科技档案管理办法

关于印发《科技档案管理办法》（修改）

的通知

公司各单位：

为加强科技档案管理，规范基建工程文件资料、完整准确及时归档，公司在去年下发的《科技档案管理办法》的基础上，结合公司目前需要输入档案管理软件等实际情况，对去年的《科技档案管理办法》进行了修改，现将公司《科技档案管理办法》（修改）印发给你，它将代替以前的《科技档案管理办法》，望遵照修改稿执行。

二○一○年二月五日

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科技档案管理办法（修改）

第一条 总则

1、基建工程的竣工文件是工程建设的真实记录，它反映了建筑物、隐蔽工程的施工过程及工程状况，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及设备养护、维修及破损后修复的依据，是改建、扩建和实施质量保修的重要凭证；是施工企业总结经验、积累资料，形成技术资产和第一手材料；是国家的重要技术档案；

2、竣工文件要如实反映建设项目施工的技术状况和工程竣工的现状；

3、项目开工后，各项目应按照建设单位提出的要求做好文件材料的形成、积累工作；

4、各项目技术负责人要按照各专业竣工文件编制内容，随时做好图纸修改、资料收集和积累工作，注意收集施工中采用的四新技术、特殊地质、重难点的科技攻关项目、地下建筑、地下管线、工程质量事故处理方案以及隐蔽部位的资料，并应根据变更设计要求，及时修改施工图，填写工程日志，做到准确、符合实际；

5、竣工文件的收集、整理、归档及移交，要做到“三同步”，即布置施工任务与竣工文件同步；工程施工进度与竣工文件逐步形成、积累同步；工 程验收交接与竣工文件交接同步；

6、为建立健全我公司科学技术档案的完整、准确、系

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统、安全和有效地利用，要求各项目部工程竣工后，移交公司档案室一份完整的竣工文件。

第二条 编制组织及要求

1、项目部总工程师和技术主管组织编制竣工文件,并定期进行检查、指导，由专（兼）职人员进行整理、保管；

2、以项目部为单位，技术干部负责填写、收集、积累原始资料，并要求做到“三同步”。其内容主要是：工程日志、检查检验资料、施工小结、变更设计申请单（批复单），图纸修改、底图描绘、图标签署、技术交底书等；

3、项目部负责施工过程中检查竣工文件资料的收集、管理情况，并负责移交竣工资料，编写施工总结；

4、竣工文件中所有数据必须与工程竣工部位相符，并如实反映，不得遗漏；

5、竣工文件质量要求齐全完整、内容准确、系统配套、整洁美观。

⑴齐全完整是指施工范围应收集的施工资料和图纸齐全，签字、盖章齐全，法律手续完整；

⑵内容准确是指施工范围应真实记录和准确反映建设过程和竣工时工程客观实际，如建交表、试验报告、隐蔽工程检查资料、各种原始记录、原材料出厂合格证、复试报告和各项技术数据翔实可靠，竣工图纸已按变更设计和施工洽商记录进行了修改，做到图物相符，施工里程已更换为竣工后的统一里程等；

⑶系统配套是指一个建设项目各专业内容配套，一个单

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项工程内施工资料、图纸的各项内容配套完整；

⑷整洁美观是指竣工文件外观，包括文件材料装订整齐、美观，软封面及卷内目录填写清楚，字体工整，文面整洁。图纸图幅标准、线条清晰、字体工整、反差良好、折叠规范统一。

第三条 竣工文件编制内容及移交要求

1、在建铁路工程、公路工程及其它工程严格按建设单位编制内容及要求编制。工程完工后，按照建设单位的要求整理竣工资料，分别移交有关部门，并办理移交手续。

2、各项目部在业主验交工程后3个月内，负责向公司档案室移交一份完整的竣工文件。综合部分除满足建设单位要求外，还必须将中标通知书（原件）、整个工程开工报告或开工令（原件）、合同或协议（原件）、实施性施工组织设计、竣工验收报告（原件）、末次验工计价汇总表或决算文件（原件）、工程竣工数量汇总表、施工技术总结、照片（含底片）及声像资料等纳入综合文件，不得缺项。

3、科技档案卷编制顺序严格按照《中国铁道建筑总公司档案管理办法》P18《科技档案归档范围及保管期限表》中之二（基建工程综合文件）、之三（工程施工文件）、之四（竣工图）顺序编写，详见附件1。

4、移交公司档案室的所有竣工文件均需移交《中国铁道建筑总公司档案管理办法》中的（科技档案案卷目录）见附件2、（科学技术档案总目录）见附件3、（科技档案（文件）移交清册）见附件4、（科技档案（文件）全引目录）见

