公文写作

河南省公安厅警令部副主任 侯钦东

一、对公文写作工作的认识 （一）公文起草工作非常重要 （二）公文起草工作非常辛苦 （三）公文起草工作非常锻炼人 一是便于学习提高； 二是便于塑造良好的自我； 三是便于提高综合能力； 四是便于磨砺意志； 五是便于政治进步。 二、公文概述 （一）公文的概念

公文是国家机关、政党、军队、社会团体和企事业单位为处理公务而使用的具有一定格式和要求的文字材料。

（二）行政公文的种类

1、命令（令）；2、决定； 3、公告；4、通告；5、通知；6、通报；7、议案；8、报告；9、请示；10、批复；11、意见；12、函；13、会议纪要。

根据实际工作需要，以上公文又可按以下两个方面分类： 一是按性质和作用划分可分为：

1、指令性公文；2、指示性公文；3、呈请性公文；4、决策性公文；5、公布性公文；6、知照性公文；7、商洽性公文；8、记录性公文。

二是按行文关系划分，可分为： 1、下行文；2、上行文；3、平行文。 （三）行政公文的格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期共16个要素组成。

1、发文字号

2、关于“秘密等级和保密期限”的标注 3、关于“紧急程度”的标注 4、关于“签发人”和“联系人”的标注 5、关于公文标题的规范要求

6、关于“附件说明”和“附件”的标注规范 7、关于“成文日期”和“印章”的标注 8、关于“主题词”的标注 （四）行政公文的行文规则

1、下级机关一般应按照直接的隶属关系而不要越级行文，以免打乱正常的领导关系。

2、拟制涉及几个部门职权的公文，主办机关要主动与有关部门会商，取得一致意见后联合行文。

3、平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文。 4、要分清主送机关与抄送机关。 5、要注意防止党政不分的现象。 6、要明确发文权限。 7、公文力求精简。

（五）行政公文写作的总要求

1、要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。

2、要符合客观实际，符合工作规律。

3、公文的撰写和行文必须及时、迅速，反对拖拉、积压。 4、词章必须准确、严密、鲜明、生动。 5、要符合保密制度的要求。 三、常用公安行政公文的写作 （一）公安行政公文写作的基本步骤 1、明确发文主旨和目的; （1）确立文章的主题； （2）选择恰当的文种；

（3）确定发送对象和阅读范围 ； （4）发文的具体要求。 2、掌握情况，收集材料

（1）根据日常工作经验，归纳自身实践中直接接触的情况。 （2）阅看各种文字材料，诸如工作总结、调查报告、情况通报、简报以至报刊杂志得通讯报道，从中间接了解所需要的情况。

（3）经领导同意或批准，要求下级机关或主管部门就公文中所述事项做出书面或口头专题汇报，也可以召开碰头会、汇报会、交流会，综合各方面情况。

（4）深入基层，调查研究。 3、拟出提纲，安排结构 4、起草正文

（1）按方针、政策办事，依“法”起草。 （2）主旨明确，观点鲜明。 （3）事实确凿，叙议合理。 （4）行文有序，条理分明。

（5）语言精练，文风庄重，格式正确。 5、反复检查，认真修改

（二）几类常用公安行政公文的写作

1、意见；2、决定；3、通告；4、通知；5、通报；6、报告；7、请示；8、批复；9、函。

（三）公安行政公文起草中常见的突出问题 1、文种使用不当

2、公文的体例、格式不规范 3、办文程序违反公文处理规定

4、文风不实

5、结构安排不当，层次混乱 6、内容不符合规定

四、公安行政公文起草中应注意的问题 一戒照抄照转。 二戒师出无名。 三戒无的放矢。 四戒朝令夕改。 五戒用语失准。 六戒篇幅过长。 七戒无物无序。 五、如何提高文秘写作能力

首先，要端正态度，培养兴趣，自觉学好文秘写作； 其二，学习文秘写作基础知识，借鉴优秀作品； 其三，要勇于实践，坚持多学习、多修改。

公文写作讲义

河南省公安厅警令部副主任 侯钦东

一、公文概述 （一）公文的概念

我们认为，公文是国家机关、政党、军队、社会团体和企事业单位为处理公务而使用的具有一定格式和要求的文字材料。公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，指导布臵和商洽工作，请示和答复问题，报告情况，交流经验的重要工具。

国家行政机关，包括我们公安机关处理公文的主要依据是国务院2000年8月印发的《国家行政机关公文处理办法》（国发?2000?23号）。除此以外，由于公安机关向党委行文较多，还要执行中央办公厅1996年5月3日印发的《中国共产党机关公文处理条例》。同时，受公安机关领导的边防、消防、警卫部队要执行人民解放军的条例、条令，还要执行中央军委办公厅1992年3月印发，1992年7月实施的《中国人民解放军公文处理条例》中的有关规定。

国务院办公厅、中央办公厅、中央军委办公厅的这三个公文处理办法、条例，内容大部分一致，互相也有所照应、衔接，但又各有特点。从国家行政机关来说，公文可以分为三类：

1、行政公文，包括命令（令）、决定、议案、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要；共13种。

