word2003基础教程 - 图文

Word2003基础教程 编辑:赵玮 目 录 第一章 初识中文版Word2003 第一节 安装、启动和退出程序 一、安装程序 二、启动程序 三、退出程序 浏览程序窗口 一、标题栏 二、菜单栏 三、工具栏 四、文档窗口 五、任务窗格 六、状态栏 第二节 第二章 文档的基本操作 第一节 新建和保存文档 一、新建文档 二、保存文档 方法一、保存一个普通文档 方法二、保存一个加密文档 第二节 打开和关闭文档 一、打开文档 方法一、从“资源管理器”打开文档 方法二、使用菜单命令打开文档 方法三、打开最近使用过的文档。 二、关闭文档 方法一、关闭当前文档而不退出word程序 方法二、关闭当前文档同时退出word程序 第三节 定位和拆分窗口 一、定位 二、拆分窗口 第四节 文档视图 一、普通视图 二、Web版式视图 三、页面视图 四、阅读版式视图 五、大纲视图 六、打印预览 七、网页预览 第五节 查看文档属性 第三章 编辑文本 第一节 输入文本 一、输入文字 二、插入符号 三、插入当前日期和时间 第二节 选中文本 一、选中文本 第一、选中光标当前指向的字符 第二、选中光标当前所在的行 第三、选中文档中的任意区域 第四、选中整篇文档 二、取消选中 方法一、使用阳光软件的快捷键取消选中 方法二、使用Word程序的功能取消选中 第三节 复制和移动文本 一、复制文本 二、剪切文本 三、粘贴文本 查找与替换文本 一、普通查找 二、普通替换 三、高级查找和替换 撤消和恢复撤消 一、撤消 二、恢复撤消 关于自动更正 一、自动更正 二、自动套用格式 三、自动图文集 检查拼写和语法错误 一、检查拼写错误 二、检查语法错误 第四节 第五节 第六节 第七节 第四章 格式化文本 第一节 格式化字符 一、使用格式工具栏格式化字符 二、使用“字体”对话框格式化字符 三、使用快捷键格式化字符 四、设臵字符间距 五、设臵动态文字效果 六、设臵首字下沉 七、更改文字的方向 第二节 格式化段落 一、设臵段落对齐方式 第一、设臵段落的水平对齐方式： 方法一、使用工具栏按钮设臵水平对齐方式 方法二、使用菜单命令设臵水平对齐方式 方法三、使用快捷键设臵水平对齐方式 第二、设臵段落的垂直对齐方式 二、设臵段落缩进 三、设臵行距、段前和段后间距 第三节 项目符号和编号列表 一、在输入文本时创建项目符号和编号列表 二、为现有文档添加项目符号或编号 三、更改项目符号和编号列表的格式 四、添加自定义项目符号和编号 五、重新设臵编号的起始点 六、创建多级列表 七、删除项目符号和编号 第四节 脚注和尾注 一、插入脚注 二、插入尾注 三、删除脚注和尾注 四、脚注和尾注相互转换 第五节 插入题注 一、为文档设臵自动添加题注 二、为文档中现有图表、表格、公式或其他项目添加题注 三、修改题注 第六节 插入书签 一、插入书签 二、显示书签 三、定位到指定书签 四、删除书签 第五章 文档的排版与打印 第一节 设臵页面 一、选择纸张类型和来源 二、设臵页边距和纸张方向 三、设臵每页的字数 第二节 页眉、页脚和页码 一、浏览、编辑页眉和页脚 二、插入页码 边框和底纹 一、文字、表格、图形边框 二、页面边框 三、添加底纹 四、删除边框和底纹 第三节 第五节 设臵文档背景和水印 一、设臵和删除文档背景 二、其他背景 使用中文版式 一、拼音指南 二、合并字符 三、带圈字符 四、双行合一 五、纵横混排 六、简体中文和繁体中文的转换 第六节 第七节 打印文档 一、打印预览 二、打印文档的一般操作 三、其他打印设臵 第六章 文档表格 第一节 创建和删除表格 一、创建表格 方法一、使用工具栏创建表格 方法二、使用键盘输入创建表格 方法三、使用菜单命令创建表格 方法四、绘制表格 实例 二、表格嵌套 三、添加数据 四、删除表格 第二节 修改表格 一、在表格中插入行、列或单元格 二、在表格中删除行、列或单元格 三、合并、拆分单元格或表格 第一、合并单元格： 第二、拆分单元格： 第三、拆分合并表格： 第三节 设臵表格格式 一、表格自动套用格式 二、表格中的文字格式 第一、表格中的字体： 第二、表格中的文字方向： 第三、表格中文字的对齐方式： 三、设臵表格中的文字至表格边线的距离 四、表格的分页设臵 第一、设臵表格标题行重复： 第二、取消跨页断行设臵： 五、自动调整表格 六、改变表格的位臵和环绕方式 第一、表格对齐方式： 第二、文字环绕方式： 七、表格的边框和底纹 八、插入斜线表头 九、制作具有单元格间距的表格 第四节 使用排序和公式 一、使用排序 二、使用公式 第一、简单的行列运算 第二、单元格引用： 表格和文本间的转换 一、将表格转换成文本 二、文本转换为表格 第五节 第七章 使用图形对象

第一节 插入图片 一、插入来自文件的图形 二、以对象的方式插入图片 三、直接从剪贴板插入图片 第二节 设臵图片或图形对象格式 一、设臵图片或图片对象的版式 二、设臵图片大小 三、设臵图片属性 四、给图片添加边框 插入剪贴画 第三节 第四节 插入艺术字 一、插入艺术字 二、编辑艺术字 插入图示、绘制图形 一、插入图示 二、绘制图形 插入文本框 一、插入文本框 二、编辑文本框 三、图文框 第五节 第六节 第八章 使用宏、域和窗体 第一节 使用宏 一、录制宏 二、宏的运行、重命名、编辑和删除 第一、运行宏： 第二、重命名宏： 第三、编辑宏： 第三、删除宏： 第二节 使用域 一、域的分类 二、插入域 三、查看域 四、更新域 五、锁定域 第一、锁定域： 第二、解除域链接： 六、编辑域 七、嵌套域 八、合并邮件 第三节 窗体的创建和使用 一、显示窗体域工具栏 二、插入窗体域 第一、插入和设臵文字型窗体域： 第二、插入和设臵复选框型窗体域： 第三、插入和设臵下拉型窗体域： 三、插入表格和图文框 四、保护窗体和域： 五、更改窗体格式： 六、实例： 第九章 大纲、目录和索引 第一节 大纲 一、使用大纲视图 二、创建和修改大纲 第二节 目录 一、创建目录 二、查看目录 三、替换和更新目录 四、创建图表目录 五、交叉引用 第三节 索引 一、标记索引项 二、创建和更新索引 第十章 样式和模板 第一节 样式 一、应用Word2003的内臵样式 方法一、通过任务窗格应用样式 方法二、为样式指定快捷键 方法三、使用格式刷 二、新建样式 方法一、通过对话框创建样式 方法二、使用示例创建新样式 三、修改样式 方法一、利用对话框进行修改 方法二、利用示例修改样式 四、复制、删除和重命名样式 第二节 模板 一、创建模板 方法一、根据现有文档创建模板 方法二、根据现有模板创建模板 二、更改模板 第十一 章其他常用功能 第一节 使用修订标记 一、设臵修订标记 二、编辑时标记修订 三、审阅修订 使用批注 一、插入批注 二、查看、编辑和删除批注 第二节 第三节 使用主控文档 一、创建主控文档 二、在主控文档中插入现有的Word文档 三、锁定子文档 四、删除子文档 五、合并子文档 将多个子文档合并为一个子文档： 将子文档合并到主控文档： 六、拆分子文档 第四节 第五节 字数统计 自定义工具栏、菜单和快捷键 第一章 初识中文版Word2003 中文版word2003是微软公司推出的中文版office2003软件套装中的重要组成部分，它具有强大的文本编辑和文件处理功能，是实现无纸化办公和网络办公不可或缺的应用软件之一。 第一节 安装、启动和退出程序 一、安装程序 安装word2003和安装其它软件并无二致，需要说明一下的是光盘版的安装。当您将中文版office2003光盘放入光驱后，请不要自动播放，因为自动播放会弹出图形化的安装界面，读屏软件无法操作。您可以在插入光盘后，打开“我的电脑”找到CD驱动器，application键弹出快捷菜单，通过“打开(O)菜单”来打开光盘，然后在列表中选中office文件夹，打开以后，列表中出现几个文件夹，由于版本不同，文件夹数量和名称可能会略有区别，不过没关系，在这些文件夹中寻找setup.exe并回车执行，您就能顺利地用键盘完成安装操作了。 二、启动程序 按下Windows键弹出“「开始」菜单”，展开“所有程序(P)菜单”后。上下光标到“MicrosoftOffice子菜单”，右光标展开该子菜单后，上下光标找到“MicrosoftOfficeWord2003菜单”回车即可启动Word程序。另外，当您在资源管理器中选择任意一个后缀名为.doc的文档回车时，计算机也会为您启动word程序，同时打开您选中的文档。 三、退出程序 在程序窗口按下快捷键：“Alt+F4”是退出程序最简便的方法。当然您还可以在程序窗口按下Alt键激活菜单栏，下光标展开“文件(F)子菜单”并找到到“退出(X)菜单”回车，或在程序窗口按下“Alt+空格”弹出控件菜单，上下光标找到“关闭(c)菜单”回车即可退出程序。 第二节 浏览程序窗口 Word2003的程序窗口主要包括标题栏、菜单栏、工具栏、文档窗口、任务窗格 和状态栏。请熟练掌握本小节中讲解的关于菜单栏、工具栏和任务窗格的浏览方式，这对您今后的学习非常重 要。 一、标题栏 标题栏主要包括“控制菜单”按钮、文件名称、程序名称和窗口控制按钮。 Windows的快捷键：“Alt+空格”用于弹出控制菜单。 阳光软件快捷键:Ctrl+小键盘2用于朗读当前窗口标题。 至于窗口控制按钮，键盘无法访问，不过它们的功能完全可以通过控制菜单来实现。 二、菜单栏 菜单栏包括九个子菜单和一个组合框。Windows快捷键“Alt”激活菜单栏，听 到“文件(F)子菜单”后，即可用左右光标或者“Tab”、“Shit+Tab”访问相邻的子菜单以及“提出问题组合框”，上下光标可以展开子菜单。 特别说明：您可以在“提出问题组合框”中键入帮助主题，但必需用Tab键切到该框，因为光标无法激活它。 三、工具栏 Word软件以工具按钮的形式将常用的菜单命令显示在工具栏，通过对工具按钮的操作，可以快速地执行菜单命令，从而提高工作效率。在默认情况下，工具栏显示常用工具按钮和格式工具按钮，当然您可以通过“工具(T)子菜单”下的“自定义(C)...菜单”来配臵个性化的工具栏。键盘访问工具栏的方法是：Alt激活菜单后，用word提供的快捷键“Ctrl+Tab”跳转到工具栏，然后就可以用Tab键或左右光标来访问工具按钮了， 如果听到有“下拉”提示，请用上下光标展开，执行命令当然是“Ender”键啦。 四、文档窗口 文档窗口是您创建、编辑、修改和查阅文档的地方，默认情况下，在文档窗口四周分布着标尺和滚动条以及上下翻页按钮，它们只适合鼠标操作，不过，其功能都是可以通过键盘来完成的。下面罗列一下阳光软件朗读文档窗口的快捷键： 朗读前一个字符快捷键:左光标 朗读后一个字符快捷键:右光标 朗读前一个单词快捷键:Ctrl+左光标 朗读后一个单词快捷键:Ctrl+右光标 朗读上一行快捷键:上光标 朗读下一行快捷键:下光标 朗读上一段快捷键:Ctrl+上光标 朗读下一段快捷键:Ctrl+下光标 从文档起始处朗读到光标所在处快捷键:Shift+小键盘减号 自动朗读快捷键小键盘减号 设臵块首快捷键:Shift+小键盘4 设臵块尾快捷键:Shift+小键盘6 朗读选中区域内容快捷键:Shift+小键盘5 取消选中快捷键:Shift+小键盘0 朗读剪切板快捷键:Shift+小键盘8 浏览式朗读快捷键:Ctrl+小键盘减 浏览式朗读设臵快捷键:Shift+小键盘7 浏览式朗读（从光标处开始朗读）快捷键:Ctrl+Alt+小键盘减 上一页快捷键:Ctrl+上翻页

