显性知识的结构化管理如何进行

这个议题是显性知识的结构化管理。关于显性知识，隐性知识，上面已经已经做了介绍。企业里面的显性知识随着计算机的应用和普及，实际上显性知识的载体是以电脑里面的电子文档作为载体。企业里面有大量的电子化的文档，这些文档都是显性知识。这里面有些跟工作相关，比如说大量的制度流程，这些文件以电子化的形式在体现。还有大量的信息类的知识，像外部的产品信息，行业的信息，研究的报告，行业的素材，政府的法律法规，这样一些电子化文档的知识在企业里面也非常多。包括员工在工作当中产生的，收集的，调阅的，互联网上找到的大量的材料。这些电子化的文档如何有效的管理？这是我们讲知识管理非常重要的第一步工作。

很多企业实际上在开展知识管理的时候首先需要考虑的就是如何把这些显性化的知识有序的结构化的管理，而不是非常零散的分布在不同的部门，分布在每个人手头，这是我们在第三部分重点展开的。显性化的知识如何进行结构化管理？这里有几个核心的议题。

1、知识分类体系。这么多知识如何有效的分类？

2、知识分类好以后如何能够有序的应用？能够让员工非常便捷，非常快速的检索到，找到他要的东西，实现上面讲知识管理本质理解的第二个点，共享应用这个地方有效的应用起来。可能大家都有一个感受，自己电脑上有一些电子化的文档要找，可能

找起来都很费劲，何况一个大型的企业这么多文档。

3、权限体系问题。权限也是很多人很关心的，尤其是高层管理者非常关心的。原来这些文档分散在不同的部门，分散在每个人那里，现在汇总到一起，安全性如何保证？会不会对一些商业间谍窃取走，泄漏到竞争对手那里去，这也是非常重要的一点。 我们讲权限体系，这几个都是在显性知识结构化管理里面很重要的一个议题。 第一，知识分类体系。

知识分类体系核心解决是把企业里面的显性化知识有序分类，有序存储，以便我们在检索的时候更方便。如何把这些电子化的文档有序的按照框架目录有序的存储起来？这个本质上说也是一件具有挑战的事情。

我们看到很多企业，很多部门能够把这个目录结构，把知识库的分类体系搭建得比较完整的实际上也不太多。我们就把知识分类体系作为一个议题来做一个具体的展开。知识分类本质上一个要点是分类，分类二字怎么体现？实际上世界上的很多东西，包括我们对于很多问题的理解，对于很多知识的理解都是从分类开始的。人分了很多类别，动物，指物也都分了类别，这是有一个分类的框架。分类的框架从逻辑上，从哲学的角度来谈的话，有一个非常重要的逻辑标准，相互独立完全穷尽。我们期望在公司里面搭建一个知识的分类体系，这个分类体系从表现形式上看可能是一个树状的结构。这个树状结构，上级目录，下级目录，每

一个层级往下落实的时候都能够实现相互独立，完全穷尽。下面每一个子项目之间没有重复的地方。如果有了重复的地方可能造成了不好的结果就是我这篇知识，我这篇电子化的文档要存在A目录还是B目录，不知道，好象模棱两可。这是我们要避免的。 第二点就是要母项穷尽子项，要完全穷尽，避免出现文档找不到地方放，看哪个都不合适，漏了一个。这是在知识库目录设计，尤其是在知识库的分类属性大的架构在搭建的时候需要考虑的。这件事情很复杂，复杂的地方在于说，我们可以想象一下，个人电脑上，我自己笔记本电脑上的文档，我家里电脑上的文档是怎么存储的？我们可能用微软的系统设置了大量的文件夹，一个一个文件夹相互之间嵌套，很多文档存在不同的文件夹里。是不是每个人都能够把自己电脑上的这些文档按照一个非常有序的分类框架构建一套比较标准的，比较规范的，符合你存储和调阅的，文件夹的目录结构设计得比较好？并不见得每个人都能做到这点。这对于每个人来说一是件具有挑战的事情。更何况对于一个大型的企业可能有2000人，可能有10000人，这么多的文档，文档量可能是数以万计，数以几十万计，甚至百万计的文档量的数量。这些文档如何能够搭建一个好的知识分类体系？这对于很多企业是一个挑战。

我们给大家介绍一些比较好的方法，帮助企业能够搭建一个相对比较完善，比较有序的分类框架，使得员工都很清晰的知道这个文档要存储的话存在哪里，存在统一的公司目录库里面，应该

放在哪一个子目录下面，非常清晰。这个目录怎么搭？有一个办法。很重要的一个分类框架可以借鉴麦克尔波特的价值链模型。一个企业的价值链实际上是涵盖了企业业务活动的很多内容。企业的价值链包括业务链，从研发、采购、生产、销售、客户服务这条链，以及职能相关的一些板块，人事、行政、财务等等这样一些职能板块，包括信息化、IT，这都是支撑性的部门。这个分类框架对于知识库的目录设计也有很大得指导意义。这是一个粗浅的介绍，具体到目录结构到底怎么设？实际上我们有一些设计这个目录结构的维度。我们来做一个说明。

知识库目录里面有两套体系，关于知识分类体系有两个概念。一个概念叫做知识库的目录，或者简称目录。第二个概念叫做分类属性。目录起到的作用是构建一个树状结构，让员工，让整个公司里面的人员能够非常方便的把他的知识，把他的文档能够存储到这个目录结构当中去，就和图书馆的书架一样，能够分类有序。第二个叫做分类属性，或者叫做多维属性。这个概念是另外一个层面，是帮助企业存储在目录里面这么多大量的文档，按照另外的视角和维度帮助员工快速的调阅。关于这个概念存在一些差异，后面展开来说。

首先我们先看一下目录怎么搭。刚才我们讲到企业的价值链是一个很好的思维框架。具体来看的话，目录结构设计的时候有一些方法。比如说按照组织结构设，按照专业的职能，专业的分工来设，按照业务的过程来设，按照知识的专业来设，这四个方面

是企业通常在设计目录结构时考虑的维度。

第一个是知识库的目录设计按照组织结构来设，这个非常容易理解。企业里面都有组织结构，我是这个部门的，他是那个部门的，我是采购的，他是财务部门的，每个人都归属一个部门，如果我们的知识库按照组织结构来设计的话，每个人在共享知识，存储知识的时候非常容易理解，可以非常快速的把他的文档放到相应的目录里面去。因为每个人都很清楚的知道他所在的这个部门。但是按照组织结构设计目录有一个天然的弊病，企业里面的组织结构经常会发生调整，经常会发生变化。企业管理部今天叫企业管理部，明叫运营管理部，后天叫企业规划部，名称在变，职能在变，还有一些部门被合并，还有一些部门被拆散，这对于知识库目录的设计会产生很大的影响。所以按照组织结构来设计有它的好处，但也有它的弊病。

按照专业职能，专业分工来划分，可能是我们非常建议的一种模式。尽可能的把知识库目录设计成按照职能分类，因为部门这个属性，或者部门这个概念比职能更高一些，部门下面带了很多职能。部门拆了没问题，职能还在，只要我们这个企业存在，我们的采购相关的职能，人力资源相关的职能都是存在的，只是说我是把这个职能放在人力资源部还是放在培训中心，还是放在人事部这样一个不同的名称下面而已。所以说从职能设计角度可以成为知识库目录设计时候的一个参考维度。

当然还有一些具体的像业务过程，业务逻辑，这个通常可以成

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