿、物资账簿和固定资产等特殊窗口中，指非末级编码所在行。

【文本行】：在工资表、档案表和报表中，设置为文本行（数值栏可以输入中文）的行。

【分页】：指设置了分页标志的行。作用是强行将该行后的行打印到下一页。 【输入框】：指在修改状态下光标所在的单元格。 【标定列】：指当前选中的列。

【公式栏】：指设置了公式的栏目或单元格。

1.5系统参数设置

单击【系统维护\\系统参数设置】，进入账套参数设置窗口，如图1-26所示，对以下项目进行具体设置

图1-26

【本局域网编码（用于办公自动）】

本账套在整个局域网中的编码，这个编码必须是唯一的，和本成员在整个集团中的“账套编码”保持一致。此编码只用于办公自动化。

【本站在成员内编号（本站有效）】 当下级单位向上级单位发送单据时，可能会出现多个下级单位向上级发送物资单据，系统通过“本站在成员内编号”区分是哪个单位的单据（见数据传输篇的讲解）。

【系统安装目录】

在此录入企业之魂的安装路径，如D：\\QYZH，主要用于办公自动化。 【自动备份时间】

设置系统每天自动备份的时间，如“12：30”等，可以设置多个，但时间之间的间隔必须大于60分钟。

【自动备份路径（本站有效）】 在此录入自动备份的路径。自动备份路径可以是本地路径（如D:\\BAK\\%R）和网络路径（如\\\\QYZH_BAK\\%Y\\%R）。

★注意：此路径如果不设置，系统不会自动备份。只有设置了【自动备份路径】和账套参数内的【自动备份】选择后，系统才能自动备份。自动备份路径一般不要设在安装WINDOWS系统的盘符或安装《企业之魂》的盘符。当系统在网络上使用时，除了在服务器上要设置自动备份路径外还应在另一台或多台常用的工作站上设置自动备份路径。

例：E:\\QYZH_BAK\\%Y月%R日备份

意思是在E:\\QYZH_BAK\\目录下生成一个不同月和日的文件夹以备份当天的数据，第二年的同一天覆盖当天备份数据。如10月20日备份，数据就会备份到E:\\QYZH_BAK\\1020文件夹中。

★注意：如果设置了自动备份时间，每天按所设置的时间备份；如果未设置自动备份时间，则每天第一次打开《企业之魂时》备份。

【需要定时传输的账套编码】 系统可以按设置的时间定时传输指定账套的数据（见数据传输篇），在这里指定需要定时传输的“账套编码”。

【可移动盘符（本站有效）】

录入盘符路径，用于生成钩稽关系、计算关系等路径。 【DBF 输出路径（本站有效）】

报表的数据输出和数据输入、外部数据接口的路径。 【DBF科目库文件（本站有效）】

在老煤炭系统导入时，设置导入的科目库的路径和文件名。 【DBF科目期初余额（本站有效）】

在老煤炭系统导入时，设置导入的期初余额的路径和文件名。 【DBF科目期初数量（本站有效）】

在老煤炭系统导入时，设置导入的期初数量的路径和文件名。 【DBF财务凭证库（本站有效）】

在老煤炭系统导入时，设置导入的凭证库的路径和文件名。 【上报报表路径文件（本站有效）】 设置生成上报报表时的路径。

【上报工资路径文件（本站有效）】 录入生成上报工资表时的路径。

【上报档案路径文件（本站有效）】 录入生成上报档案表时的路径。 【汉字象素[16]