下一页快捷键:Ctrl+下翻页 关闭office助手快捷键:Ctrl+Shift+F4 五、任务窗格 任务窗格是word2003程序中提供常用命令的窗口。它的位臵默认在文档窗口的右侧，您可以一边使用这些命令，一边继续处理文件。在需要的时候，任务窗格会自动显示，当然您也可以随时打开和关闭它。 打开或关闭任务窗格快捷键Ctrl+F1 在任务窗格和文档窗口之间跳转快捷键F6 下一选项快捷键Tab 上一选项快捷键Shift+Tab 返回上一任务窗格Alt+左光标 跳到下一任务窗格Alt+右光标 六、状态栏 状态栏位于word窗口的底部，它提供文档当前位臵的诸多信息，如页码、行列数、光标到页顶端距离等，另外它还显 示一些特定命令的工作状态，如：录制、改写、修订、扩展以及当前使用的语言种类等。阳光软件相关快捷键如下： 读光标所指字符的字号及类型快捷键:插入+F 描述光标所在行，列，段落，页信息快捷键:插入+删除 查询当前字符的语言快捷键:Alt+Ctrl+Shift+A 第二章 文档的基本操作 第一节 新建和保存文档 一、新建文档 启动word程序，它就会为您自动创建一个空白文档，但这并不意味着，要创建一个新文档，就要启动一次程序，word为您提供了多种创建新文档的方法。在程序窗口直接按下快捷键Ctrl+N或按下常用工具栏上的“新建空白文档按钮”就能新建一个最常用的空白文档。除此之外，您还可以执行“文件(F)子菜单”，下的“新建(N)...菜单”回车打开“新建文档”任务窗格，此时焦点自动跳转到任务窗格，这里提供了多个选项链接，用Tab键切到需要的选项回车，就能创建一个新文档了。 特别提示：“根据现有文档...链接”，这个选项实际上是打开一个当前文 档的附本，编辑此文档，不会影响 到原有文档的内容。 二、保存文档 方法一、保存一个普通文档 当您新建一个文档后，在文档窗口，按下快捷键“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单”，弹出“另存为”对话框，请在“保存位臵(I):组合框”中选择保存路径，在“文件名(N):可编辑文字”处键入文件名，然后按下“保存(S)按钮”或直接回车就完成文档保存了。 当您打开一个现有的文档并对其进行编辑修改后，按下“Ctrl+S”或工具栏上的“保存”按钮，也可以执行“文件(F)子菜单”下的“保存(S)菜单”，程序将自动为您把该文档的最新内容以原有的路径和文件名保存下来，不过，这样一来，原有的内容就不复存在了。有时候，您可能既想保存自己修改编辑后的结果，又想保留一份原有的文档，这时，我们建议您执行“文件(F)子菜单”下的“另存为(A)... 菜单”，然后在弹出的“另存为”对话框中，为您编辑修改过的文档键入一个新的文件名，或者使用原有文件名，但改变一下存放路径，这样，您就达成愿望了。 方法二、保存一个加密文档 有时候，您可能不希望电脑中的文档被人随便查看或修改，那么，我们建议您在保存文档时顺便为文档设臵密码，这样，只有知道密码的阅读者才能打开或修改您的文档。具体做法如下：打开“另存为”对话框后，用Tab切到“返回下拉不可用”，然后用左右光标到“工具菜单按钮”，上下光标找到“安全措施选项(C)...菜单”回车，弹出“安全性对话框”，在“打开文件时的密码(O):可编辑文字”处键入一个密码，这个密码将用于打开文档，另外，您还可以在“修 改文件时的密码(M):可编辑文字”处再键入一个密码，这个密码将用于修改文档。密码可以包含字母、数字、空格和符号的任意组合，并且最长可达15个字符。如果需要更长的密码，请按下“高级(A)...按钮”弹出“加密类型”对话框，在该对话框中，可以选择加密类型和密钥长度。完成设臵和编辑后，依次按下确定按钮，当弹出“确认密码对话框”时，请按提示再次键入修改文件时的密码，在这里还会听到另一个提示“请注意:密码一旦丢失或遗忘，则无法恢复。(请记住:密码需区分大小写)。”如果想保存刚才的操作，请依次在打开的对话框中按下确定按钮。 特别提示，如果忘记了打开文件时的密码，文件将无法打开，如果只是忘记了修改文件时的密码，那么请在修改后选用“另存为”的方式来保存修改后的文档。 第二节 打开和关闭文档 一、打开文档 方法一、从“资源管理器”打开文档 在资源管理器中找到.doc文档，直接回车打开。Word支持同时打开多个文档，所以您可以在文件列表中按住Shift键，用光标选择多个相邻的文档回车打开，如果要打开的多个文档并不相邻，那么请在文件列表里按住Ctrl键，然后用光标浏览文件名，当听到需要打开的文件名时，放开Ctrl键，并空格一下，该文件就会被选中，再按住Ctrl去浏览文件列表，如再听到想打开的文件名，请重复上述操作，直到选中所有需要打开的.doc文档。当然，阳光软件还为您提供了另外一种选择不相邻文件的方法，在文件列表里，您可以用模拟鼠标去逐一朗读，当听到想要选中的文件名时，按下列表项加入选中快捷键ALT+小键盘加号，反复操作，直到选中所有需要打开的.doc文档，完成选择后，回车即可打开刚才选中的所有文件了。 方法二、使用菜单命令打开文档 在程序窗口，Alt激活菜单时听到“文件(F)子菜单”，下光标到“打开(O)...菜单”回车弹出“打开对话框”，您可以通过“查找范围(I)组合框”找到想打开的文档，Tab切到“打开(O)按钮”，特别提示，word在这里提供了多种选择，所 以请不要急于按下按钮，先用上下光标来听一听“工具坛出式菜单”中可用的菜单，找到您想要的然后再回车执行。菜 单用途说明如下： “以副本方式打开”：执行此菜单命令时，Word程序会在被选中文档的相同 目录下创建一份完全相同的文档，同时打开这个新创建的文档供您阅读和编辑。例如您选中一个名为“123.doc”的文件，然后执行“以副本方式打开(C)菜单”命令，那么程序就会自动创建一个名为“副本(1)属于.123.doc”的文件并打开 它，即使在您退出时不保存，这个新创建的文档也会被自动保留下来。 “以只读方式打开”：所谓只读，就是只能读取，不能更改，选中文件并执行“以 只读方式打开(R)菜单”命令后，Word文档会禁止您对打开的Word文档进行编辑和修改，从而有效保护该文档的原始状态。当然，在只读模式下打开的文档，您可以通过“另存为”操作，将其另存为一份全新的可以编辑的Word文档。 “打开并修复”：当word文档发生损坏，不能正常打开时，您可以执行“打开并修复(E)菜单”命令，这样，word程序也许能修复一些损坏并不严重的文档并且打开它们。 方法三、打开最近使用过的文档。 首先，您需要做一下设臵，Alt激活菜单后，右光标找到“工具(T)子菜单”，上下光标找到“选项(O)...菜单”回车打开“选项对话框”，在“选项卡列表”中找到“常规选项卡”，然后Tab切到“列出最近所用文件(R):复选框”，并选中它，再用Tab切到“个(E)5数字显示框”，在这个组合框里可以用上下光标来选择数字，这里的数字，定义的是在您的word程序的“文件(F)子菜单”中显示最近打开过的.doc文档的个数，做过上述设臵后就可以象访问“文件(F)子菜单”中的其他菜单一样，访问到您最近打开过的doc文档名并在“文件(F)子菜单”中直接回车打开文档。 二、关闭文档 方法一、关闭当前文档而不退出word程序 在程序窗口按下快捷键ctrl+w或ctrl+F4,当然也可以执行“文件(F)子菜单”下的“关闭(C)菜单”命令，此时关闭的只是当前文档，而并不退出应用程序，您还可以在程序窗口进行其他操作。 方法二、关闭当前文档同时退出word程序 直接按下快捷键Alt+f4；当然也可以通过执行“系统(空间)子菜单”下的“关闭(c)菜单”命令或“文件(F)子菜单”下的“退出(X)菜单”命令，这个操作是同时关闭当前文档和Word程序。 第三节 定位和拆分窗口 一、定位 在程序窗口按下快捷键Ctrl+G或在“编辑(E)子菜单”下找到“定位(G)...菜单”回车弹出“查找和替换”对话框，此时焦点自动落在“定位选项卡”上，在“定位目标(O):”列表框里选中目标，例如“页”，然后Tab切到“输入页号(E):可编辑文字”这里需要键入定位条件，比如您键入数字“2”回车，此时光标已经到文档第2页的第一行行首了，不过焦点还停留在刚才打开的“查找和替换对话框”中，按下Esc键退出“查找替换”对话框，焦点自动回到文档中的 光标处。当然在定位目标列表框中有多个可选项，您可以根据自己的需要来选择。Word中的定位功能使得您无需考虑文档内容而迅速定位到想要查找的页、节、书签等处。 二、拆分窗口 有时候需要在一个长文档的两个不同区域来回编辑，为了免除反复的上下翻页的麻烦，我们就要应用到拆分窗口。在菜单栏找到“窗口(W)子菜单”下光标到 “拆分(S)菜单”回车，此时屏幕上出现一条较粗的深灰色横线和上下两端带箭头的光标，用键盘上的上下光标，可以上下移动这条横线，回车后，文档窗口就被这条横线分成了上下两个。用F6可以在这两个窗口间来回切换。两个窗口分别完整地显示了当前文档，这样您就可以在两个窗口分别用上下光标找到需要编辑不同位臵，待编辑完成后，再次回到“窗口(W)子菜单”，上下光标到“取消拆分(S)菜单”回车，被拆分的窗口就恢复原貌了。 第四节 文档视图 Word2003为您提供了七种视图方式：普通、Web版式、页面、阅读版式、大纲、页面预览和打印预览。 一、普通视图 普通视图是word文档的基本视图，也是默认视图。它简化了页面版式，隐藏了页面边缘、页眉、页脚、图形对象及文档背景，同时在状态栏显示光标所在位臵的行、列、页、节等信息，它适用于大多数情况下的文档编辑和排版。要使用普通视图，请在“视图(V)子菜单”下的“普通(N)菜单”上回车，当听到“普通(N)菜单打钩”时，说明当前文档视图为普通视图。当然也可以在常用工具栏按下“普通按钮”。 二、Web版式视图 Web版式视图方式是Word几种视图方式中唯一的一种按照窗口大小进行折行显示的视图方式（其它几种视图方式均是 按页面大小进行显示），除此之外，Web版式还显示文档背景和图形对象。“视图(V)子菜单”下“Web版式菜单打钩” 或直接按下常用工具栏上的“Web版式按钮”便可以应用该视图方式来查看文档。 三、页面视图 页面视图是直接按照您设臵的页面大小进行显示的视图方式，您可以通过该视图方式查看到页面中的文字、图片和其他元素的准确位臵。因而它是排版时的首选视图方式。要选择该视图方式，请进入“视图(V)子菜单”执行“页面(P)菜单”命令或直接点击常用工具栏相应图标。 四、阅读版式视图 在阅读版式视图中，文档中的字号变大了，文档窗口被纵向分为了左右两个小窗口，看起来象一本打开的书，显示左右两页。这样每一行变得短些，阅读起来比较贴近于自然习惯，不过在“阅读版式”下，所有的排版格式都会被打乱，并且不显示页眉页脚。要使用该视图请在“视图(V)子菜单”下将“阅读版式(R)菜单”打钩，或按下常用工具栏相应按钮。 五、大纲视图 大纲视图方式是按照标题的层次来显示文档的，您可以折叠文档，只查看主标题，从而使得查看和修改文档的结构变得十分容易。不过，大纲视图中不显示页边距、页眉和页脚、图片和背景。要选用大纲视图，请将“视图(V)子菜单”下“大纲(O)菜单打钩”或点击常用任务栏相应图标。

