供应商主数据最终用户培训教材
更新时间:2023-11-21 16:08:01 阅读量: IT计算机 文档下载
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供应商主数据
(维护和查询)
培训教材
作者:董梅
日期:2000/8/25
审核:张建飞
目录
流程介绍 (3)
基本概念 (6)
系统操作步骤 (7)
系统操作方法 (2)
供应商主数据的查询…………………………….
供应商主数据的创建 (7)
供应商主数据的更改 (19)
供应商主数据的冻结 (21)
供应商主数据的删除 (24)
一、维护供应商主数据流程介绍:
一、流程描述:
为了向供应商下达采购申请,完成采购任务。需要在系统中创建并维护供应商的主数据。如果供应商主数据发生变更,需要及时更改有关数据。
主要活动:
供应商主数据维护流程主要包括以下内容。
一、产生维护新的供应商主数据的需求。
1、在系统中查找是否存在该供应商的编码;
2、如果新的供应商在集团范围内已经存在,扩展维护公司代
码数据和采购组织数据;
3、如果新的供应商在集团范围内不存在,在SAP系统中创建
供应商的一般数据、公司代码数据和采购组织数据。
二、产生供应商主数据变更需求。
1.如果需要在集团范围内变更供应商的一般数据,通知相关平台后,在系统中更改有关数据;
2.如果需要在公司范围内变更供应商的公司代码数据和采购组织数据,在系统中更改有关数据。
三、需要冻结/删除供应商记录时,在系统中进行冻结/删除供
应商主数据。
二、基本概念:
供应商主数据包括三个层次:一般数据、公司代码数据、采购组织数据。
一般数据:是集团公司内部各子公司共同使用的数据。包括供应商的地址、电话、与其进行联系所使用的语言、以及供应
商的银行信息、税务信息等。
公司代码数据:是公司一级的有关供应商的会计信息。包括统驭科目、付款条款等。
采购组织数据:是存在于采购组织一级的与采购运作有关的数据。
包括定单货币、付款条款、合伙人功能等。
三、系统操作步骤:
1、在SAP系统中查询供应商编码。
2、在SAP系统中创建供应商主数据。
3、在SAP系统中查询已经维护了的供应商主数据。
4、对SAP系统中的供应商主数据进行更改。
5、对SAP系统中的供应商主数据进行冻结。
6、对SAP系统中的供应商主数据进行删除。
四、R/3系统操作方法(含所需单据)
1、在系统中查询供应商是否已经存在:
-查询某供应商的一般数据是否在系统中存在?
-查询某供应商在某个采购组织下是否存在?
路径:后勤 ? 物料管理 ?采购?主数据?供应商?清单显示?采购清单
操作说明:
进入“供应商清单:采购”屏幕
将光标置于供应商空白处,点击图标出现检索条件窗口。点击图标选择“按供应商增殖税登记号查询”条件,进行查询。由于增殖税号码是唯一的,所以可以确定供应商的唯一性
输入字段
1)检索词:用于建立一个匹配码的短名。
检索词的命名规则:国外供应商以供应商英文名称的简称作为检索词。
国内供应商以中文名称前六个字的汉语拼音第一字母
命名。
例如:国外供应商TOSHIBA CORPORATION的检索词为“TOSHIB”
国内供应商上海惠普有限公司的检索词为“SHHPYX”。
操作方法:1、直接在空白处输入所要查询的检索词,然后点击图标。
2、使用模糊查询。如:要查询所有检索词中带有“H”的供应商,
需要在空白处输入“*H*”,然后点击图标。
3、如果需要将所有供应商全部列出,空白处不输入任何内容然
后点击图标。
2)名称:供应商名称
操作方法与检索词相同
3)增值税代码:供应商的增殖税代码
操作方法与检索词相同
显示查询结果:
如果所查询的供应商已经存在,双击供应商编号,再点击图标显示查询结果。
结果显示该供应商是在0107这个采购组织下的,如果需要在0205LTL(沈阳)采购组织下创建,就需要在0205这个采购组织下继续创建采购组织数据。2、创建供应商主数据:
(1)创建一般数据:
路径:后勤 ? 物料管理 ? 采购?主数据?供应商?中央的?创建
