专项财务验收审计基本要求和注意事项

专项财务验收审计基本要求和注意事项

一、专项财务验收审计基本要求

（一）以预算执行合规性为审计重点

湖南省科技计划项目经费管理以预算管理为核心对经费支出进行有效控制。因此，经费支出审计要紧紧围绕预算执行情况执行，主要是审计预算执行的合理性、合法性进行判断，并在审计报告中一一列示，审计报告不对专项研究工作进行评价。审计过程中主要关注三个方面：一是经费支出是否存在经费管理办法中明确规定不能列支的支出项目；二是经费支出是否存在超范围、超标准支出的情况；三是经费支出是否存在将专项执行期以前年度的支出列入专项经费支出的情况。科研项目具有一定的研发周期，这在专项任务书和预算书中都有明确规定，专项起止时间内发生的用于本专项研究的合规性支出可以列入专项经费支出，但执行期以前发生的预研费用不能列入。

（二）以详细检查为主要审计手段

审计人员应将专项经费支出每笔会计凭证都进行翻阅，并结合制度规定审查支出内容及票据的真实性，以及专项预算安排的目标相关性、政策相符性和经济合理性。对大额支出票据要进行复印，作为审计工作底稿主要内容。

（三）充分关注明确禁止的八类行为

科技计划项目经费管理的相关制度中明确规定，项目组和项目承担单位在出现八类行为时不能通过财务验收。这八类行为具体如下： （1） 编报虚假预算，套取国家财政资金;

（2） 未对专项经费进行单独核算； （3） 截留、挤占、挪用专项经费； （4） 违反规定转拨、转移专项经费； （5） 提供虚假财务会计资料； （6） 未按规定执行和调整预算； （7） 虚假承诺、自筹经费不到位； （8） 其他违反国家财经纪律的行为；

能不能通过财务验收当然还得看这八类行为的严重程度。科技厅最后要根据不同情况做出同意通过财务验收、限期要求整改、或不通过财务验收的决定。财务验收审计工作要将以上八类问题作为审计重点。对这八类问题在审计报告中都要进行评价。

二、专项财务验收审计注意事项

（一）管理制度审计注意事项

1、了解项目承担单位执行何种会计制度，有无专门制定针对专项经费的财务管理制度。

2、项目经费是否执行专款专用制度，对专项经费及其自筹经费分别进行单独核算；有无多课题混淆的问题，与项目执行单位其他经费有无互相挤占、挪用等问题；预算执行与原预算是否存在较大差异。

3、是否使用项目经费支付各种罚款、捐款、赞助、投资等，是否以任何形式变相谋取私利。

4、取得银行进账单证明，查明有无中间管理环节截留挪用的现

象；检查专项经费和配套经费是否及时足额拨付到位，如未到位，查清未到位原因及对项目的影响。按照专项经费管理办法的规定，配套资金的拨付必须按照预算约定与专项经费使用同步同比例安排。

5、在研项目的年终结存经费，结转下一年度按规定继续使用。项目因故终止，项目承担单位财务部门应当及时清理账目与资产，编制财务报告及资产清单，由项目首席专家（项目负责人）协助项目第一承担单位审核汇总后报送科技厅，结余经费（含处理已购物资、材料及仪器、设备的变价收入）按原渠道收回。

6、预算执行过程中实行重大事项报告制度。在项目实施期间出现项目计划任务调整、首席专家（项目负责人）变更或调动单位、项目或课题承担单位变更等影响经费预算执行的重大事项，项目首席专家（项目负责人）、项目第一承担单位应当及时报科技厅批准。

（二）经费支出审计注意事项

按照科技计划专项经费管理办法的规定，项目经费开支主要包括设备费、材料费、测试化验加班费、燃料动力费、差旅费、会议费、国际合作与交流费、出版/文献/信息传播/知识产权事务费、劳务费、专家咨询费、管理费等。

设备费

是指在项目研究开发过程中购置或试制专用仪器设备，对现有仪器设备进行升级改造，以及租赁外单位仪器设备而发生的费用。

注意事项：

（1）设备选型与共享：性价比最佳，使用率不高的设备应共享。 （2）单价在5万元以上的设备：有详细预算（含自筹经费购置）。 （3）专项经费不宜大于列支实验室必备的常规通用和办公设备，如果作为少量实验室设备更新预算数量不宜过大，且在预算说明书中应说明其预算理由和预算依据。