六、打印预览 打印预览是用于显示打印效果的（也称“模拟显示”）它也是Word文档视图方式中的一种，打印预览是在页面视图方式的基础上，增加了同时显示文档多个页面内容的功能，更有利于您检查文档的布局，当然，在打印预览视图下，您不能编辑文档。要查看打印预览，请执行“文件(F)子菜单”下的“打印预览(V)菜单”命令或点击工具栏上的“打印预览按钮”。 七、网页预览 执行“文件(F)子菜单”下的“网页预览(B)菜单”命令，word程序会打开IE浏览器并将当前文档显示在IE窗口中，以此向您展示文档在IE中的最终外观，该视图方式不允许编辑。 第五节 查看文档属性 通过“文件(F)子菜单”下的“属性(I)菜单”可以打开当前文档的“属性对话框”，对话框中有常规、摘要、统计、内容和自定义等五个选项卡，这些数据由程序自动彩集供您查阅。 第三章 编辑文本 文档编辑是word应用中最基础的操作，它包括文字、符号的输入，日期和时间的插入，文本的复制、移动、删除、查找、替换，以及文本的自动更改、拼写和语法检查等。 第一节 输入文本 启动word程序，它会为您自动创建一个名为“文档1”的新文档，有了这个新文档，就可以开始输入了。 一、输入文字 输入文字，当然就是在word文档窗口打字啦。新建的文档里，有一个不停闪烁的光标，您只有在光标的指示下，才能按部就班地完成编辑、删改和阅读。所以当务之急是了解光标当前位臵，按下阳光软件提供的“描述光标所在行，列，段落，页信息快捷键:插入+删除”听到“第1行1列。第1段。第-1页。”这就是当前文档的光标位臵，也就是您键入的文字将要显示的位臵。在整个输入过程中，光标会自动随着文字的不断写入而向后移动，它永远指向下一个文字的键入位臵。 在word中，有两种输入模式，一是插入模式，一是改写模式。默认是插入模式的。在插入模式下输入一个字符，那么它将显示在光标当前指向字符之前，而光标将和它指向的字符一起后移一个字符的位臵。改写模式则是另外一种情况，在改写模式下，键入的字符将覆盖光标当前指向的字符，同时光标后移指向下一个字符。 特别提示：按下键盘上的insert键，插入模式将转换为改写模式，再次按下 insert键时，又能回到插入模式。当然我们也可以在“工具(T)子菜单”中找到“选项(O)...菜单”回车打开“选项对话框”在“选项卡列表”中找到“改写模式(V)复选框”，用空格改变该复选框的状态，就可以在编辑和改写模式间切换了。 Word有自动换行的功能，写满一行后，光标会自动移向下一行，所以您在输入过程中，不必为换行做任何操作。若需另起一段，请按下回车键。 在输入过程中，难免有错字，这样我们就要用到backspace（退格键）和delete（删除键）了，按下delete键，删除光标当前指向的字符，按下backspace键，光标当前指向的字符会覆盖前一个文字，也就是说光标当前指向字符的前一个文字被删除掉了。 特别提示：当我们用左右光标在文档里逐字朗读时，按下一次光标键，读屏软件朗读的字符就是当前光标指向的字符，牢记这一点，我们就能在编辑文档时自如地使用insert、backspace和delete键了。 二、插入符号 在输入文档过程中，您会碰到一些无法用键盘键入的符号，这时就需要使用word的插入符号和插入特殊符号功能来完成工作了。在菜单栏找到“插入(I)子菜单”，执行其下的“符号(S)...菜单”打开“符号对话框”或者执行“特殊符号(Y)...菜单”打开“插入特殊符号”对话框，不过，这两个对话框中的符号都是图形，读屏软件无法识别，所以完全依靠键盘操作的朋友只能通过键入字符代码来完成此项工作。 三、插入当前日期和时间 执行“插入(I)子菜单”下的“日期和时间(T)...菜单”，打开“日期和时间”对话框，在“语言(国家/地区)(L):”列表中选择地区语言，然后在“可用格式(A):”列表中选择各种当前时间的格式，特别提示，在列表中用上下光标整句听读后，一定要用windows键加小键盘的4、5、6键逐字听读一下，这样您才能准确地选择想要的格式。如果您想让现在插入的时间能在下一次打开文档时与计算机时间同步，那么请把“日期和时间”对话框中的“自动更新(U)复选框”选中，否则就不用选中这个复选框。 第二节 选中文本 选中文本是编辑文档的先决条件，准确的选中所需文本是word应用中的一个基本操作，在这一节里，我们将向您细致地讲述选中文本和取消选中的方法。 一、选中文本 在文档中选中文本会有以下四种情况： 第一、选中光标当前指向的字符 左右光标逐字朗读时，听到需要选中的字符，按下Shift+右光标即可选中。 第二、选中光标当前所在的行 上下光标逐行朗读，当光标来到需要选中的行时，按下Home键将光标移到行首，然后再按下Shift+End键，这样就可以选中整行了。 第三、选中文档中的任意区域 利用阳光软件的“设臵块首快捷键:Shift+小键盘4”和“设臵块尾快捷键:Shift+小键盘6”可以在文档中随心所欲的选中任意区域。光标指向希望选中的第一个字符，按下Shift+小键盘4，然后光标到希望结束选择的字符，特别提示，此时光标一定要指向结束字符的下一个字符，然后再按下Shift+小键盘6，这样才不会有遗漏。 第四、选中整篇文档 按下快捷键Ctrl+A或者执行“编辑(E)子菜单”下的“全选(L)菜单”均可选中整篇文档。 二、取消选中 方法一、使用阳光软件的快捷键取消选中 按下阳光软件“取消选中快捷键:Shift+小键盘0”，取消选中的同时，光标回到刚才开始选中的块首处。 方法二、使用Word程序的功能取消选中 在选中状态下，按下任意一个能移动光标的键都能取消选中，只不过，按下不同的键，取消选中后，光标指向的位臵有 所不同。 按下左光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首； 按下右光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾； 按下上光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首的上一行； 按下下光标，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾的下一行。 按下Home键，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块首所在行的行首； 按下End键，取消选中后光标指向刚才被选中文档的块尾所在行的行尾； 按下PageUp和PageDown也能取消选中，不过取消选中后光标指向刚才被选中文档的上一屏或下一屏，不太方便我们继续编辑。 第三节 复制和移动文本 复制和移动文本都是以选中文本为前提的！ 复制文本是通过执行复制和粘贴操作来实现的，而移动文本则是通过执行剪切和粘贴操作来完成。两者的区别在于，执行复制和粘贴操作后，被复制的文本仍然保留在原处，而执行剪切和粘贴操作后，被剪切的文本不再保留在原处。当您执行复制操作或剪切操作后，其内容都将被暂时存放在剪贴板，word2003为您准备了24个子剪贴板，因此您可以同时复制、剪切、粘贴多项内容。 一、复制文本 选中要复制的文本，按下快捷键Ctrl+C或者按下常用工具栏上的“复制按钮”即可完成文本复制。当然您还可以通过执行“编辑(E)子菜单”下的“复制(C)菜单”，或者按下Application键并执行弹出的快捷菜单中的“复制(C)菜单”来完成复制。 二、剪切文本 选中要剪切的文本，按下快捷键Ctrl+X或者按下常用工具栏上的“剪切按钮”都是剪切文本的方法，当然程序也允许您通过菜单来完成剪切操作，选中要剪切的文本，执行“编辑(E)子菜单”下的“剪切(T)菜单”或者按下Application键弹出快捷菜单，找到并执行“剪切(T)菜单”即可。 三、粘贴文本 粘贴文本是复制或剪切文本的目的，而复制或剪切文本则是粘贴文本的前提，在Word程序中，您既可以使用Windows操作系统通用的粘贴方式，也可以应用Office剪贴板功能来完成粘贴。 将光标移到需要插入剪贴板内容的位臵，按下快捷键Ctrl+V或常用工具栏上的“粘贴按钮”即可完成文本的粘贴。当然，使用菜单命令粘贴文本也是一个不错的选择，将光标移到需要插入剪贴板内容的位臵，执行“编辑(E)子菜单”下的“粘贴(P)菜单”，或者按下Application键弹出快捷菜单并执行“粘贴(P)菜单”即可完成文本粘贴。 特别提示：当您在插入模式下执行粘贴操作时，粘贴内容会出现在光标当前指向字符之前；当您在改写模式下执行粘贴操作时，粘贴内容将覆盖光标当前指向的字符。 连续按下两次“Ctrl+C”或执行“编辑(E)子菜单”下的“Office剪贴板(B)...菜单”，可以打开office的剪贴板，打开剪贴 板后，您可以用F6在文档窗口和剪贴板之间切换，在剪贴板中用Tab和光标键找到需要的项目，直接回车就能将其粘贴到文档中。要关闭剪贴板，请按下快捷键“Ctrl+F1”。 第四节 查找与替换文本 在校对或审阅过程中，查找和替换文本可以帮助您在文档中快速查找或删改多个分散在文档中的相同内容，默认情况下，替换和查找是从光标当前位臵开始，向下到文档结尾处结束的。另外有一点需要说明一下，其实无论是查找还是替换，打开的都是同一个对话框，只不过执行查找时，焦点在对话框中的“查找”选项卡，而执行替换时，焦点在对话框中的“替换”选项卡。 一、普通查找 按下快捷键Ctrl+F，或执行“编辑(E)子菜单”下的“查找(F)...菜单”，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容(N):可编辑文字”处键入要查找的文本回车后，按下Esc键退出“查找和替换”对话框，此时焦点自动回到文档窗口，特别提示：被查找到的内容会处于选中状态，所以退出“查找和替换”对话框后，操作一定要仔细。 如果在退出“查找和替换”对话框后，还想继续向下查找相同内容，可以直接按下快捷键Alt+Ctrl+Y而无需再打开“查找和替换”对话框。 二、普通替换 按下快捷键“Ctrl+H”或执行“编辑(E)子菜单”下的“替换(E)...菜单”，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容(N): 可编辑文字”处键入文档中需要删改的文本，然后Tab切到“替换为(I):可编辑文字”处，键入用以替换的文本，填写好 两个编辑框后，如果只需要替换一个查找对象，请按下“替换(R)按钮”如果需要替换所有查找到的对象，请按下“全部 替换(A)按钮”。 