公文写作漫谈

公 文 写 作 漫 谈

一、公文概述

（一）什么是公文。自古以来定义甚多，众说纷坛，见仁见智。取其共识，公文乃公务活动的产物和工具，是公务所作之文，是公事所用之文。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。认识公文的特点、内涵是写好公文的先决条件。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。公文属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。

（二）公文的起源和古代公文。公文的起源简而言之就是起源于阶级社会的产生，是伴随着阶级社会的发展而发展的。我国古代公文也叫公牍文，一般可分为上行公文与下行公文两大类。上行公文主要是指臣下给帝王的上书；下行公文主要是指帝王给臣民的指令。在古代这两类文章名目繁多，如臣下给帝王的上书，就因时代或所陈述的内容不同，而分为章、奏、表、议、疏、启、

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剳子、弹事等不同的体类和名称。帝王给臣下的指令，同样也有诏、命、令、制、谕等不同的体类和名称，而且还有专用于军事文告的檄文、露布等等。后世一般把前者归为“奏议”类，总称之为奏议文，把后者归为“诏令”类，总称之为诏令文。这两类文字在古代是倍受重视的。从今天来看，我们与古代公文接触最多，真正有价值的是表文和檄文。

1，表文。表，就是“奏表”是臣属给帝王的上书。古代给君王的上书，有各种名称，不同的名称与上书的内容有关。魏晋南北朝时期大文学评论家刘勰在《文心雕龙.章表》中说：“章以谢恩，奏以按劾，表以陈情，议以执异”。意思就是说，“章”是用来谢恩的；“奏”是用来弹劾的，即揭发别人的；“表”是用来陈述衷情的；“议”是用来表示不同意见的。表，虽然是古代的一种公文，但是有些表文，内容充实，语言简洁流畅，特别是表文与其他一般的上书奏状不同，常含有表志陈情，诉说衷曲的意思，因此某些写得好的表文，就成为我国古代散文的名篇。如，三国时有诸葛亮的《出师表》。《出师表》分为前后两篇，是三国时期蜀汉丞相诸葛亮两次北伐前后写给后主刘禅的表章。前《出师表》文章情真意切，感人肺腑。其“亲贤臣、远小人”等名句至今警示为官之人。后《出师表》有“鞠躬尽瘁、死而后已”等名句，深刻表现了作者对国家赤胆忠心、至死不渝的胸怀。又如晋朝李密的《陈情表》。李密从小境遇不佳，出生六个月就死了父亲，四岁时舅父又强迫母亲何氏改嫁。他是在祖母刘

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氏的抚养下长大成人的。李密非常孝敬他的祖母。据《晋书。李密传》说：祖母有疾，他痛哭流涕，夜不解衣，侍其基右。膳食、汤药、必亲自口尝然后进献。公元267年晋武帝立太子，慕李密之名，下诏征密为太子洗马（官名）。诏书累下，郡县不断催促，这时，李密的祖母已九十六岁，年老多病。于是他向晋武帝上表，陈述家里情况，说明自己无法应诏的原因。这就是著名的《陈情表》。

《陈情表》辞语恳切，委婉动人。表到朝廷，晋武帝看了，为李密对祖母刘氏的一片孝心所感动，赞叹李密“不空有名也”。不仅同意暂不赴诏，还嘉奖他孝敬长辈的诚心，赏赐奴婢二人，并指令所在郡县，发给他赡养祖母的费用。《陈情表》以侍亲孝顺之心感人肺腑，千百年来一直被人们广为传诵，影响深远。文中的一些词句如“急于星火”、“日薄西山，气息奄奄”、“人命危浅，朝不虑夕”等，直至今天人们还经常引用。对于上面两篇文章，南宋文学家谢枋评价“读《出师表》不哭者不忠，读《陈情表》不哭者不孝”。由此可见文章的分量。

2，檄文。檄文是古代一种军事性文告，《经典释文》中解释说“檄，军书也。”它是古代从事征伐时的一种声讨性的文字。檄文，最为后人称道的是唐代骆宾王的《为徐敬业讨武曌檄》。此檄文是为当时唐世臣徐敬业起兵讨伐武则天而作。前人評赞这

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篇檄文“雄文劲采，足以壮军声，而作义勇”。正是指檄文中这类劲装奋发的文气所说的。

（三）现代公文。随着社会不断的发展，公文分类划分也越来越细致。2001年实行的《国家行政机关公文处理办法》对公文分类划分做出了规定。第九条 行政机关的公文种类主要有: （1）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。 （2）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的 决定事项。 （3）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 (4）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 （5）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 （6）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 （7）议案

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适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 （8）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 （9）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。 （10）批复

适用于答复下级机关的请示事项。 （11）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。 （12）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 （13）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

二、公文的分类

公文按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。 上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。

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下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通知、通报等。

平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。通知、会议纪要有时也可作为平行文。

公文按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。公文内容有时限要求，需迅速传递办理的，称紧急公文。紧急文件可分为特急和急件两种，紧急公文应随到随办，时限要求越高，传递、办理的速度也就要求越快，但要“快中求准”。随着社会的发展，对公文的时效要求越来越高，即使常规公文，也应随到随办，以提高办文效率。

