时间管理 时代光华

第一讲 时间管理的四个发展（上）

时间管理概述

时间管理的必要性

时间具有“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，所以时间是最不为人们理解和重视的，也正因为如此，时间的浪费比其他资源的浪费就更为普遍，也更为严重。

因此，当人们无所事事，或者忙得晕头转向却不见成效时，应该暂时停下来审视一下自己的时间利用效率，审视一下自己在时间中所处的角色，寻找一条更为合适的途径，实现自己的目标，追求自己的人生价值。

在经理人的所有管理技能中，时间管理最容易被忽略，对中国的经理人而言，这又是一个急需解决的问题。初级经理人从员工的岗位过渡到管理者的岗位，比较容易忽略管理的角色和时间管理的技能，而中、高级管理者的工作时间更忙碌，工作任务更多，时间效率的管理也就显得更加重要。

【案例1】

非洲大草原的狮子和羚羊

非洲大草原上的羚羊和狮子，每天都要展开一场生命的竞赛，也可以看作是一场生命的奥运会，如果竞赛赢了就有东西吃，输了就可能遭受灭顶之灾。因此，每天早晨，羚羊和狮子醒来时，它们的脑子里都闪过同样一个念头，那就是“我今天一定要跑得比以往要快”。如果狮子跑慢了，它就没有羚羊吃，它就可能会活活饿死；如果羚羊跑慢了，它就可能被狮子吃掉。它们之间的这种微妙关系使得非洲大草原保持着很好的生态平衡。

【案例2】

冠军和亚军的区别

在赛场上，速度是决定用时多少的重要参数，例如香港的赛马，冠军和亚军的区别，也就是第一匹马和第二匹马之间的差别，可能相当微小，往往用肉眼看不出来，要借助电脑等先进设备的帮助，两匹马之间的时间差距可能仅为0.05秒。但是，头马和第二匹马的奖金却是不一样的，要差到几十万港币。

对于比赛结果，人们关心和记住的从来都是冠军，很少记住亚军，例如中国奥运，打破冠军零记录的是许海峰，而第二位得金牌的则很少有人记得，这就是第一和第一之外的区别，奥林匹克运动的口号“更高、更快、更强”，其含义所追求的也就是速度。

【案例3】

三枚硬币—财富、健康、时间，哪一个更重要？为什么

假设一个人的生命中有三枚硬币，一枚硬币代表财富，一枚硬币代表健康，还有一枚硬币代表时间，这三枚硬币哪一个最重要呢？

通常人们都趋向于追求财富，如果在这三枚硬币中，把代表财富的硬币拿掉，则表示这个人有足够多的健康，也有足够多的时间，他有可能重新去创业，赢得财富，把代表财富的硬币重新放进自己的生命中。

如果在这三枚硬币中，把代表健康的硬币拿掉，这表示这个人有足够多的财富，也有足够多的时间，则他可以花费无以计数的金钱来治疗自己的疾病，至少可以拖延一定的时间，或借助高科技手段来延长生命，他可能把代表健康的硬币重新放进自己的生命中。

如果把代表时间的硬币拿走，让一个人没有自己的时间了，这时候，即使他有无数的财富，有很强壮的身体，可是生命留给他的只有一刹那，他无法用1亿美元去换10分钟，这就好比无数的0前面没有了1，是没有任何意义的，他不仅不能将代表时间的硬币重新放进自己的人生，而且财富和健康对他也变得毫无意义了。

点评：对于所有的人，尤其是经理人、企业家，他们有大量的金钱，可是他们感到最缺的还是时间，所以对时间的要求就更高，这就需要良好的时间管理。

时间管理的内涵

1．时间管理

那么什么是时间管理呢？在日常生活中始终如一、有的放矢地使用行之有效的方法，组织管理好自己生活的方方面面，最有意义、最大限度地利用自己所拥有的时间，这就是时间管理。

时间管理不仅仅是工作的管理，也包含着业余时间的管理；不仅仅是在企业里的管理，同时也包含着家庭生活、业余时间、业余爱好的管理。也就是说，时间管理应该是包含着生活中所有时间的合理利用和支配。

2．主管在时间管理中存在的误区

很多主管在时间管理上普遍存在以下一些认识误区： ? 宁愿去做事情，而不是去做正确的事；

? 宁愿去解决问题，而不是有创意地去选择解决方法；

? 宁愿去保持原来的做法和手段，而不是去优化、优选工作的流程和方法； ? 宁愿去被动地执行服从和遵守职务，而不是主动积极地进行创新和求得最佳的结果； ? 宁愿去节约成本，而不愿意主动地增加利润，尤其是在投资理财的观念方面，国人习惯开源节流，但实际是比较喜欢节流，比较喜欢勤俭节约，而忽视要去更多地增加收入。

表1-1 管理时间的自我评估 宁 愿 正确地做事 解决问题 保持手段 遵循义务 降低成本 而不是 做正确的事 有创意的选择 优化手段 求得结果 增加利润

3．传统的时间管理观念

从节约和增加收入这两方面进行比较，传统的观念喜欢节约，时间管理的传统观念中渗透了这种生活哲学观的影子。传统的时间管理观念强调以下几个方面的内容：

强调时间的重要。古人曰“一寸光阴一寸金，存金难买寸光阴”，这里强调了时间

的价值和重要性。

强调时间流失的速度。孔子曰“逝者如斯夫！”看到滔滔不绝的江水，想到时间也

如流水一样，不断地、快速地流淌，强调了时间的无法失而复得性。

强调时间管理的计划性。中国古人关于时间管理的最基本方法是计划性，俗语常说

“预则立，不预则废”，也就是说在做事之前要有充分的准备和充分的计划，强调了计划的重要性。

俗语常说“一年之计在于春，一日之计在于晨”，放到当今的竞争激烈的社会中，这句俗语在依然实用的同时，可以稍加变通，改成“一年之计在于去冬，一日之计在于昨夜”，因为到了春天再开始做计划已经来不及了，而要在去年的冬天就要做第二年的计划，同样，一天的计划要在昨天晚上或昨天下班的时候就做好了。也就是所有的计划都要提前做。

时间管理的四个发展

（一）竞赛以快趋强

竞赛以快趋强，军事以先下手为强，在市场环境急剧变化和动荡的今天，商界讲究“快鱼”策略，过去的竞争规则是大鱼吃小鱼，比资本量，比规模，以实力论胜负。今天是比速度，比学习的速度，比反应的速度，比创新的速度，速度快者方能取胜。