《企业之魂》系统中汉字的象素大小。默认值为16。当在窗口的修改状态下，光标移动位置显示不正常时，可调整此处的值。

财务篇

第一章 账簿的初始化

账簿的建立有两种方法：

从其它系统数据库中导入 新建财务账簿

1.1初始设置

单击“【系统维护\\系统参数设置\\账套参数”,出现如图1-1所示对话框,在此对话框中进行以下红色框内的具体设置

图1-1

财务结账日期和利息结算日期：默认为31日，可以进行修改。

中间的科目编码设置默认为后面“[ ]”内的编码，尤其是现金科目、银行存款、货币资金、内行存款、内行借款这几个科目设置，直接影响到填制凭证时科目的方向。

数量小数位：是指在填制凭证时数量的最大小数位。

一级科目宽：系统默认为3，如是新会计科目，则改为“4”。

凭证种类：设置所采用的凭证填制方式，如“收付转”、“现银转”等方式。 上述设置完成后，单击【OK】按钮保存。

1.2新建账簿和初始数据录入

1.2.1建立账簿科目

第1步：打开【账务管理】菜单下的【账簿】或单击快捷按扭“所示对话框，在此框中选择企业所属的类型，进行行业科目的预设

”，出现如图1-2

图1-2

第2步：选择好后单击“OK”按钮，系统自动生成其所属行业的会计科目，如图1-3。

图1-3

第3步：增加科目。 新增一级科目

插入会计科目：在账簿窗口中，将光标放在某科目上，然后单击插入按扭“”，插入科目后，将科目编码修改为需要的一级科目编码即可。

★注意：在增加科目时，必须要在不连续的编码间才能插入，否则会提示不能插入。如在101和102两个编码间就不能用插入。

新增下级科目

新增下级科目的方法有两种：

第一种：按照新增一级科目的方法，先插入一个科目，然后将插入的科目编码改为某科目的下级编码即可。例如要在102科目下插入下级科目，可先插入任意一个科目，再将插入的科目编码修改为10201。

第二种：将光标移至需要插入下级科目的科目上，然后单击右键菜单中的高级中的“插入下级科目编码”，系统就将自动插入该科目的下级科目编码。再录入此科目的详细资料。

★注意：下级编码增加的位数不只是两位，可以是三位、四位等，但账簿中科目编码最多为19位。如果采用第二种方法新增下级科目，系统默认下级科目增加两位。

增加多行下级科目

当某科目的下级科目和另一科目的下级科目相同时，就可以用增加多行的方法。 例：现有科目 1002 银行存款

100201 差旅费 100202 水电费 100203 办公费 1003

1003的下级科目和1002的下级科目全部相同，希望将1002的下级科目全部复制到1003下面。

具体操作方法如下

a. 把光标移到1002 银行存款上； ”或用快捷键“Ctrl_O”标定当前行；

c. 再将光标移到1003科目上，单击右键中的【插入多行】，插入后的结果如图1-4所示。

★注意： 标定后，当在已有下级科目的科目上执行插入多行，则会自动在与该科目连续的下一个科目上插入下级科目。如上例中所讲，在1002科目上标定后，如果光标仍放在1003科目上执行插入多行，则会自动插入1004的下级科目。

b. 单击“标定一行”按扭“

图1-4

1.2.2初始数据录入

我们在建账的过程中，一般会有两种情况：一是从会计年度之初开始建账，另一种不从会计年度之初开始建账。

（1）在会计年初建账：在一月份直接录入各会计科目的年初余额即可。★注意：录入时，借贷标志（见账簿中的I栏）为“借方”的科目的余额在【借初余额】栏（1栏）录入，借贷标志为“贷方”的科目的余额在【贷初余额】栏（4栏）录入。

（2）不在会计年初建账：年初余额的录入方法有三种：

a. 把系统时间选至1月1号。在【借初余额】或【贷初余额】栏分别录入各个科目的年初余额。在【借方金额】（13栏）、【贷方金额】（16栏）栏分别录入启用月份之前每月各个科目的借方发生额和贷方发生额，以保证会计工作的连续。

b. 把系统时间选至1月1号。在【借初余额】或【贷初余额】栏分别录入各个科目的年初余额。将日期调到启用月份的前一个月，在【借方金额】（13栏）、【贷方金额】（16栏）栏分别录入各个科目从一月至该月的借方累计发生额和贷方累计发生额，以保证会计工作的连续。

c. 将日期调整到启用月份的当月，在【借初余额】或【贷初余额】栏分别录入各个科目该月的期初余额。

可根据本单位的需要选择不同的方法进行期初数据的录入。

切换月份的方法是用小键盘上的【+】、【-】号。或用鼠标单击如图1-5中的【+】、【-】快捷按钮进行切换。

图1-5

1.2.3账簿中各栏目含义

编码A

会计科目编码 科目名称C

会计科目的名称，和科目编码中的编码相对应。科目名称必须输入，否则在凭证录入时会计科目将无法被调用。

助记码B

为了便于记忆科目而设置的编码。系统规定助记码的首位必须是字母。主要是在凭证的录入中起着方便快捷的作用，凭证输入时如果记不清科目编码则可以输入助记码。具体使用方法在第二章“凭证管理”中有详细说明。