2、规范性文件，包括法律、法规、规章等，其名称有条例、规定、办法、细则、规则、章程、标准等。

3、一般性应用公文，也称事务文书，包括工作计划、总结、简报、会议讲话、会议记录等。

我今天所要谈的是行政公文，即《国家行政机关公文处理办法》所规定的公文。

（二）行政公文的种类

依据2000年8月国务院修订发布的《国家行政机关公文处理办法》的规定：行政机关的公文种类主要有十三类：

1、命令（令）

适用于依照有关法律、行政法规公布规章，如国家主席令或总理令；宣布施行或严重重大强制性行政措施。如戒严令；嘉奖有关单位及人员，如嘉奖令。

2、决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。如《国务字关于劳动教养问题的决定》、《中共河南省委省政府关于对“12〃9”案件有功单位和个人进行表彰的决定》。

3、公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项，事件大、范围广，一事牵动国内外。如《中美三个联合公告》。

4、通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项，在一定范围内宣布重要事项，范围局限在国内或一定地区。如《国家海洋局、公安部、交通部、农牧渔业部关于保护海洋水文气象浮标的联合通告》。

5、通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。这是使用比多的一个文种。

6、通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。 7、议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

8、报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 9、请示

适用于向上级机关请求指示、批准。 10、批复

适用于答复下级机关的请示事项。 11、意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12、函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

13、会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

根据实际工作需要，以上公文又可按以下两个方面分类： 一是按性质和作用划分可分为： 1、指令性公文

这类公文是用来指挥各项工作，采取一些强制性行政措施时使用的文种，内容明确，格式规范，行政约束力较强，下级机关受文后，必须严格贯彻执行。主要文种有命令（令），以及一些指令的通知、通告等。

2、指示性公文

这类公文是在指导下级机关工作，阐明工作原则、方法和措施时使用的，是下级机关开展和安排工作的依据，在贯彻执行时往往具有一定的灵活性和伸缩性。主要文种有意见、批复，以及一些带有指示作用的通知、函等。

3、呈请性公文

这类公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请求批准答复时使用的文种。主要有报告、请示，以及一些带有请示性事项的函等。

4、决策性公文

这类公文主要用于对重要事项、重大问题作出决断性的结论和安排，下级机关受文后必须严格遵守和执法，主要文种有决定和决议。

5、公布性公文

这类公文主要用于向有关人员或广大群众公布应当普遍遵守或固定性的事项，一般没有具体的受文对象，主要以登报、广播和张贴等形式发布。常用的有公告和通告。

6、知照性公文

这类公文不是通常所说的信息性文件，主要用于向一定范围内告知某些事项，传递某种信息。主要文种有通知、通报和一些带有通知性质的函。

7、商洽性公文

这类公文用于各类机关或单位之间相互商洽工作、询问或答复问题，常见的是函。

8、记录性公文

这种公文用于记录公务活动，归纳会议决定事项和主要精神。常用的是会议纪要。

二是按行文关系划分，可分为： 1、下行文

下行文是指上级机关向下级所属机关发送的各种公文。如命令（令）、批复等。

2、上行文

上行文是指下级机关向上级领导机关呈送的各类公文。如请示、报告等。

3、平行文

平行公文是平行机关或没有隶属关系的机关之间往来的公文。党政机关、社会团体、企事业单位、不管属于什么地区和系统，只要有公务需要联系，都可以根据实际需要直接行文。这类公文最常用的是函，有时也用通知。

（三）行政公文的格式

公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期共16个要素组成。并非所有公文都要由这16个要素组成，但其中发文机关标识、发文字号、标题、主送机关、正文、成文日期、印章、主题词、印发机关和印发日期这9个要素是一般公文的固定组成部分。其他7个要素是否标注，要视公文的具体情况而定。这16个要素《办法》都有明确规定。下面，我结合实际工作重点谈谈几个要素。

1、发文字号

现代公文一般都要标注发文字号。发文字号是为了方便公文办理，对公文进行编号的一种方式。它由机关代字、年份和序号组成，其中的序号用阿拉伯数字标识。

2、关于“秘密等级和保密期限”的标注

秘密等级分为“绝密”、“机密”和“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害；“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害；“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家的安全和利益遭受损害。

制发行政机关的公文，首先要划清密与非密的界限。凡不涉密的，就不要标识秘密等级，不可为了“保险”，将不涉密公文随意标识密级，这样做则不利于政务公开。凡涉及国家秘密的公文，要准确标识其秘密等级。

2000年国务院发布的《办法》增加了“保密期限”。“保密期限”是对公文密级的时效加以规定的说明。如公文制发机关能够知道保密期限，可按规定标识。凡未标明保密期限的，按照《国家秘密保密期限的规定》，其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“秘密等级和保密期限”顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。如不标识保密期限，秘密等级两字之间空1字距离，标注保密期限，则秘密等级的两字不空1字距离。

3、关于“紧急程度”的标注

紧急程度是对公文送达时限和办理时限的要求。紧急公文应当分别标明“特急”、“急件”。公文标识紧急程度要适当，不可滥用“特急”、“急件”。不要本机关不急让下级机关急，也不要本机关不急让上级机关急，更不要把原本不急的公文拖急。紧急程度顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。

4、关于“签发人”和“联系人”的标注

上行文应当注明签发人、会签人姓名。 “报告”、“请示”和“意见”等3个文种为上行文，制发时均应注明签发人姓名。签发人，是指制发公文机关的主要负责人，即正职或主持工作的负责人。在上

