显性知识的结构化管理如何进行

这个议题是显性知识的结构化管理。关于显性知识，隐性知识，上面已经已经做了介绍。企业里面的显性知识随着计算机的应用和普及，实际上显性知识的载体是以电脑里面的电子文档作为载体。企业里面有大量的电子化的文档，这些文档都是显性知识。这里面有些跟工作相关，比如说大量的制度流程，这些文件以电子化的形式在体现。还有大量的信息类的知识，像外部的产品信息，行业的信息，研究的报告，行业的素材，政府的法律法规，这样一些电子化文档的知识在企业里面也非常多。包括员工在工作当中产生的，收集的，调阅的，互联网上找到的大量的材料。这些电子化的文档如何有效的管理？这是我们讲知识管理非常重要的第一步工作。

很多企业实际上在开展知识管理的时候首先需要考虑的就是如何把这些显性化的知识有序的结构化的管理，而不是非常零散的分布在不同的部门，分布在每个人手头，这是我们在第三部分重点展开的。显性化的知识如何进行结构化管理？这里有几个核心的议题。

1、知识分类体系。这么多知识如何有效的分类？

2、知识分类好以后如何能够有序的应用？能够让员工非常便捷，非常快速的检索到，找到他要的东西，实现上面讲知识管理本质理解的第二个点，共享应用这个地方有效的应用起来。可能大家都有一个感受，自己电脑上有一些电子化的文档要找，可能

找起来都很费劲，何况一个大型的企业这么多文档。

3、权限体系问题。权限也是很多人很关心的，尤其是高层管理者非常关心的。原来这些文档分散在不同的部门，分散在每个人那里，现在汇总到一起，安全性如何保证？会不会对一些商业间谍窃取走，泄漏到竞争对手那里去，这也是非常重要的一点。 我们讲权限体系，这几个都是在显性知识结构化管理里面很重要的一个议题。 第一，知识分类体系。

知识分类体系核心解决是把企业里面的显性化知识有序分类，有序存储，以便我们在检索的时候更方便。如何把这些电子化的文档有序的按照框架目录有序的存储起来？这个本质上说也是一件具有挑战的事情。

我们看到很多企业，很多部门能够把这个目录结构，把知识库的分类体系搭建得比较完整的实际上也不太多。我们就把知识分类体系作为一个议题来做一个具体的展开。知识分类本质上一个要点是分类，分类二字怎么体现？实际上世界上的很多东西，包括我们对于很多问题的理解，对于很多知识的理解都是从分类开始的。人分了很多类别，动物，指物也都分了类别，这是有一个分类的框架。分类的框架从逻辑上，从哲学的角度来谈的话，有一个非常重要的逻辑标准，相互独立完全穷尽。我们期望在公司里面搭建一个知识的分类体系，这个分类体系从表现形式上看可能是一个树状的结构。这个树状结构，上级目录，下级目录，每

一个层级往下落实的时候都能够实现相互独立，完全穷尽。下面每一个子项目之间没有重复的地方。如果有了重复的地方可能造成了不好的结果就是我这篇知识，我这篇电子化的文档要存在A目录还是B目录，不知道，好象模棱两可。这是我们要避免的。 第二点就是要母项穷尽子项，要完全穷尽，避免出现文档找不到地方放，看哪个都不合适，漏了一个。这是在知识库目录设计，尤其是在知识库的分类属性大的架构在搭建的时候需要考虑的。这件事情很复杂，复杂的地方在于说，我们可以想象一下，个人电脑上，我自己笔记本电脑上的文档，我家里电脑上的文档是怎么存储的？我们可能用微软的系统设置了大量的文件夹，一个一个文件夹相互之间嵌套，很多文档存在不同的文件夹里。是不是每个人都能够把自己电脑上的这些文档按照一个非常有序的分类框架构建一套比较标准的，比较规范的，符合你存储和调阅的，文件夹的目录结构设计得比较好？并不见得每个人都能做到这点。这对于每个人来说一是件具有挑战的事情。更何况对于一个大型的企业可能有2000人，可能有10000人，这么多的文档，文档量可能是数以万计，数以几十万计，甚至百万计的文档量的数量。这些文档如何能够搭建一个好的知识分类体系？这对于很多企业是一个挑战。