例：正确的助记码： axc, b102, b12cd 错误的助记码： 101, 6d,s, 2a*d 统计标志D

它是系统为了能实现一些特殊功能而提供的符号，在设置统计标志时符号间不加任何间隔符。

例如：在统计标志中输入“>”符号，表示在打印试算平衡表时强行将该科目打印在试算平衡表的右边；在统计标志中输入“<”符号，表示在打印试算平衡表时强行将该科目打印在试算平衡表的左边。标记方法如图1-6所示。

图1-6

数量单位G

数量科目的计量单位，如果要填制数量凭证，这里必须填写数量单位。 货币种类H

当前科目如果是货币类科目，需在这个栏目指定货币种类。 借贷标志I

当前科目的借贷标志，属于借方科目的选择“借方”，属于贷方科目的选择“贷方”。 借初余额1

当前科目在会计期间的期初余额，如在一月份，则表示年初余额。 借初数量2

当前科目在会计期间的期初数量。如在一月份，则表示年初数量。 借初计划3

当前科目在会计期间的期初计划金额。如在一月份，则表示年初计划金额。 贷初余额4

当前科目在会计期间的期初余额。如在一月份，则表示年初余额。 贷初数量5

当前科目在会计期间的期初数量。如在一月份，则表示年初数量。 贷初计划6

当前科目在会计期间的期初计划金额。如在一月份，则表示年初计划金额。 借末余额7

当前科目的借方期末余额。 借末数量8

当前科目的借方期末数量。 借末计划9

当前科目的借方期末计划。 贷末余额10

当前科目的贷方期末余额。 贷末数量11

当前科目的贷方期末数量。 贷末计划12

当前科目的贷方期末计划。 借方金额13

当前科目的本期借方发生金额 借方数量14

当前科目的本期借方发生数量。 借方计划15

当前科目的本期借方计划金额，此项为手工录入。

贷方金额16

当前科目的本期贷方发生金额。 贷方数量17

当前科目的本期贷方发生数量。 贷方计划18

当前科目的本期贷方计划金额，此项为手工录入。 借累金额20

当前科目从本年度第一个会计期间到本期的借方累计发生金额。 借累数量21

当前科目从本年度第一个会计期间到本期的借方累计发生数量。 借累计划22

当前科目从本年度第一个会计期间到本期的借方累计计划。 贷累金额23

当前科目从本年度第一个会计期间到本期的贷方累计发生金额。 贷累数量24

当前科目从本年度第一个会计期间到本期的贷方累计发生数量。 贷累计划25

当前科目从本年度第一个会计期间到本期的贷方累计计划。 期初余额26

当前科目在本会计期间期初的金额。 期初数量27

当前科目在本会计期间期初的数量。 期末余额28

当前科目在本会计期间期末的金额。 期末数量29

当前科目在本会计期间期末的数量。 期初借贷28

当前科目在本会计期间期初余额的借贷方向。 期末借贷30

当前科目在本会计期间期末余额的借贷方向。 不动日期

当前科目最后一次发生数据的日期。 账龄

此栏是根据不动日期的时间到当前的时间差，以月为单位。 最后修改

当前科目的数据最后修改的操作员。

1.3账簿启用

当期初数据录入完成后，为了确保数据的准确性，必须要执行汇总和试算平衡功能（试算平衡功能在鼠标右键中）才能启用账簿，如图1-7所示

图1-7

启用账簿的步骤： 汇总账簿 试算平衡 启用账簿

当数据核对准确无误后，将日期调到启用账簿的月份，单击【系统维护\\系统参数设置\\账套参数】,在弹出的对话框中单击【账簿启用日期】，会出现如图1-8所示（★注意：其中所提示的日期，是指《企业之魂》系统的当前操作日期，所以在启用账簿时，要特别注意日期是否正确），点击“是”便可以将账簿启用。启用后，会在启用按钮旁边显示出账簿启用的日期，如图1-9为启用之前与启用之后的对比。