报的公文中标识签发人姓名，主要目的是为使上级机关的领导人了解下级机关谁对上报事项负责。制发“请示”，还应在附注处注明联系人的姓名和电话号。联系人，是指呈报机关内熟悉请示内容的具体负责人。在上报的请示中注明联系人的姓名和电话号，主要目的是为了使上级机关在办理请示过程中便于呈报机关的有关工作人员联系沟通。标注签发人姓名应平行排列于发文字号右侧，此时发文字号便不要居中了，要居左空1字，签发人姓名居右空1字，“签发人”后标冒号，冒号后标签发人姓名。联合向上级机关行文，应一一注明联合行文机关的签发人姓名，其标注方式按《公文格式》国家标准执行。联系人姓名及电话号标注在附注处，附注在成文日期下一行，居左空2字，加圆括号。

5、关于公文标题的规范要求

公文标题具有三要素，即“发文机关”、“主要内容”、“文种”。下行文标题的三要素缺一不可，上行文标题有时可省略发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。有些公文标题中的法规、规章名称以引号代替书名号，属于错用标点符号。“意见”不是法规、规章，有些公文标题中的意见名称加了书名号也不是符合《办法》要求的。公文标题文字过长可以多行居中排列，但回行时要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

6、关于“附件说明”和“附件”的标注规范

公文的附件是正文内容的组成部分，与公文正文一样具有同等效力。“附件说明”和“附件”的有关标注一定要符合《公文格式》国

家标准的要求。公文如有附件，一是在正文下空一行左空2字标识“附件”，“附件”后标冒号和名称，附件名称后不加标点符号，有两个以上附件的，应用阿拉伯数字标注序号，序号上下对齐。二是正文后的“附件说明”标识的附件序号和名称与附件上标识的附件序号和名称（附件标题）应一致，以显示附件与正文不可分割的关系。如果正文之后的附件序号和名称与附件上的序号和名称（附件标题）不一致，在法律意义上讲，可以不承认该附件是正文的附件，附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。三是附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1条顶格标识“附件”，有序号的标识序号；如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识“附件”及其序号。

7、关于“成文日期”和“印章”的标注

成文日期是公文生效的时间。成文日期以负责人签发的日期为准，成文日期必须使用汉字。联合行文以最后签发机关负责人签发的日期为准。行政机关的公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，均应加盖印章。公文不加盖印章应视为无效。联合上报的公文，由主办机关加盖印章即可；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。印章一般要盖在成文日期上，成文日期如何标注要依印章的位臵而定。

《公文格式》国家标准取消了标注“此页无正文”的做法。所作出的新规定是：当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得

采取“此页无正文”的方法解决。行政机关制定公文要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。

8、关于“主题词”的标注

主题词是用于揭示公文内容，便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。上行文应按上级机关制发的《主题词表》标注主题词；下行文、平行文应按本级机关制发的《主题词表》标注主题词。

（四）行政公文的行文规则

结合实际工作，我们应特别注意以下几点：

1、下级机关一般应按照直接的隶属关系而不要越级行文，以免打乱正常的领导关系。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级行文时，应当抄送所越过的机关。上级机关如有必要越级向下行文时，应当同时抄送受文机关的直接上级机关。

2、拟制涉及几个部门职权的公文，主办机关要主动与有关部门会商，取得一致意见后联合行文。联合行文的机关应当是同级机关。

3、平行或不相隶属的机关之间，应当使用平行文（如函、通知），不能使用上行文（如请示、报告等），也不能使用下行文。

4、要分清主送机关与抄送机关。向上级机关的请示，不要同时抄送下级机关。向下级机关的重要行文，可以抄送直接上级机关。受双重领导的单位向上级机关的请示，应当根据内容写明主送机关和抄报机关，由主送机关负责答复所请示的问题，上级机关向受双重领导的单位行文时，应当抄送另一个上级机关。

5、要注意防止党政不分的现象。党务和政务事宜要分别行文，凡属政务方面的工作，均应以政府名义行文；凡属党委方面的工作，则应以党委名义行文。上级党委可以向政府机关和群众团体发布指示，政府机关和群众团体不能对党的组织发布指示、交付任务。

6、要明确发文权限。公文内容要符合制发机关的职权范围，否则就无约束力。应由中央决定的问题，地方行文无效；应由其他部门决定的问题，本部门的行文无效。

7、公文力求精简。可发可不发的不发，能通过面谈、电话协商解决的问题，就不要行文，以减少程序，提高效率。

（五）行政公文写作的总要求

不同种类的公文，有不同的具体要求和写作方法，下面我们还要谈，但是总的讲，不论哪一类的公文，都必须做到以下几项要求：

1、要符合党和国家的方针、政策、法律、法令和上级机关的有关规定。各级机关制发的公文，必须注意与各方面的政策相一致，防止互相抵触。

2、要符合客观实际，符合工作规律。公文是用来办事的文章，是据以解决问题的文章，必须实实在在。

3、公文的撰写和行文必须及时、迅速，反对拖拉、积压。有些紧急要件，有明显的时间要求，超过时限就会误事，给工作造成损失。有些公文，虽然没有十分明显的时间要求，也不可掉以轻心，延缓拖拉，否则也会影响公文的效用。当前，公文撰写中的一个突出问题是时间过长，有的公文经领导审核下来，已时过境迁，这就起不到应有

