华润置地任务与计划管理平台业务管理规范指导文件(试行)V311月10

任务与计划管理平台业务管理规范指导文件

1、目的

明确任务与计划管理平台的使用管理要求。 2、适应范围

物业事业部。 3、职责

部门 事业本部 负责本指导文件的解释和修订。 负责平台功能的完善。 参照“任务平台用户手册”和“任务与计划管理平台管理规范”合理使用平台。 对平台的完善提出意见和建议。 职责 数据与信息技术中心 负责平台功能维护和一线公司使用技术指导。 一线公司 4、平台使用的管理 4.0功能清单

模块名称 任务管理模块 例常工作模块 会议纪要模块 年度计划模块 月度计划模块 公司/项目管理模块 业务检查模块 绩效考评模块 人事档案模块 系统管理模块 4.1任务管理模块

4.1.1部门负责人、公司职能部门应定期通过查询功能跟进部门/公司重点工作进展情况。 4.1.2任务的添加、修改、取消、关闭

平台使用人可对他人添加工作任务，亦可对本人添加工作任务。遇上级口头安排工作任务或客户投诉等其它渠道任务时，任务执行人应及时自行添加任务。

任务添加后，若需要对执行人、完成日期等进行修改，应通知任务发出人进行修改。 任务添加后，若需要取消此任务，应向任务发出人申请取消并说明取消原因。

任务的反馈和关闭，任务执行人应在任务到期前反馈任务完成情况；若无法按期完成的，可申请任务延期。任务反馈完成后，方可以关闭任务。

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功能内容 用于任务的增加、修改、取消、和关闭。 用于体系、制度文件中例行工作的添加、编辑、分配、查询。 用于各级会议纪要的填写和审批；会议任务的生成。 用于年度工作计划的填写。 用于月度工作计划的填写。 用于成立新公司、新项目物业服务中心、物业服务中心上调物业费、物业服务中心退出、前期介入工作任务的管理与分配。 用于各类业务检查（含内审、外审）报告的填写、审批、工作任务管理与分配。 用于个人、部门、公司工作任务完成情况的统计。 系统后台管理模块。 用于管理权限的设置。 说明 对于工作时间超过一个月的任务，应至少每月反馈一次工作进展情况。 4.2例常工作模块

4.2.1例常工作内容来源于体系文件、集团制度、公司制度、部门制度。 4.2.2例常工作清单增加/修改/删减权限。

内容 体系文件例常工作清单 集团制度例常工作清单 公司制度例常工作清单 部门制度例常工作清单 权限 业务管理部 业务管理部/财务及运营管理部/人力资源部 公司信息员 部门信息员 4.2.3例常工作的提取时间设置至少应在下一个工作周期前2天。 4.3会议纪要模块

4.3.1公司/部门应按《会议管理制度（试行）》组织会议。

4.3.2公司/部门正式会议应在会议结束后3个工作日内，指定人员使用平台填写会议纪要，并完成审批。

4.3.3会议决议应形成决议和任务。 4.4年度计划模块

4.4.1授权公司/部门信息员可以添加/修改年度计划。

4.4.2各公司/部门应于每年的1月15日前，使用平台完成年度计划的编制，于1月25日前完成计划审批。

4.4.3年度计划审批通过后，不能删除。若出现工作内容调整可取消计划项；并增加新的计划项。 4.5月度计划模块

4.5.1授权公司/部门信息员可以添加/修改月度计划。

4.5.2各公司/部门应于每月的30日前，使用平台完成下月度计划的编制，完成计划审批。 4.5.3月度计划审批通过后，不能删除，若出现工作内容调整可取消已生成的工作任务；并增加新的计划任务。

4.5.4月度计划建立时会自动导入月度例常工作，仅需增加其它月度工作内容。 4.6公司/项目管理模块 4.6.1新公司筹建模块

4.6.1.1 新公司筹建模块最迟应于筹建小组成立一周开始使用。 4.6.1.2新公司筹建模块的任务安排，由筹建小组负责人下发。 4.6.1.3新公司筹建任务清单模板，由业务管理部负责修订。 4.6.2新项目筹建模块

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4.6.2.1 新项目筹建模块最迟应于筹建小组成立一周开始使用。 4.6.2.2新项目筹建模块的任务安排，由筹建小组负责人下发。 4.6.2.3新项目筹建任务清单模板，由业务管理部负责修订。 4.6.3物业服务费上调模块

4.6.3.1物业服务费上调模块最迟应于列入项目提价立项计划时开始使用。 4.6.3.2物业服务费上调模块的任务安排，由专项工作小组负责人下发。 4.6.3.2物业服务费上调任务清单模板，由财务及运营管理部负责修订。 4.6.4在管项目退出模块