【案例】

中华武学秘笈和跆拳道的心快、眼快、手快

中华武术秘籍讲究“百法有百解，唯快招无解”，也就是说任何招数，都是有接招的套路的，但是，快招无解，因为速度太快时，对方来不及作出反应。

跆拳道也讲究三快，要求心快、眼快、手快，且只有快者才可以胜于对方，才可以保持优势。

（二）你有多少资本

如果问一个人有多少资本，他往往想到的是自己的车子、房子、股票债券等有形资产，而容易忽略掉自己的时间财富。

50岁的中年人与20岁的年轻人，怎么去衡量他们所拥有资本的多少呢？通常情况下20岁的年轻人不会拥有50岁的中年人同样多的有形财产，但是，在这两种人的资产表中，时间一栏的优势则属于年轻人。俗话说少年不怕穷，因为时间就是财产，时间就是一个少年最大的优势。

爱因斯坦说过：“一切与生俱来的赠品中，时间最宝贵！” 时间不仅宝贵，而且时间最公平，无论一个人多么富裕或多么贫穷，上天给予的时间是绝对公平的，每人每天24小时，一分一秒都不差，时间不会对任何人厚此薄彼。但是上天又是不公平的，因为每个人的时间价值是不一样的，成功人士单位时间的价值非常高，而一般的普通人，时间的单位价值就比较低。

但是，不管现在的情况如何，只有利用好当前的时间，才能让“这一刻”不被浪费，才能为下一刻的精彩做好铺垫。台湾有句俗语，只有今天才真正属于你。强调要在最短的时间内，更多的学习，更多的行动，获得更多的资讯。

（三）72岁人的一生

一个人的时间到底是怎么度过的，每个人一生的时间是怎样被利用的，时间哪里去了？为了回答这些问题，科学家对人群的时间利用做了科学的研究，将统计的结果进行汇总，从而得出了如下的结论。

假设一个人的生命时间是72岁，则他的时间使用情况可以用表1-2来表示：

表1-2 72岁人的一生时间利用表 活动内容 睡觉 工作 个人卫生 吃饭 旅行 排队 学习 开会 打电话 找东西 其他 所消耗时间 21年 14年 7年 6年 6年 5年 4年 3年 1年 1年 3年

（四）效率与效能

人们重视生命，乐于理财，却疏于时间管理。例如，一个人伤风感冒咳嗽了，他会到医

院去治疗；一个人丢了200块钱或股票损失2000块，他会很着急和懊恼；可是如果他无谓耗费了2个小时的时间，浪费了1个小时，1个小时无所事事，他却不会着急，因为时间太无形了，如空气，看不见，摸不着。

鲁迅先生说，“时间像海绵里的水，想挤的话，总还是有的”，鲁迅先生本人之所以有伟大的成就，就在于他把别人喝咖啡的时间都用来学习和工作了，这说明了时间有很大的弹性。

【案例】

装瓶实验

有一位教授做过一个装瓶实验，他拿出一个瓶子，拿来了好多石子，又拿来好多沙子，很多水，然后他把石头往瓶子里装，装到瓶口的时候，教授问学生“这个瓶子装满了没有”，学生们说“装满了”。于是教授又往这个瓶子里面倒沙子，沙子倒到瓶口时，教授问学生，“这次满了没有”，学生们说“满了”。教授又把水往瓶子里倒，当水倒到瓶口后，教授再一次问学生，“满了没有？”，学生们不知道教授接下来还会有怎样的措施，但想到前两次的错误回答，于是都不敢回答了。

点评：这个装瓶实验就揭示了时间管理的启示，大石头之间会有空隙，沙子之间还有空隙，水里面可能还有空隙。同理，时间之间也存在空隙，珍惜时间的一个方法就是珍惜点点滴滴零碎的时间。

此外，工作任务的完成要有程序和顺序，装瓶实验中如果先往瓶子里面装水，再往里面装沙子，然后再往里面放石头，就一定放不进去了。做事情也是一样，一定要有优先顺序，不能捡了芝麻丢了西瓜，要抓最核心、最重要的、最有价值的事情，而不是抓鸡毛蒜皮的事情，这样生活的意义才能彰显出来。

【案例】

口袋书

在香港地铁里，口袋书很畅销，口袋书只有巴掌大，在上、下班坐地铁的时间，好多年轻人都在看口袋书，或者利用这段时间休息，也有很多人在看报纸，他们都在有效地利用工作时间和生活时间之间的空隙，有效地利用好这些零星时间，天长日久，就可以积少成多，使这些零头时间为个人生活增添魅力。

时间管理的三大观念

时间管理有三大观念，第一是时间观念，第二是效率观念，第三是效能观念。对这三大观念的理解和把握，是时间管理的关键。

1．时间观念：1小时与3年的关系

建立时间观念很重要，有了时间观念，才能利用琐碎的时间，才能把点点滴滴的时间珍惜起来。在人们的理解中，3年是一个很大的时间单位，而1小时则是一个常被忽略的时间单位，实际上，如果每天能节约出1个小时，则在人生70年的岁月中，就可以节约出3年的时间，时间观念的重要性由此可见一斑。

2．效率观念：速度能使石头漂起来

所谓效率观念，就是要有速度。石头之所以能漂浮在水面上，如《孙子兵法》所言“疾也”，也就是速度很快的原因。

3．效能观念：始终不偏离终极目标和结果，与人生奋斗方向相吻合

效能的观念就是不仅要衡量速度的快慢，还要考虑其他的因素。中国人习惯以效率衡量事物，而不常论效能，人们常常夸奖一个人做事很有效率，却很少夸这个人非常有效能。

效能的概念，用毛主席的话来说，效率是代表“快”，效能代表“多、快、好、省”，即数量多、速度快、结果好、品质高、成本节约，也就是说，仅仅速度快不行，还要方向正确、结果良好、效果明显、成本又低，所以效能的概念始终不偏离终极目标和结果。在时间管理中，时间的效能和人生的奋斗方向和企业的终极目标要相吻合。

效率与效能的关系犹如价格和性价比，效率就好比价格，而效能好比是性价比。效率是指“快”，而效能是指“多、快、好、省”；效率高就是价格便宜，即买这个货物所花的货币数量比较少，效能高是指单位货币内所获得的回报和价值比较大，即当人们去买大宗的物件，例如买电脑、买汽车、买家具的时候，不仅要注重价格因素，更看重性价比因素，不是越便宜越好，而是关注投入的钱和所获得的回报价值高低之间的比。同样的，在单位时间内，所获得的产值大小就是效率，而在单位时间内所获得的价值和回报的大小就是效能。

【案例】

龟兔赛跑

乌龟跟兔子赛跑，第一场赛跑乌龟赢了，兔子输了。因为兔子骄傲自满，在树根下面睡了一大觉，等它睡醒以后，发现乌龟已跑到了终点。赛跑的裁判大象批评白兔说：“兔子，你这样不行，不可以骄傲自满，要脚踏实地，要勤奋努力，懂不懂啊？”兔子说，“我懂了，我要求再比第二回，我不相信，我跑不过乌龟。”