的作用。为了做到公文处理及时、迅速，必须健全制度，简化手续，增强政治责任心和时间观念，切实改进工作作风。

4、词章必须准确、严密、鲜明、生动。这是公文能否具有较高质量的重要因素之一。所谓词章，包括公文的结构、逻辑、文法、修辞等。

5、要符合保密制度的要求。党和国家的机密，绝大部分包含在各种公文中，拟制公文时，对于机密材料的使用，一定要审慎，凡拟写具有机密内容的公文，必须严格按保密规定，划定并标明机密等级，以便按保密程序制发，确保党和国家机关机密的安全。

二、常用公安行政公文的写作 （一）公安行政公文写作的基本步骤 1、明确发文主旨和目的

公文的主旨，即贯穿全文的基本观点与中心思想。 （1）确立文章的主题。

（2）选择恰当的文种（按《办法》需用什么就用什么）。 （3）确定发送对象和阅读范围（有的放矢）。

（4）发文的具体要求。是要求对方了解还是答复或批转，是要求对方贯彻执行还是供参考或参照等。

2、掌握情况，收集材料

（1）根据日常工作经验，归纳自身实践中直接接触的情况。 （2）阅看各种文字材料，诸如工作总结、调查报告、情况通报、简报以至报刊杂志得通讯报道，从中间接了解所需要的情况。

（3）经领导同意或批准，要求下级机关或主管部门就公文中所述事项做出书面或口头专题汇报，也可以召开碰头会、汇报会、交流会，综合各方面情况。

（4）深入基层，调查研究。 3、拟出提纲，安排结构

篇幅较长的文件，就需要先拟一个写作提纲，对文件的结构有个通盘设计，把它的主要骨架勾画出来，这样便于顺利地进行写作，避免中途返工。

4、起草正文

（1）按方针、政策办事，依“法”起草。 （2）主旨明确，观点鲜明。 （3）事实确凿，叙议合理。 （4）行文有序，条理分明。

（5）语言精练，文风庄重，格式正确。 5、反复检查，认真修改

（二）几类常用公安行政公文的写作 1、意见

首先，意见是党政机关在对重要问题提出见解和处理办法时使用的法定公文。按行文方向分，有上行的，有下行的；按行文方式分，有要求批转的，有直发的；按行文要求分，有规定性的，有参照性的。

意见的结构由标题、机关、正文、落款几部分构成。

（1）标题，有两种形式：一是完全式标题，即由发文机关名称、事由和文种组成。二是省略式标题，即省略了发文机关名称，只由事由和文种组成。

（2）主送机关，有两种写法：一是一个主送机关，上行性意见常为一个主送机关。二是多个主送机关。下行性意见，常常会波及到多个地区、机关和部门，因而，主送机关常为多个。

（3）正文。意见的正文通常包括发文的缘由、具体意见、落实要求三部分内容。

开头，指提出意见的缘由。 主体，指具体的意见。 结尾，多为意见落实的要求。 意见的写作要求：

（1）结构上要做到条理分明，使人一目了然。

（2）凡属要求上级给予批转、转发的意见，除写清其具体内容外，一定要写出具体的主张和措施，并分条分项，以利于上级做出决定或批转。

2、决定

决定是党政机关对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项时使用的法定公文。决定按内容和作用，可分为指挥性决定、知照性决定、奖惩性决定。指挥性决定主要用于对重大事项和行动做出的安排，知照性决定用于机构设臵、人事安排、撤销下级机关不适当的决定等重要事项的

宣告，奖惩性决定用于表彰某项工作中有关的单位和人员，或处分犯错误的人员。

决定由标题、正文、执行要求、落款等几部分构成。 （1）标题。决定的标题常采用完全式标题。即制作机关、事由和文种；或奖惩机关、奖惩对象和文种组成。

（2）正文。正文一般包括缘由、事项和结语，不同类型的决定，正文的写法有所不同。

指挥性决定的正文，首先要说明决定的根据和目的，之后用“特做出如下决定”引出决定事项。常采用“分条列项式”的写法。

知照性决定的正文，要先清知照的依据，接着是决定知照的事项，一般没有执行要求，往往是一段到底，不列条目。

奖惩性决定的正文有别于指挥性决定。其正文由“奖惩事实、分析评价、决定内容”和“希望要求”四部分组成。

（3）落实。为突出决定的严肃性，决定应注明制发机关的日期。 决定的写作要求：

⑴决定的事实根据必须是经过核实和认定的。 ⑵主体中对事实的分析评价应中肯、扼要而有针对性； 语言应用要恰如其分，使人信服。

⑶ 表述要准确、鲜明、简洁，富于逻辑性，重点突出。 ⑷ 写作中要注意不同类型决定的侧重点。 3、通告

通告是用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项时使用的法定公文。它是行政机关经常使用的公布性公文。通告按内容可分为事务性通告和规定性通告。事务性通告，主要用于周知公众应知道和了解的有关事项。规定性通告。多用于维护社会治安秩序或加强经济建设的需要，用行政手段规范人们的行为，制发机关大多为各级政府或执法单位。

