档案信息化建设情况调查问卷档案馆

广东省高校档案馆信息化建设情况调查问卷

档案馆概况： 学校名称：________________________ 档案馆（室）总人数：______________人 年龄结构：30岁以下 _________ 人 、30-40岁 ________ 人 、40以上 ________ 人 性别比例：男 _________ 人 、女 _________ 人 专业技术职称：正高 ______ 人、副高 _______ 人、中级 _____ 人、初级 ______ 人 学历：博士_________ 人、硕士_________ 人、本科_________ 人、大专_________ 人 专业结构：档案学______ 人、计算机_______ 人、新闻______ 人、美术_____ 人、其他______人 馆藏档案总量：__________件____________卷 问卷填写日期：______________ 问卷填写人：_______________ 档案馆（室）联系电话：________________

第一部分 档案信息化建设

1． 档案信息化是否得到校领导重视 □非常重视并解决了实际问题。 □重视，了解了实际问题。 □完全不重视。 2． 是否制定了信息化工作计划

□制定了信息化工作计划并纳入学校发展规划和本单位年度计划。 □仅仅初步制定了信息化发展规划。 □没有制定信息化发展规划。 3． 是否获得了档案信息化专项资金，数量：

□是，20万及以上。 □是，10万到20万之间（含10万）。 □是，5万到10万之间（含5万）。 □是，5万以下。 □否，没有获得任何资金。 4． 档案信息化规章制度、标准体系及安全规范

□ 制定了全面完整的适合本档案馆（室）的信息化规章制度、标准体系及安全规范。 □ 初步制定了信息化相关的规章和标准，但并不全面。 □ 没有任何与信息化相关的规章和标准。

第二部分基础设施与信息网络建设

5． 档案馆（室）是否配备了充足计算机

□ 配备了与人员数量相当或超出人员数量的计算机，且性能佳，满足档案信息化工作。 □ 配备了计算机但数量少于人员数或者性能较差，不足以满足档案信息化工作。 □ 没有配备计算机或计算机性能非常差。 6． 请您列出您单位的管理设备（可多选，并请填写具体数量。） □ 打印机，数量：________________ □ 复印机，数量：________________ □ 扫描仪，数量：________________ □ 数码照相机，数量：________________ □ 移动硬盘，数量：________________ □ 刻录机，数量：________________ □ 投影仪，数量：________________

□ 其他设备，数量：____________________________________________________

7． 档案馆内部局域网建立状况

□ 建立了内部的局域网，内部信息资源流转畅通，且能够与外部的校园网连通。 □ 仅仅建立内部局域网，但不能与外部网络连通。 □ 内部没有建立任何网络，但可以连通互联网。 8． 档案馆（室）门户网站（页）

□ 建立了专门性档案馆门户网站，且可与学校其他部门网站连通。

□ 没有建立专门的档案馆门户网站，但学校门户网站包含档案馆相关内容。 □ 没有建立任何与档案馆相关的网站。 9． 如果建立了面向社会服务师生的专门性门户网站，请问答一下问题：

门户网站的网址是：___________________________________________________ 最近一年的月均访问量为____________人次。 10． 网站提供哪些服务（可多选） （1）档案馆信息发布服务： □ 最新工作动态或新闻通告 □ 编研成果与学术研究进展 □ 相关法律法规 □ 业务指导

（2）档案馆信息检索利用服务： □ 公开档案目录查询 □ 馆藏档案信息资源查询（指用户通过查询，可直观了解到该馆具有哪些信息资源，即馆藏概貌。） □ 学生学籍查询 □ 硕博士论文查询 （3）档案馆宣传服务：

□ 网上档案宣传栏目，包括档案馆简介、馆藏档案、档案馆领导介绍、历史沿革、办公联系等。 □ 相关档案服务利用指南和档案工作问题解答。

□ 爱国主义教育基地，包括有校史博物或名人风采等等。 □ 业务服务指南，包括有档案查阅业务、办事指南等。

（4）其他服务：（例如，友情链接，公众反馈等等，请列出除上述类目外其他各服务详情） _________________________________________________________________ _________________________________________________________________

第三部分 档案信息资源管理

11． 是否配备专业的档案管理软件

□ 配备了专业的档案管理软件，并能运用它有效地管理学校各单位形成的档案。 □ 配备了专业的档案管理软件，仅能提供简单的查询和检索。 □ 没有配备任何档案管理软件。

12． 如果配备了档案管理软件，请回答以下问题：

（1）档案管理软件名称：_________________________________________ □网络版 □B/S结构 □C/S结构 □单机版 （2）对现在使用的档案管理软件的评价

□非常满意 □满意 □一般 □不满意 □非常不满意 □其他__________________________________________ （3）档案目录录入和检索查询状况

□ 各单位形成的档案目录100%录入档案管理系统，并能够有效地对馆藏档案条目进行管理、查询、利用。

□ 档案目录部分录入或者正在录入档案管理系统，仅能提供简单的查询。 □ 未有录入或者准备录入档案管理系统。 （4）2006年后的文书档案全文检索状况

□ 实现全文检索和利用，且实现与纸质档案管理配套的双套制管理。

□ 部分实现全文检索。 □ 未能实现全文检索。

（5）除档案信息资源外，相关知识信息录入状况

□ 与档案工作相关的图书、情报、资料等知识信息全文数字化。

□ 与档案工作相关的图书、情报、资料等知识信息的检索查询方式进行了数字化。 □ 未开展任何知识信息数字化工作。 13． 档案系统中是否具有多媒体数据库

□ 具有各种类型的多媒体数据库，包括声像照片等等，且可以用系统查看和调阅。 □ 具有一些多媒体数据，但种类不多或者不能用档案管理系统查看和调阅。 □ 没有任何多媒体数据。

