《公文写作》半天讲义

《公文写作》授课讲义

（半天时间）

提示：讲授6项内容 1.公文的涵义 2.公文写作程序 3.公文写作格式 4.常用公文写法 5.公文写作常见问题 6.提高公文写作水平的方法

一、公文涵义

在中国，在今天，公文的涵义是指我们应该怎样理解公文，而不是指公文的定义。公文的定义不是谁可以随便界定，而是由国家最高权力机关来明确，具体内容可见《国家行政机关公文处理办法》，于2000年8月24日公布，2001年1月1日起施行。

对于公文涵义的理解，主要包括三个方面：中国共产党文件、中国政府公文以及国家各个系统的内部规定。

（一）中国共产党文件

中国共产党正式文件包括以下14种：

决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。

决议是排在第一位置的文件，属于党特有的文件，国家机关没有这种文件。其主要功能是用来表达或公布会议通过的重要决策事项。

决定与决议的功能基本相同，也是党对重要事项作出决策安排时使用的文件。两者的区别在于，在党的大会上作出的安排用决议；由各级党组织作出的安排用决定。

指示主要用于党对下级组织布置工作。属于党特有的文件，国家政府机关没有这种文件。

意见主要用于党对重要问题提出见解和处理办法。

通知主要用于发布党内法规、任免于部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。

通报主要用于党表彰先进、批评错误和告知、传达重要情况。 公报主要用于党向社会各界公布重大事项或情况。该公文也属于党所独有的文件。需要提醒注意的是，党公布重大事项与情况，只能用公报，不能用公告与通告，因为公告与通告属于政府文件，而不是党的文件，文种选用不要混淆。

报告主要用于党的下级组织向上级汇报工作、反映情况。 请示主要用于党的下级组织向上级请求指示或批准。 批复主要用于党的上级组织对下级请示的答复。

条例主要用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度，是党特有的文件。国家政府没有该文件。

规定主要用于党对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的

行为规范，是党特有的文件，国家政府没有该文件。

函主要用于党组织之间商洽工作、询问和答复问题，以及向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。

会议纪要主要用于记载会议主要精神和议定事项。 （二）中国政府公文

中国政府公文又称行政文书，泛指国家各级行政机关，社会团体和企事业单位所发布的文件，发文的最高行政机构是中华人民共和国国务院。行政文书这一概念的确切定义为：“行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”主要发文对象是国家各级行政管理机构和各级企事业单位，面对的最广大对象是全中国公民。

按照国务院2000年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，中国政府公文包括13种(见国发[2000]23号文件)。如下：

命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

这13种公文与上述中国共产党的14种文件，虽然有些文种完全相同，却从属于两个不同系列，具体运用时，除非中共中央与国务院联合发文，否则这两个系列不可混淆。 （三）各系统文件

各系统文件是指在国家政府以外，各个系统、各机关单位内部的文件。一般情况下，有三种公文各系统不能使用：命令、通告与议案。

使用命令这种公文，必须达到相应级别。一般应该是省部级以上（含省部级），至少应该是地市级。比如“国家主席令”、“国务院总理令”、“中国人民银行行长令”、“北京市市长令”等。

通告不同于公告，具有强制性。一般系统（社会机构、团体、企事业单位），没有权力向社会公众发布带强制性文件。

议案主要用于各级政府向同级人代会提交需要审议的事项。各系统，只要其身份不是政府，就无权使用该公文。从这个意义上说，人大代表向人代会提交的文本，应该是“提案”，而非“议案”，因为人大代表的身份，只是“代表”，而非“政府”。

因此，脱开这三种公文，各系统的公文，一般10个左右，即决定、公告、通知、通报，报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

二、公文写作程序

大致说来，公文写作的规范程序包括十大环节：接受领导指令、分析领导意图、提炼公文主旨、查找行文依据、选定行文材料、设计行文结构、实施行文写作、自查自改文稿、内部审读文稿、报送核稿审批。分述如下。

（一）接受领导指令 这是实施公文写作的第一步。

公文写作不同于其他文章的写作，是被动写作，是“命题作文”，其动因是领导的安排。简单说，领导让谁写谁才可以写。如果领导没有指派，不但不可以写，对于相关情况，甚至连过问都不可以过问。

这实际涉及的是写作者的资格问题。这里所说的资格，不是文字水平资格，而是职业资格与身份资格，说到底，是写作者的工作权限问题。其他文章写作，一般没有这个问题，而公文写作首先遇到的就是这个问题。写作者对于公文写作这一特点和要求，必须明确。

接受领导指令，除了涉及公文写作者的资格问题，还涉及领导者是否知人善任的问题。中国有句老话叫对牛弹琴。这话的涵义其实有两个：一个是牛的问题，另一个就是弹琴者的问题了。不要责怪牛听不懂你的琴声，你为什么要对牛弹呢？牛的问题是水平问题，而弹琴者的问题则是智慧问题。你知道牛不懂你的琴声么？不知道而对牛弹，那是你的无知；知道却还要对牛弹，那就是你的固执和愚蠢了。

所以，公文写作程序的第一步，要求有关领导一定把好关。一篇公文应该由谁写，先要选准人。人没有选准，写作者不具备写作公文的权限与资格，第一步就错了。公文的质量也就无从保证了。

（二）分析领导意图

公文写作者接受领导指令后，接下来要做的工作是分析领导意图。写作者写出的公文如果质量不高，没有写出让领导满意的公文，问题常常出在这里：没有弄清领导意图，拿起笔来就草率行动了。

公文写作不可以这样。其他文章写作也不可以这样。有一种很时尚的观点认为，写作是自我表达，写作的出发点与归宿是为我们自己而写。持这种观点的人有谁想过，为自己写作实际上是一件很简单的事，很容易做到。我想怎样写就怎样写，与读者无关，与别人无关。这不等于一个小孩子自娱自乐的游戏么？实在太简单太容易了。在信

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