通告由标题、正文和落款三部分构成。

（1）标题。通告的标题有以下四种形式，可根据实际选用。一是发文机关、事由和文种。二是发文机关和文种。三是事由加文种。四是只用文种作名称。

（2）正文。通告的正文由通告的缘由、事项和结语三部分组成。 通告的缘由。即开头部分，应扼要说明发文的原因目的、政策依据。

通告的事项。是通告的主体部分，应将要求人民群众遵守或周知的事项分条列项，具体明确、重点突出地写清楚。

通告的结语。规定性通告要写清执行要求或施行日期，事务性或周知性通告多用“特此通告”等惯用语结束正文。

（3）落款。写明发文机关和发文日期。 通告的写作要求：

（1）通告要面对广大公众，因而语言要简明庄重，通俗易懂。 （2）通告的写作须合情合法，不得脱离实际，不得同政策和法律相抵触。

（3）通告在使用中应注意避免与公告混用。 4、通知

通知是党政机关向受文对象周知有关事项的公文。通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知是所有党政公文中最常用的文种之一。其主要特点有： （1）应用广泛，使用频率高。

（2）功用的晓谕性。知照有关情况，要求依照办理、贯彻执行是通知的根本属性。

（3）行文灵活、简便。通知用途多样，或用于转发文件，或用于布臵工作，或用于周知事项，使用灵活，制作方便。

根据通知的适用范围及使用频率的情况，通知主要分为以下几类：

（1）批、转、发布文件的通知。常用于颁发、批转、转发、印发有关文件。

（2）布臵工作的通知。主要用于上级有关精神和工作的布臵。 （3）告知性通知。用于告知有关事项，如人事任免、机构设立，调整、合并、撤销、挂牌，雇用新印章、召开重要会议等。

通知的写作方法：各种通知因功用不同，写法也各异，现将发文、工作和会议三种通知的写法分述如下：

（1）批、转、发布文件通知的写法。这一类通知主要用于不同情况的发文，发布附件是它的主要目的。

标题。通常应写明谁发文，批转、转发什么机关的什么文，以及文种。

正文。正文由被转发文件、简要评价和执行要求三部分组成，文字简洁明了。

附件。这类通知都带有附件，且其附件本身就具有法律效力，所以应注明附件名称。

（2）布臵工作通知的写法

标题。一般应写明发文机关、事由和文种。 主送机关。应准确标明负责承办和执行的有关名称。

正文。即通知应办的事项，这是工作通知的核心部分。通常由缘由、事项和执行要求组成。

落款。制作机关、成文日期、公章。 （3）会议通知的写法

会议通知的写作关键是“要素”要齐全、“事项”要明确具体、“结构”要完整。其标题由召集单位、会议名称和文种组成。正文包括会议基本情况和具体事项。开头应写明会议的目的、日期、地点、会期等，再由“现将有关事项通知如下”的惯用语引出通知事项。通知事项要依次写明：会议主要内容及任务；与会人员的范围（职务、人数）；报到开会的时间、地点；应携带的材料和其他有关要求。最后用“特此通知”结束正文。

通知的写作要求。

（1）通知的适用范围较广、使用时要根据实际情况选择类型。 （2）通知的写作应具体、明确，让人一目了然；措施具有可行性。

（3）要了解其用途，注意与通报相区别。 5、通报

通报是党政机关用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况时使用的法定公文。

通报与通知的区别：

通报和通知都有传达和告知作用，但二者有着明显的区别。一是适用范围不同。通知要求下级周知或处理某一事项；通报则用来表彰先进、批评错误和传达重要情况。二是目的特点不同。通知的目的是使受文单位知道要做什么工作，怎么去完成，具有执行性；通报则是使受文单位了解某一重要情况或典型事件，从中受到教育或引起注意。三是行文效果不同。通知要求受文对象必须认真贯彻执行，并达到一定的目的；通报对不同单位和个人的要求不同，效应不同，使受文对象从不同角度受到相应的教育。

通报与通告的区别：

一是发文范围与发文的形式不同。通告是在一定范围内以张贴、广播、电视、报纸等形式发布，一般不用文本形式发文，其知照对象有不确定性。通报则只在下属机关或指定范围内用文本形式发文。二是写作要求不同。通告着重公布应当遵守和周知的事项；通报除知照

事项外，还要求对事情的性质、意义进行分析，体现其教育性和导向性。让下属从中吸取经验和教训，把此后的工作做得更好。

通报的种类：从性质作用上看，可分为以下三种：

一是表彰性通报。主要用于表彰日常工作中有突出贡献的个人或群体。二是批评性通报。主要用于批评现实工作中错误性质比较严重的反面典型，从而教育告诫广大干部群众，为有关人员提供前车之鉴，以防止类似情况的发生。三是情况通报。主要用来通报工作中出现的带有倾向性的新情况，新问题，以引起各级机关和广大干部的注意，从而采取措施，做好工作。

通报的写作方法：不同的通报在写作上有所不同，具体介绍两种常用形式的写法：

（1）表彰性或批评性通报的写法。这类通报写作与奖惩性决定写法十分相似。

标题：应写明机关名称、通报对象和文种。

正文：一是主要事实。常采用叙述方法。二是分析评价。要注意紧扣事实，恰如其分。三是表彰或处分决定。应写明何时、何会议、做出何项决定。四是希望和要求。这是通报主旨的具体体现。