于是它们又举行了第二次赛跑。裁判大象的发令枪一响，兔子像离弦的箭一样窜了出去，一会儿就没有影子了。而乌龟与上次一样继续慢慢腾腾地往前爬，爬了很长时间，乌龟终于爬到了终点，却不见兔子的影子。裁判大象和观众就四处寻找，终于在很远的地方找到了兔子，兔子耷拉着脑袋光顾着跑，却忘了看方向了。

点评：兔子没有看准方向，它跑得越快离目标就越远，所以兔子的效率很高，但是效能很低。同理，在做事情的时候，尽管做事可以做得很快，效率很高，可是如果偏离了方向，最后也不会有正确的结果。

效能的重点是不但要完成任务，而且要求速度要快、正确率要高、成本要低，效能和效率相均衡。21世纪的经理人，不但要意识到时间很重要，要去抓点点滴滴的时间，要注意做事情的数量和速度，同时还要追求价值，要多、快、好、省。

第二讲 时间管理的四个发展（下）

时间管理的四个发展历程

时间管理的发展经历了四个阶段，人们从认识到时间管理的重要性，到开始进行时间管理，期间也经历了管理方式和管理重点的转移。

1．第一代：时间增加和备忘录

第一个阶段称为时间的单纯增加和备忘录。时间的增加是指当时间不够用，而工作任务比较多的时候，就单纯地加班加点，延长工作时间。

备忘录就是把所有要做的项目列出来，制作成一个工作任务清单，做一件，勾掉一件，以此种方式进行时间的分配和使用管理。

2．第二代：工作计划和时间表

第二个阶段称为工作计划和时间表，即在所有要做的工作任务开始之前，把清单列出来，在每一项任务之前定一个时间的期限，例如早晨8点～9点做什么，9点～10点做什么，下午1点～2点做什么，每一项任务都有开始和结束的时间，在这个时间段中完成规定的某项任务。这个方法有时候也称为行事历时间管理法。

3．第三代：排列优先顺序以追求效率

第三个阶段的时间管理称为排列优先顺序以追求效率的时间管理。当工作任务越来越多，多到在规定的时间里面没有办法彻底做完的时候，就要求对时间管理的内容进行一定的更改，第一，对工作任务要做一些取舍；第二，对工作任务要排优先顺序，比如，先做哪一件，后做哪一件；重点做哪一件，非重点做哪一件；主要做哪些，次要做哪些；做哪些，不做哪些，等等，描述这个取舍和优先顺序的办法可以通过象限法进行。

如果按照重要程度的轴来标记横坐标，按照紧急程度的轴来标记纵坐标，可以构成ABCD四个象限，A象限是又重要又紧急的事情，B象限是重要但不紧急的事情，C象限是紧急但是不重要的事情，D象限是不重要也不紧急的事情。如图1-1所示：

图1-1 第三代时间管理象限示意图

A类工作：又重要又紧急的事情

假设用一个统一的标准把所有的工作任务做明确清晰的划分，然后对ABCD四大类的工作做一个排序，显而易见，首先应做A类工作，因为A类是又紧急又重要的，这类工作一般属于突发事件。当工作中出现了突发事件的时候，应该放下手头所有的工作，全身心地扑上去解决，这种行为被形象地称为救火行动。例如119消防队接到警报，就要马上去处理现场。

【案例】

突发事件：非典

2003年中国政府面对非典事件，就属于又紧急又重要的突发事件，处理时，当时规定各地政府的一把手都要把工作全部放下，集中所有的精力控制本地区的非典问题，这样强有力的力度才能够把非典有效地控制住。

B类工作和C类工作

当重要又紧急的突发事件被处理之后，接下来是应该处理C类紧急但不重要的工作，还是B类重要但不紧急的工作？有人认为C类工作很紧急，应先期处理，也有人认为B类工作很重要，应先期处理。按照时间占用的顺序来划分，也就是按照时间的紧急程度来说，专家认为应先处理B类工作。

为了对B类工作和C类工作完成时间进行分析，可通过分析假设不做C类工作，会导致整个时间管理出现怎样的状况；而如果不做B类工作，又会导致整个时间管理出现怎样的状况。透过这两种状况的不同比较，就可以清晰地看到两种选择的差别。

B类工作重要但不紧急，如果不做的话，B类工作会随着时间的进一步推移，越来越紧急，直到突破一定的极限，变成A类工作，所以，B类重要不紧急的工作一旦被拖延下去，就会变成突发事件。C类工作如果不断地被拖延，随着时间的不断推移，它也会变得越来越紧急，当越过一定的极限以后，C类工作就可能因为失去时机而消失，由此就会遭受一定的损失，承担一定的责任，工作本身也可能会因此而消失。 不紧急

图1-2 第三代时间问题分类示意图

例如，下午3点～4点，工会组织慰问抽奖活动，参加抽奖者都可得到一袋洗衣粉，如果某人因故未参加工会慰问抽奖活动，4点钟以后，这个事情可能就已结束，由此，缺勤者将损失一袋洗衣粉。

如果在B类和C类工作之间做冲突性的分析，例如下午只有一段时间，只能做一件事，要么做B类工作，要么做C类工作，两者不可兼得，那时就应该扔掉C类工作，要保住B类工作，因为B类工作的价值更大，它的重要程度更大。

【案例1】

热气球的难题

一个胖子和两个瘦子乘热气球去做科学考察，他们带了很多食物和水，也带了很多笨重的实验仪器。当热气球升空行驶到海面的时候，突然发生了意外，热气球开始漏气，为了减轻热气球的重量，要扔掉很多东西，于是先扔掉了实验仪器，接着扔掉了食物和水，这时候，热气球还是太重，需要牺牲一个人来挽救其他人，在这种情况下，因为扔一个瘦子和扔一个胖子对热气球的影响不同，只有按照最大可能地减少损失的思路来分析，即扔胖子就可以挽救两个瘦子的生命，所以必然要先扔胖子。

在两者不可兼得的情况下，如果可以延长工作时间，统筹协调，进行更好的策略性的安排，即在B类工作不变成A类工作之前，先把C类工作完成，再按部就班地处理B类工作，这样就可以达到双赢的效果。但是管理专家通过实验发现这种理想状态很难实现，因为C类工作的数量太多，单个C类工作虽然花费的时间不多，但是C类工作的数量层出不穷，所谓“野火烧不尽，春风吹又生”，很多经理人对于C类事件的处理只能疲于应付，致使时间管理者陷入了C类事件的汪洋大海之中，迷失方向，只见树木，不见森林。