图1-8

图1-9 图1-10

账簿一经启用，数据便不能更改。因此一定要在保证期初数据完全录入正确的情况下才能启用账簿。

第二章 凭证管理

本系统提供了多种凭证模式，我们根据需要在年初时设置凭证模式，具体操作方法见第1章。

★注意：在一个会计年度内，证模式只能有一种，且当填制了凭证后，凭证模式便不能更改。

◎提示：为了在弹出的科目选择框中缩小科目的查找范围，在输入编码时，可以在编码后面紧跟上汉字，例如输入“113山西”，回车后，将会在选择框中显示出编码以“113”开头且名称中含有“山西”的科目，这样更方便查找。

2、直接输入助记码

在账簿中设有助记码的科目，在填制凭证时就可以输入该科目的助记码，回车后即可调入该科目。

例如：有现金科目的助记码为“XJ”，输入方法如图2-8所示，输入后直接回车即可。

图2-8

3、双击调入账簿中的当前科目

在填制凭证时，打开账簿窗口，将光标放在需要填制的科目上，然后回到凭证窗口，在凭证的科目栏双击鼠标左键，可将账簿中的当前科目调入到凭证中。【当前科目】即账本中光标所在行的科目。例如要在凭证的科目栏双击将账簿中的100202科目调入，方法是先将光标放在账簿中的100202科目上，在凭证的科目栏双击即可调入。

4、用“+”或“++”批量录入。

如果需要将某一科目的所有末级科目输入到凭证中，只需在输入的该科目编码后面带上“＋”或“++”号。例如要将1002下面的所有末级科目调入到凭证中，输入方法如图2-9所示，回车后即可。

图2-9

如果同时需要将这些科目的某栏数据自动输入，可在“＋”或“＋＋”前插入公式取数符号。例如要录入1002科目的期末余额，输入方式为：1002M＋(将1002科目的期末余额置于凭证的借方) 或1002M＋＋ (将1002科目的期末余额置于凭证的贷方)，具体方法在下面的金额录入部分将进行讲解。对于所输入的科目，如果借贷方数据同时为“0”，在凭证存盘时将自动剔除。

（3）金额录入

1、直接录入实际发生数

可以根据经营业务的实际情况逐笔输入每条分录的金额。在以后每录入一个分录时，金额都会自动显示出来，显示的金额是保证凭证自动平衡的金额。这时光标停留在数字的前面，所以如果不要自动显示的金额而需重新录入金额时，就不用删除原有金额，直接输入所需填入的金额，然后加车即可。

◎提示：在凭证中，用空格键切换借贷方向。但如果确实要强行将某科目切换到贷方，该如何处理呢？这时就需要按住Ctrl键，再用鼠标点击该科目的贷方科目，这样就可以强行切换科目的借贷方向了。

2、运算录入

运算录入是指在金额栏可以输入运算式（如采用加减乘除等），回车后系统将自动将金额显示为该运算式的计算结果。如在借方金额处输入“（140+100）/3”，则回车后会自动显示为80。

3、用公式取数

可以在“借（贷）方金额”栏输入一个【取数公式】，回车后，系统根据公式自动取数。例如要输入“1133”的借方发生额，则可在金额栏输入“1133”后系统自动将该月其他应付款本中当前的借方发生额取到此处。

4、自动取数

在月末利润结转时对于明细科目非常多的情况，使用此方法非常方便实用。

系统中，在未执行本月的费用结转前，损益类的科目自动根据借贷方发生额结算出了借方或贷方净额作为该科目的期末余额。现在再填制一张转账凭证，将该月的管理费用结转到321本年利润科目，以使该科目的期末余额最终为“0”。具体操作如下：

