建设项目档案管理细则（2012.7发布）

西南油气田公司建设项目档案管理细则

第一章 总 则

第一条 为进一步加强建设项目档案管理工作，根据《国家重大工程建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008）、《中国石油天然气集团公司建设项目档案管理规定》、《中国石油天然气集团公司建设项目文件整理与归档操作指南》、《西南油气田分公司档案工作管理办法》和《西南油气田分公司档案分类及标识规则》，结合分公司实际，制定本细则。

第二条 本细则规定了建设项目文件的形成、积累、整理、归档和档案管理的要求。

第三条 本细则所称建设项目档案，是指在油气田地面（管道、天然气净化）建设工程、炼油化工建设工程、销售建设工程、矿建工程等形成的具有保存价值的应当归档保存的项目文件。包括：

（一）建设项目：建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工，独立组成的，在经济上统一核算，行

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政上具有独立组织形式，实行统一管理的单位。

（二）单项工程：是指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。

（三）单位工程：是指具有独立设计文件、可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。

（四）项目文件：是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、电子文件、声像等不同载体形式的全部文件。包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

（五）项目前期文件：是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件及相关电子文件。

（六）项目竣工文件：是指项目竣工时形成的反映施工(建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件(含相关电子文件)，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。

（七）项目竣工验收文件：是指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件及相关电子文件。

第四条 本细则适用于西南油气田分公司机关及所属单位。

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第二章 管理原则

第五条 建设项目档案应由西南油气田分公司及所属单位档案部机构集中统一管理，任何部门及个人不得私自保存和拒绝归档。

第六条 将项目文件管理工作纳入合同管理。在签订勘察设计、施工、监理及物资采购合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面提交项目文件的相关要求，以及整理归档责任。

第七条 西南油气田分公司所属单位应把建设项目工程项目文件的形成、积累、整理及归档工作列入业务部门和有关人员的职责范围，各建设项目管理机构应建立与项目档案工作任务相适应的管理机构和制度，应确定一名项目负责人分管项目档案工作，并配备专（兼）职人员，负责项目文件的管理工作。项目主管部门要负责组织、协调参建单位项目文件材料的收集、整理工作；档案部门负责监督、指导竣工资料的编制工作。

第八条 凡有引进技术或引进设备的建设项目，其引进技术和引进设备的技术资料目录移交建设单位档案部门管理。

第九条 项目文件的收集、整理、归档和建设项目档案的移交应与项目的立项准备、施工建设和竣工验收同步进行。西南油

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气田分公司及所属单位档案部门应按建设项目管理的有关规定，参加建设项目竣工验收工作。

第十条 项目文件管理工作应纳入项目结算管理。建设单位财务管理部门应在合同尾款支付流程中设置档案部门审核的环节，确认建设单位有关部门及档案部门对项目文件审核的签字、盖章手续完备后，才能办理财务结算手续。

第十一条 撤销、破产单位的档案，应向上级主管单位档案部门移交。企业在实施重组改制过程中，其档案应按《国有企业资产与产权变动处置暂行办法》的规定执行。

第三章 档案收集 第一节 归档范围及职责

第十二条 凡反映与建设项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。西南油气田分公司基本建设工作管理文件归档范围和保管期限见附表1。

第十三条 归档职责

（一） 建设项目实行总承包的，各分包单位项目机构负责收集、立卷分包范围内的项目文件，由总包单位项目机构系统整理、

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汇总后向建设单位项目机构移交。

（二） 建设项目实行分包的，各分包单位项目机构负责收集、系统整理立卷后向建设单位项目机构移交。

（三） 项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件，应由建设单位项目机构收集、系统整理和汇总。

（四） 建设项目主管部门负责建设项目档案归口汇总，待建设项目竣工验收完成后三个月向本单位档案部门移交。

第二节 归档要求

第十四条 项目文件应保证原始性和真实性，归档的项目文件应为原件，必须与工程实际相符，并做到完整、准确、系统，满足生产、管理、维护及改扩建的需要。

第十五条 案卷应遵循建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。

第十六条 需永久、长期保存的文件不得使用易于褪色的书写材料(红色和纯兰墨水、圆珠笔、铅笔、复写纸、热敏纸等)书写、绘制；录音、录像和电子文件应保证载体的有效性和不可擦除性。

