会议组织及公务接待

一、 重要会议组织

（一）概述

学院、部门组织（主办、承办、协办）的重要会议需履行报告程序；需邀请学校领导出席会议的所在学院、部门提交申请，学校办公室统一安排；并请提供会议有关背景材料、会议议程，初拟讲话稿。

大型会议环节众多，涉及到方方面面，不可能也不必要将所有可能的情况都做好预案。这就要求工作人员在会议过程中必须全神贯注，不能有丝毫懈怠心理，密切关注场上需求和情况变化，迅速作出反应，解决问题。

对上主席台的领导同志能否出席会议，在开会之前务必逐一落实。如临时有变，应及时调整桌签，防止主席台出现桌签差错或领导空缺，谨防错别字出现。 （二）流程

重要会议组织工作一般分为会前筹备、会中服务、会后总结三个阶段，细化量化20个节点，将会务工作纳入程序化、规范化的轨道。

1、会前筹备 （1） 拟订会议方案

会议方案是组织安排会议的总纲，是会议意图、目标、计划实施的书面表现形式。内容包括：会议名称、时间、地点、规模、主要内容、议程、拟请出席领导、参会范围、日程安排、文件材料目录、宣传报道、食宿行安排、安全保卫、工作班子组成及职责分工等。制定会议方案要坚持“复杂程序简明表述、简单问题慎重对待”的原则，增强方案的指导性和可操作性。方案报送相关领导审定后，要立即召集相关单位负责人召开协调会，对各项任务进行分解。

（2） 起草、下发会议通知

会议通知是会议组织者向参会人员传递会议信息的主要方式，是参会人员反馈信息的前提条件。起草会议通知要做到表达准确、条理清楚、言简意赅、一目了然。通知的内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等。下发会议通知时要把握好两点：一是及时，使参会人员有充裕时间做好准备；二十准确，防止重发、错发、漏发。

（3） 落实与会人员

按照会议通知要求的时间，对与会人员逐一落实并做好登记，必要的进行电话核查、督促，统计汇总后列出请假人员名单，并及时向有关领导报告。

（4） 协调出席领导

根据会议性质拟请领导出席的，应报请办公室领导同意后，逐一通知。内容包括：会议时间、地点、议程。并帮助衔接、督促讲话稿或主持词的起草与报送，

确保及时送到相关领导手中。会前半小时可再对出席领导进行一次手机短信提醒。

（5） 预定会议室

会议时间确定之后，要立即与会议场所联系沟通，预定会议室，并安排做好先期准备工作。

（6） 编辑会议须知

与会者通过会议通知得到召开会议的信息，但会议的有关安排、要求，需要通过会议须知来了解和掌握。大型会议活动需要编印会议须知，须知编排要求准确、周密、合理、简洁。内容包括：日程安排、与会人员名单、分组名单、食宿安排、乘车安排、会务组电话、作息时间、注意事项等。

（7） 制作会议证件

有些会议需要制作会议证件，包括出席证、列席证、工作证、车辆通行证等。证件制作要根据会议主题，从易于识别、方便管理、利于安全的原则设计制作。

（8） 布置主席台

主席台是会场的重点和中心部位，是会议性质、规格和气氛的集中体现。主席台的布置要从会议性质、领导人数、主席台大小以及方便领导出入席等方面综合考虑。

（9） 检查音响和灯光

根据会议议程安排话筒的数量和摆放位置，并严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查。确定法定会议播放《国歌》、《国际歌》，要提前进行演练并做好备份，确保万无一失。检查会场内是否有损坏，如有损坏，提前进行更换，有投影仪演示时需及时调节灯光。

（10）编制座区图，摆放桌签

根据统计整理后的与会人员名单，合理安排与会人员的会场座次。座区图和桌签要反复进行核对，防止遗漏、重复，防止出现错别字。

（11）组织调度会议用车

大型会议活动，要安排专人负责车辆的召集和调度，车辆较多时要编排乘车分组，并对车辆进行编号。同时做好交通疏导，大型会议由于到会车辆较多，要安排保卫处等相关部门在会场附近进行交通疏导，必要时进行校内交通管制。

（12）安排新闻报道

需要新闻报道的会议，要提前联系学校宣传部及有关新闻媒体，并做好媒体接待工作。

（13）电力保障

会前与后勤等部门沟通联系，安排保电任务，同时安排会议场所进行内部检修。会议过程中还需要安排专人值班，以便应对突发情况。

2、会中服务

（14）组织会议报到

会议报到时与会人员身份再确认的过程，是与会人员领取会议证件、文件材料、办理住会手续的必要环节。会议报到工作要求热情周到、迅速准确、有条不紊。

（15）与音响师对接

准备一套会议材料，包括会议的主持词给音响师一份，以方便其把握议程安排与音响的调配。

（16）会议值班

会议值班的作用是收集和发送有关会议的信息，协调处理会议期间各项工作和突发事件，落实领导交办的事项等。安排一人在会场内、一人在会场外值班，及时沟通情况，确保联络通畅。值班人员要时时将会议议程进行对比。掌握会议进程。