a. 打开转账凭证并增加一张凭证；在此略去摘要与其他内容不说，就实现金额的自动录入来介绍。逐条录入各明细科目的金额很不方便，这时就要运用“金额自动录入功能 ”。

b. 将光标移至第一条分录的科目栏输入“3131本年利润”，不输金额 c. 再将光标移至第二条分录，在科目栏输入“4101M＋＋”，

d. 回车后系统将管理费用的所有明细科目发生净额录入到“贷方金额”栏。 如果需将明细科目的发生净额录入到凭证的“借方金额”栏，只需输一个“＋”号即可。

e. 再将光标移至“3131本年利润”科目的“借方发生额”栏，系统自动把贷方金额合计填入凭证借方金额栏。

◎提示：其中的b和c两个步骤可以交换，即可以先自动录入费用科目，再录入本年利润科目。上面所介绍的方法不仅适用于管理费用的结转，其他任意类科目的结转都可以适用。

在输完了借贷金额后，系统将根据“有借必有贷、借贷必相等”的原则检验凭证的借贷是否平衡，如借贷不平，存盘时系统将自动提示并且不能存盘。

（4）其它项目录入

1、附件张数录入

附件的录入非常简单，只需将光标移到“附件”处，输入张数即可。将光标移到附件处的方法有两种：一种是直接用鼠标点击；另一种是按住Ctrl键再用键盘上向下的方向键即 “Ctrl_↓”将光标移到附件处。

2、数量的录入

有的科目需要在凭证中输入数量，如果要输入数量的科目，首先应在账簿的数量单位栏中设置相应的计量单位，否则在凭证中将无法进入数量栏，所以就不能输入数量。凭证中数量栏的小数位默认为2，可以进行设置，但不是在参数设置内的栏目名称中设置，而是在【系统维护\\系统参数设置\\账套参数】内的“数量小数位”处进行设置。

★注意：当凭证存盘后，凭证中的金额会自动登入账簿中相应科目的发生额中。

2.3.2 从凭证中复制

需要填制的凭证和以前录入的凭证相同或相近时，为了提高录入速度，可以采用从凭证中复制的功能来填制凭证。方法如下：先调出以前填制好的需要复制的那张凭证，然后点右键的“标记凭证号”，再打开需要填制的凭证，点右键的“复制凭证”，或者是进入凭证的填制状态，再点右键的“复制凭证”，这样就成功的将凭证复制过来了，如果有需要修改的，修改完毕后存盘即可。

◎提示：如果需要多次复制凭证，只需标记一次凭证号，然后重复的“复制凭证”就可以了。

2.3.3调用模板

系统为了方便操作、最大限度地减少工作量，特设置了凭证模板功能，以供在输入一些固定发生的借贷方科目、有一定规律且输入工作量大的凭证时调用。 在调用前要先对凭证模板进行设置，设置方法如下：

第1步： 单击【账务管理\\初始设置\\凭证模板】，弹出凭证模板设置对话框，如图2-10所示。

图2-10

第2步：增加模板

可以看到，没有设置凭证模板时，模板的编码为“00”，此模板不能修改也不能调用，因此必须增加空模板后方可进行模板的操作（增加空模板后编码为“00”的模板即消失）。点插入一行按钮“ ”或使用快捷键“Ctrl+Insert”可增加凭证模板，模板的编码会自动从01开始连续编排，当然可以对模板编码进行修改。

第3步：编制凭证模板

点修改按钮“”或用“Ctrl_鼠标双击”、“Ctrl_←（删除键）”进入凭证模板的修改状态，此时光标呈“黑色亮条”，可以利用鼠标、方向键或回车键移动光标位置，对各栏目进行具体设置。 【模板编码】

模板编码是将凭证模板调入凭证的接口，编码不能超过四位，也就是说最多可在一套账中设置9999个凭证模板。 【模板名称】

模板名称应让人明白该凭证模板是用来处理哪一类业务时调用的。 【助记码】

助记码是调用凭证模板时为了方便记忆而设置的编码。助记码的首位必须是字母。 【模板分录】

一张凭证模板可以输入300条分录。分录内容包括摘要、科目、借贷方向和金额。可以像平时输入凭证一样输入。摘要可以在此录入，也可以在调用凭证模板后录入。

提示：科目编码的输入技巧：

1、在科目栏双击可将账簿中的当前科目输入到模板中，“Ctrl+双击”将账簿中的当前科目的所有下级科目输入到模板中。

2、在模板中的科目栏录入上级科目后输+号也可将该科目及其下级科目输入到模板中。例如要将1002下面的所有科目调入，便输入“410101+”。

3、输入科目编码后，如不是末级科目，在输入编码后加一个“.”，如“410101.”。 金额在这里一般都不录入，是通过设置计算公式而实现的。例如：账上有41010101和41010102两个科目，借方金额分别为5000和6000。现做一张转账凭证模板，将这两个科目从贷方转入3131本年利润，设置如图2-11所示。