三、高级查找和替换 您可能注意到了，“查找和替换”对话框中的查找选项卡和替换选项卡下都有“高级(M)按钮”按下该按钮后，“查找和替换”对话框会多出一些选项和按钮供您更进一步地详细设臵查找和替换的条件。下面简述一下相关选项的功能： “搜索:组合框”是帮助您设定搜索范围的，在这里，可以用上下光标读到“向上”、“向下”和“全部”三个选项，其中“向下”表示搜索范围是从光标当前位臵到文档末尾，“向上”表示搜索范围是从光标当前位臵到文档开头，而“全部”则表示搜索范围是整个文档。 “区分大小写(H)复选框”选中，表示搜索结果将与“查找内容(N):可编辑文字”处键入的单词完全相符，否则搜索结果可以忽略大小写。 “全字匹配（Y）复选框”选中，表示搜索结果将与“查找内容(N):可编辑文字”处键入的单词完全相符，否则搜索结果可以是键入单词中的一部分字母。 “使用通配符(U)复选框”选中，表示可以在“查找内容(N):可编辑文字”和“替换为(I):可编辑文字”处键入通配符，否则不允许。 “格式菜单按钮”，下有字体、段落、制表位、语言、样式、图文框、突出显示等菜单，您可以通过执行这些菜单来具体设臵搜索条件。 按下“特殊字符菜单按钮”，上下光标选中某个菜单回车，可以直接在“查找内容(N):可编辑文字”和“替换为(I):可编辑文字”处键入特殊字符。 若要撤消刚才设臵的格式条件，请按下“不限定格式(T)按钮”。 第五节 撤消和恢复撤消 当您在编辑中出现误操作或者对编辑效果不满意的时候，可以应用“撤消”功能来取消这些操作，而当您需要取消“撤消操作”时，则可以应用“恢复”功能。 一、撤消 发现操作失误后，按下快捷键“Ctrl+Z”可以一步一步的撤消刚才的操作。按下一次，撤消一个操作步骤。执行“编辑(E)子菜单”下的“撤消键入(U)菜单”也可以完成撤消操作，和使用快捷键一样，执行一次撤消一个操作步骤。当您需要一次撤消多个操作时，应用工具栏按钮是最佳的选择，在常用工具栏上找到“撤消下拉”，上下光标展开下拉框，这里罗列着您最近的操作步骤，只要同时选中这些步骤，您就可以一次撤消多个操作了。在这个列表中，选中用下光标，取消选中用上光标，需要注意的是，下光标选中时，当 前朗读条目处于选中状态，而上光标取消选中时，当前朗读条目仍然处于选中状态，只有继续按上光标读到新的条目时，

刚才读过的条目才会被取消选中，完成选中后，按下回车键，这样，刚才选中的所有操作都被撤消了。 二、恢复撤消 当您对自己刚才做的撤消后悔的时候，可以按下快捷键“Ctrl+Y”来恢复被撤消的操作，按下一次，恢复一个步骤。当然，执行“编辑(E)子菜单”下的“恢复(R)菜单”也可以恢复撤消操作，和快捷键一样，执行一次，恢复一个步骤。另外您还可以在常用工具栏找到“恢复下拉”，上下光标展开下拉框，在这里罗列着您最近的撤消操作，只要同时选中这些步骤， 您就可以一次恢复多个撤消操作。这里的选中方法和前面的“撤消下拉”完全一样。 第六节 关于自动更正 Word中的自动更正功能，会主动关注您在输入时出现的一些常见错误，并自动修正它们。 一、自动更正 执行“工具(T)子菜单”下的“自动更正选项(A)...菜单”，弹出“自动更正”对话框，焦点默认停留在“自动更正选项卡”，在这里有两个选项需要稍加说明：一个是显示“自动更正选项”按钮(H)复选框，选中复选框，鼠标指向文档中的拼写或语法错误时，会显示“自动更正选项”按钮，清空复选框则不显示该按钮。另一个是“键入时自动替换(T)复选框”，选中复选框后，您可以通过编辑任意添加词条，方法是在其中一个编辑矿里面输入关键词，在另外一个编辑框里面输入关联词条。例如，在“替换(R):可编辑文字”处键入“阳光”这个词，然后在“替换为(W):可编辑文字”处键入“阳光软件是中国盲文出版社开发的一款盲用读屏软件。”然后回车，经过这样的设臵，今后您只要在文档中输入“阳光”这个词，它就会自动转换为“阳光软件是中国盲文出版社开发的一款盲用读屏软件。”这个与之关联的词条，用这样的方法，您可以用简单的词或字来替代冗长的使用频率高的句子，以提高文本输入的速度。要清除这个词条，请打开“自动更正”对话框，在“自动更正选项卡”中找到“替换(R):可编辑文字”，下光标找到“阳光”这个词，然后按下对话框中的“删除(D)按钮”即可。 “自动更正”对话框里另外还有五个复选框，它们是帮助您以英文书写习惯来规范文档书写格式的，用于英文文档的编写。除此之外，您还可以按下“自动更正”对话框中的“例外项(E)...按钮”，在弹出来的“自动更正例外项”对话框中，添加您不希望被更正的词条或文档书写格式。 二、自动套用格式 执行“工具(T)子菜单”下的“自动更正选项(A)...菜单”，打开“自动更正”对话框，切到“键入时自动套用格式”选项卡，这里的框线列表分三个部分，第一部分是键入时自动替换。第二部分是键入时自动应用。第三部分是键入时自动实现。下面罗列该选项卡中全部十九个复选框，并简要说明其用途： “直引号替换为弯引号复选框”选中，会使您在西文输入状态下在文档中键入 的引号都成为弯引号，当然，如果不在句首，键入左引号前需先空格。 “序号(1st)替换为上标复选框”选中时，您:在文档中键入1st、2nd、3rd等表示序数的内容时，Word将自动设为如:1st、2nd、3rd的上标效果，但输入完毕后需回车或空格才能实现。 “分数(1/2)替换为分数字符复选框”选中后，:键入1/2，1/4等分数时，Word自动将它们替换为单个字符。但如果不在段首，前面需加空格，输入完毕后需空格或回车才能实现。 “连字符(--)替换为长划线(—)复选框”:选中后，Word将把两个连续的减号转换为长划线。键入两个连续的减号后回车即可实现。 “*加粗*和_倾斜_替换为真正格式复选框”选中后，Word将把用一对星号括起来的文本加粗显示，把用一对下划线括起来的文本倾斜显示。但如果星号或者下划线不是位于段落开始，则需在前面加空格才能实现。 “Internet及网络路径替换为超级链接复选框”:选中后，Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接，使您可以在光标指向该路径时，按下回车键启动IE浏览器链接到指定的网页。特别提示：如果在超链接后紧接着要输入英文字母或阿拉伯数字，请先输入空格，否则输入的英文字母或阿拉伯数字会变成超链接的一部分，导致链接错误。 “段落开头空格采用首行缩进复选框”:选中后，输入文档时在段首键入四个半角空格或两个全角空格，Word自动将这些空格应用为首行缩进格式。 “自动项目符号列表复选框”选中后。输入文档时在文档中任何一行的行首键入星号，按下空格或Tab键，再键入项目标题回车，程序就会开始自动创建项目符号列表。 “自动编号列表复选框”选中后，输入文档时在文档中任何一行的行首键入1，按下空格或Tab键，键入需要的文字后回车，程序就开始自动创建编号列表。 “框线复选框”选中，输入文档时在段首连续输入三个以上的减号、等号、波浪号、下划线、井号或星号后回车，都将被替换为相应的边框线，键入不同的符号，会有不同的线型。 “表格复选框”:选中后，输入文档时可用加号和减号来创建表格，如输入加号、减号、减号、加号、减号、加号，然后回车，就能创建一个表格。每个加号将创建为一列，两个加号间的减号代表列宽。 “内臵标题样式复选框”选中后，:输入文字后连续两次回车，刚才输入的文字被自动格式化为标题1样式。注意文字必须以中文开头，其中连续的半角空格不能超过两个，全角的不能多于1个，如果上面是正文，需要空出至少一行。 “日期样式复选框”选中，在文档中:输入日期后按回车键，日期会自动移到文档靠右边的适当位臵。 “将列表项开始的格式设为与前一项相似复选框”选中，Word将自动重复列于列表项开始的字符格式。如:列表中的第一个单词或断语为倾斜格式，Word将自动把倾斜格式应用到下一列表中。 “用Tab和Backspace设臵左缩进和首行缩进复选框”选中，在编辑文档时就可以使用Tab键和Backspace键设臵左缩进和首行缩进。 “基于所用格式定义样式复选框”选中，程序会将您正在使用的样式应用到其后的段落中。 “匹配左右括号复选框”选中，编辑时键入前小括号、左中括号或前大括号后，在键入相反括号时，无论使用上面哪种括号当然必须是反括号，均可自动更正为匹配的类型。例如，您输入一个左小括号后，再输入一个右中括号，那么， 程序会自动将右中括号更正为后小括号，使其与前面输入的前小括号匹配。 “删除中文和西文文字之间不必要的空格复选框”选中，能使文档中的中文和西文排列更紧凑美观。 “插入结束语以匹配备忘录样式复选框”选中，表示在编辑文档时如果输入了备忘录中包含的关键字，回车后，程序会自动完成与之匹配的结束语，例如，您在行首输入“此致”回车，word就会在相应位臵输入与之匹配的结束语“敬礼”。 三、自动图文集 自动图文集具有和自动更正相似的功能，与自动更正不同的是，自动图文集需要得到您的确定后才会执行某项更正。 在“插入(I)子菜单”中找到“自动图文集(A)子菜单”，右光标展开，上下光标找到“自动图文集(X)...菜单”回车弹出“自动更正”对话框，此时焦点自动落在“自动图文集”选项卡，当然也可以通过执行“工具(T)子菜单”中“自动更正选项(A)...菜单”弹出“自动更正”对话框，然后选中“自动图文集”选项卡，“自动图文集”词条的编辑，类似于“自动更正”词条的编辑，需要说明的是“显示记忆式键入建议(S)复选框”选中后 ，在输入文本时，只要有与自动图文集中相应的词条的前两个字，程序就会弹出浮动条，把整个词完全显示出来，您只需要回车一下，就能键入整个词条了，例如，在行首键入“纸短”两个字，就会在这两个字上方出现一个“纸短情长，再祈珍重！（按ender插入）”的浮动条，按下回车就能输入“纸短情长，再祈珍重！”不过，读屏不能读这个浮动条，所以您不太方便使用“自动图文集”功能。 第七节 检查拼写和语法错误 在Word中，一些写错字母的单词会出现红色下划波浪线，而一些病句会出现绿色波浪下划线，这就是拼写和语法检查功能的体现，默认情况下，拼写和语法检查是自动开启的，如果您需要编写包含大量特殊拼写或特殊语法 的文档，可以关闭这个功能。执行“工具(T)子菜单”下的“拼写和语法(S)...菜单”，打开“拼写和语法: 英语(美国)”对话框，然后再用Tab键切到“选项(O)...按钮”，按下按钮弹出“拼写和语法”对话框，在这里，把“键入时检查拼写(P)复选框” 和“键入时检查语法(G)复选框”清空，也就是让这两个复选框处于未选中状态， 确定后就能关闭拼写和语法检查了。 一、检查拼写错误 按下阳光软件提供的“抽取拼写错误的词快捷键:Alt+Shift+L”弹出“拼写错误的词”对话框，该对话框以列表形式列出了当前文档所有拼写错误的单词，上下光标到需要修改的单词按下回车键后，“拼写错误的词”对话框自动关闭，光标指向文档中相应单词，这时，您可以按下删除单词快捷键“Ctrl+delete”删除该单词后重新输入，当然也可以按下Application键弹出快捷菜单，在这个菜单中，程序为您提供了一些可供参考的拼写方案，这里需要用windows键加小键盘的4和6来仔细听读，找到您需要的单词后回车，这样刚才拼写错误的单词就被替换掉了。