（2）情况通报的写法。这类通报的目的在于通报情况，提醒注意或提出必要措施，做好有关工作。

通报的情况。这种通报的内容具有很强的针对性，多是大家比较关心的事件，对工作均有一定的指导意义。

原因分析。要针对上述情况分析原因，提示本质。常用序号结构法写作。

希望要求。针对事件原因，提出改进该项工作的要求、措施。

通报的写作要求：

（1）抓住时机。要针对每个时期的主要工作和宣传中心。 （2）选好典型。通报对象应是有普遍指导意义的典型和有倾向性、代表性的重要事项。

（3）叙议结合。写作中既要务“实”，又要务“虚”，事实、评价二者兼顾。

6、报告

报告是下级党政机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级询问；提出建议时使用的法定公文。报告的特点：一是客观的陈述性。报告以陈述事实为主，它是将已发生的客观事实或已完成的工作情况如实报告。二是行文的时效性。报告是下情上达的重要工具，行文要迅速，以便上级及时掌握以做出决断，以免延误工作。三是表述的概括性。报告的表述有极强的概括性，对有关报告内容常采用高度概括的手法，较少用详述。报告从内容性质上分为：工作报告（主要用于汇报工作进展或完成情况，总结经验教训，提出今后工作意见）、情况报告（主要汇报重大和特殊情况，提出处理意见）、建议性报告（多用于有关主管部门向上级提出某项工作的意见或建议，这类报告需要批转或驳回）、回复报告（用于答复上级和领导交办工作或查询事项）、呈递性报告（又称为递送报告或随文报告。它是向上级机关报送材料

或物件时，随文随物而写的报告）。按内容的针对性分为：综合性报告（这类报告的内容较为全面，与年度工作总结的写法十分相似）、专题性报告（这类报告的内容只限于某方面或某一项工作，具有明显的单一性和针对性）。

报告的写作方法：

（1）标题。报告的标题由发文机关、事由和文种组成。 （2）正文。正文因类型不同而有差异，这里主要介绍工作和情况两种报告的写作。工作报告的正文由报告的导语和报告事项组成：导语简要交代工作的指导思想、依据、背景、工作基本情况和主要效果，以统领全文;报告事项重在写清“做了什么，怎么做的”，一般要写明具体工作任务的完成的情况、主要成绩、做法、体会和存在问题，以及对下一步工作的设想。情况报告的正文重在汇报本机关出现的新情况、新问题。包括以下三部分：一是有关情况综述。既要写清事件发生、发展的主要经过，以及所造成的后果，又要注意列举有关数据和典型材料，让上级能较全面直观地掌握情况。二是基本看法。要围绕所报告的情况来分析原因、事件实质，分清是非、责任，提出自己的看法。三是处理意见。即针对以上情况及所挖掘的原因，对症下药，提出具体可行的处理意见或解决办法，以供上级参考。

（3）报告结尾。不同报告使用不同的习惯用语，常用的是“特此报告”，“专此报告”。

报告的写作要求：

（1）陈述事实要完整清楚。

（2）材料要真实、重点要突出。 （3）报告中不得夹带请示事项。 7、请示

请求是下级机关向上级机关请求指示、批准时使用的法定公文。其特点：行文内容具有超前性;行文目的具有求复性；请求事项具有单一性。

请示与报告的区别

（1）适用和性质不同。报告是向上级汇报工作，反映情况，提出建议，回复上级询问的陈述性公文；请示则是向上级提出请求的请求性公文。

（2）批复的要求不同。除建议性报告要“批转”或“驳回”外，报告一般不用批复；请示则必须要批复。

（3）行文时间不同。报告一般是在事后行文；请示则必须事先行文，不得先斩后奏。

（4）写作的难易不同。报告的写作较为复杂；请示的写作则比较简单。

请示的种类：根据使用的条件和目的，请示可分为以下三类： （1）请求批准的请示。主要用于按规定本机关无权决定，必须请求上级机关批准的事项。

（2）请求帮助的请示。用于基层机关碰到了人、财、物等无法解决的困难时，向上级提出的请求。

（3）请求解答的请示。主要用于工作上遇到某些政策界限把握不准，自己无法做出正确判断的问题时，请求上级做出明确的解答或指示。

请示的写作方法

（1）标题。请示的标题由发文机关、事由及文种三部分组成。如《北京市公安局关于改进通缉办法的通知》。

（2）主送机关。请示必须标明主送机关，一般是行文机关的直接上级，请示的事项应是主送机关权限范围内能够解决的问题。

（3）正文。请示的正文包括“请示的缘由、请示的事项、请示的要求”三部分。

请示的写作要求：

（1）一文一事。一文数事，受文机关无法批复。

（2）逐级请示。请示一般不得越级，如因特殊情况需要越级时，要同时抄送被越过的机关。

（3）单头请示。一份请示只送一个上级机关。 （4）要规范行文。 （5）确有必要才请示。 （6）理由充分，要求合理。 （7）表达简洁明了。 8、批复

批复是上级机关用于答复下级机关请示事项时使用的法定公文。批复属被动性下行公文，它依赖于请示而存在。批复的特点：一是内

容的针对性。请示什么，批复什么，绝不能答非所问。二是行文的被动性。批复必须以请示为存在条件，先有请示才有批复。三是批复意见的权威性。在批复中，上级机关的表态是经过会议研究做出的决定，因而具有明显的权威性，下级机关必须坚决执行，不得任意改变。

