ERP+系统数据管理及数据优化

ＥＲＰ系统数据管理及数据优化

巫乔顺

（比钢集团电子信息ｌ：程有限公司比明６５０３０２）

摘要：本文对实施ＥＲＰ系统各阶段数据管理问题进行论述及分析，并结合实际Ｉ：作对数据优化问题进行探讨，具有较好的借鉴意义。

关键词：ＥＲＰ数据管理优化

１前言

在ＥＲＰ业界内有句行话：“二分技术，七分管理，十二分数据”，这就显示了数据管理的

重要性，ＥＲＰ系统运行的最终结果亦是产生企业管理所需的人、财、物、产、供、销的数据。ＥＲＰ帮助企业进行高效管理，必须建立在对人量的全面、准确、实时的企业数据的访问、存储和分析的基础之上。因此，ＥＲＰ系统的数据管理及数据优化已成为迫切需要解决的问题。２数据管理的内容

ＥＲＰ的数据基本上可分为两人类——静态数据、动态数据。

２．１静态数据

静态数据主要是指：①财务相关数据（成本中心、Ｉ制定资产、财务科目代码表）；②生

产相关数据（１：作中心、．１：艺路线、生产版本）；③物料主数据（原材料、备件辅料、半成品、成品）；④客户、供应商主数据；⑤代码（企业代码、公司代码、。ｌ：厂代码）；⑥设备、产品物料清单（ＢＯＭ）；⑦设备维修相关基础数据；⑧质量检验标准数据等。在整个数据的生命周期中基本保持不变是它的最人的特征。

２．２动态数据

动态数据是每笔业务发生时产生的事务处理信息，主要是指：①出入库、库存转移、盘

点等日常物流动态数据；②应付帐、应收帐、Ｉ制定资产和总帐会计分录等日常财务动态数据；③期末结帐事务产生的动态数据。动态数据又可以分为期初数据和日常数据。

数据管理就是对这些数据的收集、整理、导入、日常维护、清理等。

随着企业管理标准化水平的普遍提高，企业静态数据的合理性目趋合理；目前在钢铁行

业普遍使用的ＥＲＰ软件提供了对诸如物料编号、供应商编号、客户编号等数据批量更改功能，使得企业可以在实施一段时间屙可以对原来的静态数据编码进行修正。

动态数据中物流动态数据，可以通过流程优化等方式来降低；而职Ｐ系统中人量财务分

录等囚企业财务队伍的相对专业性，财务动态数据的准确性得到了一定程度的保证。

３在项目实施不同阶段的数据管理

数据管理始终贯穿丁．ＥＲＰ系统实施业务蓝图设计、系统测试、上线准备、系统上线、上

线，ｆ亓继续支持等各阶段，不同阶段的』ｆ：作侧重点不尽相同。

３．１蓝图设计阶段

在业务蓝图设计阶段，数据管理的ｒ作重点在丁．根据各业务部门的实际业务需求对物料

编码、物料清单（ＢＯＭ）、．１：作中心、．１：艺路线、会计结构设置等主数据编码规则进行充分的论证，做好具有瞻前性的规划，在确保各类编码的科学性、唯一性和可扩充性前提‘ｈ充分体现本企业数据系统的特点。按照业务标准化和规范化的要求，制定出适合本企业的最佳数据方案。一个考虑周全盼编码体系往往需要跨部门反复讨论。

