泛微协同办公平台E-cology8.0版本前端使用手册(8)--公文

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目录

前 言 .............................................................................................................................................. 6

一、 二、 三、 四、 第1章

一、 二、 三、 第2章

一、

关于本手册 ............................................................................................................... 6 手册结构 ................................................................................................................... 6 针对用户 ................................................................................................................... 6 更多资源 ................................................................................................................... 6 公文管理概述 ........................................................................................................... 7 概述 ........................................................................................................................... 7 公文用途 ................................................................................................................... 7 公文在系统中的体现 ............................................................................................... 7 公文流转-发文 ......................................................................................................... 8 发文管理 ................................................................................................................... 8

2.1.1概述 ........................................................................................................................ 8 2.1.2、发文管理的步骤 ................................................................................................. 8 2.1.3、系统中的发文菜单 ............................................................................................. 8 二、

待办发文 ................................................................................................................... 9

2.2.1、概述 ..................................................................................................................... 9 2.2.2、待办发文页面 ..................................................................................................... 9 2.2.3、待办公文流程 ..................................................................................................... 9 三、

发文拟稿 ................................................................................................................... 9

2.3.1、概述 ..................................................................................................................... 9 2.3.2、拟稿操作 ........................................................................................................... 10 四、

已办发文 ................................................................................................................. 12

2.4.1、概述 ................................................................................................................... 12 2.4.2、查看已办流程 ................................................................................................... 12 五、

我的发文 ................................................................................................................. 12

2.5.1、概述 ................................................................................................................... 12 2.5.2、我的发文查询 ................................................................................................... 13

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六、 发文查询 ................................................................................................................. 13

2.6.1、概述 ................................................................................................................... 13 2.6.2、查询页面 ........................................................................................................... 13 七、

发文监控 ................................................................................................................. 15

2.7.1、概述 ................................................................................................................... 15 2.7.2、监控操作 ........................................................................................................... 15 八、

发文库 ..................................................................................................................... 16

2.8.1、概述 ................................................................................................................... 16 2.8.2、查阅公文 ........................................................................................................... 16

第3章 公文流转-收文 ....................................................................................................... 18

一、

收文管理 ................................................................................................................. 18

3.1.1、概述 ................................................................................................................... 18

3.1.2、收文管理步骤 ................................................................................................... 18 3.1.3、系统收文菜单 ................................................................................................... 18 二、

待办收文 ................................................................................................................. 20

3.2.1、概述 ................................................................................................................... 20 3.2.2、待办收文操作 ................................................................................................... 20 三、

收文登记 ................................................................................................................. 20

3.3.1、概述 ................................................................................................................... 20 3.3.2、收文登记操作 ................................................................................................... 20 四、

已办收文 ................................................................................................................. 21

3.4.1、概述 ................................................................................................................... 21 3.4.2、已办收文 ........................................................................................................... 21 五、

我的收文 ................................................................................................................. 22

3.5.1、概述 ................................................................................................................... 22 3.5.2、查阅我的收文 ................................................................................................... 22 六、

收文查询 ................................................................................................................. 23

3.6.1、概述 ................................................................................................................... 23 3.6.2、查询页面 ........................................................................................................... 23 七、

收文监控 ................................................................................................................. 23

3.7.1、概述 ................................................................................................................... 23 3.7.2、监控操作 ........................................................................................................... 24

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八、 收文库 ..................................................................................................................... 25

3.8.1、概述 ................................................................................................................... 25 3.8.2、收文库查询 ....................................................................................................... 25

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前 言

一、 关于本手册

本手册是泛微协同管理平台E-cology8.0基础版本的系统维护手册，主要为了指导用户管理员使用本产品而编写。

二、 手册结构

本手册针对管理员管理泛微协同管理平台E-cology进行详尽描述。 以下是关于本手册的基本结构 第一章 公文管理概述 第二章 公文流转-发文 第三章 公文流转-收文

三、 针对用户

本手册针对泛微协同管理平台E-cology的最终用户的系统管理员及模块功能管理员，模块管理员必需具备基本的计算机操作技能，熟悉Windows操作环境并且已经掌握基本的软件操作方法，掌握Internet Explorer浏览器的基本使用，系统管理员还必须对数据库有基本的了解。

