办公室实务复习题

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一、单选题

A

1、按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45cm—120cm应该是（A）A、个人区 B

1、办公室，顾名思议，是办公的场所。下列诸项中（A）应不属于办公室范畴。A、医疗室 2、办公室布置要注意（D）D、各种沟通、保密

3、办公室，顾各思议，是办公的场所。下列诸项中（B）应不属于办公室范畴。B、实验室 4、办公室人员在社交活动中应选择下列哪项合适的话题。（A）A、有共同利益的话题 C

1、传真机最好用来传送以下（A）A、一般的图纸 D

1、电话是现代社会中不可或缺的通讯工具，文秘人员在打业务电话时不应该（D）D、在工作时间同久未打电话来的朋友闲聊

2、电子文件归档要做到真实完整，达到档案的功能价值。归档的电子文件应该按“件”进行管理，下列项目中，以“件”为单位。（A）A、多份电子文件

3、对新情况，新问题，无章可循时，上司又没有时确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理，这是采用的（C）C、变通 J

1、接受忠告的反应应该是（D）D、切勿感情用事 Q 1、请示是文员工作上有疑难，无法处理时，向上司请求指示，或无权处理时，向上司请求批准。下面请示中（C）是不当的。C、越级请示 S

1、上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）A、通知上司家人把衣服送达 2、上司决定参加某个会议时，文员不应该（D）D、只在便笺上写好会议名称 W

1、文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的（B）B、较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方

2、为了能保证质量，有效地工作，文员应有一定的工作指导思想，应围绕着（A）这样一个滚动过程。A、计划—实施—检查

3、为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进（A）A、工作人员工作尽可能专门化、单一化

4、文员进行会议时计划和准备时，不应该做的是（C）C、会议场所的选择，要根据会议时间长短、花费多少作决定

5、文员工作过程中，以下合作方法哪一项是不适宜的。（B）B、应该有自己的个性，尽可能表现的与众不同 6、文员在收取邮件时，不正确的做法是（D）D、为提高办事效率，应带着邮件去办理其他事情

7、文员在为上司筛选电话时，以下做法不正确的是（B）B、了解单位每个人的工作和职务，提醒正要接听和转接电话的人，说明情况及转接理由

8、文员在处理信访工作时，由收信人（单位）复信的情况是以下哪一种（A）A、初次写信，或有过激言行的 X

1、下列接受名片时唯一正确的做法是（A）A、接受名片时要用双手 Y

1、以下关于说话的要领中，哪一项不适宜（B）B、由过程先说

2、以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。（C）C、圆桌型

3、以下关于办公室职能的说法，哪一种是正确的（C）C、办公室管理具有集中性和整体性 4、邮件的寄发不要考虑以下哪项因素（D）D、爱好 5、以下餐巾的使用方法正确的是（B）B、用来擦嘴唇 Z

1、在使用复印机的过程中，以下哪些内容是不恰当的（A）A、接通电源可立即复印操作

2、在会议开始前和进行过程中，文员的以下哪项活动是不恰当的（C）C、作会议记录时离开会议室接听电话 3、在会务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用（D）D、“台安”“钧安” 4、值班人员不该做以下哪类事情（A）A、签发文件

二、判断题

B

1、办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是“样样事必躬亲”。（错） 2、办公室桌、椅，特别是客人的椅子应放在直对光源的地方。（错） 3、办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。（对） D

1、大办公室一般隔成3—4平方米的个人工作室，隔板高约1.5米。（对）

2、当上司要求文员协助私人事务时，就把它当作是上司利用文员下属同事关系来协助他解决私人事务。（对） 3、档案是指使用过的，文件中所指事情已经办理完毕，具有保存价值的文书。（错）

4、电子文件归档的做法是，将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次操作，然后将其存放在磁、光介质上。（对）

5、代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出度人数。（对） G

1、感谢信、祝贺信或吊唁信最好不用传真机发送。（对） J

1、假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知废弃，以免干扰其他事情。（错） 2、介绍信的正本和存根必须一致，同时可以出具空白的介绍信。（错） K