（17）会场服务

提醒工作人员定时供应茶水，巡回检查会场内的音响、灯光、室温、通风、屏蔽等情况，发现问题迅速补救。遇到特殊情况需要向持人汇报时，要采取灵活的方式处理，最大限度的减少对会议的影响。

（18）维持会场秩序

会场秩序包括会场外秩序和会场内秩序。会议召开时，在会议室门外安排专人值班，防止无关人员进入会场，禁止大声喧哗。发现会场内不遵守纪律的行为，予以提醒和制止，要注意做到言辞温和有礼，态度严肃认真，行动不温不火。

3、会后总结 （19）送站清场

会议结束后，根据客人的行程安排及时调度车辆，组织送站，特别是重要客人要做好一对一服务。

（20）总结归档

会后将会议所有文件包括会议方案、会议通知、会议须知、会议简报、会议发言材料、领导讲话等收集起来，按顺序装订成册。有些会议还要做好录音、录像资料的收集和整理。根据保密原则，对需回收的会议材料要逐份清查回收。

分析总结会务工作中的经验和教训，注意收集参会人员对会务工作的意见，虚心采纳、整改提高。 （三）流程图 会流程 工作要求 明确会议主题、内容、时间、场地等要素，拟订会议议程、参会范围、与会人数，做好财务预算，细化会议工作流程 前 拟定方案 发通知 制发会议通知，内容包括：会议名称、主送单位、主要内容、报到时间和地点、参会人员、报名要求、有关事项等，对主要嘉宾可发会议请柬 收回执 准备资料 布置会场 检查工作 后勤保障 新闻报道 会会议报到 中 会务服务 根据回执最终确定参加会议的人员和数量，并按接待规范做好会前准备工作 编印会议须知，准备会议文件，制作会议文件，制作会议证件，做好学校参会领导的秘书工作，起草大会讲话稿或发言稿 准备会标、横幅、背景、主席台、桌签、发言席、音响、茶水、花卉、灯光、引导牌、电脑、摄影摄像等 严格落实“三检查”：布置会场时检查；会前半小时检查；会前十分钟检查 车辆调度、交通疏导、电力保障 提前联系学校宣传部及有关新闻媒体，做好媒体接待工作 要求热情周到、迅速准确、有条不紊 与会人员全称跟踪会议，做好会议秘书服务工作，出现突发事件能以最短的时间解决；做好大会的安全保卫工作；做好会议影响记录、文字记录等 会送站清场 根据客人的行程时间调度车辆，组织送站 所有文书和会议资料整理存档，分析总结会务工作中的经验和教训 后 总结存档

三、 公务接待管理 （一）概述

高等院校的接待工作，是指对来校出席会议、考察调研、学习交流、检查指导等公务活动领导或专家的接待和服务。

接待工作是加强学校对外交流的重要途径，是展式学校发展成果和亮点的重要窗口，是办公室必不可少的重要的日常事务工作。它有利于学校改善外部环境，扩大对外影响，获取各种信息，是一种无形的公关工作。随着学校各项事业的迅速发展，办学水平提升，社会影响扩大，学校与中央部委、省市政府的联系日益频繁，做好接待工作对争取各级领导的重视、关心和支持非常重要。

做好学校接待工作一般应掌握以下七原则： 1．热情周到

文明礼貌、热情周到是接待工作的首要原则。接待工作繁琐复杂，环环相扣，细节体现水平，细节决定形象。任何接待都要做到热情有礼，细致周到。

2．对口对等

根据来访目的和要求，安排相应的学校领导、部门（单位）负责人参加接待。上级领导或社会高层来访，一般由学校党委书记或校长接待，分管校领导和相关职能部门、学院负责人陪同。兄弟院校的领导来访，一般由学校对口领导接待。

3．讲求实效

制定接待计划做到张弛有度，接待内容安排尽量紧凑，如无特殊情况，应按照原定计划完成接待任务，既不要随意删减原定的项目，也不浪费自己的时间，更要注意节约学校领导的时间。

4．俭省节约

要厉行节约、精打细算、勤俭务实，不搞形式主义，不摆阔气、讲排场，反对各种形式的铺张浪费。要量力而行，既要考虑经费使用的必要性，也要考虑经费使用的可行性，合理使用接待经费，必要的不能省，能节约的不铺张。

5．灵活应变

接待工作往往复杂多变，不可能也不需要将所有可能的情况都制定成预备方案，这就要求接待人员在应对变化时能及时作出准确的判断和合理的安排。在领导遇到尴尬场合时，接待人员要及时作出反应，维护领导形象。