第十七条 项目文件要做到字迹清楚，图表清晰、整洁，签

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署、印章手续完备。

第十八条 卷内项目文件的价值应基本相同，其装订厚度应符合归档要求。

第十九条 竣工图应用最终版、新（干净）的施工图进行编制，应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映项目竣工验收的实际情况，做到图物相符，技术数据准确。所有竣工图由编制单位逐张加盖并签署“竣工图章”（见图1）。竣工图章的内容填写应齐全、清楚，并采用红色印油加盖在图标题栏上方或附近空白处，无加盖位置时，可加盖在标题栏的背面处。

第二十条 竣工图凡修改变更处应加盖并签署“竣工图核定章”（见图2）。采用红色印油盖在修改部位（或引出标注）附近空白处，且不遮盖其它字迹线条；已做了修改的设计变更单应加盖“已执行章”（见图3）。监理单位归档监理文件的同时，还应向建设单位档案部门提交“施工文件及竣工图质量审核报告(参考)”（见附表2）。项目施工文件及竣工图质量审核报告一般按单位工程编写，与项目监理文件一起整理、归档。

第三节 归档整理

第二十一条 项目可行性研究、任务书，以及项目管理文件和竣

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工验收文件以卷或以件为整理单位。

第二十二条 项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、 结构、专业组卷。

第二十三条 项目竣工图按单位工程以土建、工艺、给排水 及消防、电气、自控仪表、暖通、电信、环保等设计专业档号组卷（如一个设计档号图纸较多时，可按其目录顺序合理分卷，其厚度应符合归档要求）。

第二十四条 按文件名称组卷，即在同一单位工程内把相同 名称的项目文件放在一起组卷。

第二十五条 按问题组卷，按工程建设过程形成的依据性文 件、勘察设计文件、工程管理性文件、生产准备及试运考核、竣工验收文件等所反映的问题组卷。

第二十六条 已出版成册的技术资料及图册，一般保持原有 的形态。对不符合归档要求的应进行补充和完善。

第二十七条 卷内文件的排列

（一）管理性文件按问题、时间或重要程度(重要在前，次要在后的原则)排列。

（二）施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、

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评定、验收排列。

（三）竣工图按专业、设计档号（同专业的按图号顺序）排列。

（四）设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行等排列。

（五）卷内文件一般批文在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后；文字在前，图样在后；译文在前，原文在后等关系排列。

第二十八条 案卷的编目

（一） 编页号，凡有书写内容的页面均应编写页号。单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角；错号、漏编号，应在错号、漏编号后加短横“-”编小号（例如：7、8、9页均错编为7号，应正确改为7-1、7-2、7-3）在备考表中注明页号7共3页。成册技术资料及图册，不必重新编写页号；一卷（件）一个顺序号，各卷之间不得连续编页号；封面、卷内目录、备考表均不编写页号。产品合格证粘贴的页面，应在本页填写合格证粘贴的数量。

（二） 卷内目录的编制

卷内目录式样见附表5，排列在卷内项目文件首页之前。 序号应用阿拉伯数从1起依次标注卷内项目文件件数的顺

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序。

文件编号应填写项目文件的文号或图号、设备代号。 责任者应填写项目文件的形成部门或主要责任者的通用简称（即公文、合同、协议等有公章的，按印章填写，有多个印章的，只填两个主要的；勘察设计文件、施工文件、监理文件按其承包合同名称填写；产品合格证按其厂名填写，依此类推）。

文件材料题名应填写项目文件的全称。即有题名的照原文抄录；勘察设计文件、施工文件、监理文件、检测文件材料首份文件材料题名需填写项目名称；无题名的文件应按其内容拟写题名填写，外加[ ]方括号。