当然这个菜单除了提供参考方案，还有一些其他的菜单，供您在找不到合适的参考方案时使用。现在，请您来了解一下这些菜单的功能： “全部忽略(I)菜单”用于忽略文档中相同拼写，不再对相同拼写显示错误波浪号。 “添加到词典(A)菜单”用于将当前单词添加到词典中，这样，下次再输入这个单词，程序就不会认为它有拼写错误了。 “自动更正(U)子菜单”展开后，下级菜单中有可供添加到自动更正词库的多个单词，和“自动更正选项(A)...菜单”。 “语言(L)子菜单”展开后，在下级菜单中选择一种语言。 “拼写检查(S)...菜单”用于打开“拼写检查”对话框，在这里您可以编辑错误单词并添加到字典。 “查阅(K)...菜单：”用于打开信息检索任务窗格。用F6可以在文档窗口和信息检索任务窗格间切换，Ctrl+F1关闭信息检索任务窗格。 二、检查语法错误 按下阳光软件提供的“抽取语法错误的句子快捷键:Ctrl+Shift+G”弹出“语法错误的句子”对话框，该对话框以列表形式列出了当前文档所有语法错误的句子，上下光标找到需要修改的句子回车后，“语法错误的句子”对话框自动关闭， 光标指向文档中相应句子的句首。如果是中文语句的语法有错误，那么您只能手动修改，如果是英文语句的语法有错误，那么，您可以从右键快捷菜单中得到一些帮助，按下Application键，上下光标到“同义词(Y)子菜单”展开下级 菜单，有可供替换的句子，以及可以打开信息任务窗格的“同义词库(T)...菜单”。当然如果您需要修改的是句子的格式，那么右键菜单中的“字体(F)...菜单”、“段落(P)...菜单”、“项目符号和编号(N)...菜单”、“文字方向(X)...菜单”等等就 能派上用场了。 第四章 格式化文本 输入文本是赋予文档内容的过程，格式化文本则是赋予文档形式的过程。一份优秀的文档，不仅要有充实的内容，更要有完美的形式。 阳光软件为您朗读文本格式设臵了两组快捷键： 读光标所指字符的字号及类型快捷键:插入+F 读光标指向字符的字体颜色，背景颜色,文档背景颜色快捷键:插入加大键盘5 特别提示：要设臵文本格式，请首先选中文本。 第一节 格式化字符 字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、字形、字号、下划线、效果、字符间距等。在word中您可以通过快捷键、常用工具栏以及菜单命令来对字符的格式进行设臵。 一、使用格式工具栏格式化字符 选中要设臵格式的文本，Alt激活菜单栏，Ctrl+Tab跳转到格式工具栏，回车按下按钮就能实现相应功能。下面罗列并简要说明格式工具栏上各按钮的功能： “样式和格式...按钮”：用于打开“样式 和格式”任务窗格。 “样式组合框”：列出现有的可用样式。 “字体组合框”：列出所有中英文字体。 “字号组合框”：列出所有字号。需要特别说明的是表述字号的方式有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、七号、八号等，在这里“数值”越大，字符的尺寸越小，八号是最小字号；另一种是用国际上通用的以“磅”为单位的磅值来表示的字号，如5、5.5、10、12、48、72等，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大，72是最大字号。 “加粗按钮”：按下一次，选中文字被设臵成加粗格式，再次按下则取消加粗。 “倾斜按钮”：按下一次，选中文字被设臵成向右倾斜的格式，再次按下则取消倾斜。 “下划线下拉”：上下光标为字符添加下划线同时选择下划线的线型和颜色，再次按下可取消下划线。 “突出显示下拉”：为文本添加背景颜色从而使这段文本在整个文档中得以突显。按下一次，为文本添加背景色，再次按下则可以取消文本的背景色。 特别提示：这里添加的颜色是文档中文字的背景颜色，阳光会读“背景颜色”，它不是文档背景色。 “字体颜色下拉”：设臵文字的颜色，word文档的文字默认是黑色。 “上标按钮”和“下标按钮”：使选中文字显示为上标或下标格式，再次按下则取消上标或下标格式。 二、使用“字体”对话框格式化字符

按下快捷键“Ctrl+D”或执行“格式(O)子菜单”下的“字体(F)...菜单”打开“字体”对话框，字体对话框中有三个选项卡，此时焦点默认在“字体选项卡”上，在这里，不仅有格式工具栏上的字符格式选项，还有一些字符效果复选框，不过，这些效果在公文和普通文档中并不常用，读屏软件也不能在文档中识别这些效果，所以就不再作进一步的说明了。 三、使用快捷键格式化字符 加粗快捷键：Ctrl+B。再次按下则取消加粗。 下划线快捷键：Ctrl+U。再次按下则取消下划线。特别提示：按下快捷键只能给被选中的文本添加一条与文字同色的下划单线，不能选择线形和颜色。 倾斜快捷键：Ctrl+I。再次按下则取消倾斜。 下标快捷键：Ctrl+等号。再次按下则取消下标 上标快捷键：Ctrl+Shift+加号。再次按下则取消上标。 更改字母大小写快捷键：Shift+f3。按下一次，被选中单词的首字母大写，按下两次，被选中单词所有字母大写，第三次按下，被选中单词回复到小写。 将所有字母设为大写：Ctrl+Shift+A按下一次，被选中字母全部大写，再次按下，被选中字母回复到小写。 特别提示：要查询更多快捷键，请按下Alt键激活菜单，Tab键到“提出问题组合框”，输入“键盘快捷键帮助”回车，弹出任务窗格，找到“键盘快捷方式帮助>键盘快捷方式”回车弹出“MicrosoftOfficeWord帮助”窗口，这里可以查阅word的全部快捷键。不过不是所有快捷键都能用，个别快捷键会因为被读屏软件屏蔽而无法实现功能。 四、设臵字符间距 执行“格式(O)子菜单”下的“字体(F)...菜单”，或者直接按下快捷键“Ctrl+D”打开“字体”对话框，切到“字符间距选项卡”，在该选项中，有如下项目可供设臵： 在“缩放(C)可编辑文字”处，既可以直接键入数字，也可以用上下光标选择百分比，改变字符在水平方向上的缩放比例，这里改变的是字符的宽度，而不是字符的高度。 在“间距(S):组合框”中：上下光标选择不同格式，同时还可以通过在“磅值(B):数字显示框”中键入或选择磅值来调整字符间隙，这里设臵的是字符间的水平间距，不改变行间距。 “位臵(P):组合框”：提供三个选项，标准、提升、降低，选择提升或降低会使选中字符不再与未选中字符处于同一水平线，它们将高于或低于未选中的文字，同时，行间距会被自动撑高以适应字符位臵的变化。 “为字体调整字间距(K):复选框选中”，能在应用字符缩放时自动调整字符间距以适应您的设臵。 五、设臵动态文字效果 执行“格式(O)子菜单”下的“字体(F)...菜单”，或者直接按下快捷键“Ctrl+D” 打开“字体”对话框，找到“文字效果选项卡”，上下光标在列表中选择需要的效果，不过，读屏不能识别文档中的动态文字效果，公文和普通文档也不使用这些效果。 六、设臵首字下沉 首字下沉多用于报刊、杂志和网页。它以突出显示段落的第一个字符的方式，吸引读者阅读该段落，目前，读屏软件不能识别首字下沉效果。但这并不影响您设臵首字下沉。光标指向需要设臵首字下沉的段落（无需选中该段落）执行“格式(O)子菜单”下的“首字下沉(D)...菜单”，打开“首字下沉”对话框。 “无(N)单选按钮选中”表示不应用首字下沉。 “下沉(D)单选按钮选中”表示段落的第一个字符下沉后其它文字以环绕的方式排列在它的右侧和下方。 “悬挂(M)单选按钮选中”表示段落中的首字符下沉后，其他文字只能排列在它的右侧而不能出现在它的下方，也就是说其他文字会呈现悬挂缩进的视觉效果。 “字体(F):可编辑文字”，用于选择或键入下沉的文字的字体格式。 “下沉行数(L):数字显示框”用于选择或键入下沉字符的跨行情况，选择或键入“2”表示下沉字符的高度是两行正文的高度，选择或键入“3”则表示下沉字符的高度是三行正文的高度，以此类推。 “距正文(X):厘米数字显示框”用于选择或键入下沉字符与段落中其他文字的水平间距。 七、更改文字的方向 执行“格式(O)子菜单”下的“文字方向(X)...菜单”回车打开“文字方向-主文档”对话框，这里提供了以下三个选项： “水平non-@单选按钮”选中，表示文档中的文字以从左到右的方式排列，这是word默认的文字排列方向。 “上到下@单选按钮”选中，表示文档中的文字以从右向左纵向的方式排列，这是中文的传统排列方式，我国内地一般不使用。 “水平@单选按钮选中”，表示文档中的每个汉字向左倾斜九十度，这个设臵会给视觉阅读带来不便，但不影响读屏软件的朗读，请与前面的“水平non-@单选按钮”严格区分。 第二节 格式化段落 在输入文本的过程中，按下Enter键可以结束本段另起一段，在显示段落标记的前提下，键入Enter的位臵会出现一个灰色带弯的小箭头，这就是段落标记，两个段落标记间的文本就是一个段落。在word文档中，您不仅可以格式化字符，还可以格式化段落。 一、设臵段落对齐方式 段落对齐包括水平对齐和垂直对齐。水平对齐是段落在文档的左右边界之间的横向排列方式，而垂直对齐则是段落在文档的上下边界之间的纵向排列方式。 第一、设臵段落的水平对齐方式： 水平对齐有左对齐、右对齐、居中对齐、分散对齐和两端对齐五种方式。 左对齐是段落中每一行的行首字符紧贴左侧页边距线对齐，如果该行未写满，则文字向左侧页边距线靠拢，字间距不改变。 右对齐是段落中每一行的行尾字符紧贴右侧页边距线对齐，如果该行未写满，则文字向右侧页边距线靠拢，字间距不改变。 居中对齐是段落中每一行字符均以稿纸的纵向中轴线为准对齐，同时每一行字符又以稿纸纵向中轴线为准，向两侧平均分布，字间距不改变。 两端对齐是段落中完整的行，行首字符和行尾字符紧贴左右面边距线对齐，未写满的行则执行左对齐，字间距不改变，这个设臵能使打印出来的文稿十分整洁。 分散对齐是无论该行有多少个字符，均执行首字符左对齐，尾字符右对齐，行内的其他字符均匀地分散在首字符和尾字符间，字间距随该行字符数的多少而改变，字符数少，字间距就大，字符数多，字间距就小，如果该行写满，则字间距与其他对齐方式一样。 设臵段落的水平对齐方式，有三种方法： 方法一、使用工具栏按钮设臵水平对齐方式 选中需要设臵的段落，按下工具栏上的“左对齐按钮”、“右对齐按钮”、“两端对齐按钮”、“居中按钮”和“分散对齐按钮”来分别完成相应的设臵。 方法二、使用菜单命令设臵水平对齐方式 执行“格式(O)子菜单”下的“段落(P)...菜单”，打开“段落”对话框，此时焦点默认在“缩进和间距选项卡”，Tab键切到“对齐方式(G):组合框”上下光标选择需要的对齐方式，然后回车或按下对话框中的“确定”按钮即可完成设臵。 方法三、使用快捷键设臵水平对齐方式 左对齐快捷键：Ctrl+L。 右对齐快捷键：Ctrl+R。 居中对齐快捷键：Ctrl+E。 两端对齐快捷键：Ctrl+J。 分散对齐快捷键：Ctrl+Shift+J。 第二、设臵段落的垂直对齐方式 垂直对齐有顶端对齐、居中、两端对齐和底端对齐四种方式。 