办公自动化技术的发展对秘书工作的影响

办公自动化技术的发展对秘书工作的影响

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（***********，河南 **** 4****1）

摘要：本文主要论述办公自动化技术在现代秘书工作中的应用领域及办公自动化技术的发展对秘书工作产生的负面影响。 关键词：办公自动化 现代秘书工作 影响 引言：

办公自动化（Office Automation,简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是当前新技术革命中一个技术应用领域，属于信息化社会的产物。

通常办公室的文秘工作业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。所以，采用计算机文字处理技术生产各种文档，存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档，是办公室自动化的基本特征，也是现代文秘人员必须掌握的业务素质。 一、现代秘书工作中办公化自动化技术的发展

随着现代科学技术的飞速发展，尤其是计算机的普及和网络技术的不断进步，许多现代化得办公设备进入了各级党政机关和企事业单位的办公室。现代秘书工作和过去传统意义上的秘书工作相比。发生了重大变化。以往起草文件材料，都是秘书人员手写再交给打字员校队打印。而现在，有了电子计算机和打印机、复印机、传真机等一系

列现代化的办公设备，秘书人员从文件的起草直到印制，这一系列的工作可以一气呵成。不光是文件材料的起草，办公自动化技术已经渗透到秘书工作的方方面面，比如公文处理，会议组织等等。而且，办公自动化技术在现代工作中占有重要地位。同时，这也给我们从事秘书工作的人员提出了更高的要求。

二、办公自动化技术在现代秘书工作中的主要领域 （一）办公自动化技术在文书处理中的应用 1、发文处理

公文的制发，主要包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、分发等程序。现在，公文的撰写主要是用word软件在电脑上完成。 这样的好处主要体现在通过电脑排版文档，可以很方便的对文档进行修改，且不会留下任何痕迹。文档的字体、字号和格式等均可以根据需要进行设置，似的公文格式更加规范，也体现出了公文的严肃性和权威性。而且，再加上打印机、复印机的辅助设备，使公文的印制也更加的方便。避免了以往公文排版印刷的麻烦。

2、收文处理

以往传送文件，多是通过邮政系统靠人工投送，速度相对来说比较慢，而且还不排除在投送过程中会出现丢失、损毁、投送错误等情况。如果是普发性文件，还需要一笔不小的开支，而现在，通过传真机或者网络传输文件，是一种“点对点”的传输方式。一般情况下，只有收发双方知道文件的内容，避免了在文件传送过程中机密泄露。

不仅速度快，而且成本低。正是因为如粗，“无纸化办公”现在越来越受到人们的重视。

3、文件的整理和归档

文件办理完毕后，就需要把其中有保存价值的那些文件材料作为档案资料分门别类地整理、保存起来。作为以后工作的参考。在过去，有些档案资料常常需要专门的库房和设备保存。而库房的容量是有限的，若干年以后，总会饱和。只有再选址建造新的库房，添置新的设备，这无疑需要大笔的资金投入。文件的整理和归档包括收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研等环节，是一系列纷繁复杂的工作，处理起来十分麻烦。任何一个环节上出了问题，都会直接影到后边的工作的进行。尤其是在大型的档案档案室和档案馆，档案整理 档案整理工作需要更加做到细致、准确。况且，由于档案材料多为纸质档案的文件，在保管过程中要求比较高。比如不能有日光直射，还要防火、防盗，防止档案的破损和霉烂等等。而现在，有了现代化得科学技术，这些问题都可以得到解决。我们可以把纸质的文档转化成电子文档，保存在容量巨大的硬盘中或者刻录成光盘，库房和档案就自然节省了空间，什么时候需要查阅文档了就可以随时在电脑上调出来。这样算起来，日常的保管成本还是相对低廉的。另外，对于重要的或者珍贵的档案资料，如果需要，还可以采取复制、影印等方式提供复制件，从而更好地保存原件不被损坏。文件的检索工作也可以交给计算机去做。文件标注主题词，就为文件档案实行信息化管理和利用提供了方便。

（二）办公自动化技术在组织会议中的应用

无论是党政机关还是公司企业，在日常的管理活动中，大大小小的会议总是必不可少的。而每开一次会议，总是要衍生出一大笔这样那样的费用。比如食宿交通、会议的场地设备、招待费用，文件材料等等。一年下来就是一笔相当大的开支，再加上有的领导，无论大小事情，都把大家召集起来开会。这就使得会议更多，花费更大。以致有外电说中国是“文山会海”，会议泛滥成灾。从某种意义上来说倒也是事实。其实，随着现代科技的发展，我们应该对会议方式进行改革，除了重要的大型会议以外，其他会议可以根据实际情况灵活采用电视、电话、网络会议等新的会议方式。这些方式和传统的会议方式相比，其突出的特点就是方便快捷，不受时间空间的限制。更重要的是其运行成本相对低廉，节约了开支。

开会还有一项重要的工作，就是对领导讲话和会议情况的记录和整理。有人认为，最好的记录方式还是手写速记。它方便、不受场地和设备的限制。只要一支笔、几张纸就可以了。我不否认速记是秘书人员应该掌握的一项基本技能，它具有其他方式不可替代的优越性。但是，在有条件的情况下，把速记和录音、录像、电子速录机等现代化的手段和方式结合起来，效果可能会更好。因为速记的效果和速记人员的能力和水平有很大的关系。而现代科学技术可以弥补人在这方面的不足，把二者结合起来，效果会更好。

三、办公自动化技术给现代秘书工作带来的负面影响及其应对策略

任何事物都具有两面性，办公自动化技术的发展虽然给现代秘书工作带来了很大的改变，给秘书人员的工作带来了许多便利，但是，也产生了很多负面的影响。而且，随着现代科学技术的日益进步，这些弊端也日益明显，主要表现在以下几个方面：

（一）网络的不安全因素给信息安全和保密带来的负面影响及其应对策略

网络是一把双刃剑，它给人类带来了丰富的共享资源和方便的沟通交流的同时，也给人们的隐私和信息安全带来了前所未有的挑战。病毒、黑客、系统漏洞层出不穷，令人防不胜防，你的电脑随时随刻可能被攻击。个人信息被曝光，重要的文件和信息资料被窃取。而秘书人员由于职业的特殊性，在保证信息安全方面更加要高度重视。平时要养成良好的习惯，采取一些必要的措施，保证信息安全。比如：重要文件的加密和备份；定期用杀毒软件查杀病毒；杀毒软件和防火墙要及时升级，更新换代；电子信箱和各种电子帐户的帐号和密码应该设置成“字母＋数字”这种不易被人破译的形式；保存有重要和机密信息的电脑不得连接互联网，等等。由于网络自身存在着各种缺陷，再加上某些别有用心的人的恶作剧，要想彻底消除病毒的危害是不现实的。但是，我们可以采取防范措施尽量降低到最小的程度。 （二）过分依赖办公自动化不利于秘书人员文字与语言能力的提高

现代社会，人们的生活已经离不开电脑和网络了。这两样东西本来应该是人类的助手，而现在却有相当一部分人把它们当成了依赖的

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