招商部差旅接待管理制度(4-25)

招商二部工作范围和各岗位职责

湖州市大都汇商业经营管理有限公

司

差旅接待管理制度

一、出差管理制度

为规范管理，减少公司不必要的费用支出，特拟订本规定如下：

（一）出差审批

（1）国内出差

出差者事前需填写《出差申请单》，部门经理审核后报分管副总/总监审核，后报执行总经理批准。

（2）国外、港澳台出差

出差者事前需填写《出差申请单》，部门经理审核后报分管副总

/总监审核，后分别报执行总经理、董事长批准。

（二）票务预定及差旅预支

（1）机票、高铁、长途公共汽车票由综合办公室统一预订；

（2）经核准，出差人员可预借差旅费，其数额应与本次出差拟发生费用基本相当，并提供相关预算项目，借款人员如前项借款未清，不得再借；

（三）差旅报销程序

（1）出差前应交“出差申请表”至综合办公室以备考勤之用；

（2）出差回公司后，在7天内填写报销单并附有效发票；

（3）报销单交部门经理、副总/总监、执行总经理、总顾问、董事长签字批准后交财务部按程序报销。总顾问每周一次对所报销凭证审核签字；

（4）海外出差津贴报销以当月人民银行人民币与当地（出差

地）货币的兑换平均汇率兑付人民币；

（5）出差报销范围：

--出差津贴

--交通费（包括出差当地的交通费）

--住宿费

（6）下列费用不得报销：

--酒店电话费

--酒店付费饮食

--洗衣费

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--小费和其他与出差或工作无关的费用。

--国外、港澳台出差报董事长后按当地经济消费水平而定。

（7）出差津贴标准

--国内出差A类城市RMB80/天

--国内出差B类城市RMB70/天

--国内出差C类城市RMB60/天

--国内出差D类城市RMB50/天

--国外出差E类城市USD50/天

--国外出差F类城市USD30/天

备注：

--A类城市：北京、上海、杭州、广州、深圳；

--B类城市：（沿海发达省会、沿海经济特区、沿海开放城市等）：天津；江苏(南京、苏州、昆山、无锡、连云港)；浙江(宁波、温州)；辽宁(大连)；山东(青岛、烟台)；河北(石家庄)；广东(珠海、东莞、汕头、佛山、湛江、北海)；福建(厦门、福州)；

--C类城市：（其它省会、沿海中小发达城市）：山东(济南、泰安)；安徽(合肥、芜湖、马鞍山、淮南)；湖北(武汉、荆州、鄂州)；浙江(诸暨、嘉兴、绍兴、湖州、金华)；湖南(长沙)；河南(郑州)；重庆；陕西(西安)；广东(肇庆、江门)；黑龙江(哈尔滨）；吉林(长春)；辽宁(沈阳)；河北(秦皇岛)；山西(太原)；江西(南昌)；贵州(贵阳)；云南(昆明)；四川(成都)；重庆；内蒙古(呼和浩特、包头)；宁夏(银川)；青海(西宁)；甘肃(兰州)；广西(南宁)；江苏(南通、淮安、镇江、徐州、江阴、常州、泰州)；福建(漳州、泉州)；