四、 更多资源

本手册涵盖泛微协同管理平台E-cology系统功能的后台维护和配置操作指导，如果您能够详细的阅读本手册，就可以对泛微协同管理平台E-cology进行日程的维护工作。同时向用户提供多种帮助资源，以便您能够熟练使用本产品，从而感受到它的快捷易用。您可以根据实际情况，选择其中适应的方式。

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应用培训期刊

泛微定期通过电子邮件发送《泛微应用培训期刊》向用户介绍使用泛微软件过程中可能遇到的问题和泛微软件功能应用技巧，提升客户的泛微软件应用水平，加强与泛微客户的广泛交流。

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培训

针对大规模企业用户，泛微软件有限公司可为其组织上门培训，培训内容包括：产品功能使用、系统管理员培训、系统应用推广、产品使用技巧等。用户可以自行选择培训时间和内容。 电 话： 021－50942228 转 客户服务部

第1章 公文管理概述

一、 概述

公文是党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

二、 公文用途

公文是机关团体、企事业单位等依法成立的社会组织用来办理公务、有一定格式的应用文。公文办理公务，就是以文字的形式实施管理。公务，应该包括内务即内部管理和外务即处理其他社会组织的关系。公务还分为政务和事务：政务是社会组织领导所主管的人员安排和组织发展的大事；事务是社会组织全体成员从事的业务性、日常性的工作。

三、 公文在系统中的体现

公文在E-cology中包含了公文的起草、审批、发布、接收、查阅、归档等全套过程，是流程与文档两个功能集成应用的典范。

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第2章 公文流转-发文

一、 发文管理

2.1.1概述

公文管理从大的方面可以分为发文和收文，发文管理是指机关单位为制发公文所进行的拟制、处置与管理等活动。

2.1.2、发文管理的步骤

发文办理的一般程序为：拟稿、核稿、会签、签发，套红、签章、打印、分发、查收，根据机关和单位的实际使用情况，可以做一定的调整。

2.1.3、系统中的发文菜单

在前端发文管理菜单如图1所示，根据发文过程中公文的状态、与当前操作者的关系进行了分类。

图1

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二、 待办发文

2.2.1、概述

待办发文是用来处理除拟稿环节外所有公文审批环节流程，在这里用户可以查看所有自己需要参与的公文流程，如图1所示

图1

2.2.2、待办发文页面

1、如图1中所示，待办发文默认显示的是全部待办的公文流程，但是我们可以根据公文流程所处的环节，来对公文流程进行分类查看处理，分类的方式是由流程管理员在后台进行维护的，可以根据需要自定义设置。比如点击拟稿，就是只显示处于拟稿环节的待处理公文流程。

2、在每个流程的列表菜单中只有【转发】和【打印】两个按钮，点击转发就是将当前待办流程转发给其他用户，点击打印就会打印公文流程的表单内容。

2.2.3、待办公文流程

三、 发文拟稿

2.3.1、概述

拟稿即一般意义上的公文撰写，经过对有关信息材料的收集加工和再创造，系统地记录有用信息，使机关的意见形成诣文字，草创供进一步完善的原始文稿。

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在系统中，拟稿是发起公文审批流程的第一步。

2.3.2、拟稿操作

1、点击【发文拟稿】后显示如图1所示，右侧为允许发起拟稿程序的公文流程类型和流程，

? ?

红色文头是发文流程的分类，不是公文的分类；

中间的才是公文流程，一个公文流程至少代表了一个公文种类。

图1

2、点击需要拟稿的公文流程标题，显示如图2所示，看到的是公文的行文单，根据公文的类型不同，样式可以由流程管理员进行设定，在公文单中根据公文的要求进行填写，其中最重要的是公文本身，点击图2中正文后面的【新建】按钮，显示如图3所示，是一个Word文档（系统也支持WPS做为公文正文编辑器，需要额外购买）

? ?