操作说明:一般数据包括地址、控制、收付交易。
进入创建供应商:初始屏幕
输入字段:
1)、公司代码:输入公司代码,或者按键选择输入。
2)、采购组织:输入采购组织,按键选择输入
3)帐户组:输入帐户组,或者按键选择输入。
帐户组分为集团内供应商(如:香港联想)、集团外国内
供应商(能够开具增值税专用发票的供应商,如:上海惠
普有限公司)、集团外国外供应商(如:东芝)、临时供
应商(不能具增值税专用发票的供应商)。
4)参考:可以参考已经创建好的供应商的数据创建。
I)供应商:输入要参考的供应商
ii)公司代码:输入要参考的供应商所在公司代码
iii)采购组织:输入要参考的供应商所关联的采购组织
输入所须项后,按键进入下一屏幕:
输入字段:
名称:供应商公司注册名称。(必填)
检索词:查询所使用的短名。(必填)
街道:作为地址部分的街道和房屋号码。(必填)
城市:作为地址部分的城市名称。(不带”市”字)(必填)
地址:对街道的补充。
邮政编码:注册地址的邮政编码。(必填)
国家:在空白处输入国家代码,或者点击图标进行选择。(必填)
地区:为供应商所在的省份。在空白处输入国家代码,或者点击图标进行选择。(必填)
语言代码:在空白处输入语言代码,或者点击图标进行选择。(必填) 电话:在空白处输入电话号码。
传真号:在空白处输入传真号码。
因特网地址:在空白处输入因特网地址。
回车或者点击图标,进入下一屏。
输入字段:
客户:如果该供应商既是我公司的供应商又是我公司的客户,则点击图标选择客户类型。目前暂不使用此功能。
税务代码 1:此处输入该供应商的增值税代码。国外供应商此处不填.(15位)(必填)
回车或者点击图标,进入下一屏。
在国家空白处输入国家代码或者点击图标进行选择。
然后将光标置于银行户主空白处,按回车键弹出银行数据窗口。在空白处输入银行的名称(必填)、地区、街道、城市、分行信息,然后按回车键进入下一窗口。在银行帐户空白处输入相关信息.(必填)
在银行户主空白处填写完全的帐号的科目。(必填)点击图标进行选择。银行户主是银行帐户的全集,银行帐户是银行户主的子集.如图所示:
然后按回车键进入下一窗口
排序码:此处选择014,即订单号。(必填)
统驭科目:2030100,即应付帐款-集团外(必填)
回车或者点击图标,进入下一屏。
付款条款:向供应商付款的期限。(必填)
容差组:选择103,即应付帐款。(必填)
检查双重发票:选中.(必填)
回车或者点击图标,进入下一屏。信函功能暂不使用。
回车或者点击图标,进入下一屏。
催款程序:LXJT(必添项)
回车或者点击图标,进入下一屏。
创建采购组织数据:
订单货币:在空白处输入或者点击图标进行选择。(必填)
付款条件:应向供应商付款的日期。在空白处输入或者点击图标进行选择。系统会自动统计在某一时点应向供应商付款的总金额。(必
填)
国际贸易条件:如果是国外供应商,在第一个空白处选择贸易条件。在第二个空白处填入补充条件。例如:在第一个空白处输入CIF,
在第二个空白处输入“北京”。
方案组, 供应商:平台向北京采购使用的供应商选择2“公司间采购”,其他
情况不选。
销售员:供应商销售员的名称。
电话:供应商销售人员的电话。
控制数据:基于收货的发票校验:收货以后才能进行发票校验 (必填)
回车或者点击图标,进入下一屏。
系统提供了多项合伙人功能。当商品供应商、发票提供者、承运方与供应商不同时,将该供应商的编号输入在号码空白处。
例如:发票提供者为“董梅的集成东芝测试供应商,财务部将应付帐款计到“董梅的集成东芝测试供应商”而不是“新进电脑系统(上海)有限公司”身上。
回车或者点击图标,屏幕显示产生一个新的供应商。系统信息栏显示在该公司代码下的某采购组织下创建了编号为XXXX的一个供应商。
创建结束。
3、在SAP系统中显示已经维护的供应商主数据。
路径:后勤 ? 物料管理 ? 库存管理?采购?主数据?供应商?中央的?显示
操作说明:
根据SAP菜单路径操作,将出现初始屏幕