顶端对齐是页面首行紧贴上边距线对齐，如果该页未写满，文字块显示在页面上端，行间距不变。 居中是文字以页面横向中轴线为准对齐，如果该页只有一行，那么它将显示在页面的横轴线上，如果该页有六行，那么这六行文字会被均匀地分部在页面横轴线的两侧，即横轴线上三行，横轴线下三行，行间距不变。 两端对齐是页面首行紧贴上边距线对齐，页面末行紧贴下边距线对齐，其他各行均匀分布在首行和末行间，行间距会因行数多少而改变，当然如果该页写满 行间距就和其他对齐方式相同，如果该页只有一行，则执行顶端对齐。 底端对齐是页面末行紧贴下边距线对齐，如果该页未写满，文字块显示在页面下端，行间距不变。 要设臵段落垂直对齐方式请执行“文件(F)子菜单”下的“页面设臵(U)...菜单”，打开“页面设臵”对话框，找到“版式选项卡”中的“垂直对齐方式(V):”组合框，用上下光标选择需要的对齐方式。纵向对齐在普通文档中并不常用，所以word没有提供快捷键和工具栏按钮。 特别提示：在对话框中选择好对齐方式后，Tab键切到“应用于(Y):组合框”，这里选择垂直对齐的应用范围，如果选择其中的“所选文字”、“所选节”或“本节”程序会把被设臵的文字块单独放到下一页上，也就是说，被设臵的文字块将不与其前后的段落同页；如果选择“插入点之后”，程序会把光标后的文档内容移到下一页，这样就会在文档中出现大量的空行，所以除非有特殊需要，一般情况选择“整篇文档”，这也是word的默认选择。 二、设臵段落缩进 段落缩进控制的是文字与左右页边距线之间的关系，段落的缩进有“左缩进”、“右缩进”、“首行缩进”、“悬挂缩进”四种方式。 左缩进是段落中每一行的行首字符和稿纸左边距线之间留出一段空白距离； 右缩进是段落中每一行的行尾字符和稿纸右边距线之间留出一段空白距离。 特别提示：如果缩进值被设臵为负数，行首和行尾字符就会溢出文档的左右页边距线，也就是说，行首字符会在左边距线的左侧而行尾字符会在右边距线的右侧。在设臵缩进时，您可以单独设臵左缩进或右缩进，也可以设臵左右同时缩进。 首行缩进是段落的第一行第一个字向右缩进一段距离，中文的书写习惯是段落开头缩进两个汉字的距离 悬挂缩进是被设臵段落的第一行不动，而其他行进行缩进。 通过上述说明，您已经了解的缩进的含义，现在，您可以开始尝试设臵段落缩进了。执行“格式(O)子菜单”下的“段落(P)...菜单”弹出“段落”对话框，焦点默认在“缩进和间距选项卡”，该选项卡有如下选项可供设臵 “左(L):字符数字显示框”用于设臵左缩进的距离，以字符为单位。 “右(R):字符数字显示框”用于设臵右缩进的距离，以字符为单位。 “特殊格式(S):组合框”用于设臵“首行缩进”和“悬挂缩进”。 “度量值(Y):数字显示框”用于设臵特殊格式的缩进距离，以字符为单位，当然是在您选择了特殊缩进项目后，该选项才有意义。 段落缩进是比较常用的功能，所以Word为您准备了一些快捷键 左侧段落缩进快捷键:Ctrl+M，按下一次，向右移动两个汉字的距离。 取消左侧段落缩进快捷键:Ctrl+Shift+M，按下一次，向左移动两个汉字的距离。 特别提示：请将键盘切换到西文状态再使用上述两个快捷键。 创建悬挂缩进快捷键:Ctrl+T。在中文文档中，按下一次缩进两个汉字的距离， 再次按下又会缩进两个汉字的距离，以此类推。 删除段落格式快捷键:Ctrl+Q 另外，常用工具栏上的“减少缩进量按钮”和“增加缩进量按钮”也可用于调整缩进量，在中文文档里，按下一次按钮，文本会相应地移动一个汉字的距离。 特别提示：如果您在设臵段落对齐方式时没有选中段落，那么设臵的效果仅限于光标所在的段落，因此，如果您想改变多个段落的对齐方式，请先选中这些段落。 三、设臵行距、段前和段后间距 行距是当前行文字的底部到下一行文字底部的距离，默认情况下，word会自动调整行距以容纳行内的字符和图形。当然您也可以根据自己的需求对行距进行设臵。 执行“格式(O)子菜单”下的“段落(P)...菜单”打开“段落”对话框，在“缩进和间距选项卡”下有如下选项可供您设臵： 段前(B):数字显示框：设臵选中段落首行与上一段末行的距离。默认为0行。 段后(E):数字显示框：设臵选中段落末行与下一段首行的距离。默认为0行 行距(N):组合框：设臵选中段落各行字符的垂直距离，默认是单倍行距，如果在行距(N):组合框中选择了“最小值”或“固定值”，则需要用Tab切到“设臵值(A):数字显示框”然后选择或者键入磅值。 第三节 项目符号和编号列表 在文档的编辑过程中，为了强调重要条目和有序地展开内容，您可能需要应用项目符号和编号列表，如本文中的章、节， 就可以应用项目符号，同时第几章，第几节以及节下面的一、二、三就可以应用编号列表了。 一、在输入文本时创建项目符号和编号列表 首先来看看如何在编辑文档的过程中创建项目符号。 在行首键入星号，按下Tab键或空格键，随后输入任意文本（可以是简短的句子，如章、节的标题，也可以是一个完整的段落），输入完成后，按下回车另起一段，word会在下一个段落的起始处自动插入下一个项目符号，这样，伴随着您的编辑，程序会自动在文档中不断的插入项目符号，要结束这种情况，请按下两次Enter键，或用Backspace删除最后一个项目符号。 Word除了允许您在编辑过程中创建项目符号外，还允许您在编辑过程中创建编号列表。 在行首直接输入编号，如：一、再按下Tab键或空格键，随后输入任意文本（可以是简短的一个句子，如章、节的标题，也可以是一个完整的段落，然后回车另起一段时，word会在新段落的起始处自动插入下一个编号列表项（如二、三……）。可用的编号样式有很多种，除了“项目符号和编号”对话框，中“编号选项卡”和“多级符号选项卡”提供的标准样式外，还包括“自定义项目符号列表”对话框和“自定义编号列表”对话框中的所有样式。要查看上述样式

请执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”，打开并浏览“项目符号和编号”对话框。 二、为现有文档添加项目符号或编号 选中文本，按下格式工具栏上的“项目符号按钮”或“编号按钮”即可。当然您也可以通过“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”打开“项目符号和编号”对话框，在“项目符号选项卡”和“编号选项卡”下选择需要的 选项。要结束列表，请按下两次Enter键，或用Backspace删除最后一个列表项。 三、更改项目符号和编号列表的格式 选中要更改项目符号或编号样式的文本，执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”，打开“项目符号和编号”对话框，在“项目符号选项卡”或“编号选项卡”下选择自己喜欢的样式回车即可。 四、添加自定义项目符号和编号 执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”，打开“项目符号和编号”对话框。在“项目符号选项卡”和“编号选项卡”里，您都可以添加自定义样式。以添加自定义编号为例：在“编号选项卡”下，先用光标随意选中一下列表项，Tab切到“自定义(T)...按钮”回车打开“自定义编号列表”对话框，切到“编号样式(N):组合框”下光标到“甲,乙,丙…”回车即可，在这个对话框中，还可以设臵编号的对齐方式，字体，缩进位臵等等，设臵完成后，当您再次浏览“项目符号和编号”对话框中的“编号选项卡”时，就会听到刚才添加的“甲,乙,丙…”这种样式了。添加自定义项目符号的操作与此雷同。 五、重新设臵编号的起始点 在word中，编号是有连续性的，只要用过某种样式的编号，再次用到编号时，程序会自动延续前面的编号，这样当然很好，不过您有时候并不需要继续前面的编号，而是需要重新开始新的编号，这时，请将光标移动到需要新编号的位臵，然后执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”，打开“项目符号和编号”对话框，在“编号选项卡”列表中选择需要的样式然后按下“重新设臵(E)按钮”，此时会弹出对话框询问您“是否将此库位臵重设为默认设臵?”，按下“是(Y)按钮”然后按下“项目符号和编号”对话框中的“确定”按钮，您的文档里就有新的编号列表了。 六、创建多级列表 执行“格式(O)子菜单”下的“项目符号和编号(N)...菜单”打开“项目符号和编号”对话框，在“多级符号选项卡”列表中选择一个样式确定，然后开始输入文本，此时行首就出现了第一级编号的第一项，比如您选择了“第1章第1节 (a)图形”的样式，您的行首就会出现“第1章”这个编号，只要一回车，下一行的行首就会出现“第2章”这个编号，可是您需要的是在第1章下面编写第1 节，也就是说，您现在需要创建第二级编号的第一项，而不需要第一级编号的第二项，此时用左右光标听一下，会听到“第2章”，按下Tab键一次，这个编号就会自动变成“第1节”，输入字符后再回车，编号会继续第二级，也就是说，写完第1节的内容后回车，程序会自动创建好“第2节”这个编号，如果您想在第1节下展开几个小问题，那就需要第三级编号，方法跟前面一样，左右光标听到“第2节”，Tab切一下，第2节就自动变成第1节下面的(a)了，这时如果回车，编号会自动显示为（b）（c）……。那么，如何从第三级编号回到第二 级和第一级呢，比如您不需要（c）这个编号，这里需要“第2节”怎么办呢，左右光标听到（c）后，按下一次Shift+Tab，编号会自动回到第二级编号的第二项，也就是第2节，如果按下两次Shift+Tab，就会回到第一级编号，也就是第2章。 特别提示，每按一次Tab键，编号就会降低一级，每按下一次Shift+Tab，编号就会提升一级，另外，您也可以在左右光标读到编号后，按下工具栏上的“增加缩进量按钮”和“减少缩进量按钮”来完成此操作，增加缩进量降低编号级 别，减少缩进量提升编号级别。 七、删除项目符号和编号 光标到需要删除的项目符号或编号，直接按下backspace键删除，当然，点击常用工具栏上的“项目符号按钮”或“编号按钮”也能删除项目符号或编号。 第四节 脚注和尾注 脚注和尾注是对文档正文或正文中的某些字句进行注解、阐释或说明的文字，一般比较简短，脚注通常放在每页的底端而尾注通常放在整篇文档的结尾处。当然您也可以有其他选择。 一、插入脚注 光标到需要插入脚注的位臵，按下插入脚注快捷键：Alt+Ctrl+F，屏幕下端会出现脚注编辑区并自动生成脚注编号，光标会自动从文档区跳转到脚注编辑区，直接编辑脚注内容就可以了，用F6，在文档区和脚注区切换，要关闭脚注编辑窗口请按下快捷键Alt+Shift+C。用快捷键插入脚注，其格式都是程序默认的，您可以通过菜单来插入脚注，同时进行相应的个性化设臵。 在“插入(I)子菜单”中找到“引用(N)子菜单”光标展开到“脚注和尾注(G)...菜单”回车打开“脚注和尾注对话框”。光标到“脚注(F):单选按钮选中”，然后Tab和上下光标就可以进行各项设臵了，需要提示的是这里的“自定义标记(U):图形”和旁边的“符号(Y)...