（4）设备租赁费是指项目研究过程中需要租赁使用承担单位以外其他单位的设备而发生的费用。使用属于承担单位支撑条件的设备不得在项目经费列支设备租赁费。对设备费中的租赁改造费预算，需要在预算说明书中说明预算依据。

（5）多家单位承担的项目是否存在重复购置设备的问题。 （6）关注结题项目已付款未到货设备购置的合理性。

（7）项目经费原则上不允许列支办公室、实验室的维修改造费，但对于为了新增设备安装使用的需要而对实验室进行的小规模维修改造支出可以在“其他费用”中列支。

（8）与专用设备同时购置并与之配套的备用备件，应纳入设备列支；单独购置的相关备用备件，应纳入材料费列支。

（9）试制设备发生的材料费、加工费、劳务费等的列支渠道。目标产品分别列；过程产品，全入设备费。

（10）预算申报书中的设备报价不应高于所提供的报价单或市场最高价，同事需要考虑实际成交价格与市场报价尚有一定折扣。 （11）外购工具软件应在出版/文献/信息传播/知识产权事务费中列支。

材料费

是指在项目研究过程中消耗的各种原材料、辅助材料等低值易耗品的采购及运输、装卸、整理等费用。 注意事项：

（1）项目执行过程中消耗数量较多或单位价格较高、总费用在5万元及以上的材料，在编制预算时须填写明细。

（2）需要进口的原材料和辅助材料，需在编制预算时填列原材料和辅助材料净价（不含关税）。

（3）原则上不可以使用专项经费购买生产性材料、基建材料、大宗工业化原料。

（4）原则上不可以用专项经费购买普通办公材料，确有必要购买一些与项目研究相关的办公材料时，预算数量不宜过大且必须在预算说明书中作详细说明。

（5）注意应在设备费、测试化验加工费中列支的材料费支出是否在本项下重复列支。

（6）关注在结题钱突击购买材料的合理性。

（7）盘点，检查是否材料费支出存在“以领代耗”的情况。

测试化验费

是指在项目研究开发过程中支付给外单位（包括项目办承担单位内部独立经济核算单位）的检验、测试、化验及加工等费用。 注意事项：

（1）对于总费用在5 万元以上的各项测试化验加工项目，检查预

算说明书中是否详细说明其与项目研究任务的相关性，选择的测试化验加工单位的理由以及次数、价格的测算依据等。

（2）项目承担单位已具备相应测试化验加工设备，测试化验加工费列支问题单独计算盈亏的内部独立核算的可以，但定价格俺内部成本价(原则应低于市价)；如果不符合该条件的，起发生的支出可以列入其他相关费用科目，如材料费、劳务费、燃料动力费等。 （3）数据加工费用。如果室友项目承担单位自行完成的，可将相关费用列入相应科目；如果是委托外单位完成的，可以在测试化验加工费预算列支。

（4）由多家单位承担的课题是否存在重复测试的问题。 （5）大额费用的审批手续是否完备，签订的合同或协议是否规范。

燃料动力费

是指在项目研究开发过程中相关大型仪器设备、专用科学装置等运行生的可以单独计量的水、电、气、燃料消耗费用等。 注意事项：

（1）单独计量（基本上都很难做到、与日常水电暖支出没有分开）。 （2）应考虑相关大型仪器设备、专用科学装置等为完成本课题研究任务所运行实际时间，以及即期水、电、气、燃料等的实际价格。 （3）本单位现有仪器设备使用费、房屋占用费，以及日常水、电、气、暖消耗不得在燃料动力费中列支。

（4）科学考察发生的车（船）燃油费可在燃料动力费中列支。 （5）账务检查与实地勘察相结合，了解大型仪器设备和专用科学

装置的使用与能源消耗情况。

差旅费

是指在项目研究开发过程中开展科学实验（试验）、科学考察、业务调研、学术交流等所发生的外埠差旅费、市内交通费用等。 注意事项：

（1）差旅费开支标准参照《湖南省省直单位差旅费管理办法》（湘财行＜2007＞10号）规定的差旅费的开支范围和标准,关注预算超支情况.(不论单位性质)

