公文函的格式,字体要求

序号，项 目，位 置，距 离，字 体，字号，颜色，说 明

一、 眉 首 部 分

1

天头空白

在发文机关标识上方

上行文：37+80；

下行文：37+25。

[见后面的说明2]

2

公文份数序号

000025

在版心（文件名称）第1行

的左上角，左顶格

阿拉伯数码

计算机默认

3号

黑色

一般由6位数组成

3

密级和

保密期限

绝 密★30

在版心（文件名称）第1行

的右上角，右顶格

两字间空1字

黑 体

3号

黑色

密级与保密期限之间用“★”隔开。“秘密、机密、绝密”

4

紧急程度

（急件、特急）

急 件！

在紧挨密级之下的第2行

的右上角，右顶格

两字间空1字

黑 体

3号

黑色

顶格标识在版心右上角第2行

5

发文机关标识

XX局文件

在页边距之下，居中

上行文37+80；

下行文37+25

小标宋体

≤22*15

高*宽

红色

机关全称或规范简称

加上“文件”二字组成

6

发文字号

国发[2010]5号

在发文机关标识之下，居中（上行文居左且前空一字）

在发文机关标识下，下空2行

仿宋体

3号

黑色

由发文机关代字、标于[]内的

年份、序号组成。年份标全称。序号不虚位，不加“第”

7

签 发 人

需标识时，平行于发文字号

右侧

仿宋体

3号

黑色

此上行文需要，此时发文字号

居左，前空1字。

8

签发人姓名

张 强

在“签发人”的冒号后

右空一字

楷体字

3号

黑色

有多个签发人的情况具体见后

9

红色反线

━━━━

在发文字号之下

与发文字号相距4㎜

0.1

红色

与版心等宽（156㎜）

二、 主 体 部 分

10

标 题

关于xxx的通知

在红色反线之下

红色反线下空2行

小标宋体

2号

黑色

可一行或多行，居中，

回行词意完整、对称

11

主送机关

粮食局，财政局

在标题下，左顶格

标题下空1行

仿宋体

3号

黑色

最后一个单位后标全角冒号，单位过多放主题词之下，抄送之上

12

正 文

在主送机关之下

仿宋体

3号

黑色

自然段左空2字，回行顶格，

数字、年份不能回行。

13

正文中的

大标题

高度重视安全教育

在正文中

用小标宋体或黑体

3号

黑色

正文中独立出现第一层大标题时，为了与正文有所区别，标题变字体

14

附 件

附件：1.xxx

2.xxx

在正文下空1行，

左空2字

仿宋体

3号

黑色

仿宋体标识“附件”，后全角

冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码。附件名称后不加标点符号。

备 注

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。

如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第一行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。

15

成文时间

二Οxx年一月五日

在正文之下

与正文之间空3行，在第四行标识成文时间

仿宋体

3号

黑色

用汉字将年、月、日标全；

“零”写为“Ο”。

备 注

1、单一发文：成文日期右空4字；

2、联合行文需要加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；

3、联合行文需要加盖3个以上印章，在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

16

生效标识

具体见后面的专项说明

单一行文或两个单位联合行文时加盖在成文时间上

印章

红色

发文机关印章或签署人姓名

17

特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的

方法解决

18

附 注

居左空2字

在成文日期下

在成文日期下1行

仿宋体

3号

黑色

加圆括号标识

三、 版 记 部 分

19

主

题

词

主题词

居左顶格标识

仿宋体

3号

黑色

“主题词”后标“；”用全角。

词 目

培训 农民 培训

在“主题词：”的后面

小标宋体字

3号

黑色

词目之间空1字。

20

主送机关

xxx：

在：“主题词：”之下

仿宋体

3号

黑色

如主送机关移至主题词下，标识方法同抄送机关

21

抄送机关

Xx，yy，zz。

在“主题词：”下行

或“主送机关下行”