我们给大家介绍一些比较好的方法，帮助企业能够搭建一个相对比较完善，比较有序的分类框架，使得员工都很清晰的知道这个文档要存储的话存在哪里，存在统一的公司目录库里面，应该

放在哪一个子目录下面，非常清晰。这个目录怎么搭？有一个办法。很重要的一个分类框架可以借鉴麦克尔波特的价值链模型。一个企业的价值链实际上是涵盖了企业业务活动的很多内容。企业的价值链包括业务链，从研发、采购、生产、销售、客户服务这条链，以及职能相关的一些板块，人事、行政、财务等等这样一些职能板块，包括信息化、IT，这都是支撑性的部门。这个分类框架对于知识库的目录设计也有很大得指导意义。这是一个粗浅的介绍，具体到目录结构到底怎么设？实际上我们有一些设计这个目录结构的维度。我们来做一个说明。

知识库目录里面有两套体系，关于知识分类体系有两个概念。一个概念叫做知识库的目录，或者简称目录。第二个概念叫做分类属性。目录起到的作用是构建一个树状结构，让员工，让整个公司里面的人员能够非常方便的把他的知识，把他的文档能够存储到这个目录结构当中去，就和图书馆的书架一样，能够分类有序。第二个叫做分类属性，或者叫做多维属性。这个概念是另外一个层面，是帮助企业存储在目录里面这么多大量的文档，按照另外的视角和维度帮助员工快速的调阅。关于这个概念存在一些差异，后面展开来说。

首先我们先看一下目录怎么搭。刚才我们讲到企业的价值链是一个很好的思维框架。具体来看的话，目录结构设计的时候有一些方法。比如说按照组织结构设，按照专业的职能，专业的分工来设，按照业务的过程来设，按照知识的专业来设，这四个方面

是企业通常在设计目录结构时考虑的维度。

第一个是知识库的目录设计按照组织结构来设，这个非常容易理解。企业里面都有组织结构，我是这个部门的，他是那个部门的，我是采购的，他是财务部门的，每个人都归属一个部门，如果我们的知识库按照组织结构来设计的话，每个人在共享知识，存储知识的时候非常容易理解，可以非常快速的把他的文档放到相应的目录里面去。因为每个人都很清楚的知道他所在的这个部门。但是按照组织结构设计目录有一个天然的弊病，企业里面的组织结构经常会发生调整，经常会发生变化。企业管理部今天叫企业管理部，明叫运营管理部，后天叫企业规划部，名称在变，职能在变，还有一些部门被合并，还有一些部门被拆散，这对于知识库目录的设计会产生很大的影响。所以按照组织结构来设计有它的好处，但也有它的弊病。

按照专业职能，专业分工来划分，可能是我们非常建议的一种模式。尽可能的把知识库目录设计成按照职能分类，因为部门这个属性，或者部门这个概念比职能更高一些，部门下面带了很多职能。部门拆了没问题，职能还在，只要我们这个企业存在，我们的采购相关的职能，人力资源相关的职能都是存在的，只是说我是把这个职能放在人力资源部还是放在培训中心，还是放在人事部这样一个不同的名称下面而已。所以说从职能设计角度可以成为知识库目录设计时候的一个参考维度。

