照片档案整理方法步骤

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?一、照片档案的定义

?照片档案就是指国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片与题名三部分。

?二、照片档案整理原则

?照片档案的整理应遵循照片档案的有机联系、便于保管与利用。照片档案的底片、照片应存放在照片盒内,数字照片的光盘,移动硬盘应单独存放。

?三、照片档案整理方法步骤

?收集——分类——排列——编号——装袋——装盒——编目?(一)照片档案收集

?1、收集范围

?(1)记录本单位主要职能活动与重要工作成果的照片。

?①领导人与著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片。

?②本单位组织或参加的重要外事活动的照片。

?③记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其她异常情况与现象的照片。

?(2)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗与著名人物的照片。

?(3)其她具有保存价值的照片。

?2、收集要求:及时、齐全、完整。

?(1)对属于收集与归档范围的照片,应按照规定定期向本单位档案机关或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为已

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有。

(2)对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定。

(3)对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档。主要照片应具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点

?(4)底片、照片、说明应齐全。

?(5)底片与照片影像应一致。

?(6)对无底片的照片应制作翻拍底片;对无照片的底片应制作照片。

数字照片以光盘、移动硬盘与照片两种方式保存。

? 3 、收集时间

?(1)对具有归档价值的照片,其摄影者或承办单位应及时整理,各档案室归档,一般不应跨年度。

?(2)依照《中华人民共与国档案法实施办法》的规定,照片档案随立档单位其她形态的档案一起向有关档案移交。在特殊情况下,经同级档案行政管理部门同意可以提前或延迟移交。

?(3)档案馆应按收集范围随时征集零散的对国家与社会具有保存价值的照片。

?(二)照片档案分类

?将照片按其形成年度分类或按年度――类别分类。

?(三)照片档案排列

?1、照片在全宗、年度内按时间先后顺序排列;

?2、照片在全宗、年度、类别内按时间先后顺序排列。?(四)照片档案编号

?1、编号

?在照片背面按照片排列顺序逐张编号。

?格式①:全宗号――年度――张号。

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?格式②:全宗号――年度――类别――张号。

?2、填写

?(1)将照片全宗号、年度、张号填写到照片档案袋的档号章相应的位置。

?(2)将照片全宗号、年度、张号用笔或标签标注清楚在照片背面左上角。

?(五)照片档案装袋

?将照片装入照片袋,一张一袋,并逐项填写照片袋上的相关栏目。照片袋采用130克无酸牛皮纸制成,规格长240mm,宽160mm(图略)。?1、照片袋封面设置

?照片袋封面设置全宗名称、全宗号、年度、类别、张号、参见号、题名(文字说明)等项目(如图)。

全宗号年度张号

类别参见号

?(1)全宗名称:即立档单位的名称,填写时应使用全称或规范化简

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称。

?(2)张号:照片的排列顺序号。

?(3)参见号:指与本张照片有密切联系的其她载体档案的档号。如:文书2002永久5

?(4)题名:即文字说明。综合运用时间、地点、事由、人物、摄影者五要素,概括揭示照片摄像所反映的全部信息。时间用年月日表示。

各要素之间用分隔符合“、”分开。

?2007年12月28日、防城港市防城区大菉镇米中村、市档案局(馆)全体人员到新农村建设支部联系点防城区大菉镇米中村开展慰问困难老党员活动、图为局(馆)全体人员在该村河堤合影左起依次:

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