不论是静态数据还是动态数据，在ＥＲＰ系统中都必须是唯一的。为了保证数据的唯一性，２０

就要给这些数据编码。所以，在业务蓝图设计阶段，作为数据管理的最基础的工作就是编码规则的确定。编码规则的确定需要遵循如下原则：

①唯一性：就是必须保证一个编码对象仅被赋予一个代码，一个代码只反映一个编码对

象。

②实用性：就是编码体系应当符合企业的业务特点和管理需求，既充分考虑企业发展对

信息编码的需求、义兼顾企业的现状。要从实用性出发，充分把握好编码的细化程度，过细的编码不实片ｊ，过粗的编码不管用。

③统一的编码结构：编码由一个或者若干不同分类角度的分类码构成，统一的编码结构

要求任何对象在其整个生命周期内标识码保持不变，所有分类码具有相同的编码结构。

④标准化：就是编码庶提高标准化程度，充分考虑剑与外部环境的接轨，尽可能与相关

国家、行业标准相吻合。

⑤易片ｊ性：就是编码虑尽可能好记易用，在满足要求的情况下尽可能的简练，常用的编

码虑尽量避免字母与数字混合，以提高录入效率。

编码规则的确定不仅仅是一个技术问题，它涉及到不同的部ｉ、ｊ，是个跨部｜、ｊ的工作，需

要考虑各部Ｉ、Ｊ管理现状、业务特点、历史数据等方面。

３．２系统测试阶段

在编码规则确定后，各相关模块根据数据的分类对每项数据设计一个收集表，下发剑各

部门进行摸底调查；在明确有哪些数据需要准备后，按制定的编码规则进行编码，导入测试系统进行系统功能测试。同时完成数据维护规范和数据管理制度。

建立数据维护规范和数据管理制度的原冈在于：很多企业在没有实施ＥＲＰ之前通常是使

用手工方式进行管理的，部门之间削单据进行业务数据的流转，部｜、Ｊ内用台账进行数据记账，月底通过对账保持部Ｊ、Ｊ内和部Ｊ、Ｊ之间数据一致。此种传统的管理方式对数据产生的不利影响是：数据分散、口径不一致、冗余、不规范，同一数据在同一时间点上，会在不同部ｌ、Ｊ、以不同的描述和内容表现出来。通过建立数据规范和数据管理制度，可达到如下目的：①便于在数据进行更改和新增时能够更快的在职Ｐ系统中得到维护。②明确与每一个数据的米源部｜、Ｊ，明确相关各部｜、』的维护职责，更好的使各部ｒＪ认识到自己所在部｜、ｊ相关数据的重要性，并加强各部ｌ、Ｊ之间的业务协调。③为末米ＥＲＰ系统的数据进行准确、快速的维护提供重要的保障。

３．３上线准备阶段

在上线准备阶段，根据上一阶段数据整理及系统测试的结果，依据编码规则确定及完善

静态数据和编码，从而完成整个静态基础数据的整理工作，按项目实施情况，一般在上线之前两周，集中人力将静态数据导入生产系统，为经财务确认的期初盘点数据导入系统做好准备。

３．４ＥＲＰ系统上线阶段

在ＥＲＰ系统上线阶段，数据管理的重点工作是组织人员将期初数据导入到生产系统中，

并核对系统内的期初数据，保证系统内的数据的止确性。由于期初数据反映的是上线那个时间点的数据，冈此过．甲．准备是没有意义的，这些事务处理数据都是动态的，每天都在变化。冈此完成期初数据准备需要精确的时间表，在上线时点将库存期初、科目余额和未结单据录入系统。在核对完毕系统数据后，各业务部门才能开始在生产系统中录入实际业务数据。

在上线后的前儿个月内，必须要经过系统对帐这一痛苦的过程，通过核对手工账和实物，

检查系统数据是否与实际业务数据对应，并查出差异所在，进行数据调整。至此，在ＥＲＰ项目上线过程中漫长的数据准备告一段落。

３．５上线后继支持阶段

ＥＲＰ作为一个“管理＋ＩＴ”的项目，上线还仅仅是ＥＲＰ虑剧的开始。相比前期数据准２ｌ

备漫长而痛苦阶段，系统上线后按编码规则进行数据处理更为重要。保持数据的准确性、时效性是一项长期的工作。在系统运行期间，还要坚持做到：①成立专门的编码维护部门，根据编码规则添加新的编码。②上线后，需要对部分业务流程和操作规稗调整，以适应系统内的数据传递。③管理员及时处理系统中的异常数据。④定期对数据备份，确保数据完整。⑤根据业务和管理的需要，增加新的数据项或者更改原数据定义等。

