行政组织的环境与管理

第三章 行政组织的环境与管理

一、组织环境的性质与特点

组织环境是指存在于组织边界之外，可能对组织的总体或局部产生直接或间接影响的所有要素。

行政组织的环境具有如下特点： （1）环境构成的复杂性和多样性。 （2）环境的变化和环境的变动性。 （3）行政组织环境的差异性。 （4）行政组织环境的相互作用性。 二、行政组织环境的构成

学者们对组织的环境也曾进行了不同的分类。邓肯曾将组织环境分为内部环境和外部环境。内部环境指的是组织界限以内与组织的个体决策行为直接相关的自然和社会因素。外部环境是指组织界限之外与组织内个体决策直接相关的自然和社会因素。也有学者从环境内容的角度将组织的环境分为政治环境、法律环境、经济环境、技术环境、人口状态、生态环境以及文化环境等。现在，越来越多的学者倾向于将组织的环境分为两大领域，即一般的社会环境与特殊的工作环境。 1、组织的一般环境

组织的一般环境是指影响组织的客观社会环境。学者卡斯特和罗森茨韦克曾经将这种影响某一特定社会的一切组织的一般环境从文化特征、技术特征、教育特征、政治特征、法制特征，自然资源特征、人口的特征、社会的特征、经济的特征等方面予以划分。显然，影响组织管理的外部环境是多样的。从行政组织管理的角度看，以下几个方面的环境对行政组织运作的影响是十分明显而且是巨大的。 （1）政治环境。 （2）经济环境。 （3）法律环境。 （4）科学技术环境。 （5）文化环境。

除了上述主要的环境领域之外，自然环境、人口状况、国际环境都对公共行政组织环境的管理产生巨大的影响。 2、行政组织的具体环境

行政的具体环境是指与个别组织的决策转换过程相关联的更具体的力量。各个组织的具体环境是各不相同的。一般环境与具体环境之间的界限并不是十分清楚的，而且这种界限也是在不断变化着的。一般环境中的力量有时可能成为影响组织的具体环境。组织的具体环境是由对组织获取资源的能力直接施加影响的外部利害关系人群体构成的。顾客、竞争者、供应者、利益集团、政府部门等都是重要的外部利害关系人，它们会运用各种方式对组织施加影响和压力。

一般而言，行政组织的具体环境包括： （1）资源的提供者。 （2）服务的对象。 （3）利益群体。 （4）政府组织。 三、行政组织环境的维度 1、艾德奇的理论

组织理论家艾德奇认为，每个组织的工作环境，可能在以下六个方面发生变化。这六个方面分别是：

（1）环境的容纳力。这主要是指环境对组织生存发展的容纳力。

（2）环境的同质性程度。这主要是指组织成员等一些环境因素与环境中其它组织或个人等因素的相似程度。

（3）环境的稳定性。这主要指相对于其它组织来说，组织工作环境的稳定程度。工作环境的稳定程度是相对的。

（4）环境的集中与分散程度。这主要是指组织范围内资源等一些因素组成平均分布的程度。

（5）组织领域的一致性程度。这主要是指组织本身所划分的活动范围被环境所认可的程度。

（6）环境的混乱程度。这主要是指组织工作环境中各构成要素在发展变化上对组织活动的扰乱程度，以及环境对组织的影响是否有规律可循等。

2、邓肯的环境模式理论

邓肯从两个维度，即组织环境的简单与复杂和组织环境的静态与动态来分析组织的环境。简单与复杂表明了组织的决策单位（或决策者）在决策时所面临的各种因素的多寡程度，以及这些因素同质性的程度。在简单环境中，组织在决策中要处理的环境因素很少，而且这些环境因素的性质基本相同。复杂的环境是指组织决策者在决策时必须考虑和涉及许多环境因素，而且各种环境因素的性质各不相同，差异性很大。

动态和静态，是指组织环境因素随着时间和时空的变化而发生变化的剧烈程度。如果一个组织环境上的因素随着组织发展并没有发生多大的变化，则为静态，反之则是动态的。 依据邓肯的理论，把组织环境的两个维度加以结合，我们得出了四种组织环境。这四种环境分别是：