当然还有一些具体的像业务过程，业务逻辑，这个通常可以成

为知识库目录设计的时候在第二层级，第三层级设计的时候的一个详细展开的分解的思维角度。我们知道目录的设计是一套树状的结构。这个树状的结构有主干，有一级目录，二级目录，三级目录。刚才我们谈到的组织结构也好，专业职能的分工也好，可能比较适合于作为目录的一级目录设计。而作为一些特别具体的业务过程，比如说财务里面会涉及到的一些具体的业务过程，像出纳，财务里面资金的管理，整体的规划，现金的管理，报销的管理，具体的职能板块实际上都是可以落到目录职能设计的二级目录，三级目录。人力资源也一样。人力资源这个职能可能是作为一级目录，但是往下落的话可以按照职能分解落实到招聘、培训、绩效考核、人员发展，人才库建设等等一系列的职能。所以说职能和具体的业务过程可以成为目录设计的第二个层级。 还有一些专门的企业，比如说研发机构，研究院所，科研院所，他们的大量的知识主要是专业类的知识。专业类的知识实际上是可以按照知识的专业领域进行划分。比如说我们曾经服务过一家研发机构，他们的知识库目录在设计的时候更多的考虑的是专业的知识，比如说这是电学，这是光学，这是微电子，这是软件开发，这是硬件的某一个模块。把这些专业的领域细分，形成了研究院所的知识库目录结构设计。根据不同的企业业务特征到底是一个集团型企业，还是具体的生产工厂，还是说是一个研发部门？根据不同的层级，不同的业务特征在设计知识库目录的时候是可以从这些角度思考，帮助我们把这个目录库搭建得比较完

善，组织结构、专业职能和专业分工，业务的过程，业务逻辑，包括知识的一些专业领域，这些都可以成为知识库目录设计时候的一个思考维度。

总体上说，知识库目录要设计得必须好必须要符合几个原则： 第一，相互独立，完全重精。分类框架是科学的，是符合逻辑，符合人的思维习惯的。

第二，比较方便，让大家比较容易应约。 第三，稳定，不能经常变化和调整。

刚才我们讲组织结构不太适合作为知识库目录的思考方式是因为组织结构会变化，目录要相对比较稳定，不能经常调整。这个调整不管是从技术上还是从员工应用的习惯上都会引发一些问题。

还有一块要符合知识的呈现和重用的原则。通过查看知识库目录，查看整个的框架结构，管理者，领导可以从高层视角看待这个企业到底积累了哪些知识，到底哪些领域，哪些业务环节的知识非常丰富，哪些环节的知识非常少，非常欠缺，必须要进一步提升，进一步补充的，有一个高层的视角，否则从容的原则。这是在做目录设计的时候需要考虑的因素。 第二个概念是多维属性。

多维属性的核心是实现一个要求，使得我们的用户，我们的员工在目录库里面储存的大量的文档在调阅的时候非常方便，按照不同的视角，按照不同的维度能够快速的调阅，这里有一个多维

的概念。

一个维度，两个维度，企业里面一般为了帮助员工快速调阅这些知识的时候可以设计3—5个维度。当然这个维度也不能太多，如果超过8个，10个，这些文档在存储的时候要把多维的属性带上的话也会比较麻烦。所以维度有一个控制，比如说3—5个非常常用的。我们可以举几个例子来介绍一下，解释一下所谓的多维属性是什么意思。

比如说一个房地产企业大量的文档，项目型的文档全部放在知识库目录里面存储得很好。但是员工想从另外一个视角把相关的文档调阅出来。比如说我最近想看看跟别墅这种产品，跟这种物业性质相关的所有文档，我最近想看看跟经济适用房类型的物业相关的所有文档。所以我们必须为了要实现员工这样一个检索的要求，或者是调阅的要求，必须在文档设计的时候，在文档存储的时候把我们刚才谈到的经济适用房、酒店、别墅、高档住宅这些属性标注在文档上，以后在调阅的时候能够快速的调阅。所以说刚才我们讲的房地产企业产品是一个很重要的多维属性。 另外有一个企业是一个电力相关的研究院所。他们大量的知识都跟电场相关的设备有关系。所以他们就把整个设备作为一个非常重要的多维属性建立起来。建立起来之后他们的员工就可以非常方便的看，我想看一下跟所有的发电机有关的文档，跟所有变压器有关的文档。跟所有的接地网，组合电器有关的文档。都可以按照这个视角，这个维度把大量的知识调阅起来。这是多维属