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附件5。以上几项不需要在项目部填写，项目部负责移交资料的技术干部准备好案卷目录和卷内目录的电子版，来公司工程部把案卷目录和卷内目录输入科技档案管理软件，以上附件系统将会自动生成。

5、公司工程部负责竣工文件编制的指导、监督检查、验收工作。

6、基建档案资料要求在项目部装订整齐,运回公司统一装盒(档案盒由工程部统一按铁建总公司的要求准备)。软封面样式见附件6，卷内目录样式见附件7，备考表样式见附件８。

7、基建档案资料按要求整理好以后，科技档案（文件）移交清册一式两份由项目部移交人员与公司档案室负责人当面签字确定，交接双方清点核实无误后，在移交清册上签字盖章，双方各执一份备查。

8、移交资料时，必须由资料员当面办理移交。采取托运或邮寄移交资料的项目，也必须来人办理交接手续，否则不能算正式移交。

第四条 基建档案整理方法和案卷质量要求

凡是公司归档的基建档案资料，无论是铁路、公路或其它项目，均执行《中国铁道建筑总公司档案管理办法》的文整方法和案卷质量标准。为使铁路以外工程项目案卷质量尽量统一到铁路标准上来，卷内目录和备考表的格式及填写方法、编张次号的位置、软封面的格式与填写等均按《中国铁道建筑总公司档案管理办法》第二十八条（案卷的整理）执

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行。具体要求如下:

1、各种材料及图纸应法律手续完备，按规定进行审核、签字和盖章。

2、对己形成的施工资料及图纸进行排列，一般文字在前，图纸在后。如果一个保管单位内只有一种表格，可按形成时间的先后顺序排列。一个卷盒内大的排列顺序是:卷内目录、施工资料、图纸、备考表。

3、施工资料装订厚度原则上按业主的要求即可，公司的档案盒有2.5cm、4cm、5cm三种规格，装定好的资料厚度最好和盒子的厚度相符，希望合理安排页数，以免浪费空间。装订前先除去金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左(横表向左，竖表向上)，施工资料装订线是否预留，小于A4纸的材料是否粘贴在A4纸上。文件材料采用尼龙细线在左侧装订，以打4个孔为宜 (孔距为15+3×89+15=297mm)，装订线离左侧l5mm，装订后用胶水粘上统一的科技档案软封面(附件6：科技档案案卷软封面)。特别要注意的是：卷内目录、备考表不装订。施工资料装订好后在软封面上盖红色的科技档案号章（科技档案号章式样见《中国铁道建筑总公司档案管理办法》P15。为了档案号不出错，档案号章在资料运回公司后，在装盒前由公司工程部和档案室共同核对确保无误后再盖。

4、图纸一般散装在盒内不装订。竣工图折叠尺寸为297×21Omm，为便于查阅，要求将图纸先折成21Omm宽手风琴

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式，然后再向后折成297mm。为使图标外露，叠图时应从图标处往前叠。图纸在图标的上方盖上科技档案号章。

5、编张次号时用号码机打上去(宜用长城52型号码机、黑色印油)，也可用碳素墨水笔手写。文字材料打在右上角、图纸打在图标的右上方。从\起编，保持三位阿拉伯数字。如卷内既有文字材料又有图纸的，应先编文字材料后编图纸，一盒内的资料只编一个张次流水号。不是一个保管单位不能连续编张次号。卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张次号。筒子页、双面字页均只编一个张次号。编完张次号以后再加贴科技档案软封面，以保持封面的整洁。

6、铁路通信信号、各种标准、安装图册，装订成4号图纸尺寸，厚度不超过2Omm，图纸装订成册后对折装在盒内。

7、图纸按图幅绘制。文字图纸做到图像、字迹、线条清楚，反差良好、书写工整，纸张要求50克以上。

8、书写笔迹要符合要求。要用碳素或黑色中性笔书写，不要用红色、纯蓝、铅笔、圆珠笔和热敏纸书写。

9、卷内目录要求准备好电子版，资料到公司后输入档案软件，卷内目录、备考表将由系统自动生成。

10、照片档案应填写卡片或说明资料，主要内容有:照片号、事由、时间、地点、摄影者，归档照片均为5英寸，照片号应与卡片上的顺序号相一致，或将照片说明卡粘贴在该照片背后，集中装入纸袋移交给公司工程部。

11、案卷封面的填写:

⑴案卷标题:主要是用来揭示案卷内容的，标题结构一

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般由三个部分组成：项目名称、内容、文件名称。

如××线××特大桥竣工文件及图纸

①项目名称：基建档案反映工程项目名称或所在线别名称

②内容：是指某个专业、工序、单项工程（站名、桥名）等。

③文件名称：是指竣工文件或竣工图。

标题一般以不超过25个字为宜，带里程的案卷标题可用整里程加小数点(百米、十米)的形式标注，以减少字数；

⑵施工里程:应填写施工设计时采用的里程，一般用DK表示。铁路、公路以外工程一般不需填写施工里程；

⑶竣工里程:应填写建设项目竣工后统一使用的里程，一般用K表示。铁路、公路以外工程一般不需填写竣工里程；

⑷形成单位:也就是文件的制作单位或卷内文件材料和图纸形成的责任者，如果形成单位多而写不下的可以只写一两个，最后可加“等”字；

⑸形成日期:为卷内文件材料或图纸形成的起止时间，一般写该单位工程的开、竣工日期。如果一个保管单位内只有一种表格，应填写资料形成最早和最晚的实际日期，中间加“～”号。形成日期只写到年和月；有的综合资料可只写一个日期，不需加“～”号，如投标书、施工总结、施工组织设计/质量计划等；

⑹保管期限:根据档案资料的重要程度、价值大小，分为永久(50年以上)、长期(15～50年)、短期(15年以下)三

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种。具体应按照《中国铁道建筑总公司档案管理办法》P18《科技档案归档范围及保管期限表》(见附件1)要求办理；

⑺密级:根据国家和铁道部有关规定填写。基建档案中均填写“秘密”。 第五条 注意事项

1、本管理办法主要依据《中国铁道建筑总公司档案管理办法》上的要求并结合公司的实际情况而定，需要时可参照此书。

2、如有任何疑问请咨询公司工程部：0351-6355944；公司档案室：0351-6355651；集团公司档案室：0351-6353430

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附件1

科技档案归档范围及保管期限表

保存单位和保管期限 序号 一 (一) 1 2 3 4 5 6 归档文件材料名称 集团公司 基建工程综合文件 工程项目确定阶段 计划任务书等立项文件、工程任务批准文件 承发包合同书、合同变更（或补充）文件(原件) 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件 中标通知书(原件) 承包价分割、承包价调整材料、工程概预算书 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 二公司 国家、铁道部、地方政府、建设单位、设计单位关于工程建设的重要来往文件 （二） 工程施工竣工阶段 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 整个工程开工报告和开工令(原件) 施工技术总结和专题总结 整个工程初验报告,整个工程的竣工验收证书(原件) 施工管区（段）竣工验收报告（或工程质量核定证书、工程质量鉴定书、工程质量证明书等）(原件) 综合性的实施性施工组织设计/质量计划、施工方案、施工计划、施工技术措施、安全措施、施工工艺 作业指导书 施工概预算及审批文件 决算文件(原件) 末次验工计价汇总表(原件) 交付使用财产总表和财产明细表 工程竣工数量汇总表 铁路工程“铁验表1～5” 铁路工程“决算附表一～四” 铁路工程建交表（建交-1、2、8、10、11、12、17、26） 10

15 16 17 二 施工大事记 决定重要问题的会议记录、纪要与各方的来往文件 施工中形成的有关文件、电报、协议、合同、会议记录以及照片（底片）、录音带、录像带、光盘、软盘等 工程施工文件 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 永久 永久 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 永久 永久 长期 （一） 土建施工文件 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 单项、单位等工程开工报告(原件) 技术交底资料 图纸会审纪要 原材料出厂证明、质量鉴定、复验单 重大变更设计通知单及洽商记录、变更设计文件及批准文件 隐蔽工程检查（验收）记录 地下建筑、地下管线施工记录、工程检查证及图表 工序工程质量检验评定记录 分部、分项工程质量检查评定记录 单位工程质量评定表及报验单 施工定位测量、复查记录 复杂工程的精密测量资料 重大工程技术、质量、安全事故报告 重大工程技术、质量、安全事故处理记录 采用“四新”施工工程的施工方法总结、鉴定记录和证明文件等 重点难点科技攻关项目的技术资料及图表 工程使用（运营或投产）后的工程质量保修书和回访资料 获省、部级以上优质工程上报、审批材料及证书 单项、专业、阶段工程竣工验收报告、竣工报告、竣工验收证明书 竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件） 工程施工小结 （二） 安装工程施工文件 1 工程开工报告 11

2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 三 技术交底资料 图纸会审记录、纪要 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续，技术核定单等 隐蔽工程检查（验收）记录 系统调试、整定、试验记录 设备、网络调试记录 强度、密闭性试验报告 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 操作联动试验 电气装置交接记录 竣工报告、竣工验收报告、竣工验收证明书 竣工验收备案表（包括各专项验收认可文件） 工程施工小结 竣工图 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 永久 永久 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 （一） 综合竣工图 1 2 3 4 5 6 7 8 铁路、公路线路平面图、纵断面图 铁路平纵断面缩图 工程总平面布置图 竖向布置图 平面定位竣工图 工程地理位值图 科技攻关工程项目综合竣工图 采用“四新”施工工程项目综合竣工图 （二） 专业竣工图 1 大桥、特大桥工程（铁路、公路及市政工程等） （1） 全桥总布置图 （2） 桥址平面图 12