这里编辑的公文都是正文部分的内容，不涉及红头样式、印章和排版，用户只要将正文部分的内容编辑好后保存，就可以提交流程了，提交流程后拟稿的步骤完成；

我们可以在本地先编辑好正文，点击好左上角的【文件】菜单，点击【打开本地文件】，选择在本地编辑好的正文文件，系统会将文件的内容完整的引入当前的系统正文编辑中去，节省了在线编辑的时间；

? 【文件】菜单中的签名印章是指在公文的正文中加载印章，这个通常不建议操作，尤其是在公文拟稿环节，后续公文流程中通常是会有专门的用印节点的，只有领导签发并完成了套红之后才需要盖章。

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图2

图3

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四、 已办发文

2.4.1、概述

已办发文中查看的是已经处理过的公文流程，在这里主要是起查阅跟踪作用。

2.4.2、查看已办流程

点击【已办流程】菜单，显示如图1所示，展示的是已办公文流程列表，上面有分类显示按钮，

? ? ?

未归档：展示流程未结束的公文流程； 归档：展示流程已经结束的公文流程；

反馈：展示上次查看后有新的意见或状态变化的流程，注意，这里必需是系统开启了反馈功能之后才会显示。

图1

五、 我的发文

2.5.1、概述

我的发文中展示的是当前操作者自己拟稿发起的公文流程，是为了便于拟稿人跟踪自己创建的发文状态的，这里列出的还是公文流程，并非最终发布的公文。

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2.5.2、我的发文查询

点击【我的发文】菜单显示如图1所示，列出的是当前操作者发起的公文流程。

图1

六、 发文查询

2.6.1、概述

发文查询功能是用来查询公文流程的，所有的查询条件都是公文流程流转属性的字段，不能通过公文正文或公文流转单进行查询。

2.6.2、查询页面

1、如图1是发文查询的，主要通过公文流程流程状态及创建人、创建日期进行查询。

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图1

2、输入查询条件之后，显示如图2，以列表的方式展示符合条件的发文工作流，与之前的我的发文、待办发文的区别在于，此列表中的流程没有操作列表，也就是不能直接对流程进行操作，必须点击流程标题后查看流程的公文流转单之后才能操作。

图2

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七、 发文监控

2.7.1、概述

发文监控是给拥有监控权限的用户来维护系统中所有公文流程的一个页面，通过此页面用户可以监控所有正在流转中的公文流程及其公文正文，但是不能参与到流程中去。

2.7.2、监控操作

1、如果要点击【发文监控】菜单，必须拥有【公文监控】这个系统权限。 2、监控页面如图1所示，可以根据顶部的时间条件对监控的流程进行过滤

图1

3、在展示出的流程列表中可以对流程进行操作

? ? ? ?

删除：删除所选的这条公文流程；

暂停：暂停当前的公文流程，暂停后的流程可以在我的发文和已办发文中看到，但是不能操作，如果希望重新流转，还要到监控中点击启用后才可以，必须由公文管理员操作；

撤销：只能在监控中看到了，其它菜单包括搜索都无法找到这条流程，如果需要重新流转，需要到监控菜单中找到这条流程启用才可以操作；

启用：只有暂停/撤销状态的流程才会显示此按钮，点击【启用】后流程回到暂停/撤销之前的状态，可以继续流转，而不是回到创建节点重头开始；

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? ? ?

强制归档：将流程强制结束，无论中间还有多少个环节，强制归档的流程是不会改变公文正文状态的，而且一旦归档后就不能修改公文流程了；

强制收回：将流程强制退回到上一个操作环节，如果是多人会签的节点，一旦收回后已经处理过的意见和建议也会取消掉。

流程干预：将流程干预到除归档节点外的任意节点，但是已经处理过的环节和意见都会保留，从干预到的节点继续跟着流程审批环节继续流转。

4、查询

如果监控的内容很多，可以点击右上角的高级查询按钮，通过公文流程的流程属性进行查找流程，如图2所示

图2

八、 发文库

2.8.1、概述

在发文管理中其它菜单都是针对公文流程的，而发文库列出的是已经发布并可以查阅的公文。

2.8.2、查阅公文

1、点击【发文库】之后显示如图1所示，公文以红头文件的样式展示；

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图1

2、如图2所示，每篇公文除了展示公文的标题外，还显示了文号和签发人，当鼠标移动到公文标题上的时候，可以编辑、删除、共享这篇文档，当然这需要相关的权限才可以操作。

图2

3、点击右上角的查询，显示如图2所示，这里搜索的对象已经不是公文流程，而是公文了，而且搜索条件也变成了文档的搜索条件。

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图3

第3章 公文流转-收文

一、 收文管理

3.1.1、概述

收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料，包括文件、电报、信函、内部刊物、资料，其他文字资料。