（2）与会议费的区别。主动与被动，其中自己举办会议发生的列会议费，参加会议发生的差旅费用列差旅费（国内）。

（3）参加国际学术会议发生的费用，应列入国际合作与交流费，而不应列入差旅费或会议费。

会议费

是指在项目研究开发过程中为组织开展学术研讨、资讯以及协调项目或课题等活动而发生的会议费用。 注意事项：

（1）会议费开支范围与标准参照《湖南省省直行政单位会议管理暂行办法》（湘办<2002>56号）规定，关注预算超支情况。（适用所有单位）

（2）参加会议费用属于差旅费支出；

（3）举办的国内与项目任务相关会议，发起的一般不应列入，如遇项目任务关系密切，并且金额不大的可以，但预算中应有说明。

（4）会议通知、内容与日程安排是判断会议规模。会议数量、会议开支标准和会期等合理性的主要依据。

（5）关注会议费中是否包含专家咨询费、招待费和旅游费等不合理开支。

（6）由多个单位共同承担的课题，是否存在重复开会的情况。

国际合作与交流费

是指在项目研究开发过程中项目研究人员出国及外国专家来华工作的费用。 注意事项：

（1）出国人员费用标准按照《临时出国人员费用开支标准和管理办法》（财行<2001>73号）。

（2）费用按国境划分，不是按费用性质划分：发生在国外的参加会议注册费、差旅费等都列入本科目。

（3）对照项目组成员名单、出国审批件，审批出国人员是否有非课题成员。

（4）关注目的地国别、天数次数和人员规模是否与预算相符，变更是否合理。

出版/文献/信息传播/知识产权事务费

是指在项目研究开发过程中，需要支付的出版费、资料费、专用软件购买费、文献检索费、专业通信费、专利申请及其他知识产权事务等费用。 注意事项：

（1）原则上。不应用专项经费购买通用性操作系统、办公软件等，不应由专项经费列支日常手机通信费。

（2）大宗专业资料购置、软件购置。首先要相关，并有预算，对于属于实验室日常基础条件建设性的资料购置和软件购置不得由专项经费列支。

（3）专业软件购置费不能混入设备费中重复列支。

（4）委托外单位开发所发生的软件开发费，列入本科目，自行开发的在相关支出科目中列示，劳务费、材料费、燃料动力费、专家咨询费等。

（5）对照项目成果，注意是否有不相关费用（注册费、办公费等）列入该科目。

（6）检查专业软件购买、专著出版等大额支出的合同，专利权、论文等受理函件或检索信息，现场那个查看电脑中是否真实安装专业软件。

专家咨询费

是指在项目研究开发过程中支付给临时聘请的咨询专家的费用。 注意事项：

（1）专家基本信息是判断支出合理性的基础。

（2）其他相关支出信息是判断专家咨询方式（会议、通讯）、天数、标准内容的有效手段；以会议形式咨询，开支参照高级专业技术人员500-800元/人天、其他专业人员300-500元/人天，第三天及以后的标准参照高级专业技术人员300-400元/人天，其他专业人

员200-300元/人天；以通讯形式组织咨询，开支参照高级专业技术人员60-100元/人次，其他专业人员40-80元/人次。

（3）要对专家身份进行甄别，项目组成员、劳务费、相关管理人员不得领取专家咨询费。

（4）俺预算审核支出总额，按经费管理办法审核支出标准。

劳务费

是指在项目研究开发过程中支付给项目组中没有工资性收入的相关人员（如在校研究生）和项目组临时聘用人员等的劳务性费用。

注意事项

（1）研究生培养费、博士后进站费和房租补助等不属于劳务费。 （2）劳务费不得支付给项目研究过程中临时聘请的咨询专家作咨询费。

（3）结合项目周期和劳务人员投入的全时工作时间统计数，判断是否虚报劳务套取资金。

（4）劳务费支出不得突破预算，要审查单位制定的劳务费发放办法、劳务费发放手续、劳务费发放原始凭证内容填写情况（人员、单位、职称、身份证号、主要工作等信息）。

（5）项目组有工资性收入人员不得领取劳务费。

管理费

是指在项目研究开发过程中对使用本单位现有仪器设备及房屋，日常水、电、气、暖消耗，以及其他有关管理费用的补助支出。 注意事项：

（1）实行分段超额累退比例法核定可列支管理费的限额，可以按提取数列支。1%、2%、5%、8%四档，1000万元、500万元、100万元。原则不得超支。

（2）以提取方式列支管理费的单位，在经费中不得重复列支项目管理和保障日常办公的基本支出。是否存在以提代管的问题。 （3）多个承担单位共同承担一个项目，管理费由项目第一承担单位一次性提取，并按照项目经费比例分配到各有关单位，具体分配方案应在预算申报书中明确，并严格按方案执行。 （4）审计费应在管理费中列支。

