做表格的使用技巧 - 图文

做表格的使用技巧

无可见边线表格的制作方法

对Excel工作簿中的表格线看腻了吗？别着急，Excel的这些表格线并非向人们想象的那样是必需的，它也是可以去掉的，我们也可以使整个Excel工作簿变成“白纸”，具体步骤为：

1.执行“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框。 2.单击“视图”选项卡。 3.清除“网格线”选项。

4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

快速输入大写中文数字的简便方法

Excel具有将用户输入的小写数字转换为大写数字的功能（如它可自动将123.45转换为“壹佰贰拾叁点肆伍”），这就极大的方便了用户对表格的处理工作。实现这一功能的具体步骤为：

1.将光标移至需要输入大写数字的单元格中。

2.利用数字小键盘在单元格中输入相应的小写数字（如123.45）。

3.右击该单元格，并从弹出的快捷菜单中执行“设置单元格格式”命令。 4.从弹出的“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡。

5.从“分类”列表框中选择“特殊”选项；从“类别”列表框中选择“中文大写数字”选项。 6.单击“确定”按钮，用户输入的123.45就会自动变为“壹佰贰拾叁点肆伍”，效果非常不错。

Excel进阶技巧（二）

（请作者与我们联系 2001年04月29日 00:56）

在公式和结果之间进行切换的技巧

一般来说，当我们在某个单元格中输入一些计算公式之后，Excel只会采用数据显示方式，也就是说它会直接将计算结果显示出来，我们反而无法原始的计算公式。广大用户若拟查看原始的计算公式，只需单击“Ctrl-`\键（后撇号，键盘上浪线符~的小写方式），Excel就会在计算公式和最终计算结果之间进行切换。不过此功能仅对当前活动工作簿有效，用户若拟将所有工作簿都设置为只显示公式，则应采用如下方法： 1.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。 2.击“视图”选项卡。

3.选“窗口选项”栏中的“公式”选项。

4.单击“确定”按钮，关闭“选项”对话框。

Excel中自动为表格添加序号的技巧

Excel具有自动填充功能，它可帮助用户快速实现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”之类的数据填充工作，具体步骤为：

1.在A1、B1单元格中分别输入“第1栏”、“第2栏”字样。

2.用鼠标将A1:B1单元格定义为块。

3.为它们设置适当的字体、字号及对其方式（如居中、右对齐）等内容。

4.将鼠标移至B1单元格的右下角，当其变成十字形时，拖动鼠标向右移动，直至J1栏

为止。

5.放开鼠标，则A1-J1栏就会出现诸如“第1栏”、“第2栏”…“第10栏”的栏号，且它们的格式、排列位置都完全相同，从而满足了用户为表格添加栏号的要求。当然，我们也可采用同样的办法在Excel表格中自动设置F1、F2或第1行、第2行之类的行号，操作十分方便。

Excel进阶技巧（三）

（请作者与我们联系 2001年04月29日 00:56）

让Excel自动打开用户工作簿的技巧 XLSTART目录是Excel的专用启动目录，Excel每次启动时都会检查该目录，如果有文件就自动执行（或打开）该目录中的所有文件，否则就直接启动并创建一个新的工作簿供用户使用。利用这一功能，我们只需为常用的工作簿在XLSTART目录中建立一个快捷方式即可达到让Excel在启动时自动打开这些工作簿的目的。如某用户每次启动Excel时都要处理C:\\My Documents目录中“奖金”工作簿，则可使用鼠标将C:\\My Documents目录中的“奖金.XLS\文件右拖到Program Files\\Microsoft Office\\Office\\XLSTART目录中，然后在弹出的快捷菜单上选择“在当前位置创建快捷方式”命令，为“奖金”工作簿在XLSTART目录中创建一个快捷方式，此后每次启动时，Excel都会自动打开“奖金”工作簿供用户使用，非常方便。

更改Excel系统启动目录的技巧

上面提到，我们只需将有关文件保存到XLSTART目录中，Excel启动时就会自动运行该文件，不过经常对系统目录进行操作可能会对系统安全造成的影响（XLSTART目录是一个系统目录，一般情况下我们不应将过多的文件存放在该目录中）。别着急，除了专用启动目录之外，Excel还提供了替补启动目录功能，即允许用户将任意一个目录指定为Excel的替补启动目录，然后在启动时自动打开该目录中的文件，从而增强了我们日常操作的灵活性。为Excel指定替补启动目录的步骤为：

1.在硬盘的合适位置建立一个常用Excel工作簿保存目录（如在“C:\\My Documents\下再建立一个 \目录），将常用的Excel工作簿文件都保存到该目录中。 2.启动Excel。

