关于规范公司文件收发的通知
更新时间:2024-05-18 12:40:01 阅读量: 综合文库 文档下载
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关于规范公司文件收发的
通知
*********:
为规范和严肃公司文件收发工作,提高传阅效率,保证收发文质量,保证及时传递,现将公司文件收发要求及程序通知如下:
一、文件收发范围
日常经营管理工作中接收的内外部文件,即通知、通报、报告、请示、批复、意见函、简报、规定、会议纪要、协议、合同等。
二、收文要求
(一)、须统一使用公司印制的文件处理签。
(二)、须完整填写年度、密级、来文单位、文件标题、文件字号、抄送、紧急程度、文件日期、和页数等;附件则附文件后。
1、密级:根据文件内容填写绝密、机密、秘密及普通。 2、来文单位:即主要拟文单位,须具体详细填写。 3、文件标题:准确、简要地概括文件的主要内容。 4、文件字号:部门统一流水字号,不重复。
5、抄送:除主送单位外,还需具体抄送的其他部门。 6、紧急程度:特急、紧级、一般。
7、页数:即有文字文件总页数(含文件处理签及附件)。
(三)文件处理签须保持清洁完整,不可使用修正液或修正纸,严禁使用胶水粘贴页面。
(四)文件内容字号统一要求用小四号宋体号,注意词义完整,排列对称,间距恰当。
(五)呈送领导及单位须具体填写全称。 (六)打印、校对、审核须签字。
(七)涉及金额的相关文件请在文件处理签“文件标题”栏后注明具体大写金额。
三、文件上报
第 1 页 共 2 页
文件上报由董事长办公室负责签收、登记、拟办、跟踪、督办、回复等,送董事长助理审核确认后呈送董事长批阅,收文登记应将文件字号、文件名称、来文单位、收文日期、递交日期、移交接收人等情况逐项填写清楚。
三、文件下发
董事长批阅文件由董事长办公室移交管理中心负责文件扫描下发,文件发送范围按董事长批复意见发送、抄送,并清楚填写发放时间、接收人等。
四、其他注意事项
1、各事业部、各职能部门因特殊情况,未按正常程序呈董事长批复的相关文件,须及时将董事长批复原件移交管理中心档案管理员处归档。
2、董监事会、股东会、合同等重要资料,由董事长办公室董事长助理负责保管。
附:收文负责人****联系方式:******* QQ:******
发文负责人****联系方式:******* QQ:********
特此通知
二○一四年十二月四日
主题词:规范 文件收发 通知 报:集团董事长
发:集团各事业部、各职能部门
第 2 页 共 2 页
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