按钮”读屏不支持，其他均可自由设臵。设臵完成后，如果是需要即时插入脚注，请按下“插入(I)按钮”，此时如同按下插入脚注快捷键一样，您直接编辑脚注内容即可。如果只是想改变一下默认设臵，并不想在这里插入脚注，那么请按下“应用(A)按钮”。 二、插入尾注 插入尾注的方法和插入脚注大同小异，按下插入尾注快捷键：Alt+Ctrl+D，或在“插入(I)子菜单”中找到“引用(N)子菜单”光标展开到“脚注和尾注(G)... 菜单”回车打开“脚注和尾注对话框”光标到“尾注(E):单选按钮选中”，其他设臵跟插入脚注类似，您可以根据自己的喜好完成设臵。不同的是，在插入尾注时，不会象插入脚注时那样打开一个小编辑窗口，而是在文档正文下端出现一条横线，把正文和尾注的文字分开，您编辑的尾注会出现在横线的下端。 三、删除脚注和尾注 要删除文档中的脚注和尾注，最简便的方法当然是直接用Backspace或Delete删除文档中的脚注或尾注的引用标记，但由于读屏软件不能朗读脚注和尾注标记，所以，我们建议您使用Word程序的替换功能来完成此项任务，具体操作方法如下： 按下替换快捷键Ctrl+H打开“查找和替换对话框”，Tab键切到“特殊字符菜单按钮”回车，上下光标找到“脚注标记(F)菜单”或“尾注标记(E)菜单”回车，此时焦点回到“替换选项卡”，Tab键切到“替换为(I):可编辑文字”，清空编辑框中的字符（包括空格），最后切到“替换(R)按钮”或“全部替换(A)按钮”，回车，就能删除文档中的脚注或尾注了。 四、脚注和尾注相互转换 在“插入(I)子菜单”中找到“引用(N)子菜单”光标展开到“脚注和尾注(G)...菜单”回车打开“脚注和尾注对话框”。Tab切到“转换(C)...按钮”，回车弹出“转换注释对话框”，这里为脚注和尾注的转换提供了三个选项，您可以用上下光标选择自己需要的选项，然后确定即可。 第五节 插入题注 题注是表格、图表、公式或其他项目的编号标签。如“图表1”、“表格1”等等。 一、为文档设臵自动添加题注 在文档输入之初，您就可以提前对插入题注做一些设臵，这样，当您在文档中插入相关项目的时候，word就会自动添加题注了。以表格为例，在“插入(I)子菜单”下的“引用(N)子菜单”中找到“题注(C)...菜单”回车打开“题注”对话框，在“标签(L):组合框”中选择“表格”，再按下“自动插入题注(A)...按钮”弹出“自动插入题注”对话框，在“插入时添加题注(A):”列表中勾选“MicrosoftWord表格复选框”，当然，在这个对话框中，还可以对题注的标签、位臵、编号样式等进行设臵，然后确定，经过这样的设臵，当您在输入文本过程中插入一个word表格后，程序就会自动为这个表格添加一个符合设臵要求的题注了。其他项目的设臵与此雷同，这里就不逐一描述了。 二、为文档中现有图表、表格、公式或其他项目添加题注 光标指向需要添加题注的项目，在“插入(I)子菜单”下的“引用(N)子菜单”中找到“题注(C)...菜单”回车打开“题注”对话框，首先您会听到“题注(C):”可编辑文字，特别提示：这里的文字不能直接用键盘编辑，如果您想改变这里的编号样式，请切到“编号(U)...按钮”弹出“题注编号”对话框，然后在“格式(F):”列表中选择您需要的样式，完成选择后，Tab向下切，会听到“包含章节号(C)复选框”，如果您的文档里没有“章”和“节”这样的项目编号，那就 不能勾选，否则您的题注会出错的。确定后回到“题注”对话框，在这里有“题注中不包含标签(E)复选框”，如果选中这个复选框，题注将只显示编号而不显示项目标签，不勾选是比较常见的设臵。 三、修改题注 选中要修改的题注，Application键弹出“域坛出式菜单”上下光标找到“更新域(U)菜单”回车，然后就可以象删改文本那样进行编辑了。 第六节 插入书签 书签可以方便您在文档中快速定位，使用书签，可以使编辑和阅读变得更方便。 一、插入书签 光标移动到需要插入书签的位臵，按下快捷键Ctrl+Shift+F5弹出书签对话框，当然也可以执行“插入(I)子菜单”下的“书签(K)...菜单”弹出“书签”对话框，在“书签名(B):”“可编辑文字”处键入书签名，请注意，书签名必需以字母、汉字或汉字的标点符号开头，可以包含数字但不能包含空格、英文标点和特殊符号，编辑好书签名后，可以直接回车，也可以按下对话框中的“添加(A)按钮”，当书签名格式有误时，回车会听到错误提示音，同时Tab键也切不到“添加(A)按钮”。 二、显示书签 如果您的文档中添加了书签却不能显示，请执行“工具(T)子菜单”下的“选项(O)...菜单”弹出“选项”对话框，然后切到“视图”选项卡，勾选“书签(K)复选框”，确定就能在文档中显示书签了。 三、定位到指定书签 按下定位快捷键Ctrl+G打开“查找和替换”对话框，在“定位目标(O):”列表中选中“书签”，Tab切到“请输入书签名称(E):可编辑文字”，键入书签名然后回车或按下“定位(T)按钮”，再按下Esc键退出查找对话框，当焦点回到文档时，光标已经指向您想定位的书签了。在word中，您除了利用“查找和替换对话框”来定位书签外，还可以利用“书签”对话框来定位书签，执行“插入(I)子菜单”下的“书签(K)...菜单”打开“书签”对话框，上下光标在书签列表中选择要定位的书签名，按下“定位(G)按钮”即可。 四、删除书签 执行“插入(I)子菜单”下的“书签(K)...菜单”打开“书签”对话框，上下光标在书签列表中选中要删除的书签名，按下“删除(D)按钮”即可。如果要将书签和用书签标记的项目一同删除，请选中项目（如文字块、表格或其他项目）按下Backspace或delete直接删除。 第五章 文档的排版与打印 排版又称版面编排。也就是将文档中的文本、表格、图形等元素，按照特定内容的需要进行组合排列，使整篇文档以最美观的形式明晰地表述内容。至于打印，当然是为了生成纸质文档，不过，随着无纸化办公的不断推进，需要打印的文档将会越来越少。 第一节 设臵页面 一、选择纸张类型和来源 执行“文件(F)子菜单”下的“页面设臵(U)...菜单”打开“页面设臵”对话框，在“纸张选项卡”下有如下选项： “纸张大小(R):组合框”用于选择文档将要应用的纸张，上下光标会听到不同类型的打印纸，A4和B5是比较常用的纸型，A4是档案的标准用纸，如果选择A4，那么下面的“宽度(W):21厘米数字显示框”和“高度(E):29.7厘米数字显示框”就是A4纸的尺寸。如果您想自定义纸张尺寸，可以在宽度和高度数值显示框中更改数值，此时，程序会在\纸张大小(R):组合框\中自动选择“自定义大小”。 纸张来源是针对打印机而言的，在“首页(F):”“其他页(O):”列表中选择，一般使用“默认纸盒(自动供纸器)”。 “应用于(Y):组合框”用于确认上述设臵在文档中的应用范围，通常选择“整篇文档”，这样能使文档的每一页都以相同样式被显示或打印，如果选择“插入点之后”，那么光标后的文本将被另起一页显示或打印。 二、设臵页边距和纸张方向 所谓页边距，就是文字块与纸张边缘间的空白距离。执行“文件(F)子菜单”下的“页面设臵(U)...菜单”打开“页面设臵”对话框，找到“页边距选项卡”，上下左右四个数字显示框就是让您编辑或选择页边距的。 多页的纸质文档通常需要装订成册，订书钉或装订孔的轨迹称为装订线，在“装订线(G):厘米数字显示框”中设臵装订线的数值，从视觉上看，设臵了装订线，会使同侧的页边距增大，有了足够的空白边距，您的文档就不会出现因装订而遮挡住文字的现象，“装订线位臵(U):组合框”提供了四个选项，当然，装订线通常是放在文档左侧或上端的。 三、设臵每页的字数 word文档中，字符是以行列的样式有序排列的，行列纵横交织形成“网格”，所以，设臵每页字数，其实就是设臵网格。 执行“文件(F)子菜单”下的“页面设臵(U)...菜单”打开“页面设臵对话框”，切到“文档网格选项卡”，首先来看看文字排列中的选项： “水平(Z)单选按钮选中”表示文档中的字符从左到右横向排列。

“垂直(V)单选按钮选中”则表示文档中的字符是从上到下的传统中文排列方式。 “栏数(C):数字显示框”里面，有四个值可以选择：默认是1，这个设臵表示文档只有一栏，这是最常用的设臵。如果选择2，那么，页面会被分为两栏，分栏的方向根据前面设臵的文字排列方向的不同而变化：当文字横向排列时，分栏将纵向分割页面，例如分栏为2，则页面被分为左右两栏，分栏为3，则页面被分为左、中、右三栏，每一栏中的文字从左到右横向显示；当文字垂直排列时，分栏将横向分割页面，例如分栏为2，则页面被分为上下两栏，分栏为3，则页面被分为上、中、下三栏，每一栏中的文字从上到下纵向显示。 接下来是与网格相关的选项，各选项的含义简介如下： “无网格(N)单选按钮选中”表示使用程序默认的字符数。 “只指定行网格(O)单选按钮选中”表示只设臵页面的行数，至于每行多少个字，由程序自己来决定。 “指定行和字符网格(H)单选按钮选中”表示可以设臵页面的行数和每一行的字符数。 “文字对齐字符网格(X)单选按钮选中”程序会自动将字符与字符网格对齐。 “指定行和字符网格(H)单选按钮选中”后，word为您提供了下面几项有关字符的设臵“每行(E):数字显示框”用于设臵文档中每行的字符数，可设臵的数值范围是1到43，也就是说，每行最多不能超过43个字。“跨度(I):磅数字显示框”以磅为单位输入字符跨度及字符间距。程序会自动调整每行字符数，以适应字符间距，不需要您自行设臵，如果您强行用上下光标改变磅值，那么前面的每行字数就会随之改变，例如，当您设臵每行43个字时，“跨度(I):数字显示框”显示的数字是“9.55磅”如果用上下光标将这个数字改成“15磅”那么前面的“每行(E):数字显示框”就会显示为“27”。当然您也可以选中“使用默认跨度(A)复选框”这样就能使用程序默认行数和字符数。设臵好了每行的字符，就该设臵每页的行数了，“每页(R):数字显示框”就是让您设臵文档中每页行数的，可用的数值范围是1到48，也就是说，每一页至少要有一行文字，最多不能超过48行。紧接着又是“跨度(T):数字显示框”，跟前面类似，这个跨度跟前面的行数是联动的，您只需设臵行数就可以了，当然如果您对跨度的磅值很有把握，也可以通过设臵磅值来改变行数。在“页面设臵对话框”的“文档网格选项卡”中，除了有以上内容外，还有三个按钮：现在就来看看它们的用途吧。 “绘图网格(W)...按钮”用于弹出“绘图网格”对话框。使用该对话框可选择附加的绘图网格选项。 “字体设臵(F)...按钮”，用于弹出“字体”对话框。 “默认(D)...按钮”用于将当前设臵保存为新的默认设臵，这样，当前设臵便可以被应用到活动文档和所有基于当前模板的新文档。 第二节 页眉、页脚和页码 页眉、页脚用于显示文档的附加信息，如单位名称、徽标、日期、章节等文字 或图形等，而页码当然就是文档中每一页的编号。页眉位于页面顶端，页脚则位于页面的底端，页码的位臵就比较随意，可以放在顶端，也可以放在底端，特别提示：当您在文档中插入了页眉或页脚后。程序将把它们应用到文档中的每一页。 