日期应用阿拉伯数字标注项目文件的形成日期，对同一文（种）件名有数份时，一般只填第一份文件上的日期（如设计修改通知单、隐蔽工程检验记录、钢材试验记录等）。

页次应填写每件文件首页页号。最末一份项目文件应填写起止页号，排列为起页短横排上面止页排下面。

（三） 卷内备考表的编制

卷内备考表式样参见GB/T 11822-2008的图A4，排列在卷内项目文件尾页之后。

说明包括: 卷内项目文件的件数、页数、文字页数、图纸页数以及组卷和案卷提供使用过程中要说明的问题。

立卷人、检查人及时间应由责任立卷人、案卷质量审核人签名和填写完成的相应时间。

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互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管档案的档号（并注明档案载体形式）。

（四） 案卷封面的编制

案卷封面由案卷外封面和案卷内封面构成。外封面（见附表3）。案卷内封面（见附表4式样1-4），排列在卷内目录（见附表5）之前。

案卷题名应简明、准确揭示卷内项目文件的内容。由项目名称、单位工程名称、内容特征和文件名称构成（外文名应译成中文名）。

立卷单位应填写项目文件组卷部门或项目负责部门（前期项目文件、生产准备及试运考核、竣工验收等填写建设单位或项目机构名，勘察设计文件、施工文件及竣工图、检测文件、监理文件应分别按承包合同名称填写，并加盖公章）。

起止时间应用阿拉数字标注卷内项目文件的起止年、月、日。例如“2010-06-06~2011-07-06。”

保管期限应按组卷时确定的保管期限（分为：永久、30年、10年）分别填写。

档号应填写档案的编号。

正(副)本章应盖在内封面右上角（见图4）。

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（五）卷盒脊背的编制

卷盒脊背上的案卷题名应填写项目名称；软卷皮脊背上的档号和题名可不填写。

第二十九条 案卷的装订

（一） 文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式；图纸可不装订，但同一个项目应统一。

（二） 案卷内不同尺寸的项目文件应按统一A4幅面尺寸折叠。图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3）要求统一折叠。图签标题栏露在正面右下角，原则上案卷厚度不得超过25 mm，文字卷不得超过20 mm。

（三） 需要永久、长期保存的档案，在装订前应除去金属物，案卷左右不平整时，应在装订左侧加纸条衬平用线绳装订牢固后再封装。

第三十条 软卷皮和卷盒制作要求

（一）软卷皮宜采用≥150克牛皮纸印制 ，其尺寸分别为A4幅面的两倍加卷脊厚度。

（二）卷盒采用350克无酸牛皮纸双裱压制而成，其外表尺寸为310mm×220mm，厚度分别为20mm、30mm、40mm、50

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mm、60mm和80mm。

第四节 档案移交

第三十一条 由西南油气田分公司及其以上（或委托）档案部门组织档案专项验收的建设项目，在项目工程竣工验收后3个月内向建设单位档案部门归档，并向西南油气田分公司档案馆报送正本档案资料，建设项目纸质文件归档一份及相关录音、录像、照片、电子文件一式二份。

第三十二条 各建设项目单位组织验收的项目工程由本单位 主管部门在竣工验收后3个月内向本单位档案部门归档。

第三十三条 各建设项目单位管理和组织验收的项目工程（包括大修项目），档案移交本单位档案部门。

第三十四条 归档交接时，由建设单位项目管理机构或项目主管部门编制移交清册一式二份，经档案部门验收合格后，由交接双方签字盖章各执一份存查。

第四章 档案整理

第三十五条 建设项目档案设项目类G01、其它类G02二级类目，建设项目档案的档号可按项目分别排列和编号。

第三十六条 标识符号，一级类目用大写的英文字母G标识；

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二级类目用双位阿拉伯数字标识；卷(件)号用四位阿拉伯数字标识。

第三十七条 档号由全宗号、类别号、项目号、卷(件)号组成。 （一）类别号应由一级类目、二级类目代码组成，如XNYQT.1-G01-001-0001。

（二）项目号为原工程号或档案部门赋予归档项目的编号。

第五章 奖励与惩罚

第三十八条 有下列事迹之一的单位和个人，各单位应当给予表彰和奖励：

（一）对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩的； （二）对档案的保护和现代化管理做出显著成绩的； （三）将重要或珍贵的档案捐赠给企业的；