（1）静态－简单的环境。 （2）静态－复杂的环境。 （3）动态－简单的环境。 （4）动态－复杂的环境。

邓肯理论最大的启示在于，组织管理者要理解组织环境性质的重要性，这种理解有助于降低决策发现，减轻环境的不确定性。 四、行政组织的环境分析与环境管理

行政组织的环境分析，就是组织管理者对组织的环境进行研究，感知和了解环境及其变化，从而制定相应的策略，适应环境的变化，乃至最终有效地创造有利于组织发展的环境的过程。组织的环境分析包括环境扫描、环境监视、环境预测、环境评价四个基本过程。 五、行政组织环境的不确定性

不确定性意味着组织的决策者不能得到关于环境因素及其变化的足够的和充分的信息，因而难以预测到环境的变化，把握环境因素之间以及环境因素对组织影响之间的因果关系。导致产生不确定性的原因在于组织环境的复杂性、动态性以及丰富性。

组织环境的不确定性给组织带来了很大的威胁，同时也给组织发展和壮大带来机会。这里关键在于组织要利用各种各样的策略设法使组织的不确定性降低到最小的程度。 六、组织应对不确定性的内部策略

在组织的环境具有不确定性的时候，组织可以通过内部机构的调整、管理措施的应用等方式，有效化解不确定性所带来的风险。 组织应对不确定性的内部策略主要包括：

1、资源的储备

资源是组织赖以生存的基础。为了防止市场波动给生产和服务带来的负面影响，组织可以将那些因环境的因素的变化导致不能有效供给的关键性资源先储备一部分。当然，存储策略除了用于物资、财政等方面之外，亦可应用于人才的储备等其它方面。 2．平衡策略

平衡策略着眼于如何管理环境的不确定性。如果组织环境在产品或服务的需求上呈现一种近似于周期性变化的规律的话，那么运用平衡策略，则可以防止或减少环境的不确定性对组织运作的影响。 3、预测和计划策略

预测和计划策略是指组织通过理性、科学的方法，发展精确的预测能力来达到较少不确定性的目的。如果环境的影响能够被预测出来，组织就能提前做好准备，及早采取措施，以限制环境因素对组织的影响。 4、平抑以及定量配给的策略

为了缓解环境变化给组织带来的冲击，政府可以采取限制性的措施来防止环境因素对组织生产和服务的冲击。 5、结构的调整和改革

当组织的外部环境的复杂性增加，不确定性增大的时候，行政组织也可以通过机构、人员和组织管理方式的调整和改革来化解不确定性所带来的影响。伯恩斯和斯塔克的研究表明，当外部环境稳定时，机械式的组织结构是比较有效的，而当组织的环境趋于不稳定和动荡时，有机式的组织结构则显得更为灵活。随着环境的不确定性的增大，有机式的组织结构则更具弹性和灵活性，因此能够适应外部环境的变化。 七、组织应对不确定性的外部策略 1、竞争策略

竞争意味着由某个第三者所引起的两个组织或者两个组织以上的组织之间的对抗行为。在竞争的市场中，组织必须采用各种方法和手段来吸引或者影响这些第三者的决策。 2、合作策略

考虑到竞争可能导致组织之间的利益损失，在环境日益动荡和不稳定的今天，无论公私组织，都更倾向于在保持竞争的同时，利用合作的方式，以期达到风险共担、利益共享、发展共赢的模式。在行政管理领域，如今越来越多的政府行政组织亦采取行政契约、公私伙伴关系等方式来提供公共产品和公共服务。 3、参与管理

参与管理表现为组织吸收一些外部的成员进入组织，参与到组织的政策制定乃至具体事务的管理，以这种方式防止外部不利因素对组织的稳定与生存构成威胁。 4、公共关系

组织亦可以利用公共关系活动，改变公众、组织和政府其它部门对组织的印象。公共关系的核心是促进社会公众对行政组织的政策、决策和行为的了解，消除误解，增强社会对组织的理解和支持。

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