4.6.4.1项目退出模块最迟应于成立专项工作小组一周开始使用。 4.6.4.2项目退出模块的任务安排，由专项工作小组负责人下发。 4.6.4.3项目退出任务清单模板，由业务管理部负责修订。 4.6.5前期介入模块

4.6.5.1前期介入模块应于获取地产新项目信息后开始使用。 4.6.5.2前期介入模块的任务安排，由顾问策划部下发。 4.6.5.3前期介入任务清单模板，由顾问策划部负责修订。 4.7业务检查模块

4.7.1各类检查、稽核、内审、外审报告由指定人员在检查完成后5个工作日内，使用平台进行填写、审批并生成任务。

4.7.2验证责任人应及时对任务反馈进行验证。涉及现场验证的，需附现场完成情况照片或说明。 4.8绩效考评模块

4.7.1员工任务考评结果，应成为部门负责人对员工工作结果考核的主要依据。 4.7.2部门任务考评结果，应成为公司对部门工作结果考核的参考依据。

4.7.3公司执行力考评结果，应成为物业事业本部对一线物业公司考核的参考依据。 4.9系统管理模块 4.9.1任务的延期

任务执行人若遇工作冲突、休假等情况导致任务无法按期完成时，需及时向任务发出人申请任务延期。由任务发出人根据需要重新设定任务完成时间。 4.9.2任务的交接

任务执行人若遇工作岗位变更、调动、离职等情况，导致任务无法继续的，任务发出人或授权人需及时对发出任务的执行人进行变更。

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当人员离职时，工作任务平台的任务交接应纳入离职手续办理签字内容。 4.10保密要求

各级工作计划、会议纪要若涉及保密内容的，填报人应根据集团管理制度设定密级。保密期结束后，由填报人或系统管理员对涉密内容进行解密。 5、系统角色及管理 5.1 基本角色分类

角色名称 部门负责人 权限 本部门年度、月度计划、会议纪要审批 责人情况 本部门/跨部门例常任务收集、整理与分配，年度、部门信息员 月度计划、会议纪要编撰及填写，任务转交和取消 管理中心例常任务收集、整理与分配，年度、月度事务助理 计划、会议纪要编撰及填写 职能部门负责人 职能部门运营岗位 公司IT管理员 一线公司管理层 5.2 权限的获得与配置

公司IT工程师根据公司最新组织架构、任命、发文、调动文件等，完成权限配置，其他权限配置需报K2流程审报后进行配置。

公司IT管理员权限新建、变更、取消，报K2流程审批后，数据及信息技术中心完成配置。 6、平台业务管理 6.1重点工作查询

责任人/部门 事业本部管委会 查询内容 一线公司年度重点工作任务 本部安排专项工作任务 一线公司相关专业口公司级重点工作任务 各职能口安排专项工作任务 本部门发出的工作任务 公司级重点工作任务 本部安排专项工作任务 公司管理层及分管部门重点工作任务 4

备注 考虑多部门负 根据公司规模设置 或公司信息员 浏览全公司各部门相关任务及报表 增加、调整、浏览全公司各部门相关任务及报表 任务平台配置及维护 浏览全公司各部门相关任务及报表 查询周期 每周 备注 通过以下功能查询： 综合查询 任务统计 任务日报 上周新增 上周反馈 上周关闭 事业本部职能负责人 每周 一线公司负责人 每周

本人发出的工作任务 公司级重点工作任务 分管部门重点工作任务 专项重点工作任务 本人发出的任务 公司及相关专业重点工作任务 各部门相关专业重点工作任务 专项重点工作任务 本部门发出的任务 上周逾期 一线公司管理层 每周 一线公司职能部门 每周 部门重点工作任务 主要下属重点工作任务 各部门负责人（含本部） 本人发出的任务 每天 同上 昨日新增 昨日反馈 昨日关闭 备注： 1. 目前可通过任务“综合查询”功能手动查询，2013年1季度将实现重点工作查询可通过后台设置，系统自动抓取邮件推送至相关人员的功能。 2. 公司级重点工作：公司年度工作计划、本部专项工作、其它。 5.2对任务完成/验证情况的抽查

部门负责人对下属关闭的任务，需按20%比例抽样验证。

职能部门对部门关闭的任务，需按5%比例，利用专项活动对安排工作进行抽样验证。 分管领导对管辖部门关闭的任务，需按2%比例，利用现场业务巡查进行抽样验证。 5.3对任务完成/验证情况的评估

公司级月度/季度办公会，需通报各部门任务完成绩效。 部门级月度例会，需通报本部门任务完成绩效。

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