【案例2】

抗战的泥潭

在抗日战争中，200万日军被中国人民艰苦卓绝的抗战拖入全民抗日的汪洋大海之中。二战以后，斯大林讲到，“中国人民艰苦卓绝的抗日战争，是世界反法西斯战场不可缺少的组成部分，为反击德国法西斯赢得了时间和空间”。斯大林说，如果中华民国政府投降，结果将不堪设想。因为中国政府不投降，中国人民尽管条件非常简陋，做出了巨大的牺牲，却拖住了200万日军，让他们抽不出兵力北上配合德国夹击苏联，抽不出兵力南下侵占缅甸、印度、印度尼西亚，甚至吞并澳大利亚和新西兰，这是中国人民的抗日战争把日军拖入了抗击奴役、抗击侵略的泥潭。

C类事件的描述有著名的帕金森定律，也称为爆米花定律，就是2斤玉米看上去不是很大，但是经过膨化以后有可能会变为一箩筐玉米花。由此可见，被膨胀、被扩大后的结果会导致C类工作数量庞大，以致无法完全彻底地被解决。

但中国经理人面对一大堆繁杂事务的时候，习惯于“急事急办”，“特事特办”，于是就会践踏原则，就会没有时间性，就是总把最紧急的事情拿来做，从不考虑这件事情的价值如何，不考虑时间的重要性程度。

【案例3】

箩筐任务测试

美国的专家曾经做过一个针对中国经理人时间管理基本状况的测试。任务要求是：一个箩筐中有10件工作任务，假设下午的一段时间是没有办法完成箩筐中的所有任务，请中国的经理人进行挑选，并完成自己挑选出来的任务。中国经理人挑出的第一件工作是最紧急的工作，最紧急的工作完成后，又挑出了最简单的工作，因为做起来很简单，所以这些工作很快完成了；中国经理人挑的第三件工作是花费时间最短的工作，这些工作也很快做完后，第四件被挑出的是最有趣、最喜欢做的工作，可是这个工作还没有做完，测试的时间就到了。

箩筐中剩余了6件工作任务，而且全是最重要的工作，但是这些工作都有一些类似的特点：不紧急、做起来不简单、花费的时间很长、不好玩、没意思。但是，这6件工作如果不做的话，它们全会变成重要且紧急的突发事件。

点评：中国经理人在时间管理方面，普遍存在误区和弱点，即在问题的分类概念上模糊。

在工作中，属于B类工作的重要问题一般包括改进产能、发展团体、寻找新客户、提升服务品质、提升员工技能、开发新市场、提升品质概念、建立完善工作流程等。

对个人而言，学习研修和职业成长问题、健康问题、休闲问题等都是很重要但是不紧急的事情，也就需要在当前多进行改善处理，例如多增加运动量、控制饮食、调整饮食结构等。健康问题和学习的问题很重要，要把这些问题当成紧急的突发事件来处理，只有下这样的决心做事，才能避免将这些重要不紧急的事情转化为重要紧急的事情。

对于紧急不重要的事情，可以把它们安排在时间使用的后面，例如对于受欢迎的活动、电话会议、工会抽奖、演唱会等，一定不能使其占用B类工作的时间。时间就像一根橡皮筋，要设定期限，不要把工作任务变成发面团，像爆米花一样膨胀，占有你的工作时间和空间。如图1-3所示：

图1-3 第三代时间管理事件分类示意图

4．第四代：以重要性为导向，价值导向，目标导向，结果导向

第四代时间管理的代表是时间管理的二八定律。意大利经济学家帕累托认为，万事万物都可以分为重点的少部分和一般的大部分，这就是通常所说的二八定律，即80%的结果源于20%的努力，也就是80%的结果是因为20%的关键因素所致。

所谓“打蛇打七寸，擒贼先擒王，好钢用在刀刃上”，用最有效率的时间去做20%的最有效率的工作，在这些时间段，注意力要高度集中，一口气把事情干完，不要中间停止，从而达到一种高效率。同时，要调整生物钟，控制好工作的节奏，使得效能最高。

时间管理的六个概念

不管是中国传统的时间管理，还是第四代时间管理，在时间管理中，以下六个概念是贯穿于时间管理中最核心的重要问题。

1．消费与投资

消费与投资包含多个概念，时间如果用于工作、学习，就是一种投资，因为它是有回报

的。如果用于陪家人聊天、外出旅游、无所事事、彻底放松，就属于消费，所以时间管理要多投资，少消费，达到投资和消费的平衡。

2．机遇与选择

在时间管理中，要主动地选择，而不是被动地等待，主动可以导致机遇，等待则只能处于无奈状态，不能将人生时间使用的可能性发挥到极致。

3．应变与制变

应变就是当问题发生时，去被动地做出反应；制变则是去控制住事情，能够主动地预先做出一些预防，让事情最大可能地朝着自己把握的方向发展。

4．效率与成效

在时间管理中，要有很高的时间利用率，而且时间利用的结果是可见的、是优质的、是与奋斗目标相一致的，而不是南辕北辙的结局。

5．紧要与重要

处理好紧要问题与重要问题的关系，具体做法如下： 对于重要且紧要的问题立即处理； 对于重要但不紧要的问题优先处理； 对于紧要但不重要的问题最后处理；

对于不重要也不紧要的问题则予以回避。

6．反应与预应

当问题发生后，能及时做出反应，采取必要的措施。对于未发生的问题，则防患于未然，提前做出预防，使问题有良好的预警处理机制。

时间的杀手：时间损失分析

时间哪里去了？现在很多时间管理者惊呼“谁动了我的时间？”对于每天的24小时，对于每小时的60分钟，似乎都特别容易逝去。时间的杀手究竟在哪里？一般来说，时间的损失不外乎以下几个方面的因素：

设定目标方面的时间损失； 制定计划方面的时间损失； 做出决定方面的时间损失； 在工作组织方面的时间损失； 工作开始时的时间损失； 每日安排上的时间损失；

在信息和沟通方面的时间损失。

耗时因素分析

（一）外因和内因的耗时

对时间损失因素的分析，也可以按照外因和内因来分类，调查者通过对人们日常消耗时间因素的归类，大致将这些原因划归为以下几个方面：

1．外在因素耗时的类型

电话干扰； 不速之客； 沟通不良； 资料不全； 文件复杂； 工作搁置等。

2．内在因素耗时的类型

计划欠妥； 事必躬亲； 条理不清； 欠缺自律； 无力拒绝； 做事拖延等。

（二）有形和无形的浪费

在时间浪费中，有些时间是被眼睁睁地看着消耗掉的，而有些时间则是在管理者毫无知觉的情况下被浪费掉的，因此，浪费时间的现象可以按照有形浪费和无形浪费来区分。

1．有形浪费

开小差； 资源不足； 电话；

程序繁琐； 间断； 等待。

2．无形浪费

计划不周； 不懂说“不”； 拖延；

不懂授权；

不分轻重缓急。

时间管理困惑汇总

在经理人的时间管理中，时间总是被无数的突发事件和小问题所占用；经理人做好了工作计划，但在实际的工作中，却根本不能按照自己的预定计划来完成这些工作；经理人自己总是感觉时间不够用，而且这种不够用又不断地被加班和身心疲惫所加剧。