图2-11

调用后的结果如图2-12

图2.12

如果在模板中要设置某科目的所有下级科目并取账簿中相应的某栏数据，如果下级科目太多，设置起来就比较繁琐，这样就可以简写，简写的方法是科目栏只设置上级科目，然后在公式栏写“%x取数符号”。例如上例中，设置模板时不用设置410101下的所有科目，只设置410101科目，然后在对应的公式栏写上“%XMJ”即可，如图2-13所示。调用后的结果和图2-12一样

图2-13

当然，如果在今后每次调用该凭证模板时的金额都是不变的，也可以直接录入金额，而不用计算公式。 【附件】

是该凭证模板调用时应填的附件张数。可以不在此设置，调用后重新录入也可。 【结算方式】

指银行结算的方式。当模板为收、付款凭证时才可以进行设置。 【凭证】

此栏目录入凭证的类别，即决定此凭证模板只能在哪种凭证内进行调用。凭证模板中的凭证类别应与要调用此模板填制凭证的凭证类别相同，如果不同则不能执行模板功能。例如：在收款凭证中不能调用转账凭证的凭证模板。类别有一般情况、收款

凭证、付款凭证、转账凭证和内部凭证五种选择。这里的一般情况是指在每种凭证中都可以调用此模板。 【自动日期】

指自动调用该模板的日期，一般在自动填制凭证时需进行设置。自动日期有一般情况、月末结转和年末结转几种选择。一般情况表示在任何时候都可以自动调用；月末结转表示每月结转一次；年末结转表示每年结转一次，只有在每年12月才能结转。 【自动级别】

即凭证的优先级，为1至9，即自动调用时模板的先后顺序，一般和【自动日期】配合使用。有的凭证模板可能要用别的凭证模板调用出来的结果，所以就需要设置自动级别。也可以不设。自动调用的顺序是先按级别再按模板编号从小到大。

◎提示：摘要中输入“%M”，在填制凭证时自动替换为科目名称。 第4步： 调用凭证模板

调用凭证模板有两种方法：手动调用和自动调用。 1、手动调用凭证模板

在凭证填制状态下，在第一条分录的科目栏输入凭证模板中某一张模板的编号或者助记码，然后按下“Shift_ Enter”键,就将该模板调入到凭证中。

当模板的编号和助记码都记不清了，可以在科目栏直接按下“Shift_ Enter”，会弹出凭证模板的选择框，然后选择需要的模板即可。

2、自动调用凭证模板

自动调用凭证只适用于转账凭证中。打开转账凭证，点击右键的【自动填制凭证】，会弹出如图2-14所示对话框。

图2-14

在对话框的左边显示的是所设置的自动转账的凭证模板，且按照自动级别的顺序进行排列，前面的编号是序号，中间的编号为凭证模板的编号，后面为模板的名称。可以将这些模板通过单条选择、全部或者未转部分插入到右边的框中进行自动转账。如果是已转的，会在模板名称前显示“本月已转”字样。确定后，系统将自动按顺序填制所选择的凭证并自动存盘。

2. 4 凭证修改

在凭证复核前如发现凭证有误，那么只有具有修改权限的操作员可以对其进行修改。方法：调出需要修改的凭证，单击鼠标右键选择【修改凭证】，或单击修改按钮，或用快捷键Ctrl_?进入凭证修改状态。凭证修改操作和凭证填制操作相同，修改完后存盘即可。

★注意：已签字审核和封存的凭证不能修改。

2. 5凭证审核

凭证审核必须是具有审核权限的操作员才能执行此功能。具体操作如下： 单击凭证界面中的审核按钮，系统弹出如图2-15所示对话框。

图2.15

在姓名处选定操作员并输入密码，如果要审核当月全部的凭证，则点【当月全部】按钮；若只审核当前凭证，则点【当前】按钮；如果要审核某操作员填制的当月所有凭证，则点【按制单人选择】按钮，会弹出操作员的选择框，选择需要的操作员，再点OK按钮确定。审核后，该操作员的姓名就已签在审核处，表示该凭证已审核过。 ◎提示：其它的签字如主管、出纳等，方法和审核的相同。