（四）同违反档案法律、法规的行为作斗争，表现突出的。 第三十九条 有拒绝归档、玩忽职守、涂改抽换、损毁丢失、盗窃倒卖档案等行为的，根据国家及集团公司相关规定给予处分，造成损失的责令赔偿。

第六章 附 则

第四十条 档案的保管、鉴定、统计、利用、安全保密制度按西南油气田公司档案管理相关规定执行。

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第四十一条 本细则由西南油气田公司档案馆负责解释。 第四十二条 本细则自印发之日起实施。2005年印发的《西南油气田分公司建设项目档案管理细则》同时废止。

附表: 1.西南油气田公司建设项目文件归档范围和保管期限表

附图：1. 竣工图章式样

2. 竣工图核定章式样 3. 已执行章式样 4. 正(副)本章式样

附表：2. 施工文件及竣工图质量审核报告（参考）

3. 项目工程外封面式样 4. 项目工程内封面式样 5. 项目工程卷内目录式样 6. 卷内备考表

7. MP10.05.01档案收集、MP10.05.02 档案整理等流程图

附表1:

西南油气田公司建设项目文件归档范围和保管期限表

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 14

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 2 2.1 可行性研究、任务书 项目建议书及其报批文件 项目选址意见书及其报批文件 可行性研究报告及其评估、报批文件 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 永久 30年 永久 项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件 永久 环境预测、调查报告，环境影响报告书和批复 安全预评价报告及批复 地震安全性评价报告及批复 地质灾害危险评估报告及批复 水土保持方案报告及批复 水资源论证报告及批复 职业病危害预评价及批复 设计任务书、计划任务书及其报批文件 区域总体规划 设计基础文件 工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 2.2 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久 30年 15

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 2.3 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.1.3 4.1.4 4.1.5 4.2 4.2.1

水文、气象、地震等其它设计基础资料 设计文件 总体设计（总体规划设计） 工艺设计包 初步设计及其报批文件（基础设计） 施工图设计（详细设计） 工程设计计算书 关键技术试验 设计审查、鉴定及审批 安全生产专项设计 项目管理文件 征地、移民文件 征用土地申请、批准文件，红线图、坐标图、行政区域图 征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书 建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、征用土地使用证 建设前原始地形、地貌的状况图、照片 施工执照 项目报批文件 永久 永久 永久 永久 30年 30年 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 项目申请核准文件及附件、核准批复文件 30年 16

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 4.2.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.4 4.4.1 4.4.2 项目开工申请报告及附件、项目开工批复 30年 计划、投资、统计、管理文件 有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划 概算、预算管理、差价管理文件 30年 30年 合同变更、索赔等涉及法律事务的文件 30年 规程、规范、标准、规定等文件 技术协议、技术设计审查 30年 30年 合同控制文件（投资、进度、质量、安全） 30年 招标投标、承发包合同协议 招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件、招标文件审查 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件 开标议程、开标大会签字表，报价表， 30年 30年 30年 永久 永久 30年 4.4.3 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.5 4.5.1 评标纪律、评标人员签字表，评标记录、30年 报告 中标通知书 未中标文件 合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件 专项申请、批复文件 环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防、规划、职业健康等文件 17

30年 30年 30年 自存 永久 30年 30年 永久

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 水、暖、电、供气、通信、排水等配套4.5.2 协议文件, 以及工程途径铁路、公路、输30年 电线路和河流穿跨越等协议文件 4.5.3 4.6 4.7 5 5.1 5.1.1 原料、材料、燃料供应等来源协议文件 30年 QHSE文件 声像材料（包括开工及奠基仪式、竣工及验收会议、开挖前地貌、基坑开挖及30年 重要施工阶段定点、定角度等） 施工文件 建筑施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底记录 施工组织设计、方案及审批记录，施工5.1.2 计划、施工技术及安全措施、施工工艺30年 30年 文件 原材料及构件出厂证明、质量证明书、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料5.1.5 代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 施工定位（水准点、导线点、基准线、5.1.6 控制点等）测量记录、复核记录、地质勘探资料 永久 30年 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 5.1.3 5.1.4 18