3.执行“工具”菜单的“选项”命令，打开“选项”对话框。

4.单击“常规”选项卡。

5. 在“替补启动目录”对话框中输入常用Excel工作簿所在目录（如C:\\My Documents\\Excel）。 6.单击“确定”按钮。

此后Excel就会以“C:\\My Documents\\Excel\目录作为替补启动目录，它在每次启动时都会自动打开该目录中的所有工作簿，方便了用户的使用（“替补启动目录”与XLSTART目录并不冲突，当我们设置了“替补启动目录”之后，Excel将同时打开XLSTART目录和“替补启动目录”中的所有文件，二者共同发挥作用）。

Excel进阶技巧（四）

（请作者与我们联系 2001年04月29日 00:56）

在多个工作表内输入相同内容的技巧

有时，我们会因为某些特殊原因而希望在同一个工作簿的不同工作表中输入相同的内容，这时我们既不必逐个进行输入，也不必利用复制、粘贴的办法，直接利用下述方法即可

达到目的：

1. 打开相应工作簿。

2. 在按下Ctrl键的同时采用鼠标单击窗口需要输入相同内容的不同工作表（如Sheet1、Sheet2......），为这些工作表建立联系关系。

3. 在其中的任意一个工作表中输入需要所入的内容（如表格的表头及表格线等），此时这些数据就会自动出现在选中的其它工作表之中。

4. 输入完毕之后，再次按下Ctrl键，并使用鼠标单击所选择的多个工作表，解除这些工作表之间的联系关系（否则用户输入的内容还会出现在其它工作表中）。

在Excel 97中插入超级链接的技巧

与Word等其它Office组件一样，Excel 97也具有在工作簿中插入超级链接的功能，我们可以利用此功能将有关Internet网址、磁盘地址、甚至同一张Excel工作簿的不同的单元格链接起来，此后就可以直接利用这些链接进行调用，从而极大地方便了用户的使用。在Excel 97中插入超级链接的步骤为：

1. 将光标移到需要插入超级链接的位置。

2. 执行“插入”菜单中的“超级链接”命令，打开“插入超级链接”对话框。

3. 在“链接到文件或URL\对话框中指定需要链接的文件位置或Internet网址（当用户需要链接同一个工作簿中的不同单元格时，此位置可空出不填）。

4. 在“文件中有名称的位置”对话框中指定需要链接文件的具体位置（如Word文档的某个书签、Excel工作簿的某个单元格等）。

5. 单击“确定”按钮，关闭“插入超级链接”对话框。

这样，我们就实现了在Excel工作簿中插入超级链接的目的，此后用户只需单击该超级链接按钮，系统即会自动根据超级链接所致显得内容做出相应的处理（若链接的对象为Internet网址则自动激活IE打开该网址；若链接的对象为磁盘文件，则自动打开该文件；若链接的对象为同一个工作簿的不同单元格则自动将当前单元格跳转至该单元格），从而满足了广大用户的需要。

Excel进阶技巧（五）

（请作者与我们联系 2001年04月29日 01:00）

复制样式的技巧

除可对已有的样式进行修改及自定义所需的样式之外，Excel还允许我们将某个工作簿所包含的样式拷贝到其它工作簿中使用，以进一步扩大样式的使用范围，具体步骤为： 1. 打开包含有需要复制样式的源工作簿及目标工作簿。 2. 执行“格式”菜单的“样式”命令，打开“样式”对话框。 3. 单击“合并”按钮，打开“合并样式”对话框。

4. 在“合并样式来源”框中选择包含有要复制样式的源工作簿并单击“确定”按钮，源工作簿中所包含的一切样式就会拷贝到目标工作簿中（对于同名的样式，系统将会要求用户选择是否覆盖），然后我们就可以在目标工作簿中直接加以使用了，从而免去了重复定义之苦。

利用粘贴函数功能简化函数的调用速度

Excel一共向用户提供了日期、统计、财务、文本、查找、信息、逻辑等10多类，总计达数百种函数，不熟悉的用户可能很难使用这些优秀功能，没关系，“粘贴函数”功能可在我们需要使用各种函数时提供很大的帮助。“粘贴函数”功能是Excel为了解决部分用户不了解

各种函数的功能及用法、而专门设置的一种一步一步指导用户正确使用各种函数的向导功能，广大用户可在它的指导下方便地使用各种自己不熟悉的函数，并可在使用的过程中同时进行学习、实践，效果非常好。在Excel中使用“粘贴函数”功能插入各种函数的步骤为： 1. 在Excel中将光标移至希望插入有关函数的单元格中。