性的作用。

一般来讲企业设计多维属性的时候思考的角度可能有这些。我们做一个罗列：

1、地理位置，尤其是对于一些全国性的企业。我想看全国这么多省，不同的省份相关的知识。不同得分公司，这是一个很重要的维度。

2、产品，每个企业都有产品，或者说服务，产品的类型，服务的类型可以作为一个很重要的多维属性设计的思路。我们可以通过这个多维属性了解不同产品相关的知识。

3、专业知识结构。如果说专业知识这个结构没有作为很重要的维度设计在目录里面，那么它也可以作为一个多维属性。 4、设备 5、客户 6、项目

等等，还有很多，这些根据不同的企业业务特征可以帮助我们把这些多维属性设计起来，使得员工在调阅海量知识的时候能够非常方便。还有一个维度也是非常方便，叫做企业里面的文档类型。这个文档类型，不同企业可能有所差异。但是本质上差异不大。比如说有些人想看我们公司的流程，有些人想看制度，有些人想看会议记要，想看通知，想看任命，我们就把这些文档的类型作为一个专门的维度设计起来，便于员工从不同的角度看这些知识。

像新闻、通知、制度、任命、决定、会议记要、最终报告、表单、模板、知识地图等等，这一套作为一个多维属性帮助员工在检索类似知识的时候非常的方便。

如何看待目录库设计得好坏？如何看待多维属性设计得好坏？这里有一些要求。

因为这些目录设计好了以后，多维属性设计好了以后最后是要通过软件系统实现的。如果我们从软件系统角度看的话，希望这个分类用户容易理解，系统比较稳定，不是特别复杂，比较方便。从内容这个角度来看的话，希望分类体系设计得比较好，内容方面的要求就是符合知识的分布均匀性。在每个目录，每个属性下分布的差不多，没有特别多的目录。如果这个目录做得不太好，有些目录下面的文档成千上万篇，有的目录下面的文档只有不到十个，这说明目录库设计得有点问题。

知识分布已经均匀，比较详尽，相互之间没有重复，互不交叉。 而且还有一个要求，目录和多维属性设计的时候涉及到的一些专门的术语，专业的术语应该能够让员工都能够理解。如果他不理解，他就不知道他的知识应该存在哪里。所以知识库的目录和多维属性设计好了之后需要做培训，让全员都明白这个目录是存这个知识的，那个目录是放那个类型的知识的，让大家比较容易理解。

当然有一些目录从字面上就比较容易理解，有些目录可能有些费解，需要做一些解释和说明。所以培训也很重要。

上面我们讲分类体系的时候谈到的目录和多维属性这两个概念是分开来谈的，但是实际上未来来看，由于不同的软件系统在功能实现上有所差异，在未来可能越来越多的把目录和多维属性也会存在一种合并，现在有很多软件是把目录和多维属性合并起来统一管理，都叫一套属性，叫做多维属性。目录也作为多维属性里面的某一个维度。只是说目录这个维度跟其他的属性相比存在一些差异，这个差异在于说，目录如果设计得比较完备的话，它跟其他的属性相比，最大的差异在于他能够把公司里面所有的文档，所有的知识都能够分割完毕，都能够全部包住，不会有漏项。而其他的一些多维属性，应用的一些多维属性，可能不能把公司所有的文档都包含进去。这是目录和多为属性其他维度属性相比的特点。

这是关于知识库分类框架涉及到的两个概念，以及他们在设计的时候表现出来的。

上面我们讲分类体系的时候谈到的目录和多维属性这两个概念是分开来谈的，但是实际上未来来看，由于不同的软件系统在功能实现上有所差异，在未来可能越来越多的把目录和多维属性也会存在一种合并，现在有很多软件是把目录和多维属性合并起来统一管理，都叫一套属性，叫做多维属性。目录也作为多维属性里面的某一个维度。只是说目录这个维度跟其他的属性相比存在一些差异，这个差异在于说，目录如果设计得比较完备的话，它跟其他的属性相比，最大的差异在于他能够把公司里面所有的文档，所有的知识都能够分割完毕，都能够全部包住，不会有漏项。而其他的一些多维属性，应用的一些多维属性，可能不能把公司所有的文档都包含进去。这是目录和多为属性其他维度属性相比的特点。

这是关于知识库分类框架涉及到的两个概念，以及他们在设计的时候表现出来的。

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