时间管理的困惑可以归纳为以下几个方面：

工作无计划，忙忙碌碌不知道干了什么，总是感觉时间不够用； 计划常被突发事件、会议中断或打乱； 工作被小问题拖延； 工作时间超出原计划；

下属工作的突发事件多，无能力解决。

时间管理误区

（一）时间管理误区

在时间管理中，人们认为自己的时间属于自己的私人财富，似乎今天过了还有明天、今年过了还有明年；或者突然感觉自己时日不多了，自己的很多工作都堆在一起了，自己已无所适从了。这种潜意识的循环论左右了人们的思维，也让人们在时间面前不知所措。

人们常犯的时间管理错误包括以下几个方面： 不尊重时间；

没有认识到时间为不可竭尽资源； 不了解重要性与紧急性； 没有时间管理系统。

（二）良好的时间安排

要走出时间管理的误区，需要认识时间的“供给毫无弹性”、“无法蓄积”、“无法取代”、“无法失而复得”等特性，并对自己的工作和生活进行计划性安排。

良好的时间安排应做到以下几个方面： 确定事情优先顺序； 做好计划安排； 及时解决问题。

经理人的时间管理，最主要的是提高效率，要善于集中时间，切忌平均利用时间，要时刻以帕累托定律提醒自己加强时间管理的重要性，要善于处理工作时间和生活时间的关系。时间管理是经理人成功的前提，经理人的效率管理就是要明确效率的真谛—对事不对人，要了解自己的生活节律，让自己的时间管理和自己的生理特征相一致。

【自检1-1】

分析自己的时间使用类型。

一般来说，每个人都有自己特定的时间使用特征，有人习惯在早晨工作，而且早晨工作的效率很高，这样的人被称为晨间型。

有些人则习惯晚间工作，且晚间工作的效率比任何时候都高，这样的人被称为晚间型。 而有些人则在任何时候都能快速进入工作状态，这样的人被称为随时型。 请您根据自己的实际情况分析自己属于哪一类型。 ____________________________________________ ____________________________________________ ____________________________________________

【自检1-2】

分配好一天的时间，不同时间使用者对工作时间的安排应有所不同，请根据上题的结论，并结合自己工作的性质和要求，尝试合理分配自己的时间曲线。

1．精力高峰时，集中精力于： 工作1：

____________________________________________ ____________________________________________ 工作2：

____________________________________________ ____________________________________________ 2．精力集中时，专注于下列工作： 工作1：

____________________________________________ ____________________________________________ 工作2：

____________________________________________

____________________________________________ 3．低效率时，可以处理： 工作1：

____________________________________________ ____________________________________________ 工作2：

____________________________________________ ____________________________________________

第三讲 提高个人成效的方法（上）

时间管理的关键取决于个人工作的成效，每天对于每个人都是恒定不变的24小时，但不同的人有不同的使用方法，不同的人在24小时的利用上截然不同。对所有的经理人而言，掌握衡量自我工作成效的方法就是能否成功管理自己时间的最重要因素。

一、效能管理法

（一）象限时间管理法的分类

对事件重要与紧急情况的分析，也是对效率和效能关系的阐释，于是，在由重要程度和紧急程度所构成的象限中，处理ABCD四类事件的顺序依次是：

? 首先处理位于A象限的事情，也就是对既重要且紧急的事件首先处理； ? 其次应处理位于B象限的事情，也就是对重要但不紧急的事件进行处理； ? 接下来处理C象限的事情，也就是对不重要但很紧急的事件进行处理； ? 最后再处理D象限的事情，也就是不重要也不紧急的事件。 按照象限时间管理法的分类，ABCD四类事件如图2-1所示：

图2-1 象限时间管理法示意图

（二）象限时间管理法四类事件的分析

1．A类突发事件出现的原因

在时间管理中，事件的出现总是让管理者感到棘手，为什么会出现如此多的A类突发事件，是哪个环节的工作没有做好呢？

通过管理专家的研究，A类突发事件一般都是因为B类事件的处理存在问题导致的，也就是说，当对重要但不紧急的事件未做妥善处理时，这些事件会随着时间的推移而不断增加紧急成分，最终，B类重要但不紧急的事件都会转换为A类重要且紧急的突发事件。

而影响B类事件完成的原因则是由于C类事件遮住了管理者的眼睛，使得管理者忽略了B类事件，却花了很多精力去处理C类事件了，结果B类事件会慢慢变成A类事件。

在日常的经理人活动中，B类事件转化为A类事件的情况经常发生，当这些转化发生之后，经理人只能马上停下手边的任何工作，全力以赴地处理这些A类事件，A类事件处理完后，经理人才又回到原来的工作上，于是这种管理不善的情况就不停地在经理人的时间表上循环出现。

经理人会花50%左右的时间处理琐碎的杂事，也就是C类紧急但不重要的事情；又会花50%左右的时间处理A类紧急的突发事件，于是，经理人在C类事件和A类事件之间来回奔波，成了时间管理的救火队员，而B类事件则被扔在一边，虽然B类事件非常重要、很有价值，但却被遗忘或无暇顾及。

【自检2-1】

列出下图排在您的工作清单前三位的工作，认真比较其重要性和紧要性，并说明理由。

重要的理由是：

紧要的理由是：

2．避免B类事件转化为A类事件的方法

避免B类事件转化为A类事件的方法是需要对所有类事件进行处理，一般可以采用的方法包括：

? 压缩：将事件的核心完成，或简化完成该事件的步骤。

? 替代：寻找到比此事件更重要或紧急的事件，或以更有成效的事件代替该事件，从而使得时间利用率更高。

? 授权：将事件的处理权授予他人，由他人代为处理。

? 先做：在第三代事件管理中，先做A类突发事件；在第四代时间管理中，只依照重要性来区分所有事件，因此先做B类重要事件。总之，最重要的应该最先来处理。

? 舍弃：对部分事件，如果其重要程度和紧急程度都不高，则可以将之舍弃，以更多的时间来完成其他工作。

? 增加：对重要事件，要增加完成时间，增加工作量来全力以赴地完成，以使该类事件的处理更加完美。

? 改进：改进部分事件的性质，尤其需要将A类事件改成B类事件。

? 杜绝：突发事件不能杜绝，重要事件也不能杜绝，紧急事件一般也无法杜绝，因此，对不重要且不紧急的事件要进行杜绝。

? 确保：确保重要事件能保质保量地按时完成。

? 聚焦：安排专门的时间段，集中精力聚焦重要事件的处理。 ? 少做：不重要事件要尽力避免。

? 不做：对不重要不紧急的事件可以采取不予理睬的办法，甚至以牺牲部分利益为代价而放弃处理这些事件，以换取处理其他事件的时间。

不同的方法适用于不同的事件，只有选择适合的方法处理适合的事件，才可以节约时间，将经理人从奔波于A类事件和C类事件之间的救火角色中解救出来，但如果选择的方法不适合事件的处理，则效果必然适得其反，使得事件性质升级，花费时间也将成倍增加。