（3） 大桥立面图 （4） 纵剖面图（含地址图） （5） 梁部、墩台与基础结构图 （6） 特殊设计、特殊结构竣工图 2 3公里以上长大隧道工程（含铁路、公路及其他工程） 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 短期 短期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 13

长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 长期 短期 短期 短期 短期 长期 长期 长期 短期 长期 长期 长期 （1） 横断面图 （2） 纵断面图 （3） 主要结构图 （4） 特殊设计、特殊结构竣工图 3 铁路车站工程 （1） 站场平面布置图 （2） 车站股道竣工图 4 机场工程 （1） 候机楼座落平面竣工图 （2） 候机楼立面图 （3） 候机楼平、立、剖面图 （4） 停机坪平面定位图 （5） 场道道面结构位置图 （6） 场道道面结构竣工图 （7） 道面接缝竣工图 （8） 道面排水工程竣工图 （9） 机场围界竣工图 5 水利水电工程 （1） 枢纽总体平面布置图 （2） 电（站）厂区枢纽平面布置图 （3） 电（站）厂区枢纽纵剖面图 （4） 主厂（站）房发电机层平面图 （5） 引水洞（管、槽）工程竣工图 （6） 污水处理、水质净化工程竣工图

6 大型房屋工程 长期 长期 长期 长期 短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 短期 短期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 （1） 平面布置图 （2） 平、立、剖面图 （3） 管、网系统图 （4） 给排水（含消防工程）竣工图 7 地铁工程 （1） 围护桩施工布置图 （2） 出入口结构图 （3） 风道风井结构图 （4） 侧墙、底板沉降缝细部构造图 （5） 顶板沉降缝细部构造图 （6） 端井连续墙竣工图 （7） 站台板结构竣工图 （8） 顶板防水竣工图 8 “四电”工程 （1） 通信工程、通信网图、数据通信网图、电话交换网图 （2） 信号工程、电锁器联锁和电气集中联锁信号设备平面布置图、信号室内设备布置图、区间信号平面布置图 （3） 电力工程：发、起、变电所总平面布置图、电气主接线图、站内电力线路平面图、电力贯通线路图 （4） 电气化工程：牵引变电所、开闭所、分区亭电力调度所主接线图、总平面布置图、战场及区间接触网平面布置图 9 其他工程

港口、码头、人防等工程主要竣工图 14

附件2、科技档案案卷目录式样

科 技 档 案 案 卷 目 录

顺序号

卷内张数 档案号 案卷标题 文件 蓝图 保管密 案卷起形成单位 期限 级 止日期 备注 15

附件3、科技档案总目录式样

科 学 技 术 档 案 总 目 录 第 页

总登形成归档档案号 记号 日期 日期 卷内张数 案卷标题 文件 蓝图 形成保管单位 期限 变更记载 密 备注 级 一次 二次 三次 16

附件4、科技档案移交清册

移交单位：

科 技 档 案 ( 文 件 ) 移 交 清 册

项目：

卷 张 册 件

图纸 张 照片 张

移交人： 接收单位： 接收人：交接日期： 年 月 日

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共计： 附件5、科技档案移交目录式样

科 技 档 案 全 引 目 录

案卷名称 序号 卷 内 文 件 图号或 文件编号 案卷号 文 件 材 料 名 称 保管 期限 张数 张次 备注 18

附件6：科技档案案卷软封面（铁路、公路）式样

单位代号 种类代号 档 案 号 中铁十二局集团第二工程有限公司 科 学 技 术 档 案 案卷标题 施工里程 竣工里程 形成单位 形成日期 保管期限 密 级 注：1、软封面宽度等于封面+封底+厚度，高度以卷内文件尺寸为准。 2、软封面文字均为黑色。

3、左右边框为A4纸边15cm，上边框距纸边20cm, 下边框距纸边25cm。

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科技档案案卷软封面（其它工程或其它类别科技档案）式样

单位代号 种类代号 档 案 号 中铁十二局集团第二工程有限公司 科 学 技 术 档 案 案卷标题 形成单位 形成日期 保管期限 密 级 注：1、软封面宽度等于封面+封底+厚度，高度以卷内文件尺寸为准。 2、软封面文字均为黑色。

3、左右边框为A4纸边15cm，上边框距纸边20cm, 下边框距纸边25cm。

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