6．保密原则

在迎来送往的过程中，接待人员要注意自己言谈举止的分寸，必要的时候还要礼貌的回绝对方的提问，既要做到热情友好、文明礼貌，又要严守纪律、机密，接待外宾时，更不能泄露任何国家机密。

7．确保安全

接待活动，安全第一。接待过程中的安全包括饮食安全、住地安全、交通安全等，尤其是在接待高级领导和外宾时，要高度重视安全问题，必要时与公安部门、卫生防疫部门取得联系，请求协助。 （二）流程

1. 确认接待任务

在接到来访单位的传真或来电后，应该了解清楚来宾此行的目的、意图和要求，准确记录联系人及联系方式，并第一时间向学校办公室分管主任报告。分管主任请示学校分管或相关领导，并及时向对方反馈信息，沟通接待事宜；若校领导有冲突或不方便接待，则应该委婉加以回绝或请其调整时间。

2. 拟制接待方案

接待方案是安排来宾行程、协调领导活动、组织工作分工的重要依据，是决定接待工作成败的重要内容。接待方案要考虑周全、设计合理，一般应明确活动日程、来访领导一行和学校陪同人员名单，宴请会见活动安排及考察线路，接待工作分工等具体事宜。

3. 明确分工职责，做好接待准备

在基本拟定接待方案后，应具体分配接待工作的各项准备事宜，确定各个接待环节的负责人、联系人。其中有三个步骤：

（1） 召开协调会。一般兄弟高校领导和厅局领导来校围绕某一问题专题调研，只需要通知相关单位按惯例做准备即可。而对于党和国家领导人、省部级领导等来校调研等重要接待活动，需要开会研究，集思广益，明确分工，共同配合做好工作。

（2） 要确定接待工作每个环节、每项工作的负责人和联系人，确保接待过程中信息畅通。保证会场、宾馆、车辆、宴请、参观路线、设备、汇报材料、环境卫生、参会对象等各个环节有专人负责。

（3） 需要学校领导出面接待的，需提前呈送有关背景材料和接待方案供学校领导审阅。四是如有必要，及时向上级机关汇报（省委省政府、相关厅局），请相关领导出席。

4. 查落实接待准备情况

在客人到达前，接待工作总负责人应及时通过电话或现场检查落实宾馆房间、餐厅、会场和参观点的安排布置情况，向工作人员收集更新信息，便于及时发现问题及时纠正。

5. 执行接待工作

根据不同情况，大致包括以下几个内容：

（1） 接站引导工作，包括组织车辆和提醒领导到位两个步骤。一般应该根据客人到达时间提前20分钟左右到达接站地点，这样一是防止路上堵车，宁

可车等人，不要客人等车；二十提前到车站可以熟悉一下周边环境，寻找一个附近的停车位或站一个醒目的位置打接站牌。一般兄弟院校领导来访由办公室分管主任带队接站和安排酒店下榻；上级部门领导或其他重要任务来访，一般应由办公室主任带队接站（特别重要时，由学校领导带队接站），学校领导在酒店门口（校门口）迎接。

（2） 安排领导下榻，包括安排领导入住和便宴两个内容。客人一行到达后，最好是让领导直接入住，随后情随行人员帮助其办理相关入住和报到手续，避免在大堂久等。便宴时一般根据需要（如到达时间）安排一名学校领导陪同。

（3） 座谈交流，包括会场布置、会议材料准备、提醒领导和有关部门按时参加会议、摄影摄像录音等。

（4） 宴请。包括陪同领导邀请、菜品安排、席卡摆设等。菜品应该突出本地特色，兼顾领导口味。宴请排位注意两个原则：一是右高左低，二是交替摆位。

（5） 陪同参观考察。座谈会议前后可视情况安排半个小时左右的校园参观，增进客人对学校的感性认识。由于客人参观时间短，因此对参观点的联系和解说，都要提前安排落实。

（6） 送行。接待工作要做到有始有终，不能前热后凉。客人离开学校时，一般情况下办公室分管主任应带队在客人下榻处欢送。上车时要提醒客人检查是否有物品遗漏，并送到机场或车站入口。途中可以征询客人对本次接待的意见。

（7） 小结。接待工作结束后，接待人员应及时向领导报告任务完成情况，总结成绩，分析不足，收集整理接待过程中的文字、音像资料及来宾生活习惯等材料归档留存，便于日后查阅，报销经费并撰写新闻报道稿件。 （三）流程图

上级部门、兄弟院校等单位来电来函办公室接待秘书登记反馈 办公室主任批准相应部门对口接待 请示分管领导重大接待活动需上会讨论并召开协调会。需请示上级部门，安排领导参加 制定方案明确分工有关部门组织落实迎送住宿餐饮会场接待参观车辆安保宣传环境总结、归档

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