【自检2-2】

您认为以下各种方法在ABCD四类事件的处理中，各适用于哪些事件的处理。

方法 压缩 替代 授权 适用事件 先做 舍弃 增加 改进 杜绝 确保 聚焦 少做 不做 见参考答案2-2

综上所述，经理人之所以有那么多的A类突发事件，是因为B类重要不紧急的工作做得不够，所以从时间分配的角度看，对紧急与重要的突发事件需要安排20%～25%的时间，且一定要控制在25%以下，对重要不紧急的工作需要安排65%～80%的时间。也就是要把绝大部分工作时间花在重要但不紧急的工作上，把重要不紧急的工作变成紧急又重要的去做，对紧急不重要的工作花15%的时间处理，不紧急也不重要的工作则可以扔掉。

图2-2 管理工作时间分配示意图

3．艾森豪威尔将军的时间管理原则

艾森豪威尔将军认为，面对ABCD四个象限的工作时，应该采取不同的应对措施： ? A类紧急且重要的突发事件要本人做，而且要立即做；

? 对重要不紧急的B类工作，要本人花大量的时间聚焦在此工作上；

? 对C类紧急但不重要的工作，要尽量不安排自己做，而是要委托授权给别人做。如果必须自己做，则要减少它的工作量；

? 对不重要且不紧急的工作，要把它扔进废纸篓。

艾森豪威尔将军的时间管理原则是属于第三代和第四代时间管理之间的一个管理原则，这个原则提倡紧急又重要的突发事件由本人立即做，但按照第四代时间管理原则，每一分、每一秒都要做最有生产力的事情，也就是做最重要的事情，对于紧急性程度很高又非常重要的任务，如果可以授权，也可以授权于他人来完成。

图2-3 艾森豪威尔原则示意图

【自检2-3】

1．列出上周您所做的事情中关于生活和工作事件各3件以上。 第一件：

第二件：

第三件：

2．将这些事情归类为A、B、C、D四类。 属于A类重要且紧急的事件为：

属于B类重要却不紧急的事件为：

属于C类不重要但很紧急的事件为：

属于D类不重要也不紧急的事件为：

3．原来的时间分配比例是多少？准备如何调整和重新规划？

二、艾维李的效率法

美国管理学家艾维李提出了“10分钟6件事效率法”。他认为，可以先花5分钟的时间，把接下来的一个阶段，也即明天、下周甚至下个月要做的6件事情列出来，然后花5分钟的时间，把这6件事情按照重要性程度优先顺序排序，将最重要事件的排为一号，次要事件排

为二号，依此类推。再把这6件事写在纸上，剪成一个一个小纸条，在上班开始后，按照重要性次序一一执行，当第一件工作达到阶段性目标后，开始做第二件工作，这样就可以保证每一时、每一分、每一秒都在做最重要，最有价值的工作。艾维李的效率法可以总结为以下三个步骤：

? 列出明天（下周、下月）要做的6件重要事情； ? 把这6件事情按重要程序排序；

? 上班开始先做1号，完成之后做2号，再做3号，依次类推，直至下班结束。

在经理人的时间有限、资源有限，而工作任务不可取舍的前提下，要有效地利用时间，就必须有所取舍，应选取最重要、最有价值的工作来执行。

艾维李的10分钟6件事的时间管理法，过去一般翻译成效率法，也叫艾维李效率法，从完成工作的性价比来看，它也可以称为效能法，因为艾维李的10分钟6件事的时间管理法最注重的是工作任务的重要性程度和价值，而不是紧急性程度。

三、一周时间运筹法

时间管理是从计划开始的，好的时间运筹方法，需要对过去的工作进行科学合理的记录，发现时间浪费的所在，然后找到改进的措施，修正原有的时间管理方案，并严格按照这种安排执行，一周时间运筹法即是这种时间管理方法的代表。

在使用一周时间运筹法时，以星期时间为横坐标，标记礼拜一、礼拜二、礼拜三直到礼拜天，以小时时间为纵坐标，标记早晨、中午、上午、下午、晚上以及备注和总结，然后在接下来的一周里，进行认真记录，并对每天的时间利用进行总结，当一周的记录结束后，再进行周总结。如表2-1所示：

表2-1 一周时间运筹法 时间 上午 中午 下午 晚上 备注 总结 星期一 星期二 星期三 星期上 星期五 星期六 星期日

对中、基层的经理人而言，周计划和周检讨是最有效、最重要的时间管理手段。例如麦肯锡通过对全球经理人计划实现的有效性调查发现，大部分企业都在做月计划，而月计划定下来后，在第一周、第二周、第三周和第四周实施有效性是不一样的，第一周的实施有效性为70%～80%，第二周的实施有效性为60%～70%，第三周的实施有效性为50%～60%，第四周的实施有效性只有40%～50%。

个人月计划的实施也基本与此相似，在月末实施有效性会只剩下50%左右，因为计划不如变化快，在一个月之前所料想的情形现在可能发生了很多的变化。如果对这些变化每天都进行追踪，会发现每天的计划实施有效性都在减弱，情况变动的频繁程度导致只见到眼前的具体工作，而往往忘记了整体的方向和目标，很难做到协调和平衡。所以周计划和周检讨非常重要，可以帮助经理人修正和完善计划。

填写周计划和周检讨的管理报表，很多中国人都比较形式主义，尤其随着时间的推移，最后

的数据几乎都是假的，这就导致了一个新的困惑——中国员工到底要不要用报表？报表出现形式主义与中国人的文化观念相关，中国人比较容易急功近利，比较容易实用主义。因此，报表要越少越好，越精要越好，一般以一个礼拜两张表为好，第一张表为周报表，第二张表为客户档案记录，表格的设计要简明，抓住关键的数据就可以。

第四讲 提高个人成效的方法（下）

四、办公室的5S

（一）办公室5S的内涵

办公室5S工作也叫整理、整顿、清扫、清洁、素养。办公室5S不仅要求办公室执行，也要求文员去做。如果要做到对文件档案、办公区域以及办公室进行良好的管理，必须进行5S行动。如图2-4所示：

图2-4 办公室的5S示意图

1．整理

整理自己的办公室，让办公室成为没有杂物，能集中注意力进行工作的地方。在办公桌上摆放的一般是目前需要处理的文件，而其他的文件、过去的文件、将来的文件、目前还未涉及的文件，应该把它们收起来放到柜子里面，而且这样的整理每天都要进行，不要把事务留到明天，要定期定制标签标识，对文件要用红颜色、绿颜色等标签标识标记起来。