14． 各类别纸制档案数字化统计（如果有通过扫描、拍照上传等形式数字化纸质档案，请问答以下问题：）

□ 各类别纸制档案数字化总量，件数：___________总页数：______________ 数据形式 □图片□文本，图片格式：____________________________ 图片分辨率 □75-100 □100-200 □200-300 其他：________________ □ 文书档案数字化量，件数：___________总页数：______________ □ 教学档案数字化量，件数：___________总页数：______________ □ 财会类档案数字化量，件数：___________总页数：______________

□ 基建设备类档案数字化量，件数：___________总页数：______________ □ 其他专门档案数字化量，件数：___________总页数：______________ □ 纸质档案全部未有数字化。

15． 数字化档案信息可提供利用情况： □ 互联网服务 □ 校内网服务

□ 档案馆（室）内部服务

第四部分 应用系统及集成技术

16． 目前为止，共接受本校________个单位的_______________份电子文件，其中_____________份为已公开电子公文，占总接收数量百分比：_______ % 17． 接收方式为：（可多选）

□校内网集成系统传递 □电子邮件传递 □磁盘传递 □其他_____________ 18． 存储方式为：（可多选）

□磁盘 □光盘 □磁带 □磁盘阵列 □其他 _______ 19． （电子）文件移交到校档案馆（室）的周期

□一个月 □ 一季度 □一学期 □一学年 □其他 _______ 20． 学校有OA系统的，请回答以下问题： （1）学校OA系统是否包含档案管理模块

□ 具有档案管理模块，能够满足归档管理要求。 □ 不具有归档管理模块。 □ 学校没有OA系统。

（2）电子文件通过学校OA系统归档状况

□ 应归档文件100%归档，且能有效捕获文件完整的元数据和背景信息。 □ 应归档文件100%归档，但文件的元数据和背景信息不完整。 □ 应归档的文件不能100%归档。

（3）已归档文件通过学校OA系统流转状况 □ 能在学校OA系统中流转畅顺，且档案馆能有效控制流转状态（即可对归档文件查询和利用授权管理）。

□ 能在学校OA系统中流转畅顺，但档案馆无法获悉流转详情。

□ 无法在学校OA系统中流转，仅能在档案馆内部查阅。

21． 学校除OA系统外还有其他业务系统的，请回答以下问题： （1）学校各系统集成状况

□ 档案馆系统能与学校各系统有效集成和共享信息，档案馆能够前端控制和全程管理各系统间流转的文件，并记录流转状态。

□ 档案馆系统仅能与学校某些系统连接。 □ 学校各系统都处于分散的各自为政的状态。 （2）各种业务系统产生文件的移交状况

□ 应归档的文件（包括元数据和背景信息）能及时归档。 □ 仅有部分业务系统产生的文件信息导入到档案馆的系统中。

□ 档案馆系统中不包含各系统产生的文件信息，仍然分散在各种业务系统中。 （3）已归档的电子文件在各部门系统间的调阅状况

□ 已归档电子文件能够被学校各部门的业务系统调阅查看，方便各部门人员工作需求，且档案馆能有效控制和查看电子文件的状态信息。

□ 已归档电子文件能够被学校各部门的业务系统调阅查看，但档案馆不能获悉任何电子文件的状态信息。

□ 各部门已归档的电子文件无法在其他的业务系统中调阅查看，仅能在学校的档案系统中查看。 22． 学校没有OA系统及其他业务系统的，请回答以下问题： （1）各类电子文件如何收集归档 □ 单位产生的电子文件包括元数据、背景和内容信息都通过脱机拷贝或者网络传输方式传递给档案馆。

□ 仅将单位产生的电子文件内容信息通过脱机拷贝或者网络传输方式传递给档案馆。 □ 没有收集。

（2）已归档的电子文件，各单位如何调阅 □ 脱机拷贝或者网络传输方式传递。 □ 在档案馆内部计算机内查询和打印。 □ 不能查阅。

如不能回答上述问题的，请予以说明：_____________________________________________ _______________________________________________________________________________

第五部分 档案信息化安全保障和人才建设

23． 采取了哪些数据安全保障措施 （可多选） □物理隔离 □身份识别 □权限控制 □密钥管理 □防火墙 □数据备份 □数据恢复 □其他 24． 是否建立相关规章来保障电子文件安全移交 □是 □否

25． 是否有专人维护网站安全 □是 □否

26． 是否有专人保障应用系统的安全 □是 □否

27． 是否有专人维护数据库安全，并做好脱机和在线备份 □是 □否

28． 是否有专门机构（办公室）负责信息化工作 □是 □否

29． 从事信息化工作人数：__________人 30． 每年档案工作人员参加相关信息化培训：__________ 人次，平均每年每人参加培训的专题数量：__________个，学时：__________小时。

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