★注意：（1）审核、制单、出纳不能为同一操作员；（2）只有经过审核过的凭证，出纳才能签字。

2. 6 凭证查询

凭证的查询有两种方式,

1、直接在凭证窗口中查询。

在凭证窗口中查询查询的方法比较简单，只需要点击右边的【首页】（Ctrl_PageUp）、【前页】（PageUp）、【后页】（PageDown）、【末页】（Ctrl_ PageDown）、【上月】、【下月】即可翻到需要查询的凭证。

如果要按照某些条件进行查询，则可在查询框中输入查询条件进行查询。例如要查询关于科目编码有1002的所有凭证，可用如图2-16所示中的查询设置进行查询。

图2-16

2、在账簿中查询

在账簿中的13栏【借方发生额】和16栏【贷方发生额】）双击，系统可以分别查询出该科目当月关于借方发生额和贷方发生额的所有凭证；在19栏【借累金额】和22栏【贷累金额】双击，可以分别查询出该科目一月至当月关于借方发生额和贷方发生额的所有凭证。第一张是汇总凭证，通过翻页即可查看每一份凭证。

例如：要查询全年与现金借方有关的凭证，只需在现金科目的“借累金额”栏双击即可

2.7 凭证打印

凭证要打印，首先要设置好打印格式。打印格式的各项设置详解见报表 4.5章。这里主要针对凭证打印格式比较特殊的地方进行讲解。

凭证的打印模式应选择为“9_单据打印”，必须选择上“打印接后页”选项。 在设置打印的科目时，根据不同的需要会有四种情况：（1）只打印末级科目：打印的栏目设置为第4栏；（2）打印一级和末级科目：打印的栏目设置为第33栏和第4栏；（3）打印一级、二级和末级科目：打印的栏目设置为第33、34和35栏；（4）打印所有级次科目：打印的栏目设置为第5栏。

凭证附件的打印有两种情况：一种是打印在凭证的左下角，如图2-17中上图所示，此种方式不需要进行设置，打印时程序自动产生；另一种是打印在凭证的右边，如图2-18中下图所示，此种方式需要对附件进行设置，当进行了此种设置后，在凭证的左下角会自动不打印。

图2-17

图2-18

第二种的设置方法是在表尾附注中用“[定位x,y]”的方式来进行设置，其中“[定位]”是必有字符，x代表“[定位x,y]”后面的字向左右移动的字符数，正数表示向右，负数表示向左，y代表“[定位x,y]”后面的字向上下移动的行数，正数表示向下，负数表示向上。具体的设置如图2-19所示。附件的张数因为每一张凭证不一样，需要用变量“%9”来取数。在设置左右移动的字符数时，可以用“右边”来设定，这样会自动打印到表的右边，如图2-19右图所示；也可以用数字来设定，会根据设定的字符数的多少向左或右移动。

图2-19

◎提示：左右移动的字符数大小以所设置的所有打印栏目的位宽之和为基础，根据自己的需要加入几个字符数即可。如图2-20所示，所有打印的栏目的位宽总和为78，在设置

时便可以设置稍大于78的数字即可，如80等。

图2-20

2.8凭证分册

在装订凭证时，如果对凭证不进行分册，系统打印出来的凭证封面和凭证汇总表的数据是当月某类凭证的全部汇总数。如果凭证较多，就要对凭证进行分册装订，每一册凭证都有相应的封面和凭证汇总表。

例：5月收款凭证的编号是0001～0126号，准备分三册装订：第一册0001～0030号，第二册0031～0070号,第三册0071～0126号。 分册方法是：

分别翻到0030和0070号凭证，击右键菜单【设置】中的【凭证分册】即可，

◎提示：最后一册可以不用设置分册，自动将最后一个分册后面的所有凭证默认为最后一册，如上例中不用在0126号凭证上设置分册，就自动将0071～0126号凭证分成一册。

分册后,会在设置了分册的凭证编号处显示“分册”字样，上面的设置便会在0030和0070号凭证编号处显示。

2.9凭证右键功能

2.9.1一般状态下的右键功能

如图2-21所示

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