批复的写作方法

（1）标题。批复多使用完全性标题，一般由批复机关、批复事项和文种组成。若是同意请示事项的，也常在发文机关后加上“同意”二字，以表明态度。此外，批复机关加上原件标题再加文种的写法也较常见。如《公安部关于改进通缉方法的批复》。

（2）正文。正文由批复引语、批复意见和批复结语三部分构成。 批复引语，是对来文的引叙，一般是简要引述下级请示的日期、标题和发文字号。批复意见，这部分是批复机关研究答复的具体内容。批复结语，常用“此复”、“特此批复”等惯用语结束全文。

批复的写作要求： （1）态度要明朗。 （2）语言要简洁。 9、函

函是平级机关或不相隶属机关之间相互商洽工作，询问和答复问题，或向有关主管部门请求批准和答复审批事项时使用的法定公文。函的特点：适用面广，既可适用于商洽工作，咨询答疑，又可请求批准，争取援助，还可知照说明某些事项。制发灵活，函的制发及受文均不受级别高低的制约，也不受内容繁简的限制，行文短小精悍，简

便灵活，有“公文轻骑兵”的誉称。事务性强，函多用于解决具体事务，内容实在。

函的种类：

（1）按公文内容的重要程度可分为“公函”和“便函”。 （2）按行文方向可分为“去函”和“来函”。

（3）按行文目的和适用范围可分为五种：商洽函（主要在平行机关或不相隶属机关之间商洽和联系工作时使用）、询问函（多在向有关业务或政策主管部门查询有关事项或某一问题解决办法时使用）、答复函（即复函。主要适用于回答来函所提出的有关问题）、请批函（多用于向有关业务主管部门请求批准具体事项）、知照函（多用于向有关单位或部门告知某一具体事项）。

请批函与请示的区别：

（1）使用和性质不同。请批函是平行文，主要用于向无隶属关系的主管部门请求批准；请示则是上行文，主要用于向有隶属关系的上级机关提出请求。

（2）内容不同。请批函的内容只限于业务主管，局限于事务和业务方面的问题；请示的内容涉及机关的政务、事务、政策等方面的问题，范围要大得多。

函的写作方法：

（1）标题。函的标题由发文机关、事由和文种组成，如系请批函、复函等也可在标题中注明。

（2）正文。

商洽函的写作。正文由发函的原因、商洽的事项、解决的办法构成。

询问函的写作。正文主要写清询问的起因和询问的事项即可。 复函的写作。写法与批复相似，由引叙来文和答复内容两部分构成。规范的写法是直接引述来文的日期、标题和发文字号，并说明收文情况。

请批函的写作。与请示写法相似，重点写清请批的原由和请批的事项。在需要解决什么问题之后还应提出解决问题的意见和建议。

知照函的写作。只要交代清楚知照事项的有关要素即可。 （3）结尾：

商洽、询问函：“请予支持”、“请予协助”、“请予函复”等惯用语。

提出解决问题方案的：“是否可行，请予函告”。 复函：“特此函复”、“专此函告”等。 请批函：“请予核准”、“请予批准”。 知照函：“特此函告”、“特此知照”等。 函的写作要求： （1）格式规范。 （2）表达得体。 （3）简洁明了。

（三）公安行政公文起草中常见的突出问题 1、文种使用不当

如“报告”“请示”不分或“报告”中夹带“请示”。违反一文一事的规定，往往一文数事。报告应是一种不需要上级批复的公文，一般制发于工作任务完成和问题解决之后，而请示是一种请求领导机关必须予以批复的下级单位向直属上级领导机关或上级主管业务部门请示事项的行文，因此请示不能与报告混淆，更不能写成“请示报告”，请示的内容也必须是属于本单位职权范围内无权处理或难以处理的问题，不能超越职权请示与本单位职权无关的事项，也不应请示本应属于自己应当处理也有能力处理的事项，否则容易造成工作混乱，甚至会形成矛盾上交，造成大量的公文无效传递。

2、公文的体例、格式不规范

如有的机关重大事项的请示或报告不编文号，没有使用文件的形式，甚至使用白纸，有的文件不编号或无签发人，无日期，不用单位印章，还有的以私人信件代替公文。

3、办文程序违反公文处理规定

不当越级，多头分送。有些业务部门公文直接报送上级单位领导个人，或同时报送多位领导审批，批不下来再找文书处理部门，形成文件倒流，文书部门很难处理，有时还容易误事，还有的违反同级和不相隶属的机关不能报送请示的规定，越级报送本单位的简报、动态和有关资料，有的该核稿的不核稿；有的文件一字之差，意思完全相反；有的该定秘的没定秘，或定秘不规范；有的没有使用主题词，为今后计算机查找使用文件带来困难。