1 、显示供应商:初始屏幕
输入字段
1)供应商:输入要显示的供应商的编码,或按键选择输入 2)公司代码:输入公司代码,或者按键选择输入
3)采购组织:输入采购组织的编号,或按键选择输入
4)一般数据:如须显示,用“√”选择
I)地址:如须显示,用“√”选择
ii)控制:如须显示,用“√”选择
iii)收付交易:如须显示,用“√”选择
5)公司代码控制
I)会计信息:如须显示,用“√”选择
ii)受付交易:如须显示,用“√”选择
iii)信函:如须显示,用“√”选择
iiii)预扣税:不选择。
6)采购组织数据
I)采购数据:如须显示,用“√”选择
II)合伙人功能:如须显示,用“√”选择
点击图标全选。
填入须填项后,按键进入下一屏:
显示供应商:地址
连续按键可查询在初始屏幕中所选各项目的明细信息。
查询后,按键退出操作。
4、供应商主数据的更改:
路径:后勤 ? 物料管理 ? 库存管理?采购?主数据?供应商?采购?中央的?修改操作说明:
更改供应商:初始屏幕
输入字段
选择需要修改的字段,用“√”选择。方法与显示相同。进入需要修改的屏幕后对有关字段进行修改。按键结束操作。
5、供应商主数据的冻结
路径:后勤 ? 物料管理 ? 库存管理?采购?主数据?供应商?中央的?冻结
操作说明:
1、冻结/解冻供应商:初始屏幕
输入字段:
1、供应商:输入已知供应商编号,或按键选择输入
2、公司代码:按键选择输入
3、采购组织:输入供应商所对应的采购组织,或按键选择输入
输入完毕,按键进入下一屏幕:
2、冻结/解冻供应商:细节
1)记帐冻结
I)所有的公司代码:在所有的公司代码下冻结。
ii)指定的公司代码:选中指定的公司代码下进行冻结。解除冻结时,则将
√”取消。
2)采购冻结:
I)所有的采购组织:如果要在所有的采购组织范围内冻结某一供应商,则用“√”选择此项;如果要解除某一供应商的冻结,则将“√”取消。
II)选择的采购组织:如果在某采购组织内冻结某一供应商,则用“√”选择此
项;如果在某采购组织内解除某一供应商的冻结,则将“√”取消。
3)由于质量原因而冻结:按键选择。如解除冻结时,此处空白。
操作完毕后,按键回到初始屏幕:
在此屏幕下的信息栏有“变化已经发生”的信息出现
按键结束操作。
6、删除供应商主数据:
路径:后勤 ? 物料管理 ? 库存管理?采购?主数据?供应商?中央的?删除标记
操作说明:
待删除标记供应商:初始屏幕
输入字段:
1、供应商:输入已知供应商编号,或按键选择输入
2、公司代码:按键选择输入
3、采购组织:输入供应商所对应的采购组织,或按键选择输入
输入须输入的项后,按键进入下一屏幕:
2、待删除标记供应商:细节
删除标记:
1) 所有范围:若对某供应商删除的动作在全集团范围内进行,用“√”选择
此项; 2) 公司代码的删除标记:若删除有关公司代码数据时,用“√”选择此项; 3) 选择的采购组织:若对某供应商删除的动作针对某采购组织进行,用“√”
选择此项; 按
键,再按
键回到初始屏幕:
在删除供应商主记录前
在此屏幕下的信息区有“变化已经发生”的信息出现 按
键结束操作。
附表:
供应商申请表
事业部:
申请日期: 年 月 日
名称 集团内供应商 集团外国内供应商 集团外国外供应商 临时供应商 供应商码 公司代码
采购组织
账户组 10 20 30 40 供应商注册名称 检索词 供应商注册地址 城市 邮编 国家 CN
CN 语言 ZH ZH/EN ZH 电话 传真
理: 数据创建人:
主数据修改申请表(冻结/删除)
申请时间:申请部门:申请人:申请部门领导签字:
1.数据修改负责人将本申请表打印出书面文件,部门领导签字后提交数据组,数据组将据此文
件进行修改。
2、表格中“关键字”一列对于物料:填工厂+新物料编号;
对于供应商:填采购组织+供应商序号
对于客户:填客户序号+销售组织+分销渠道+产品组+信用控制范围。
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