2. 执行Excel\插入”菜单的“函数”命令（或单击快捷工具栏上的“粘贴函数”按钮），打开“粘贴函数”对话框。

3. 若Office向导没有出现，可单击“粘贴函数”对话框中的“Office向导”按钮，激活Office向导，以便在适当的时候获取它的帮助。

4. 在参考“粘贴函数”对话框对各个函数简介的前提下，从“函数分类”列表框中选择欲插入函数的分类、从“函数名”列表框中选择所需插入的函数。 5. 单击“确定”按钮。

6. 此时，系统就会打开一个用于指导用户插入相应函数的对话框，我们可在它的指导下为所需插入的函数指定各种参数。 7. 单击“确定”按钮。

Excel中的打印技巧

（刘友生 2001年04月29日 00:56）

Excel中的打印不就是单击一下“打印”就万事大吉了?其实不然，这里同样有很多的学问，请看下文中的几个技巧，也许会给你带来很大的方便。

一次打印多个工作簿

有时需要打印的工作表不在一个工作簿中，这样只有频繁地选择打开、打印才能打印多个工作簿的内容，其实，我们也可以一次打印多个工作簿，但首先要将需要打印的所有工作簿存放在同一文件夹内。然后：

1、单击“文件”菜单中的“打开”命令。

2、然后按住 Ctrl 键，再单击选定需要打印的每一个文件名。

3、单击[命令和设置]按钮 ，然后单击“打印”命令。这样就可以一次打印多个工作簿的内容了。

加快工作表的打印速度

在Excel中，提高打印速度有三种方法：

1、改变打印机分辨率，以一种低分辨率的方式来打印就可以缩短打印时间。设置打印机的分辨率的步骤如下：

(1)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“页面”选项卡。

(2)在“打印质量”下拉框中，选择所需的打印机分辨率。

2、如果不能确定所需的打印机分辨率，则可以用草稿方式打印文档，此方式将忽略格式和大部分图形以提高打印速度。设置步骤如下：

(1)单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。

(2)选中“按草稿方式”复选框。

3、在单色打印机上， Excel 以不同的灰度来打印彩色效果。如果将彩色以单色方式打印，可以减少在打印彩色工作表时所需的时间。在以单色方式打印工作表时，Excel 将彩色

字体和边框打印成黑色，而不使用灰度。首先单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡，再选中“单色打印”复选框。

打印行号和列标

行号和列标用于定位工作表中信息的确切位置。行号就是工作表中每一行左侧的数字；列标就是工作表中每一列顶端的字母。一般在打印时都不会打印出来。要使行号和列标能打印机出来，按以下步骤操作：

1、请单击相应的工作表。

2、单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，然后单击其中的“工作表”选项卡。 3、选中“行号列标”复选框。

按指定的页数打印

有时在打印一个工作表时，可能会出现打印超过一页，但另一页的数据又比较少，这样，我们可以调为一页打印，其操作步骤是：

1、单击相应的工作表。

2、单击“文件”菜单的“页面设置”命令，然后单击“页面”选项卡。 3、单击“调整为”选项。

4、键入打印工作表内容所需要的页数。

这样，打印的数据不会超出指定的页数范围。

注意：Excel 不会为了填满所有的页而放大数据。在将工作表以指定的页数打印时，Excel 将忽略人工设置的分页符。

使工作表打印在纸张的正中 当需要打印的数据较少时，如果直接打印，就会使打印的数据在一页的顶端而影响美观，可以通过设置使打印的数据在纸张的正中。具体操作步骤是：

1、单击“文件”菜单的“页面设置”命令，再单击“页边距”选项卡。

2、如果要使工作表中的数据在左右页边距之间水平居中，请在“居中方式”标题下选中“水平居中”复选框。如果要使工作表中的数据在上下页边距之间垂直居中，请在“居中方式”标题下选中“垂直居中”复选框。

Excel中会变色的数字

（作者：王东 2001年04月04日 09:32）

我们经常使用Excel 2000对数据进行分析和结果显示，有时希望数据根据某种条件而具有不同的颜色，用以表示数据的特性。对于不同的要求，我们可以采用不同的办法加以解决：

一、要求对负数用颜色显示

Excel 2000在数值格式的设置中提供了负数以红色显示的格式： 1、用鼠标选取数据区域。

2、单击右键，在快捷菜单中选择“设置单元格式”；或者选择“格式”菜单中的“单元格”命令。 3、在弹出的“单元格格式”对话框中，选择“数字”选项页。

4、在“分类”列表中选择“数值”项，右边下方出现“负数”格式设置列表，选择其中的红色的“－1234.10”，见图1。

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/5ra2.html