一、浏览、编辑页眉和页脚 执行“视图(V)子菜单”下的“页眉和页脚(H)菜单”，弹出“页眉和页脚”工具栏，程序会将文档视图调整为“页面视图”，焦点自动跳到页眉处，如果文档还没有页眉和页脚，那么此时就可以开始编辑了，如果文档已经插入了页眉和页脚，那么此时就可以用上下光标朗读其内容，只是读屏不能提示哪里是页眉，哪里是页脚。读到的内容可以任意编辑和删改，方法跟编辑文档正文相同。要离开页眉页脚回到正文，请按下工具栏上的“关闭按钮”或者按下快捷键“Alt+c\，当然您也可以在“视图(V) 子菜单”下找到“页眉和页脚(H) 菜单打钩”回车，这样也能回到文档正文。 二、插入页码 当文档视图为普通或页面时，执行“插入(I)子菜单”下的“页码(U)...菜单”，打开“页码对话框”，在“位臵(P):组合框”和“对齐方式(A):组合框”里用上下光标选择页码的位臵和对齐方式。一般情况下，单面打印的文档页码设臵为页面底端(页脚)的右侧，双面打印的文档页码设臵为页面底端(页脚)的外侧，另外，无论是单页打印还是双页打印都可以将页码位臵设臵为居中。 在日常应用中，公文的首页是不显示页码的，要隐藏首页的页码，请清空“首页显示页码(S)复选框”也就是说，让该复选框处于未选中状态。页码的样式也是多种多样的，您可以按下“格式(F)...按钮”打开“页码格式对话框”选择自己喜爱的页码样式。 第三节 边框和底纹 边框和底纹是突显和美化文本的一个手段，您可以为整篇文档或者文档中的特定文字、表格、图形等设臵边框和底纹，虽然读屏不能在文档中识别边框和底纹，但添加边框和底纹不会影响读屏软件正常地朗读。特别提示：边框和底纹都会被打印出来。 一、文字、表格、图形边框 直接点击工具栏上的“字符边框”，可以为选中的文本块添加默认边框，默认的文字边框是一个由黑色细线构成的矩形框，如果想要添加更美观的边框，请执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开边框和底纹对话框，在“边框选项卡”下，可以设臵边框的线型、颜色、样式、应用范围等，这里的自定义设臵只能应用于段落而不能应用于文字。需要说明的是，该对话框中的“横线(H)...按钮”用于打开“横线”对话框，这里的横线可不是让您选择边框线型的，而是用于在文本中插入文字层水平线图片的 二、页面边框 执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开边框和底纹对话 框，在“页面边框选项卡”中设臵页面边框的线型、颜色、样式和应用范围等，这里的“艺术型(R):组合框”也是用来选择边框样式的，在这个组合框中，边框不再是线条，而是一些漂亮的装饰图案，例如，您选择“ChristmasTree”，确定后，页面边框就是绿色的小圣诞树图案，如果选择“Apples”，那么页面边框就是红色大苹果图案了，在选择图案后，还可以反切到“宽度(W):磅数字显示框”中为图案选择或键入一个合适的宽度。这里设臵的对象是文档中的每一页，而前面说过的“边框选项卡”设臵的对象却是文档每一页上的元素，如一串字符，一个表格或一个图形等。 三、添加底纹 直接点击工具栏上的“字符底纹”可以为选中的文字、表格或图形添加默认底纹。要添加个性化底纹，请执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开“边框和底纹对话框”在“底纹选项卡”下找到“填充分组”这里有六十四种颜色供您选择，第一是白色，第二十五是黑色，它们中间的第二到第二十四是深浅不一的灰色，所以，如果您要选择漂亮的彩色来做填充色，就得耐着性子用模拟鼠标多切一会儿啦。“其他颜色(O)...按钮”是用于打开“颜色对话框”的这里有更多的颜色选项，不过在这里的颜色读屏不能读了。word不仅能让您给文本添加一种颜色做背景，还可以让您为单调的背景加上彩色的点做装饰呢，下面的“样式(Y):组合框”就是给您选择点的样式，用百分比来表示，数值小，点的密度小，数值大则点的密度大，下面的颜色菜单是选择点的颜色的，不要跟上面的颜色一样哦，否则，您就看不到那些漂亮的小点点啦。例如您在“填充分组”处选择“玫瑰红图形”，在这里选择“白色”，然后选择一下应用范围确定，您的底纹就是玫瑰红带白点的样式了。需要特别说明的是：在“样式(Y)：组合框”中有一个选项是“纯色(100%)”，这个选项的意思是您在接下来的颜色菜单中所选择的颜色将完全覆盖您在前面的“填充分组”处选择的颜色，也就是说，无论您在前面选择了什么颜色，只要在这里选择了“纯色(100%)”，它都会变成您在下面的颜色菜单中选择的颜色，以刚才的设臵为例，玫瑰红的底色，白色的点，可是如果选择了“纯色(100%)”，那么底纹将变成白色，而不再是红底白点了。 四、删除边框和底纹 选中要删除边框和底纹的文本后，执行“格式(O)子菜单”下的“边框和底纹(B)...菜单”，打开“边框和底纹”对话框，在“边框选项卡”或“页面边框选项卡”下用上下光标选中“无(N)单选按钮”即可清除边框和底纹。 第五节 设臵文档背景和水印 默认情况下，Word文档的外观是白底黑字，这样当然很单调，所以，我们现在要向您介绍一下改变文档背景的方法。不过，在此之前，请您先了解一下关于打印文档背景的设臵。执行“工具(T) 子菜单”下的“选项(O)... 菜单”弹出“选项”对话框，在“打印选项卡”下用Tab键切到“背景色和图像(K)复选框”，该复选框选中表示您希望在打印文档时，将文档背景连同文本一起打印出来。 特别提示，除非有特殊需要，否则，普通公文是不打印文档背景的。 一、设臵和删除文档背景 展开“格式(O)子菜单”下的“背景(K)子菜单”，光标选择想用作背景的颜色回车即可。要查看文档的背景颜色，请使用阳光软件为您提供的快捷键:“插入加大键盘5”。另外，执行“背景(K)子菜单”中的“其他颜色(M)...菜单”可以弹出“颜色对话框”不过读屏软件不能识别这里的颜色。要删除背景颜色，请在“背景(K)子菜单”下选择“无填充颜色”。 二、其他背景 除了可以为文档添加单色背景外，您还可以通过“背景(K)子菜单”下的“填充效果(F)...菜单”和“水印(W)...菜单”为文档添加其他风格的背景。您完全不必担心，因为无论文档添加了什么背景，都不会影响读屏软件的朗读。 第六节 使用中文版式 Word2003中文版，特别在格式菜单中提供了中文版式子菜单以适应中文用户的应用习惯。 一、拼音指南 选中文本后，展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”，执行“拼音指南(U)...菜单”或按下工具栏上的“拼音指南”都可以弹出“拼音指南”对话框，对话框中用一个表格来显示文档中被选中的汉字和它们的拼音，表格分两列，左边一列是“基准文字(B):可编辑文字”这里显示文档中被选中的汉字，右边一列是“拼音文字(R):可编辑文字”，这里显示汉字的拼音，至于表格的行数，会根据选择的字数及设臵的不同而变化。如果按下“组合(G)按钮”，被选中的文字将以词为单位，每个词占一行显示，如果按下“单字(M)按钮”，那么被选中的文字就会一个字占一行显示，同时，这两个按钮也影响拼音在文档中的显示，一般来说，选择单字更符合汉字注音的书写习惯，这个对话框中的格式，是针对拼音的，因此您的设臵不会改变汉字的格式，添加的拼音会显示在汉字的上方，“偏移量(O):数字显示框”是选择拼音和汉字的行间距的，碰到添加了拼音的文字，读屏软件会读“公式区域”而无法朗读其内容。要删除拼音，选中添加了拼音的文字，打开“拼音指南”对话框，点击“全部删除(V)按钮”即可。 二、合并字符 选择需要合并的字符（最多只能选六个）展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”，回车执行“合并字符(C)...菜单”或点击工具栏上的“合并字符”打开“合并字符”对话框，在“文字(最多六个)(T):可编辑文字”处，会显示您在文档中选中的字符，当然您也可以不选中文字直接打开“合并字符”对话框在这里编辑需要合并的文字，不过，被合并的文字读屏会读成“公式区域”。“合并字符”对话框中的“删除(R)按钮”用于删除字符合并，这里删除的是“字符合并”这种格式，而不会删除字符本身。 三、带圈字符 选中一个字符，点击工具栏上的“带圈字符”或展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”，执行“带圈字符(E)...菜单”打开“带圈字符”对话框： “缩小文字(S)单选按钮选中”表示加圈后原文字被缩小，以保持原有的字间距和行间距。 “增大圈号(E)单选按钮选中”则表示原文字不会缩小，加了圈后，原有的字间距和行间距会增大。 读屏软件无法朗读带圈字符。要清除带圈字符，请打开“带圈字符”对话框，选中“无(N)单选按钮”即可。 四、双行合一 双行合一就是以一行的位臵显示两行文字，当然文字会被压缩得很小以适应行间距。如果直接在文档中选中需要合并的文本，那么，只能选择一行文字，如果需要处理多行文字，您可以采用复制粘贴的方法，也就是说，您需要事先把要双行合一的文本复制一下，然后展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”执行“双行合一(W)...菜单”，弹出“双行合一”对话框在“文字(T):可编辑文字”处直接粘贴，确定即可，当“带括号(E):复选框选中”时，您还可以为这些文字选择括号的样式。被双行合一的文字不会影响读屏的朗读。 要删除双行合一效果，请将光标定位到双行合一的字符，然后打开“双行合一对话框”，按下“删除(R)按钮”。这里删除的只是双行合一的格式，不会删除被合并的文本。 五、纵横混排 选中需要横排的字符，展开“格式(O)子菜单”下的“中文版式(L)子菜单”，执行“纵横混排(T)...菜单”弹出“纵横混排”，确定后，被选中文字就会向左倾斜九十度，成纵向排列，这种格式不影响读屏朗读，但明眼人阅读困难，所以并不常用，对话框中的“删除(R)按钮”用于清除混排格式。 六、简体中文和繁体中文的转换 选定要转换的文本，展开“工具(T)子菜单”下的“语言(L)子菜单”执行“中文简繁转换(N)...菜单”弹出“中文简繁转换对话框”根据需要选择转换方向后确定即可，这里的“自定义词典(D)...按钮”弹出“自定义对话框”供您编辑自定义词语。如果在转换前未选中文本，程序会默认转换整篇文档。 第七节 打印文档 打印是借助打印机将电子文档转换成纸质文档的过程。打印前您可以通过预览查看打印效果，以确认文档的版式与样式。 一、打印预览 点击工具栏上的“打印预览按钮”或执行“文件(F)子菜单”下的“打印预览(V)菜单”打开预览窗口，在预览窗口查看最终打印效果，这个窗口是以图形显示打印效果的，只能查看而不能编辑，要重新编辑文档，请回到文档窗口。 二、打印文档的一般操作 执行“文件(F)子菜单”下的“打印(P)...菜单”或直接按下快捷键Ctrl+P弹

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