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 土（岩）试验报告、基础处理、基础工5.1.7 5.1.8 5.1.9 5.1.10 程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录、基础检测记录 施工日记、大事记 隐蔽工程检查验收记录 各类工程记录及测试、沉降、位移、变形监测记录、事故处理报告 永久 30年 30年 永久 30年 永久 30年 永久 30年 30年 5.1.11 工程质量检验、评定验收记录 5.1.12 技术总结，施工预、决算 5.1.13 交工验收记录 5.1.14 竣工报告、竣工验收报告 5.1.15 竣工图 5.1.16 声像材料 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 设备及管线安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底记录 施工组织设计、方案及其审批文件，施工计划、技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量证明文件、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等 19

永久 30年 永久 永久 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 永久 30年

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9 5.2.10 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录、质量检测 隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备、网络调试记录 设备安装记录、安装质量检查、评定，永久 30年 永久 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 10年 30年 30年 30年 永久 30年 永久 30年 永久 30年 30年 30年 事故处理报告 5.2.11 系统调试、试验记录 5.2.12 管线清洗、试压、通水、干燥通气、消毒等记录 5.2.13 管线标高、位置、坡度测量记录 5.2.14 交工验收记录、工程质量检验、验收评定记录 5.2.15 竣工报告、竣工验收报告 5.2.16 竣工图 5.2.17 声像材料 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 电气、仪表安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、设计交底 施工组织设计、方案及审批文件，施工计划、技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量证明文件、复验单 建筑材料试验报告 30年 30年 10年 30年 30年 30年 30年 30年 20

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 设计变更通知、工程更改洽商单，材料、5.3.5 5.3.6 5.3.7 零部件、设备代用审批手续，技术核定单、业务联系单、备忘录等 系统调试、整定记录 30年 30年 永久 30年 绝缘、接地电阻等性能测试、校核记录 30年 30年 材料、设备明细表及检验记录，施工安5.3.8 5.3.9 装记录，质量检查评定、事故处理报告等 操作、联动试验记录 永久 30年 10年 30年 10年 30年 永久 30年 永久 30年 永久 30年 30年 30年 5.3.10 电气装置交接记录 5.3.11 交工验收记录、工程质量检验、评定记录 5.3.12 竣工报告、竣工验收报告 5.3.13 竣工图 5.3.14 声像材料 5.4 5.4.1 QHSE文件 作业计划书（项目质量计划、项目HSE计划）、作业指导书，化学品和安全设备30年 30年 或器材的安全数据表 人员培训记录及资质证书、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同 事故调查材料 工作计划、总结、会议纪要，来往信函、备忘录 21

5.4.2 5.4.3 5.4.4 10年 30年 永久 30年 永久 30年

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 自然保护区、文物保护区的施工许可、5.4.5 5.4.6 停工令、复工令，土地使用的有关证明文件，环保部门的许可材料等 地貌恢复资料，文物保护相关资料 永久 30年 10年 30年 保管期限 序号 归 档 文 件 建设单位 监理单位 30年 30年 6 6.1 6.1.1 6.1.2 监理文件 施工监理文件、资料 监理合同协议，监理大纲，监理规划、细则及批复 施工及设备器材供应单位资质审核，设备、材料报审资料 施工组织设计、施工方案、施工计划、 30年 30年 6.1.3 技术措施审核批准记录，施工进度、延30年 长工期、索赔及付款报审 开（停、复、返）工令、许可证、交工验收记录 设计变更、材料、零部件、设备代用审批资料 监理通知，协调会审纪要，监理工程师指令、指示，来往函件 工程材料监理检查、复检、试验记录、报告 监理月报、备忘录 22

30年 6.1.4 6.1.5 6.1.6 6.1.7 6.1.8

30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年

保管期限 序号 归 档 文 件 建设单位 6.1.9 6.1.10 各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录 工程质量事故、施工安全事故报告、施30年 30年 30年 监理单位 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 工质量检验分析评估资料 6.1.11 工程进度计划、实施、分析统计文件 6.1.12 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 30年 6.1.13 单元工程检查及开工（开仓）签证，工30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 程分部分项质量认证、评估资料 6.1.14 主要材料及工程投资计划、完成报表 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8 6.2.9 6.2.10 设备采购、监造工作监理资料 设备采购委托监理合同、采购方案，监造计划 市场调查、考察报告 设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 开工、复工报审表，暂停令 会议纪要、来往文件 监理工程师通知单、监理工作联系单 监理月报 质量事故处理文件、设备制造索赔文件 30年 设备验收、交接文件，支付证书和设备制造结算审核文件 23