仿宋体

3号

黑色

左右各空1字，“：”用全角；

抄送机关之间用逗号隔开；

回行时与冒号后的抄送机关

对齐，最后标句号。

22

印发机关

和日期

Qqq局办公厅

2008年1月6日印发

在抄送机关之下，（无抄送机关时）占一行；

两者在同一行上。

仿宋体

3号

黑色

1、印发机关左空1字，印发时间右空1字。

2、印发日期以公文交付的日期为准，用阿拉伯数码标识。

3、是以领导人签发日期为准。

4、经会议批准的文件，以会议通过的日期为准。

5、电报以发出日期为准。

6、几个机关联合发文的，按最后一个领导人签发的日期为准。7、成文日期使用公元纪年，用汉字书写。

8、成文日期是文件生效和查阅的重要依据，要求准确、完备、具体，不能忽视。

23

版记中的反线

在各要素之下加一条

黑色

宽度同版心（156㎜）（高0.01）

24

版记的位置

应置于公文最后一面

版记的最后一个要素置于最后一行

四、 其 他 项 目

25

页 码

置于版心下边缘之下一行。

数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。

“—”线为4号

黑色

1、用4号半角白体阿拉伯数码标识。

2、单页码居右空1字，双页码居左空1字。

3、空白页和空白页以后的页不标识页码

26

页边距

与版心尺寸

公文用纸天头（上白边）为：37mm±1mm 公文用纸订口（左白边）为：28 mm±1mm [下白边35 mm±1mm，右白边26 mm±1mm]；

版心尺寸为：156 mm×225mm（不含页码）。

27

正文行数

与字数

排版规格每页：28字/行*22字。 [见后面的说明2]

28

冒号的

使用范围

“签发人”后、主送机关后、主题词后、抄送机关后等地方的冒号“：”用全角，大小与所随前面的文字字号相同。

正文中的随正文内容

29

制版要求

1、双面印刷；页码套正，两面误差不得超过2mm。

2、黑色油墨应达到色谱所标BL100%，红色油墨应达到色谱所标Y80%，M80%。

3、印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

30

装订要求

1、公文应左侧装订，不掉页。

2、包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。

3、两页页码之间误差不超过4mm。

4、骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm。

5、平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉、钉脚平伏牢固；后脊不可散页明订。

6、裁切成品尺寸误差±1mm，四角成90°，无毛茬或缺损

31

联合行文时的要求

1、联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布。

2、如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。

32

行文分类

1、上行文包括：请示、报告等；

2、平行文包括：函、通知、议案等；

3、下行文包括：命令、决定、公告、通告、通报、通知、批复等。

33

生效标识（印章）的专项说明

1、印章是发文机关表示对公文负责并标志公文生效的凭证。它包括发文机关印章或签署人姓名。

公文生效标识有以下两种情况：一种是单一发文机关如何标识公文生效标识，另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

2、公文除会议纪要外，都应加盖印章。

3、联合上由主办单位加盖印章。

4、联合下发的公文，联合发文机关都应加盖在成文日期处，上边沿不压正文，下边沿骑年盖月。

5、会议通过的“决定”，日期可注于标题之下，印章可盖在正文末尾发文机关处。

6、单一发文印章：

6-1单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。

6-2成文日期右空4字。

6-3加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。

6-4当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。

6-5当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。

7、联合行文印章：

7-1是两个单位联合行文时：

7-1-1联合行文当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字。

7-1-2主办机关印章在前。

7-1-3两个印章均压成文日期，印章用红色。

7-1-4只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

7-1-5两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

7-2当联合行文是三个及以上单位时：

7-2-1当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。

7-2-2主办机关印章在前。

7-2-3每排最多排3个印章，两端不得超出版心。

7-2-4最后一排如余一个或两个印章，均居中排布。

7-2-5印章之间互不相交或相切。

7-2-6在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

34

公文用纸尺寸

公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm╳297mm,尺寸的允许偏差见GB/T148。

35

有多个签发人时的情况

1、如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。

2、放不下时下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm。

36

公文中的表格

1、公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

2、公文如需附A3纸型表格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四(可放分送，不放页码)应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页(封四)上。

37

特殊情况说明

当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

38

附 注

公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。

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