其他费用

其他费用是指在项目研究开发过程中发生的除11个费用支出之外的其他支出。其他费用应该在申请预算时单独列示、单独核定。

注意事项：

（1）其他费用中的支出不得与11个支出项重复，如科技成果推广与示范发生的培训费可以列支（非盈利性、成本价）。

（2）支出的相关性、必要性和测算依据在预算说明书中应详细列示。

（3）不能列支项目实施前（周期起始日）发生的各项经费支出、奖励支出以及不可预见费。

三、项目经费管理中常见问题

（一）预算资金管理中的问题 1、配套经费的问题

（1） 未按项目单独核算配套经费来源与支出 （2） 统计的项目配套经费支出与项目相关性依据不足 （3） 配套经费未完全兑现 2、经费拨付问题

（1） 自行增设攻关项目转移已批复项目专项经费 （2） 截流项目经费，用于绩效挂钩奖励或分配到其他项目 （3） 截流项目经费作为项目共同经费

（4） 根据项目任务完成情况调控下项目经费的时间与额度 （5） 少拨项目专项经费

（6） 直接向项目合作单位拨付专项经费 （7） 首席专家干预项目层面经费的拨付 （8） 超额项目经费

（9） 未按预算额度及时拨付经费 （10）挪用专项经费用于其他课题 3、项目经费介于问题

（1） 预算准确率偏低，部分项目经费介于经费较大 （2） 在研项目支出进度远远落后于任务进度 （3） 预估支出依据不充分

（二）项目管理中的问题

1、共性问题

（1）预算编制可预见性、未来适用性、准确性较差（表现为超预算、无预算支出、有预算无支出）

（2）编制项目预算的程序不够合理（一个单位、一类人员） （3）预算调整未履行批复手续

（4）经费支出依据材料的规范性、充分性不足（合同协议、票据）；专项经费支出核算不符合相关经费管理办法的要求（重资金、轻支出） （5）对支出结构的控制力度普遍较弱（总量控制、结果差异大） （6）项目相关人员对国家相关政策的理解和认识不到位（混淆支出性质、归集支出标准不统一）

（7）项目相关责任方在项目经费的使用与管理的沟通与配合较差（项目管理、资金管理、资产管理、资金核算） （8）已结题项目相关资料未统一归档管理

（9）项目负责人和承担单位在项目经费管理中的责权不对等 2、特性问题

（1）项目任务调整或合作单位调整未作为重大事项上报审批 （2）项目负责人变更未申报审批 （3）无合作单位任务书或预算书 （4）未做到单独核算

a专项经费与配套经费支出在同一明细账户内核算项目 b专项经费与日常业务核算混同 c未实行项目制核算

d合作单位执行期间变更影响经费相关性判断

（三）制度建立和执行中的问题

（1）企业性承担单位普遍存在未制定或完善与科研活动相关的内

部控制制度

（2）内控制度内容简单、空乏，可操作性不强，流于形式 （3）相关经费管理制度不明晰，执行过程中自由操控的空间过大 （4）部分内部控制制度执行不到位 （5）未严格执行政府采购预算

（四）外拨项目经费审计问题

（1）合作单位及其经费预算是否已在项目任务书中列明，或已取得相关批复。

（2）外拨经费是否有明细预算，分解到各课题承担的经费汇总后是否与批复预算相等。

（3）对合作单位研究工作进展和经费使用是进行有效的监控。 （4）向项目承担单位索要各合作单位外拨经费（合作或协作单位）预算及执行情况，大额资金支出相关会计凭证和账簿复印件；审计人员发现疑点后，对有合作或协作单位的课题准备延伸审计时，需有充分的理由，并履行一定程序后，进行延伸审计。

（五）经费使用过程中出现的问题

（一）设备费使用中的问题

（1）预算外购置单价在5万元以上的设备 （2）项目已经结题设备尚未付款也未到位

（3）专项经费购置的科学研究用越野车登记的产权为项目研究人员

（4）设备购置费超支严重

（二）材料费支出问题 （1）材料费“以领代耗”

（2）临近项目结题仍有大额材料费支出发生 （3）大比例超支材料费

（4）材料费中重复列支已申报抵扣的增值税进项税额 （三）劳务费

（1）超范围开支劳务费 （2）劳务费超支 （3）无预算列支劳务费

（4）超比例计提或开支管理费情况

（5）以计划分摊数或按固定比率提取数代替实际费用发生数 （6）专项经费列支赞助性、招待性支出 （7）经费支出核算与实际发生不完全一致

（8）项目间相互借、转款，相互结转支出或调剂支出额度 （9）挤占项目经费

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