公文基本格式要求
更新时间:2023-09-28 14:24:01 阅读量: 综合文库 文档下载
公文基本格式要求
结合日常公文处理实际,提出一些基本要求,请认真研读执行。
一、公文写作
1.方向要正确。撰写公文必须要符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及本企业的制度、规定,并能客观、完整、准确地体现本单位、部门所要表达的意图。
2.主题要突出。起草公文要开门见山,简明准确,要合理安排正文结构,做到层次、条理清楚,要确保请示件一事一文,不可一文多事。
3.表达要深入。尤其请示件,一定要内容完整、有深度。例,对于涉及到经费方面的请示项目,在明确理由的同时,还应拿出依据,测算经费,并提出合理方案,或拟定几种方案,阐明利弊,供领导决策借鉴,从而增强文件的前瞻性和批办效果。
4.文题要对应。目前上报的请示中,文不对题的现象依然存在。例,某已开工工程需申请费用,标题却写“关于××工程的请示”。
5.用语要得体、规范。具体应注意以下几点: (1)文句严谨,周密、准确,不生歧义,没有漏洞、失当之处。
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(2)简明,精炼,去浮辞,忌冗长空泛。 (3)文理通顺,符合语法、逻辑规律。
(4)格调郑重、严肃、客观,不主观褒贬、肆意渲染,不矫操造作、虚构加工,体现公文的权威性。
(5)平实自然,通俗易懂,忌堆砌词藻,滥用辞格。 (6)要使用规范化公文书面词语,现重点例举以下几种常用词进行说明。
称谓词,第一人称用“我”、“本”,第二人称用“贵”、“你”,第三人称用“该”。
领叙词,一般有根据、依据、按照、遵照、接、顷接、近接。作为下文依据的词有悉、收悉、敬悉、欣悉、惊悉、恭悉、获悉、谨悉等。表示目的的词有“为”、“为了”。表示理由的词有“由于”、“因为”、“兹因”、“鉴于”。
承转词常用的有“据此”、“为此”、“故此”、“有鉴于此”、“基于上述”、“综上所述”、“由此可见”、“总之”、“总而言之”。
时态词不能用“明年”、“后年”等不准确的词,而应使用具体化的年、月、日。此外常用的时态词有兹、现、将、值此、时值、按时、准时、届时、在即、立即、当即、先期、逾期、片刻、曾经、暂、暂行等。
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结尾词,一般有此复、特此批复、特此函告、特此报告、 为盼、为要。还有致意性结尾词,如谢谢合作,谨致谢意,顺致诚挚问候等。
公文语言要符合发文机关职权、符合文体特点、符合行文关系,下行文要明确肯定,平行文、上行文要用语谦和,分寸适宜。
“请示”要求理由充分,必要性、可行性阐述清楚,在结尾处不能含糊,如“请领导考虑”、“上述意见不知妥否,请上级酌定”就含糊其词,而应当明确请求批示,例如,“妥否,请批示。”等就比较明确。
6.字句要正确。避免病句、错字、标点乱用等文字性错误,减少语句前后缺乏逻辑性、关联词使用不恰当、标题不准确、不确切等表达上的错误。
7.引文要准确。常见的错误有:引用某个相关文件名称时,公文文号臵前,标题臵后,或者引文文号中的六角号“??”用“[]”代替,正确格式应为“《标题》(文号)”;引用会议纪要内容时,专门强调某个领导提出某某事项,不符合行文规定。正确的表达应该是会议强调某某事项,不出现个人姓名;专业术语、计量单位和数字用法不符合相关规定等错误。
二、文种使用
公文种类主要有命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13
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种。
1.不能漏写文种。
例:“关于××的方案”、“关于××的办法”,为不完整正式公文,“方案”、“办法”不能作为文种,应为 “关于印发××方案的通知”。
2.不能自编文种,行文时必须在上述13个文种中选择适当的文种,避免出现“说明”、“建议”、“要求”等自编文种的现象。
3.正确选择文种。要依据发文机关的职权选择,上行文多采用“请示”或“报告”,必要时也可使用“意见”;平行文用“函”,指在同一系统内部平级单位之间或不相隶属的任何级别的单位之间;下行文使用的文种有“通知”、“通报”和“批复”等。
要注意几个易出错文种的正确使用:
“请示”和“报告”,“请示”需上级批复,而“报告”则是向上级汇报,不须批复。“请示”必须是一文一事。
“通知”和“通报”,“通知”具有执行性,主要用于批转下级机关行文,转发公文,印发本机关公文;通报具有教育性,如批评、表扬及情况通报等。
“决定”和“决议”, 这两个文种都属于下行文,具有决策性,但决议是党的机关文种之一,而且是会议通过的,在题注中要注明是哪次什么会议什么时间通过的。
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三、公文格式
规范的公文包括眉首,正文和版记三个部分。
1.眉首。一般包括公文份数序号、秘密等级与期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人6个部分。上行文必须要注明签发人姓名。
2.正文。一般包括公文标题、主送机关、正文及成文时间,有时还有附件。
(1)标题。准确简要地概括公文的主要内容,要文字简明。文种中已表达过的内容标题不再重复,如,不能说“关于申请××的请示”,“申请”二字是多余的。标题中除必要时使用书名号外,一般不用标点符号。要正确使用介词,要么用“关于”,要么用“对”,不能出现“关于对”。标题的排列要均称,不能将一个词拆分成两行。转发的公文,如通知的通知的通知,可省略中间层次,但在正文中须叙述完整。
(2)主送机关。“请示”不能多头主送。
(3)成文时间。成文时间以负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。 3.版记。版记部分包括主题词、印发机关、印刷份数和发文时间。
(1)主题词:主题词应主要选择名词、动名词和名词性词组,有些公文标注的主题词是将标题简单割裂,有的甚至出现介词“关于”、动词“调整”等等,对于揭示公文主
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