4、文风不实

总体上看，我们从事文字工作的同志下了很大的功夫，也写出了不少质量高、影响大的好文稿。但在一些文稿中文风不够端正或八股的倾向还是存在的。概括起来，大致有以下几个方面：一是文字冗长，常常是洋洋洒洒不下万言；二是内容平淡，缺少或没有使人感奋和受到启发的新思想和新观点；三是面面俱到，内容庞杂，多中心，多主题，加上篇幅很长，使得重点难以突出；四是针对性差，往往隔靴搔痒，说不到要害处，说不到实际处，说不到群众最关心处；五是照抄照转，缺乏结合本单位、本地实际的有创造性的措施，有时甚至异地、异级的讲话大同小异，今年和去年的讲话大同小异；六是语言贫乏，官话、套话、废话多，有个性的、群众喜闻乐见的话少。这些都是我们文稿中常见的毛病。

5、结构安排不当，层次混乱

结构是文章内容的组织形式和构造，是文章存在的篇章形式。在实际操作中主要存在以下一些问题：

一是结构松散。公文各个部分没有多少内在联系，是用序码生拉硬扯到一块的，缺少整体感，使人难以从整体上把握。二是结构失衡。构成公文的各个部分不是并列关系，而是包含关系或交叉关系，由此导致轻重悬殊，结构失衡。三是排序混乱。有的公文各个部分的关系既不是并列关系，也不是层递关系，各个层次的安排既不遵从事物发展的因果关系，又不依循事物发展的时间顺序，一会儿这样排，一会儿那样排，而且任何一种排列都不能贯彻始终，让人感到颠三倒四，

层次混乱。结构方面的毛病虽无损于公文内容的正确性，但它影响公文的表现力，使公文不易被受文者接受。

6、内容不符合规定

具体表现：如公文内容不符合国家法律、法规的内容，说外行话。公安机关的文秘人员在制作行政公文时，特别是涉及到有关的法律、法规时，一定要严肃，注意法律术语的准确性，稍一疏忽，就会出现漏洞。比如，叙事过简，不能说明问题。我们向来提倡写短文，但前提是必须能说明问题。在基层公安机关，有些公文的起草者图省事，草草拟制公文，结果达不到制作公文的目的。再如，引用法律条文笼统，粗疏，缺乏规范化。

公安机关行政公文是具有法律效力和法律意义的行政公文，就某些决定、通告、报告等一些主要的文书而言，可以说一般都要引用法律条文作为理由的依据。所引的法律条文要求层次清楚、内容显豁，条文下一般还列有款、项，所以引用时要同时引用款、项。但从一些基层单位制作的行政公文看，引条不引款或引款不引项的现象比较普遍。还有的不引用实体法只引用程序法的条文，对程序上的问题不引用程序法而引用实体法，这都不对。

三、公安行政公文起草中应注意的问题 我把它归结为公文起草七戒：

一戒照抄照转。现在有些地方贯彻上级的文件，不是从本地、本部门实际出发，而是不管效果，照抄照转。

二戒师出无名。提出一个观点或提出一项政策，应当“师出有名”，有根有据，这种根据主要是党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示。

三戒无的放矢。公文必须讲求针对性和可操作性。否则，不会有任何实际作用。针对性和可操作性是公文“份量”的标志。要增强公文的份量，做到有的放矢，起草之前，就应当首先搞好调查研究。问题调查清楚了，劲才知道往哪里使，讲问题、提对策才有针对性。

四戒朝令夕改。起草公文时一定要从政治和全局的高度考虑问题，注意保持政策的连续性、稳定性。

五戒用语失准。用语必须准确，这是起草公文的基本要求。衡量公文用语是否准确，主要看概念是不是明确，判断、推理对不对。因此，在抽象概括某一事物时，首先要将事实搞清楚，然后再进行判断、推理，切实做到准确反映客观实际。

六戒篇幅过长。我们要有“精品”意识。文件拿出初稿后，要逐字逐句地进行推敲，把可有可无的字、词、句删去，把令人生厌的繁言简化，把毫无实际意义的大话、套话、废话抹掉，努力做到既把好政治关，又把好文字关。

七戒无物无序。与此相对的是有物有序。有物有序是古人写文章所遵循的两条基本要求。“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。

二戒师出无名。提出一个观点或提出一项政策，应当“师出有名”，有根有据，这种根据主要是党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示。

三戒无的放矢。公文必须讲求针对性和可操作性。否则，不会有任何实际作用。针对性和可操作性是公文“份量”的标志。要增强公文的份量，做到有的放矢，起草之前，就应当首先搞好调查研究。问题调查清楚了，劲才知道往哪里使，讲问题、提对策才有针对性。

四戒朝令夕改。起草公文时一定要从政治和全局的高度考虑问题，注意保持政策的连续性、稳定性。

五戒用语失准。用语必须准确，这是起草公文的基本要求。衡量公文用语是否准确，主要看概念是不是明确，判断、推理对不对。因此，在抽象概括某一事物时，首先要将事实搞清楚，然后再进行判断、推理，切实做到准确反映客观实际。

六戒篇幅过长。我们要有“精品”意识。文件拿出初稿后，要逐字逐句地进行推敲，把可有可无的字、词、句删去，把令人生厌的繁言简化，把毫无实际意义的大话、套话、废话抹掉，努力做到既把好政治关，又把好文字关。

七戒无物无序。与此相对的是有物有序。有物有序是古人写文章所遵循的两条基本要求。“有物”就是要有内容，“有序”就是要有条理。

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