30年

保管期限 序号 归 档 文 件 建设单位 6.2.11 设备采购、监造工作总结 6.3 6.3.1 6.3.2 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 6.4 监理单位 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 10年 永久 永久 10年 30年 QHSE文件 合同、协议 作业计划书、作业指导书，化学品和安全设备或器材的安全数据表 检测计量设备台帐及证书 人员培训及资质记录、健康检查记录或报告，医疗依托协议或合同 事故调查、统计报告，审查或审核报告 工作计划、总结，会议纪要，来往信函、备忘录 通知、批复、意见、建议，工程师总结报告，不符合报告及记录等 监理工作声像材料 保管期限 序号 7 7.1 7.2 7.3 归 档 文 件 工程质量监督文件 工程质量监督委托书、协议 工程质量监督注册申请书、证书 工程质量监督报告及评价报告 工程质量管理监督文件（监督方案、计7.4 划、交底、工程项目划分意见、质量问10年 题处理通知单、质量监督总结等） 24

建设施工设计单位 单位 单位 30年 30年 30年

保管期限 序号 8 8.1 8.2 8.3 8.4 8.5 8.6 8.7 8.8 8.9 9 9.1 9.2 9.3 9.4 9.5 9.6 9.7 9.8 9.9

归 档 文 件 物资（设备）采办文件 询价、报价、采购计划 合同、协议 审批手续，调拨文件 采办决算、物资核销文件 来往函电、备忘录 设备材料仓储、运输有关文件 管理规程、条例、标准、规划文件 管理台帐、统计表 照片、音像资料 工艺设备文件 工艺说明、规程、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录、复检记录 设备、材料采购、招投标文件、合同，出厂质量合格证明 设备、材料装箱单、开箱记录，工具单，备品备件单 设备中转及调拨资料 设备原材料质量证明文件 设备图纸、使用说明书、零部件目录 设备测绘、验收记录及索赔文件 建设施工设计单位 单位 单位 30年 永久 30年 30年 30年 10年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 30年 设备安装调试、测定数据、性能鉴定文件 30年 25

保管期限 序号 10 10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7 10.8 10.9 10.10 11 11.1 11.2 11.3 11.4 11.5 11.6 11.7 科研项目 开题报告、任务书、批准书 协议书、委托书、合同 研究方案、计划、调查研究报告 试验记录、图表、照片 实验分析、计算、整理数据 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 实验操作规程、 安全措施、事故分析报告 阶段报告、科研报告、技术鉴定报告 成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料 考察报告、重要课题研究报告 涉外文件 询价、报价、投标文件 合同及其附件 谈判协议、议定书 谈判记录 谈判过程中外商提交的材料 出国考察、培训及收集来的有关材料 国外各设计阶段文件及设计联络文件 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 永久 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 永久 10年 永久 永久 30年 30年 10年 永久 26

保管期限 序号 11.8 11.9 11.10 11.11 11.12 11.13 11.14 12 12.1 12.2 12.3 12.4 12.5 12.6 12.7 12.8 12.9 12.10 12.11 归 档 文 件 各设计阶段审查议定书 技术问题来往函电和备忘录 国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件 国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明 设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件 国外设备、材料的防腐、保护措施 外国技术人员现场提供的文件材料 生产技术准备、试生产文件 技术准备计划 试生产管理、技术责任制 开停车方案 设备试车、验收、运转、维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程、事故分析报告 运行记录 技术培训材料 产品技术参数、性能、图纸 工业卫生、劳动保护材料、环保、消防运行检测记录 QHSE管理文件材料 27

建设施工设计单位 单位 单位 永久 永久 永久 10年 永久 10年 30年 10年 10年 10年 30年 10年 30年 10年 10年 永久 10年 30年

