文件材料立卷归档管理

ICP22-5 文件材料立卷归档管理

1 业务目标 1.1 经营目标

规范公司立卷归档程序，建立完善的公司立卷归档体

系，为公司发展提供便于查考的档案支持。 1.2 财务目标

文件材料立卷归档规范，保证案卷质量，提高公司档案

使用价值。 1.3 合规目标

文件材料立卷归档符合国家法律、法规和集团公司及公

司内部规章制度的要求。 2 业务风险 2.1 经营风险

文件材料收集不及时、不准确、不完整，造成档案资料

缺失，影响公司档案的查考、使用，损害公司形象。 2.2 财务风险

文件材料立卷归档不规范，案卷质量差，严重影响公司

档案使用价值。 2.3 合规风险

文件材料立卷归档不符合国家法律、法规和集团公司及公司内部规章制度的要求，造成经济或名誉损失。 3 职责权限 3.1 办公室

办公室是公司档案管理工作的主管职能部门，负责公司管理类、工程、科研、产品、设备类文件材料的整理立卷工作；负责声像资料的整理立卷工作。 3.2 基层部门

基层部门是公司档案管理工作的职能部门，根据公司要

求，设置兼职档案资料员，统一管理本部门文件材料并按时上交办公室。 4 流程描述 4.1 日常归卷

4.1.1各基层部门将处理完毕的文件材料及时送交办公室，

由办公室进行集中保管。

4.2 收集

4.2.1 办公室依据《文件材料归档范围及保管期限表》中的

类目名称，参照收发文登记簿及相关信息，检查核对归档的各种文件材料是否收集齐全。同时将形成的电子文件除密级外，及时挂接在电子档案管理平台上，不能及时挂接额文件材料要建立专用文件夹进行保存，并定期备份。

4.2.2 办公室认真核对每份文件的正件与附件、正本与定

稿、转发件与被转发件、请示与批复、报告与批示等成套材料，以及文件形成日期、签章等是否完整、准确。

4.2.3 办公室认真检查归档文件纸质有无破损、字迹是否耐

久、声像载体图像是否清晰、电子文件能否被识别，

发现问题，及时处理。

4.2.4 办公室应将无需归档的文件材料剔除，包括重份文

件、事务性通知、一般文件的历次修改稿，上级机关普发供参阅、不办的文件材料，单位内部互相抄送的文件以及不需履行公文的行文、一般性来信等。

4.3 分类整理

4.3.1 文件材料整理：按年度、问题、期限、密级等将各类

文件材料进行分类，将形成或针对不同年度的文件分开，涉及不同内容的文件分开，保管期限不同的文件分开，密级不同的文件分开。

4.3.2 工程、科研、产品及设备类等文件材料整理：按独立

完整的工程项目、科研课题、产品和设备分别加以系统整理。

4.4 立卷组合

4.4.1 办公室按照文件内容和形成规律将文件材料进行组

卷。组卷要力求问题相对集中，年代不混，保管期限相同，并注意与上年度分类组卷方法协调一致。

4.4.2 对管理类文件立卷，办公室要灵活运用问题（指文件

内容所反映的问题）、作者、时间、名称、通讯者、地区六个特征进行立卷，亦可以问题为主结合其他特征立卷。

4.4.3 对工程、科研、产品及设备类等专业性成套文件材料，

办公室应分别按项目、阶段等组卷。

4.4.4 对荣誉档案、声像档案，办公室按规定立卷。

4.5 卷内文件排列

立卷组合后，办公室按时间顺序或重要程度将卷内文件

进行排列，批复、请示在前，请示、报告在后；正文在前，附件在后；转发件在前，被转发件在后；正本在前，定稿在后；重要文件历次修改稿依次排在定稿后面；文字材料在前，图样在后。

4.6 送审检查

4.6.1 办公室将初步组成的案卷送交集团公司档案馆检查、

调整、纠正，以防止错漏，避免返工。

4.6.2 办公室对检查中发现的问题应及时予以纠正，确实无

法补救的应在卷内备考表中说明。

4.7 案卷编目

4.7.1 案卷送审检查无误后，办公室按照规定的式样要求填

写案卷封面。

4.7.2 办公室为案卷卷内文件编排卷内页号，填写卷内文件

目录。

4.7.2.1 对有文字内容的页张，办公室应统一采用阿拉伯数

字在每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。

4.7.2.2 对已装订成册的文件材料，如自成一卷的，办公室

不需重新编写页号，如与其他文件材料组成一卷的，将该册文件排列在其他文件材料之后，只在文件材料的首页编顺序号，其他页次不需要重新编写页号。

4.7.2.3 对声像资料，办公室在装具或在声像资料的背面逐

件编号。

4.7.3 办公室按照规定的式样要求填写卷内备考表。 4.8 案卷装订

4.8.1 办公室按要求对案卷进行装订。装订前，先去除卷内

文件上的金属物，采用三孔一线法装订，并应使卷内文件的文字完整无损和便于查阅，案卷底边和装订边要整齐，以免文件散失。

4.8.2 对于蓝图不装订，按297mm*210mm折叠，加盖档号章，

按要求进行保存。

4.9 移交档案

4.9.1 办公室按时间要求将案卷资料送交集团公司档案馆。

对工程、科研、产品及设备档案，可分阶段或竣工验收后归档。

4.9.2 档案交接。办公室与集团公司档案馆依据案卷移交目

录对照案卷内容，逐卷认真核对，发现问题及时予以处理，并在归档目录所附的案卷归档接收签证单上签字盖章。

4.9.3 工程、科研、产品及设备档案归档后，集团公司档案

馆开具档案合格证，计财科方可进行项目结算。

4.10 监督检查

根据归档案卷质量标准，集团公司办公室定期对公司

立卷归档工作进行监督检查。

5 制度目录

5.1 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定（国家档案

局第10号令）

5.2 交通文件材料立卷归档办法（交办法〔1992〕100号） 5.3 企业内部控制基本规范（财会〔2008〕7号） 5.4 档案数字化规程（试行）（港办〔2006〕3号） 5.5 烟台港集团有限公司档案管理办法（烟港〔2012〕110

号）

5.6 烟台港集团有限公司建设项目文件材料立卷归档办法

（烟港〔2012〕111号）

5.7 烟台港集团有限公司文件材料立卷归档办法（烟港

〔2013〕183号） 6 适用范围

6.1 本流程适用于公司及其基层部门。 6.2 本流程由公司办公室负责解释、完善。 7 流程图

局第10号令）

5.2 交通文件材料立卷归档办法（交办法〔1992〕100号） 5.3 企业内部控制基本规范（财会〔2008〕7号） 5.4 档案数字化规程（试行）（港办〔2006〕3号） 5.5 烟台港集团有限公司档案管理办法（烟港〔2012〕110

号）

5.6 烟台港集团有限公司建设项目文件材料立卷归档办法

（烟港〔2012〕111号）

5.7 烟台港集团有限公司文件材料立卷归档办法（烟港

〔2013〕183号） 6 适用范围

6.1 本流程适用于公司及其基层部门。 6.2 本流程由公司办公室负责解释、完善。 7 流程图

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