４数据优化问题

系统上线后，数据管理的工作除了日常的数据维护外，根据系统应用情况和实际业务情况，对系统数据进行优化和对垃圾数据和已经失效的数据清理亦是一项长期而艰巨的工作。

在系统上线前期的数据准备阶段，数以万计的数据需要整理、核对，不可避免的存在泥沙具下的局面。可能会有大晕的垃圾数据和已经失效的数据进入系统。一般情况下，在系统上线一年后，项目组应组织人员对系统中失效的数据和垃圾数据进行查找、清理。在实施ＥＲＰ的企业中，曾经有过冈系统中的编码大量膨胀而导致影响整个系统服务器运行速度的先例。

在我们昆钢的ＥＲＰ项目中，为了优化系统数据，我们主要做了以下儿方面的工作：

１）在ＥＲＰ一期项目时，成品板材编码规则是按每个不同的具体宽度确定一个编码，由于有大量非标宽度的产品的存在，在上线的一年中，板材物料编码膨胀到１．２万多条，这还只是可能产生的物料编码的一小部分，儿乎每天都有新增的物料１０多种编码，给数据中报部｜、Ｊ及数据维护部｜、』带米了大量繁琐的工作，而且不利于生产厂在系统中的操作。为了提高工作效益，ＥＲＰ项目组在二期上线前组织各部Ｉ、Ｊ对编码方案进行充分的讨论，重新制定了板材的编码优化方案，对非标宽度按不同的组距分组编码，具体宽度从批次属性中取出，此种方案只要８０００多条就涵盖了全部板材的编码，充分提高了系统及各部Ｊ、Ｊ的工作效率。

２）２００６年４月对存在系统中一年以上的＿欠效的数据和垃圾数据进行清查，共查出３．５万多条物料数据并作归档处理，有效提高了ＥＲＰ服务器的性能。

：３）对属性较多的镀锌彩涂产晶，我们采削了可配置物料，而非固定编码的方式，仅使用儿十个可配置物料就涵盖了所有的镀锌彩涂产晶编码，而采用固定编码则至少要８０００多条。

４）上线之初，在系统中编码膨胀较为严重的一个原冈是对办公片ｊ品、洗涤用品编码采用了细化到品牌、规格等，为了便于管理，提高效率，我们对此类物资采剧了无编码的方式进行操作。达到了提高效率，方便管理的目的。

总之，随着ＥＲＰ各项管理制度的完善、项目组对ＥＲＰ软｛，ｌ：功能的深入了解，在前期制定的各类编码规则和业务流程的问题会逐步暴露出米，这就需要对各类编码规则重新进行整理、修改，对业务流程进行优化，达到优化静态、动态数据的目的。数据的维护优化是一项长期的工作，也是ＥＲＰ项目上线后需要长抓不懈的工作，在数据维护优化要做到：①企业设置统一、专Ｉ、Ｊ的数据维护优化组织。②基础数据优化要遵循规范。③业务数据的更新要求一定是及时、准确，滞后或错误的数据必然会影响业务决策分析，影响企业的绩效。④规范数据维护优化流程及制度，减少数据维护优化中的风险。⑤重码的预防和消灭。

５结束语

ＥＲＰ项目的价值在于系统中数据的真实性、准确性、及时性。但是，在ＥＲＰ实施过程中，

企业对ＥＲＰ系统数据的管理及优化却有所轻视。只有建立健全数据管理的规范及制度，并针对暴露出米的问题进行有效处理，不断优化，才能保证系统数据质量，保证ＥＲＰ的成功１２２

ERP 系统数据管理及数据优化

作者：

作者单位：巫乔顺昆钢集团电子信息工程有限公司,昆明,650302

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