保管期限 序号 13 13.1 13.2 13.3 14 14.1 14.2 14.3 14.4 14.5 14.6 14.7 14.8 14.9 14.10 14.11 14.12 14.13 14.14 归 档 文 件 财务、审计管理 财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计资料 工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计文件及说明 交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册 竣工验收文件 项目竣工验收报告 勘察设计总结 工程施工总结 工程总承包总结 工程监理总结 生产准备及试运行考核总结 引进工作总结 物资采办总结 项目建设总结 质量监督报告 无损检测总结 工程现场声像材料 工程审计文件材料、决算报告 竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件 28

建设施工设计单位 单位 单位 10年 永久 永久 永久 30年 30年 永久 30年 永久 30年 永久 30年 永久 30年 永久 永久 永久 永久 永久 30年 永久 永久 30年 永久 永久 30年 30年

保管期限 序号 归 档 文 件 建设施工设计单位 单位 单位 14.15 环境保护、劳动安全卫生、消防、防雷、人防、规划、档案等验收审批文件 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书 后评价文件 后评价文件材料 永久 14.16 15 15.1 30年 30年 永久

29

图1：竣工图章式样(长80毫米X宽60毫米)

竣 工 图编制人技术负责人编制日期10101010137编制单位监理单位名称监理人25258030

图2：竣工图核定章式样(长50毫米X宽35毫米)

竣工图核定章 根据 号 变更通知单第 条修改 核定人： 日期： 50mm 图3：已执行章式样(长40毫米X宽20毫米)

已执行章 执行人： 日期： 40mm

图4：正(副)本章式样(长20毫米X宽10毫米)

正 本 ← 20mm →

60

副 本 ← 20mm →

30

附表2：

施工文件及竣工图质量审核报告（参考）

（项目名称） 施工文件及竣工图质量审核报告 单项工程名称： 单项工程编号: 开工日期 施工单位/工程总承包单位 施工 文件 及竣 工图 质量 审核 意见 备注 监理 单位 31

年 月 日 交工日期 年 月 日

附表3: 项目工程外封面式样

档 号 档案馆(室)号 （工程名称+内容+文种） 立 卷 单 位 起 止 日 期 保 管 期 限 密 级 32

附表4: 项目工程内封面式样

式样1(案卷题名为宋体二号字加黑、其余为宋体三号字加黑)

工程

(项目管理性文件:主要内容+文种)

立卷单位（公章） xxxx-xx-xx~xxxx-xx-xx

33

式样2(案卷题名为宋体二号字加黑、其余为宋体三号字)

工程

（施工、无损检测或监理）交工技术文件

单项工程名称 单位工程名称

编制单位（公章） 建设单位（公章） 编 制 人 审 核 人 负 责 人 负 责 人

年 月 日 年 月 日

监理单位 （公章） 监督单位（公章） 审 核 人 审 核 人 负 责 人 负 责 人

年 月 日 年 月 日

34

式样3(案卷题名为宋体二号字加黑、其余为宋体三号字)

工程

（施工、无损检测或监理）交工技术文件

单项工程名称 单位工程名称

编制单位 （公章） 建设单位 （公章） 监理单位（公章） 编制人 审核人 审核人 负责人 负责人 负责人

年 月 日 年 月 日 年 月 日

EPC/PC总承包单位（公章） 监督单位 （公章） 审核人 审核人 负责人 负责人

年 月 日 年 月 日

35

式样4(案卷题名为宋体二号字加黑、其余为宋体三号字)

工程

（施工、无损检测或监理）交工技术文件

单项工程名称 单位工程名称

编制单位 （公章） 建设单位 （公章） 监理单位（公章） 编 制 人 审 核 人 审 核 人 负 责 人 负 责 人 负 责 人 年 月 日 年 月 日 年 月 日

36

附表5: 项目工程卷内目录式样

卷 内 目 录

序 号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 文 件 编 号 责 任 者 文 件 材 料 题 名 日期 页号 备注 37

15 附表6

互见号

卷 内 备 考 表

说明：本案卷内共有文件材料 件， 页。其中文字 页，图纸 页。 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 38