2．整顿

整顿自己的工作作风和工作流程，让一切朝着能节约时间、增加效能的方向前进。整顿包括收拾和整理办公室，一般要在中午午餐吃饭前的时间做简单整理，在下午下班前做彻底全面的整理。有人习惯每天上班工作之前先整理打扫办公室，搞卫生，擦桌子，然后泡壶茶，开始做许多很无聊的事情，结果不能很好地处理当天的工作，所以整理办公室应该放在每次工作结束之后，这样可以快速进入工作状态，提升工作的效率。

3．清扫

将短期内不用的物品和文件归档，扫除工作障碍，营造快速进入工作状态的环境。

及时地处理文件，建立适当的文档系统，文件包括纸质文件、电脑文件等，日用品要定期进行更新，不要乱七八糟，保持办公室的整洁，也是对工作时间的整理。

4．清洁

保持办公氛围的简洁，使自己很快进入高效工作的状态。办公室除了自己的办公桌之外，不要放置多余的椅子，而且自己的椅子也不应弄得很舒服，最好简单一点，没有靠背也可以。一般在总经理室、部门经理等处，经常会看到大班台和中班台，前面要放两张椅子，这是浪费时间的标志。如果要让办公室的工作简单快速，应把这两张椅子都撤掉，让讨论问题的人站着说话。因为人站着说话的时候语速会比较快，比较简洁，而如果让其坐着说话，一般会泡一杯茶，先寒喧一番，然后慢慢进入正题，慢慢发言，慢慢讨论，时间就会在这“慢慢”的过程中被不知不觉地浪费掉了。

办公室切忌放个人的照片、合家欢、女儿的照片、明星照片、自己爱好的羽毛球、网球拍、溜冰鞋等物品。在工作时间，如果有必要应将它们收在柜子里面，且不应将无聊的杂志、晚报、参考消息、有趣好玩的玩具等也放在伸手可及的地方。统计表明人在多数情况下是没有办法抵制住这些物品的诱惑的。例如一看到《环球时报》的封面，认为第一个消息很有趣，决定要花5分钟时间看一下。结果往往是看完这一个，会接着再看另一个更好玩的消息，如此一来，就会忘记本职工作，工作时间实际就成为了阅报时间，当扎进到这些与工作无关的新闻里去的时候，时间就会快速流逝。所以抵制住这种种诱惑，包括抽烟、喝咖啡、上午茶、下午茶等，实际是时间管理能否取得成效的重要因素。

5．素养

养成好的习惯，摒弃不良行为习惯对时间的侵蚀，让时间成为自己所能掌控的有形资源。 在办公室，人们经常会彼此说，“来来来，喝个上午茶”，“喝一杯咖啡”，“来来来，小周来抽根烟”。在职场可以喝茶、喝咖啡、甚至可以到卫生间或专门抽烟的房间抽烟，当受到这样的邀请时，明明手头有一个很重要的工作，但碍于别人的面子或交情，也就会暂时搁置工作而与别人一起喝茶、喝咖啡、抽烟，这就是时间浪费的开始。

一旦自己给予别人这样的“面子”，便会使别人以为自己好交往，人比较随和，与别人能打成一片，便会有更多的人来邀请你。既然给了张三“面子”，也就不能不给李四“面子”，接下来会有王五，赵六等，自己的工作会被不停地打断和干扰，这就是办公室工作的怪圈。 不断受到干扰和打断，也包括接打电话。必要时一定要让助理接电话，自己如果要打电话，一定要拿着话筒站着打，不要坐着说话；如果自己要接电话，也要在接电话的同时就站起来，最好能对自己的电话有所规定，一般情况下接打电话不能超过5分钟，如果没有实质性谈话内容，5分钟一到就要果断结束电话。

（二）办公室的5S行动

综上所述，办公室的5S行动应该做到：

? 在办公桌上摆放目前手头需要处理的文件；

? 每天都整理，不要把事务留到明天，定制标签标色； ? 及时处理文件，建立相应的文档系统；

? 整理工作时间，保持办公室整洁，经常整理文档； ? 避免被打断，筛选电话，拿起话筒，不坐着说话。

（三）办公室5S的适用范围

? 文件档案； ? 办公区域； ? 办公室管理。

管理者时刻要牢记，自己工作中最重要的事情是：创造企业的价值、绩效和利润。

五、计划的杠杆原理

（一）计划的重要性

计划是非常重要的管理措施，对于工作，管理者应该多花时间去做详细的计划，让下属加倍努力，不断地完善计划。

对于计划的理解，有一个非常经典的口号“慢慢计划，快快行动”，即在分析思考、决断、设定目标、制定计划的时候，多花一些时间，多浪费一些时间是可以容忍的，因为从本质上说这不是浪费，因为考虑得周全，行动就会更快。所以中国古话曰“工欲善其事，必先利其器”，磨刀不误砍柴功，多花一些时间把刀磨得快一些，砍起柴来就会更顺当。

但是有很多经理人正好与此相反，急于行动，疏于计划。有条件要干，没有条件也要干，创造条件干。在战争中学习战争，在战争中积累战争经验，干中学。这个理论本身是没有错的，可是如果在行动之前不假思索，不做任何的备选方案和计划，这样采取的行动就可能要多交学费，多走弯路。

在开始行动之前，一定要先坐下来想一想，作为经理人，和员工最大的区别就在于做计划，员工只要被动的服从和执行就可以算作是一个合格的员工，最多只不过是一个优秀的员工。但是经理人在行动之前，要做尽可能详细的计划。如果没有在详细和简单之间求得平衡，没有具体的操作方法，没有具体的数量，没有制定三个以上的计划就开始行动，这个经理人的管理就是失败的管理。如果是委派下属来做工作计划，一定要让其多花时间完成计划的制订工作。

中国古人讲“三思而后行”，其中包含两层意思：第一是要多花一些时间思想，然后再行动；第二是要制定三个备选方案，然后开始行动，也即要有多套方案，再采取行动。

【案例】

基辛格：“是最好的计划吗？”

美国前国务卿基辛格的下属每一次拿工作报告或工作计划上来的时候，基辛格总是要问他一句话，“你确信，这是最好的计划吗？”如果下属支支吾吾，基辛格会看都不看，要求其拿回去重新做，甚至在第二次、第三次，基辛格都会问同样的问题，直到下属拍着胸脯确信这是100%完美的计划时，基辛格才会开始看这个工作报告或工作计划。

（二）帕累托原理（二八原理）

做计划有一个杠杆原理，称作帕累托原理，也被称为二八原理，即80%的结果往往取决于20%的努力，花费20%的努力，可以创造80%的成绩。在这种情况下，效果不见得是最好的，但成本是最低的，在生活中，用20%的努力，也可能会达到80%的效能。