--D类城市：曲靖、玉溪、天水、佳木斯等上述三级城市之外的内陆城市；

--E类城市：西欧、美国、加拿大、日本；

--F类城市：除E类的其他的国家及地区；

--出差津贴以起程之日至出差结束日的总夜数计算。

（8）国内住宿标准（非特别需要，原则上尽可能住经济型连锁商务酒店）--执行总经理：600元以下/晚/间

--副总/总监：400元以下/晚/间

--部门经理：300元以下/晚/间

--主管以下：200元以下/晚/间

备注：

--原则上酒店住宿两人一间，由于性别及单人数情况以及副总/总监级以上可单人一间。

--以上职级若有下属随行，若领导自愿并邀请，在不增加公司费

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用的基础上，下属可与领导住宿在同一标准房间内。

--超出以上标准的，超出部分由实际发生人自己承担。

（四）、交通工具使用规定

--公司所有交通工具仅限商务接待、公务出差使用，禁止任何公车私用、上下班接送等工作以外的用车；有用车需要须提前一天申请；

--出差城市距湖州地面路程500公里以下的，高铁可到达的原则上乘坐高铁出行(仅限一等座以下），高铁未开通的或特殊情况申请小型汽车或商务车出行；

--出差城市距湖州地面路程超过500公里以上且高铁未开通的可申请飞机作为交通工具（仅限经济舱）；

--出差城市距湖州地面路程超过500公里以上，高铁可到达的原则上乘坐高铁出行（仅限一等座以下），特殊情况申请小型汽车/商务车或飞机出行；

--特殊情况长途公共汽车均适用于以上出行；

备注：

--往返飞机场、火车站、汽车站以及目的地的公交车、计程车费按实际发生额报销（公司派车接送除外）。

--出差交通工具须经部门经理、分管副总/总监、执行总经理批准。

二、接待管理制度

（一）、目的

为规范公司接待行为礼仪，提高公司整体形象，消除浪费现象，降低公司经营成本，结合公司实际，特制订本制度。

（二）、适用范围

《接待制度》适用于公司所有公务接待的管理。

（三）、接待原则

公司公务接待遵循“礼貌待客、文明迎送、对口陪同、控制成本”的原则。

（四）、管理职责

公司综合办公室负责公务接待的统一管理。

（五）、接待范围及接待方式

公司公务接待方式包括餐饮接待、住宿接待、车辆接送和娱乐接待，标准可分为贵宾接待、业务接待、普通接待：

1.贵宾接待：公司领导重要客人、公司重要客户、相关职能部门负责人及重要业务单位负责人的接待。

2.业务接待：贵宾接待以外的职能部门一般人员、上下游业务单位部门经理及其他相关人员的接待。

3.普通接待（工作餐）：一般客户及人员的接待，包括外协单位、中间商、工作或学习的一般人员接待。

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（六）、接待管理

公司接待管理餐坚持分级限标的原则，由公司综合办公室统一安排车辆接送、指定饭店、宾馆就餐、住宿和娱乐接待。娱乐接待必须报公司特批，本管理制度不做规定。根据来访客人的级别和事情的轻重缓急、主次安排相应接待方式和标准。具体规定如下：

1、接待程序

（1）贵宾接待程序：坚持实行提前申请，定额审批的原则。接待人填写《业务招待申请单》注明所接待的单位、人员、人数及级别，写明接待事由、我公司陪同人员人数和接待方式、接待标准，报请分管副总经理、执行总经理签字同意，向董事长提出接待申请，由董事长核定标准，确定接待地点，接待人到综合办公室登记备案，由综合办公室统一安排，按标准接待。董事长亲自确定、安排和参加的接待由对口的联系部门填写《业务招待申请单》经董事长签字同意后存综合办公室备查。

（2）业务接待：坚持实行提前申请，定额审批的原则。时间程序允许的情况下，接待程序和贵宾接待程序相同。业务接待原则上不安排车辆接送和住宿接待，董事长特批除外。特殊情况可以通过口头、电话形式确定。但事后必须人填写《业务招待申请单》存综合办公室备查。

（3）普通接待（工作餐）指的就是餐饮接待，不包括车辆接送和住宿接待，由接待人报请分管副总/总监同意，标准按工作餐统一标准，以电话形式报综合办公室备案，接待人自行安排地点接待。接待完成后接待人需填写《业务招待申请单》并经分管副总/总监签字，报综合办公室留存待查。

（4）逢节假日或较大的公关应酬活动需要开支的费用，由承办部门提出计划，报副总/总监、执行总经理、董事长审批同意后由综合办公室安排执行。

（5）董事长安排参与的其他接待，不实行申请、审批程序，事后由综合办公室统一登记备查。

2、接待标准

（1）贵宾接待：董事长亲自参加的贵宾接待，由董事长根据情况确定接待标准。执行总经理、副总经理/总监参加的贵宾接待，接待标准严格按业务接待最高标准或董事长核定的标准属低确定，超出部分由接待最高负责人自行支付。餐饮接待最高标准为200元/人（不含酒水），烟、酒原则上自带，由董事长确认所带的烟酒的品牌、品种；住宿接待标准为四星级或由董事长指定；对方来湖州未自带车辆的情况下，由公司综合办公室安排公司车辆接送。

（2）业务接待：可以由部门经理或副总经理/总监出面接待，接待标准严格按业务接待最高标准或董事长核定的标准属低确定，超出部分由接待最高负责人自行支付。餐饮接待中餐原则上不允许喝酒，晚餐的最高标准为100元/人(含酒

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水)，酒水以中低档为主，香烟由接待人从综合办公室领取1-2包，接待业务中不得有其他香烟开支；住宿接待标准为三星级及以下；业务需要可以由综合办公室安排公司车辆接送。

（3）普通接待（工作餐）：必须由主管以上人员参与，标准为最高30元/人，不安排酒水、香烟等招待，超出部分由接待人员自行支付。确因人数过少超过接待标准的需报请综合办公室同意。普通接待不安排住宿和车辆接送。

3、接待费用的报销

⑴副总经理/总监及以上人员安排接待，以现金结算或挂账；部门经理以下人员安排接待，以现金结算。综合办公室代表公司接待的，请示董事长后可以挂账。

⑴以现金支付的接待费用的实行事后结算的办法，即每次接待后持接待的发票交由综合办公室审核，综合办公室根据之前的《业务招待申请单》审核接待发票情况，符合规定签字确认，接待人凭发票和《业务招待申请单》提交给执行总经理、总顾问、董事长签字确认后到财务科按报销程序办理，超过1个月未办理报销手续的视为费用自理。

⑵定点餐厅、酒店及可以挂账的餐厅、酒店的接待费用需实行签单结算，餐厅凭接待人签字的餐费单到综合办公室办理结账手续，综合办公室根据接待人之前填写的《业务招待申请单》核对，核对无误后，办理付款手续，报执行总经理、总顾问、董事长签字后到财务科按付款程序办理。

⑶普通接待（工作餐），以现金支付，接待人员每周汇总后报综合办公

室审核，审核符合规定签字确认，按报销程序办理报销。

⑷接待费用超出标准的原则上费用自付，特殊情况需报董事长同意。

⑸总顾问每周一次对所报销凭证审核签字。

4、其他

⑴贵宾接待陪同人员一般情况由对口部门负责人与相关人员陪同，具体陪同人员由董事长或执行总经理指定。

⑵业务接待人员一般情况下由对口部门负责人与相关人员陪同，陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。

⑶普通接待（工作餐）一般情况安排实际工作对接的人员陪同，其他

人员不得陪同。

（七）、附则

本制度基于湖州本地情况制定，公司员工出差需要相应接待的，比照本制度执行，超出标准需事前报董事长批准。

二O一五年四月二十五日

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