河南科技大学林业职业学院公文处理办法

河南科技大学林业职业学院公文处理办法

为使我院行政公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）和《河南省林业厅公文处理办法》的有关要求，结合我院的实际情况制定本办法。 一、基本原则

1、公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

2、公文处理要坚持实事求是，精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。

3、公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘案的安全。

4、各系（部）、各部门的负责人和有关工作人员必须高度重视公文处理工作，认真遵守本办法并加强对公文处理工作的领导和检查。 5、院长办公室是行政公文处理的管理部门，主管全院行政公文处理并指导学院各系（部）、各部门公文处理工作的开展。

6、学院各系（部）由秘书（系为行政秘书）负责公文处理工作，其他部门设兼职人员负责公文处理工作。公文处理工作人员应忠于职守、廉洁正派，具有一定专业知识，能胜任本职工作。 二、公文种类 1、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。 2、公告

适用于向院内外宣布重要事项或者法定事项。 3、通告

适用于在一定范围内公布有关方面应当遵守或者周知的事项。

1

4、通知

适用于发布学院行政法规；转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达各系（部）、部门需要周知或者共同执行的事项；任免人员。 5、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 6、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级机关的询问。 7、请示

适用于向级机关请求指示、批准。 8、批复

适用于答复各系（部）、部门请示事项。 9、函

适用于不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复事项。 10、会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

三、公文格式

公文一般由眉首部分、正文部分、文尾部分组成。

1、眉首部分。主要包括发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人。

（1）学院行政公文眉首部分，《河南科技大学林业职业学院文件》占公文首页的三分之一。文件版头横线中间不加五角星，与正文等宽。 （2）公文密级、急缓标志要清楚。秘密公文应按照有关规定确定密级并在发文机关左上角分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”；急缓标志标在密级标志之上。

（3）发文字号包括机关代字、年号、序号。《河南科技大学林业

2

职业学院文件》的机关代字为“豫林院”，党内发文代字为“豫林院党”。标明发文年份须使用六方括号。

2、正文部分。主要包括标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间。

（1）标题应准确、简要地概括公文的主要内容和公文种类，一般应当标明发文机关。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

（2）主送机关指公文的主要受理机关，应使用全称或者规范化简称、统称。

（3）如有附件，应在正文之后，成文时间之间，注明附件的顺序和名称。报送、转发、批转件不作为附件处理。

（4）除会议纪要外，公文均应加盖印章。印章的下部边缘压盖成文时间。

（5）成文时间，以领导签发日期为准。

（6）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。 3、文尾部分。主要包括主题词、抄送机关、印发部门、印发日期。

（1）公文应当标注主题词。上行文，应按照上级机关要求标注主题词。主题词标注在抄送栏上左侧，词目之间要有一个字的空白间隔。

（2）抄送单位可用全称或规范简称。

（3）在抄送栏下，署公文印发部门全称及印发日期。 4、公文用纸必须采用国际标准A4型（210mm × 297mm），左侧装订，张贴的公文用纸大小，可根据实际需要确定。 四、行文规则

1、行文范围，上行文指对省林业厅、教育厅等领导机关行文；平行文指对省林业厅、教育厅等领导机关的所属各部门行文；下行文

3

指对学院各系（部）、部门行文。如因特殊需要超越上述范围行文，可按特例处理。

2、学院机关处室之间不得相互行文。学院直属单位一般不得以本单位名义向学院以外的上级机关行文。

3、请示应逐级上送，无特殊情况不得越级请示。必须越级请示时，应抄报被越过的上级机关。

4、“请示”和请示性的“函”，应当一文一事，不能一文多事；一般只主送一个主管机关，如需同时送其他机关的，应用抄报或抄送形式。除上级领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。 5、“请示”与“报告”要严格分开，“报告”中不得夹带请示事项。

五、公文办理

1、公文办理分为收文和发文。收文办理一般包括签收、登记、拟办、批办、承办、催办、立卷、归档、销毁等程序；发文办理一般包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序。

2、上级来文由院长办公室文书负责签收、拆封、登记。收文登记要注明来文机关、发文字号、标题、来文日期、收文编号等，一般抄件可视情况确定是否登记。

3、凡送学院并需办理的公文，由院长办公室提出拟办意见，分送院领导批示或送有关部门办理。需几个部门办理的，须明确一个部门主办，由主办部门会同有关部门办理。对急需办理的公文，要标明急件，并提出办理时限。

4、承办部门应按要求抓紧办理，不得延误、推诿。对不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的，应速退院长办公室。 5、院长办公室负责对上级来文的拟办、分办进行检查催办。紧急公文要跟踪催办、查办，重要公文要重点催办，一般公文要定期催

4

办、查办。对下发的重要公文要及时了解反馈执行情况。

6、学院发文的程序：由主办系（部）、部门承办人拟稿，负责人审核。院长办公室核稿，院领导审阅签发，院长办公室登记编号、缮印、封发。

六、拟办公文基本要求

1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，符合省教育厅和交通厅的有关法规和政策。

2、情况确实，观点明确，条理清楚，文字精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短，拟文用原稿纸誊清。

3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。

4、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。结构层次序数可越级使用，但不可逆用。 5、必须使用国家法定计量单位。

6、用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应先用全称，并注明简称。

7、根据内容和行文对象，正确使用公文种类。

8、拟稿人根据实际需要，确定主送、抄报、抄送单位，并注明印数。

9、公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。

七、公文签发应注意的几个问题

1、公文文稿中凡有涉及其他系（部）、部门的问题，主办系（部）、部门应主动与之协商、会签。

2

、会签由主办部门承办。对会签稿如有重大修改，应重新送院领导审签。

5

3、院发文在送院领导签发之前，由院长办公室审核。审核的重点是：是否需要行文；是否符合国家的法律、法规和方针、政策；是否符合省和林业厅、教育厅的有关法规和政策；是否与有关部门协商、会签；文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。 4、在不改变原意的情况下，核稿人可对文稿进行删节和文字加工。需对文字进行较大修改时，应提出修改意见会商主办部门修改。 5、稿面不清、字迹潦草、涂改勾划较乱的文稿，送院领导审签前应由拟稿部门清稿（并将原稿附后）。

6、公文经院领导签发后，院长办公室应注意院领导对文稿内容有无修改，必要时做适当文字处理。

7、院发一般公文，按院领导分工，由主管院领导签发或由院领导授权办公室负责人签发；上报或下发的重要公文，由院长或授权副院长签发。

8、签发人签发公文应有明确意见，并签署姓名和签发时间。签发人对所签发的公文内容全面负责。

9、拟办、修改和签批公文，必须使用钢笔、签字笔或毛笔，用黑色、黑蓝色墨水书写。不得使用铅笔、圆珠笔和其他笔。不得在文稿装订线外书写。 八、公文归档

1、公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人不得保存应当归档的公文。

2、归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3、归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

6

4、拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。 九、其他事项

1、院长办公室应根据上级部门有关行政公文的处理办法，及时健全学院公文处理的制度。

2、上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，机关或系部门负责人需翻印文件，必须经院长办公室主任批准，方可翻印。翻印时，应当注明翻印的部门、单位、日期、份数、印发、传阅范围。 3、公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。 4、不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室主任批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。 5、部门撤消或合并时，全部公文应当随之合并管理，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文移交、清退。 十、本办法自2004年1月1日起施行。

河南科技大学林业职业学院

2004年1月7日

7

本文来源：https://www.bwwdw.com/article/bv47.html