单位：西南油气田分公司 编制人：傅东 业务主管部门：西南油气田 档案馆 业务参与部门：西南油气田 相关业务部门 流程名称：行政管理--档案管理 流程编号：MP10.05 最后更新时间：2011-11-22 版本：2012 附表7：MP10.05.01档案收集、MP10.05.02 档案整理等流程图

MP10.05.01 档案收集 西南油气田档案馆西南油气田相关业务部门开始01制定归档范围、保管期限西南油气田 档案馆档案工作人员02根据归档范围确定待归档文件03电子文件上传西南油气田相关业务部门各部门文书西南油气田相关业务部门各部门文书04档案数据库西南油气田 档案馆档案工作人员档案信息系统05审核档案数据库西南油气田 档案馆档案工作人员通过不通过06补充档案数据库西南油气田相关业务部门各部门文书07审核西南油气田 档案馆档案工作人员39 单位：西南油气田分公司 编制人：傅东 业务主管部门：西南油气田 档案馆 业务参与部门：西南油气田 相关业务部门 流程名称：行政管理--档案管理 流程编号：MP10.05 最后更新时间：2011-11-22 版本：2012 通过不通过08整理档案实体，请求协助审查西南油气田相关业务部门各部门文书09实体审核电子、纸质文件是否一致西南油气田 档案馆档案工作人员通过不通过10形成档案移交清册西南油气田相关业务部门各部门文书11签字西南油气田相关业务部门主管领导12实体档案移交西南油气田相关业务部门各部门文书13签字西南油气田 档案馆档案工作人员MP10.05.02档案整理 40

单位：西南油气田分公司 编制人：傅东 业务主管部门：西南油气田 档案馆 业务参与部门：西南油气田 相关业务部门 流程名称：行政管理--档案管理 流程编号：MP10.05 最后更新时间：2011-11-22 版本：2012 1.风险

无

2.控制措施

无

3.流程步骤 编号 业务活动 操作岗位/部门 业务表单 描述 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 MP10.05.02 档案整理 制定归档范围、保管期限 根据归档范围确定待归档文件 电子文件上传 档案数据库 审核档案数据库 补充档案数据库 审核 整理档案实体，请求协助审查 实体审核 电子、纸质文件 是否一致 形成档案移交清册 签字 实体档案移交 签字

西南油气田 档案馆 档案工作人员 西南油气田 相关业务部门 各部门文书 西南油气田 相关业务部门 各部门文书 西南油气田 档案馆 档案工作人员 西南油气田 档案馆 档案工作人员 西南油气田 相关业务部门 各部门文书 西南油气田 档案馆 档案工作人员 西南油气田 相关业务部门 各部门文书 西南油气田 档案馆 档案工作人员 西南油气田 相关业务部门 各部门文书 西南油气田 相关业务部门 主管领导 西南油气田 相关业务部门 各部门文书 西南油气田 档案馆 档案工作人员 4.流程接口

MP10.05.02 档案整理

41

单位：西南油气田分公司 编制人：傅东 业务主管部门：西南油气田 档案馆 业务参与部门：西南油气田 相关业务部门 流程名称：行政管理--档案管理 流程编号：MP10.05 最后更新时间：2011-11-22 版本：2012

MP10.05.02 档案整理 西南油气田档案馆MP10.05.01档案收集01档案整编西南油气田 档案馆档案工作人员02档案消毒、入库房上架03档案保管西南油气田 档案馆档案工作人员西南油气田 档案馆档案工作人员结束 1.风险 无 42 单位：西南油气田分公司 编制人：傅东 业务主管部门：西南油气田 档案馆 业务参与部门：西南油气田 相关业务部门 流程名称：行政管理--档案管理 流程编号：MP10.05 最后更新时间：2011-11-22 版本：2012

2.控制措施

无

3.流程步骤 编号 业务活动 操作岗位/部门 业务表单 描述 01 02 03 MP10.05.01 档案收集 档案整编 档案消毒、入库房上架 档案保管

西南油气田 档案馆 档案工作人员 西南油气田 档案馆 档案工作人员 西南油气田 档案馆 档案工作人员 4.流程接口

MP10.05.01 档案收集

43

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