公文按其机密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。绝密、机密、秘密公文又称保密文件，是指内容涉及党和国家的机密，需要控制知密范围和知密对象的文件。文件的密级越高，传达、阅办、保管的要求也越严。

三、公文的行文关系

（一）行文关系，是各级党政机关、各个部门和单位之间的组织关系和业务关系在公文运行中的体现。机关部门、单位之间的相互关系，一般可分为同一系统上下级之间的相互隶属关系，同一系统的平级机关之间以及同一机关各部门之间的平行关系，

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不同系统的机关、部门之间不相隶属关系。行文关系是根据行文单位各处的隶属关系和职权范围确定的。

（二）建立正确的行文关系，遵守必要的行文规则，有助于机关、部门、单位维护正常的领导和管理，避免行文混乱，防止“公文旅行”，克服文牍主义，提高工作效率。一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向是行文关系的反映。行文方向分为上行文、平行文和下行文。在具体行文中，根据组织关系和工作需要，可以采取逐级、多级、越级、直达、直接等不同的行文方式。

（三）行文应遵照以下规则：按照职权范围行文、按隶属关系行文、一般应当逐级行文等。

（四）行文其它注意事项：主送与抄送应准确得当；一般应一文一事；准确把握联合行文规定、公布公文如不另行文，应在公布时注明。

四、公文的格式

公文在形式上有其特有的统一性和严肃性，特别是通常人们所说的“红头文件”，在形式上的要求更为严格。我们这里主要介绍一下对日常通用公文形式的要求。公文的基本格式包括：标题、主送机关、正文、附件、发文机关、发文日期和抄送机关。

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（一）标题

公文的标题，位于文头下面居中的位置，如果没有文头，则是居最上端的位置。

公文的标题一般由三个方面的内容构成：一是作者，即发文机关；二是公文的事由；三是公文的种类。如：《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》，“中共中央”是发文机关，“构建社会主义和谐社会”是事由，“决定”是公文的种类。事由是公文主要内容的概括，一般都用介词“关于”和表达主要内容的词组组成介词结构，作为公文种类的定语，这样能使事由更加明确、突出。

但是，也有少数公文标题，不是上述三个方面的内容都有。这有三种情况：一种情况，是把上面三个方面内容省略其中一个，只有事由和公文种类，或者只有发文机关和公文种类。例如，《关于任免***等*名同志职务的通知》，只有事由和公文种类，省略了发文机关。发文机关往往是在使用公文专用纸，上面已印有发文单位的文头情况下省略的。又如，《中华人民共和国全国人民代表大会公告》，只有发文机关和种类，省略了事由。一般都是内容十分单一，而且很简短的公文采用这种形式的标题。第二种情况是，省略了发文机关和事由两个方面的内容，只写公文的种类。如《布告》、《通告》。这种情况，往往是由于是有比较简单，不必列入

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标题，发文机关署在文件末尾就可以了。第三种情况比较特殊，就是某些内容极其简单，像三五句话的一个通知，向没有隶属关系的单位联系或答复一种很简单的事情的函件，都可以不列标题。但是从精简文件的角度出发，有些可以电话办理的事情就不必发文。如果不便于电话联系，或非有文字凭据不可的，当然只好发文。

（二）主送机关

主送机关是行文的对象，也是负有对文件内容进行答复或需要贯彻执行责任的受文机关。除了少数直接面向社会或本机关全体人员发布的公文外，一般公文都要写上主送机关的名称。主送机关名称的位置，在文件的标题之下、正文之前。需要顶格写。

主送机关有三种：1、上级机关。向上级的请示、报告等上行公文，其主送机关写上级机关的名称，一般只写一个主送机关。如果需要同时报送另一个或几个上级机关，可以用抄报的形式。特别是属于“请示”，必须是主送一个上级机关，不能多头主送。2、下级机关。向所属的下级机关下达的各种文件，叫下行公文，其主送机关写下级机关的名称。其中，属于下发给个别单位的公文，如批复、命令等，只写一个或几个单位的名称；写所属单位的公文，如通知、通报、指示等写所属单位的名称，例如：各市（区）人民政府、各

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委办、局；所属各单位等。3、平行机关。为了商求事情或联系工作而发给与自己没有隶属关系的单位的公函，为平行公文。不管这个单位的级别高低，均应视为平行单位，其主送机关就写这个主送单位的名称。

（三）正文

正文是公文的主送部分。不同的正文有不同的写法，要求也完全不一样。对各种公文所共有的、基本的要求，一是内容必须符合党和国家的方针、政策、法律、法令；二是观点要明确、内容要具体；三是条理要清楚、层次要分明；四是语言要简练，篇幅要简短；五是词句要通顺、标点要正确；六是使用文字、数字、专用术语等要规范化。

（四）附件

附件是附在正式文件之后的文字材料，是公文的组成部分。有的人把附件解释为“副件”，认为不是主要的，甚至个别单位在传递文件或整理归案时，把附件搞没了，这是不对的。当然也不是所有的公文都有附件。

常见的附件有两类：一类是用于补充、说明或证实正文的附件，包括各种不同形式的说明材料、图表、凭据等。这类附件，要在正文之下，发文机关之上注明其名称。在标注附件名称时，要空出两字，写明“附件”，然后把附件的标

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