收文是对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理，需要注意，收文一定是来自外部的公文。

3.1.2、收文管理步骤

收文管理步骤通常分为收文、传阅或办理两个步骤，其中收文是指将外部的公文签收后登记到系统中，传阅或办理根据收文的性质不同，有些收文仅仅是通告性质的，只要传阅就可以了，而更多的收文是需要办理的，这就需要收文单位内部进行工作分配并进行办理，直到任务办理完成。

3.1.3、系统收文菜单

系统收文菜单如图1所示。

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图1

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二、 待办收文

3.2.1、概述

待办收文指待办的收文流程，并非指收文中指定的任务，收文中的任务不会直接在系统中直接体现，需要用户另外通过会议、日程的方式进行体现。

3.2.2、待办收文操作

点击【待办收文】菜单如图1所示，以列表的方式展示所有的待办收文流程，可以通过上方的收文环节进行过滤，收文节点是管理员可以在后台自由设定的。

图1

三、 收文登记

3.3.1、概述

收文登记是收文管理中的第一步，在系统中体现为创建收文流程。

3.3.2、收文登记操作

点击【收文登记】菜单后显示如图1所示，与发文一样，红色标题是收文流程的分类名称，黑色的是收文流程。点击后可以创建收文流程。

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图1

四、 已办收文

3.4.1、概述

已办收文是指用户已经处理过的收文流程，而不是指收文后指定办理的任务。

3.4.2、已办收文

点击【已办收文】菜单后，显示如图1所示，显示的是已经处理过的收文流程，可以查看流程状态。

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图1

五、 我的收文

3.5.1、概述

我的收文中列出的都是由当前登录用户发起的收文流程，或者说是由当前收文进行登记的收文。

3.5.2、查阅我的收文

点击【我的收文】之后显示如图1所示，与已办收文样式类似，只是展示的是我创建的收文流程。

图1

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六、 收文查询

3.6.1、概述

收文查询功能是提供给用户查询收文流程用的，而非查询收文的原文件。

3.6.2、查询页面

1、点击【收文查询】如图1所示，列出的都是工作流基本属性的查询条件

图1

2、收文查询的结果同样只能查看收文流程的信息，如果要操作收文流程必需点击进入收文流程表单之后才能操作。

七、 收文监控

3.7.1、概述

收文监控是拥有【公文监控】权限的用户对收文流程进行监控的页面，可以对收文流程进行删除、干预、收回等流程操作。

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3.7.2、监控操作

点击【收文监控】菜单后首先显示的是与收文查询一样的查询条件页面，搜索后显示如图1所示，监控人员除了可以查看收文流程内容之外，还可以对流程做如下操作：

? ? ? ? ? ? ?

删除：删除所选的这条公文流程；

暂停：暂停当前的公文流程，暂停后的流程可以在我的发文和已办发文中看到，但是不能操作，如果希望重新流转，还要到监控中点击启用后才可以，必须由公文管理员操作；

撤销：只能在监控中看到了，其它菜单包括搜索都无法找到这条流程，如果需要重新流转，需要到监控菜单中找到这条流程启用才可以操作；

启用：只有暂停/撤销状态的流程才会显示此按钮，点击【启用】后流程回到暂停/撤销之前的状态，可以继续流转，而不是回到创建节点重头开始；

强制归档：将流程强制结束，无论中间还有多少个环节，强制归档的流程是不会改变公文正文状态的，而且一旦归档了也就不能修改公文流程了；

强制收回：将流程强制退回到上一个操作环节，如果是多人会签的节点，一旦收回后已经处理过的意见和建议也会取消掉。

流程干预：将流程干预到除归档节点外的任意节点，但是已经处理过的环节和意见都会保留，从干预到的节点继续跟着流程审批环节继续流转。

图1

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八、 收文库

3.8.1、概述

收文库列出的是所有可以查看的收文的文件正文，而不是收文流程了。

3.8.2、收文库查询

点击【收文库】之后显示如图1所示，以红头文件的样式展示收文的标题、文号和登记人员

图1

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