房地产有限公司公文管理制度

主控部门 文件编号 文件版次 文件页次 1 目的 行政管理部 A/0 1/3 XX市XX房地产开发有限公司 编写 审核 批准 实施 年 月 日 公文管理制度 加强对公司公文的管理，规范公文格式，提高文件质量，充分发挥公文在公司各项工作中的作用，参考《国家行政机关公文处理办法》有关规定要求，结合公司发展实际，制定本规定。 2 适用范围 适用于规范XX市XX房地产开发有限公司所有公文的处理程序、发文要求以及公文格式。公司各部门的公文管理统一按本规定执行。 3 职责 各类公文的综合处理由行政办归口管理。公文管理要做到规范、准确、及时、安全，并遵守保密制度。 4 公文种类 4.1请示：待办或拟办事项，请求上级指示和批复的，用“请示“。 4.2报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关的询问。 4.3指示：适用于对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则。 4.4通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事件。 4.5批复：适用于答复下级请示事项。 4.6通知：适用于传达上级指示，推行管理制度，要求下级执行、办理或者需要知道的事项，批转公文、任免聘用干部等。 4.7通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。 4.8决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排。 4.9函：适用于不相隶属单位之间互相商洽工作、询问或答复问题；向有关主管部门请求批准等。 4.10会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。 5 公文格式 详见附件:《公司公文格式标准》 6 收文处理 6.1公文的签收：外部门送来的公文，须履行签收手续，签收人员须检查文件包装封口是否严密，属“密件”是否被拆封。如发现有散包、被拆等现象，应立即追查原因。 6.2公文拆封:对于写明由某部门收启的封件，可由该部门的文书人员启封；对于写明由公司（部门）负责人“亲收”“亲启”的封件，应交本人或本人委托的秘书启封，文书人员不得拆封。 6.3公文登记:文秘人员对来文拆封后，应登记、编号，填好收文登记簿。 6.4公文登记后,对于需要本部门具体办理、处理有关工作的公文,在来文首页贴上“文件处理笺”，注明来文单位、文号、收文时间等，送部门负责人阅批。对于一般的不需本部门具体办理的，只需各员工知晓有关事项的公文，应进行传阅并签名确认。 6.5公文承办：文书人员或有关工作人员，根据部门负责人的批办意见，按照来文内容和要求，对公文予以具体办理和处理，落实文件精神。 6.6文件的传阅：由文书人员组织在传阅人员中间传递和阅读。传阅文件由专人负责按指定范围依次传递。阅文人应遵守保密制度。 6.7 文件处理、传阅完毕，应办理归档手续。 6.8行政办对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件指示，应立即安排专人办理。 7 发文处理 主控部门 文件编号 文件版次 文件页次 7.1行文规则 行政管理部 A/0 2/3 XX市XX房地产开发有限公司 编写 审核 批准 实施 日 年 月

公文管理制度 7.1.1各级部门的行文关系,应根据各自的隶属关系和职权范围确定。公司各部门在职权范围内，可以互相行文。 7.1.2向下级部门的重要行文，应当同时抄送直接上级部门。 7.1.3部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文，如擅自行文，上级部门有权责令纠正或撤销。 7.1.4各部门需要对外发文，应将文件底稿交行政办审核，以便统一口径，保证发文质量。 7.1.5部门之间不得以发文形式来解决一般性问题。 7.1.6各部门一般不得越级向上行文，必须时应抄报越过的单位；按照一级抓一级的原则，向下行文只针对直属部门和单位。 7.1.7请示公文，一文一事，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应以抄送的形式，但不得抄送下级部门。 7.1.8“报告”中不得夹带请示事项。 7.1.9严格确定抄报、抄送单位，既不滥发、也不漏发。 7.2 发文范围 7.2.1公司下发文件主要用于： ●公布规章制度； ●转发上级文件或发布根据上级文件制订的本公司文件； ●公布体制机构变动和干部任免； ●公布重大的开发、经营等决定； ●发布奖惩通报； ●其它有关公司的重大事项。 7.2.2公司对上、对外行文主要用于： ●向上级机关呈报计划、请示等； ●与业务单位联系重要的事项。 7.2.3各业务部门与外单位发生的一般性业务联系，可以部门名义发函，不以公司名义发文。 7.3 发文程序 发文部门 申请 盖章 公司盖章审批流程 申请部门 抄送 行政部存档 7.3.1发文单位应根据工作需要和领导指示，确定发文的类别和内容。 7.3.2拟稿人草拟文稿应做到信息准确，观点鲜明，条理清晰，文字简练，书写工整。 7.3.3由部门负责人核稿确认。 7.3.5需会签的文件，应在核稿完毕后送会签部门或领导人签字。 7.3.6如文件需律师会签，会件拟稿部门必须提前3天知会行政办，由行政办统一与律师预约，并统一送往签。 7.3.7 经审核、会签需盖章的文稿应填写《盖章申请表》按批准权限送相关领导签发，签发人对所发文件内容负最终责任。 主控部门 文件编号 文件版次 文件页次 行政管理部 A/0 3/3 XX市XX房地产开发有限公司 编写 审核 批准 实施 日 年 月

公文管理制度 ●以公司名义发文，由行政管理部审核后，董事长审批签发； ●各部门发文，由各部门经理签发；若涉及重要事项和全局性问题，由分管该部门的副总或总经理签发。 7.3.8经签发的文稿由发文部门文秘人员统一编号、打印。 7.3.9文件打印毕，按限定印数复印后，盖印、装订、登记，按指定范围分封发送。 7.3.10文件底稿和正件两份送交资料室存档。 7.3.11公司各部门应指定专人负责文件的收交、保管、传阅、督办、保密、立档。 8 文件的立卷归档和销毁 8.1外来公文、公司的各类发文以及公司工作中形成的文书、声像档案材料，由行政办负责立卷归档。 8.2各部门形成的各类有价值文件材料，由承办人收集齐全，交文秘人员立卷归档。 8.3没有存档价值和多余、重复的文件，由部门文秘人员定期清理销毁。 9 电子公文的管理 9.1采用电脑网络方式发布、传递、处理的公文称为电子公文。 9.2电子公文的格式与上述公文格式相一致。 9.3通知、通告、报告、函、会议纪要等公文均可通过电脑网络方式传递,但通知、通告类公文应在发放电子公文的同时在公司公告栏张贴加盖印章之书面公文。 9.4电子公文的发布暂按公文发放的正常审批程序进行。 9.5电子公文应严格按公文的主送单位进行发送、传送到指定的网络地址，确保文件的保密性。 9.6电子公文应分类保存，并进行备份，可采用书面备份和电子备份两种形式。 附件：《公司公文格式标准》 《文件发送签收表》 《收文登记表》

公文发送签收表

发文部门 发文编号 发文日期 发文内容

发送人 收文部门 份 数 签 收 日 期

收文登记表

文件编号 文件名称 发文日期 收文日期 经手人 备 注

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