1、口头语言视时间、场合、对角的不同而有所不同，对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗。（对） L

1、两个电话同时响时，文员要同时对两个电话讲话。（错）

2、列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密。（对） M

1、没有两位办公室文员一天的工作内容是完全相同的，但像核对人员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。（对） N

1、女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二后，后背离椅背有一个拳头大小距离。（对） Q

1、请示与报告可以合并使用，如“关于XXXX问题的请示报告”。（错） R

1、如果需要与来访者确定会面时间，应先争求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。（错）

2、如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。（对）

3、如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。（对）

4、如果文员要找的人是一位比上司地位讥的人或尊长，你跟对方的文员说完之后就应该叫上司接过电话，告诉上司要找的人马上就会来听电话，让上司直接与对方通话。（对） S

1、受意是领导接纳文员的意见和建议。（错）

2、上下级之间握手，下级先伸手后，上级才能相握。（错） W

1、文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。（对） 2、文员对支票管理要谨慎，支标簿与印章应该一同锁入抽屉。（错）

3、文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。（对）

4、文秘人员对上司支标往来管理要谨慎小心、支票簿与印章应该一起收藏，以避免被盗用冒领。（错） 5、文员对于在值班期间发生的重要情况，可以等交接班后再报告上司。（错） 6、文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档”，有归档范围和要求，但没有期限。（错） X

1、小办公室的配置，打字、复印间应离上司办公室稍远一些。（对） Y

1、英、美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。（错） Z

1、在西方，无论什么时候也不应该在街上去吻女性的手表示敬意。（对）

三、简答题

1、简要说明会议纪要有什么作用？有哪两种形式？

答：会议纪要的作用：会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用，可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。 会议纪要有两种形式分别为：1）议决性会议纪要。2）周知性会议纪要。 2、简要说明文秘人员随上司旅行结束后，要做好哪些工作。

答：文秘人员在旅行结束后，要做好以下工作：1）整理好旅行过程中所有的单据、凭证，送上司审阅、签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。2）回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报。如果是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完成的工作。4）对在出差时结识的有关人士、单位等的情况做好记录，以便将来有用。5）对在旅行过程中给予帮助和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。 3、文员处于社交场合时，引出的话题哪些是属于合适的？哪些是不合适的？

答：合适的话题有以下内容：1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题。2）一般人喜闻乐见的话题。3）显示地方或民族色彩的话题。4）比较高雅的话题。5）积极、健康的生活体验的话题。6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不合适的话题有以下内容：1）应当忌讳的话题。2）令人不快的话题。3）过于敏感的话题。4）自己不甚熟悉的话题。5）夸耀自己的话题。6）庸俗的、色情的话题。7）不宜谈论的保密的话题。

4、文员利用提示系统提醒上司的工作，有哪些提示系统？具体做法是怎样的？

答：有电子提示系统和人工提示系统两种。 具体做法：电子提示系统做法：根据文秘人员下达的指令，电脑会显示出日程表、报警系统、一周计划以及其他提示事项。文秘人员应该随着情况的变化不断编排和修改输入的信息，修改后的日程表、计划表和提示符号将出现在电脑屏幕上。人工提示系统的做法：1）设置基本办公日程表。2）固定活动日期一览表。3）使用提示性备忘录。4）准备约会表。5）准备特殊提示卡。6）准备交往提示文件。

5、简要说明提高会议效率的一些基本做法。

答：1）遵循法律法规。2）合理确定会议目标。3）确定必要的与会者。4）减少会议数量。5）缩小会议规模。6）简化会议程序。7）缩短会议时间。8）控制会议经费。9）分析会议成本。

6、文员在处理上司指派的工作时，首先要仔细制定计划，简要说明制定计划时，应该注意的几个要点。

答：1）充分了解即将开始的工作内容。2）思考以什么方法进行效率会更佳。3）上司分派两项以上工作时，必须为工作排定优先顺序。4）一般性阐述。

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