图2-5 帕累托原理示意图

【案例】

分数与努力的比例

有一些在校大学生读书不用功，往往是到临考试的时候连续突击两天两夜开夜车，这样的大学生，他复习一天可能考个30分，而要想考个60～70分，只需要两天的努力，如果要考90分，只需要三天的努力，似乎效率很高，但实际上是不可能做到的。真正要考个70分，大概需要复习两个礼拜，如果要考80分就需要复习两个月，如果要想考90分就需要每一节课都认真听讲。

1．巅峰期

人在每天的工作时间中，总会有一段时间的工作效率最高，这就是巅峰期，如果能将最重要的工作放在工作成效最高的巅峰期来完成，就可以取得非常好的效能。一项关于巅峰期的研究表明，很多人是在上午9点～11点时处于巅峰状态，而下午3点钟以后则处于低谷期，对巅峰时间段的高效利用，需要每个人结合自己的实际情况来把握。

【自检2-4】

在下图中，根据个人的实际情况，在时间段中标记自己每个小时工作效能的情况，找到工作

效能最高的点和工作效能最低的点，以了解自己时间使用的巅峰期。如果图中时段太少，可以自己延长时段轴。

2．每天15分钟

每天用15分钟进行闭门思考，即全封闭自己形成独立的空间，一个人非常冷静地独立思考、反省，可以不断进步。

3．4D原则

面对ABCD四类重要程度和紧急程度不同的工作，要采取不同的原则，例如对A类重要且紧急的工作要马上去做。但是，在所有需要处理的工作中，也需要进行区分，有些A类突发事件需要自己马上处理，而有些A类突发事件可以交给别人做；有些工作可以以后再说；有些工作需要授权给别人做；有些工作则干脆就不做，这个策略就是4D原则。

Do it now 马上就做 Do it later 以后再说 Delegate 授权

Don’t do it now 不做

4．提高效率的三问法

美国人伯纳姆认为，为了提高时间的效率和效能，做每一项工作任务之前都应该认真问以下三个问题：

第一个问题是“能不能取消，可不可以不做，为什么一定要做？”

如果工作不能取消，则需要问第二个问题“这个工作能不能和其他的工作合并？”

第三个问题是“能不能用更简便的东西去代替这个工作？能不能用一个其他的任务达

到相类似的效果？”

伯纳姆认为不是所有的工作任务都要做，面对工作，要“有所为，有所不为”，要能够有所取舍，没有办法取舍时要想办法合并，不能够合并时要思考有无替代的方案。

5．善用每一段空闲时间

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善用人生的10分钟等车约会……

善用每一段空闲时间，例如坐车的时间，可以同时用MP3或其他设备收听学习课程，或认认真真地想问题，或看“口袋书”。利用好生活的点滴时间不断积累知识，自己的信息量就会越来越大，自己掌握的资讯就会越来越多。

现实生活中的专家并不比常人多懂什么，只不过是多读书、多看报、多吸收信息，而且把他所需要的信息记下来积累起来而已。专家会把报纸上自己需要的内容剪下来做成剪报，所以不断收集需要的信息，通过长期的不断积累，自己必然会成为某一方面的专家。

关掉电视，扔掉报纸

关掉电视，扔掉无聊的报纸，尤其对有些刊登“东城的一个美丽少女失恋”、“西街有一只疯狗”、“明星穿了花短裤”等花边新闻的报纸要坚决抵制，报纸要少看，要学会用很快的速度浏览报纸的主要内容，最重要的是要订阅与自己专业相符的报纸。

现在是信息爆炸时代，有用和无用信息互相充斥在一起，每天都可以从电视、报纸、互联网上看到大量的垃圾信息。在有用信息中，也常常大量充斥了广告内容，尤其是报纸的发展趋势是越来越厚，版面越来越多。以致有人惊呼今天的一份《巴黎时报》上所刊登的信息比20世纪一位法国人的一生经历还要多。

早起1小时

早起早睡，晚上不能加班太晚，一定要多睡觉。女人每天的睡眠要超过8小时，男人每天的睡眠要保证7小时以上。在保证睡眠时间和睡眠质量的同时，要在早晨早起1小时，中国俗语说“早起一时，轻松一天”，讲的就是这个道理。

6．快速的节奏感

养成快速的节奏感是时间管理中的重要措施。借助于手表等工具，让自己时刻清楚自己的时间指针到了什么位置，自己计划干什么，而现在正在干什么，如何协调自己现在的工作状态等。

只有快速的节奏感，才能时刻提醒自己时间管理的重要性，才能体会到时间的紧迫性，所以自己要给自己做人生的导师，做时间安排的先知。

7．日本人中之杰的六快

日本人在二战后快速崛起，期间的发展速度惊人。日本人最讲究速度，其时间讲究六快—“快食、快便、快睡、快行、快思、快记”，这种时间管理方法在环境快速变化的今天，非常实用。

快食； 快便； 快睡； 快行； 快思； 快记。

六、时间管理法则

（一）时间管理的法则

时间管理的实质是对生活方式和方法的管理，时间管理的法则也就是寻求最有效的生活方式和方法。在日常工作和生活中，浪费时间的往往并不是大块头的工作，而恰恰是一些不良的生活习惯和工作方式吞噬了时间。

因此，从一个个微小的细节开始做起，把工作的时间安排和利用好，同时也对业余时间的管理，例如睡眠、学习、娱乐都要管理起来，专心致志，不虎头蛇尾，这就是时间管理取得成效的要点，而这些处理生活的措施也就是时间管理的法则。具体包括以下几个方面：

每一分每一秒做最有生产率的事； 有效授权，换来轻松； 用金钱换取时间；

把重要的事情变成紧急的事情； 要不断地行动；

遇事马上做，现在就做； 第一次做好，次次做好；

明确目标，制定计划，写成清单； 设定完成期限；

分秒不浪费，工作日志法；

业余时间管理，睡眠、学习、娱乐； 专心致志，不虎头蛇尾；

采用节省时间的工具、通讯和交通方式等； 封锁时间；

不听、接电话； 不见客访客； 不闲扯聊天；

让同事知道自己的封闭时间和地点； 不离开现场； 挂免打扰牌。

【自检2-5】

1．请找出上周3～5件没必要的事情或约会。

2．请分析自己当时为什么没说“不”？

3．请找出更多的反驳和拒绝的理由

4．现在要开始对这些没必要的事情或约会坚决地说“不”，那么，您准备如何说“不”呢？

请将自己的设计记录如下，并对照镜子进行练习。

（二）第四代时间管理的10个赢得时间的锦囊妙计

在时间管理中，第四代时间管理提供了10个赢得时间的锦囊妙计，它们是： 为重要任务或同类任务设立工作时间；

有针对性地回避，设立安静时间，随后进行回话； 在会议和个人约会中设立时间限制；

把优先权作为所有工作的基本原则；

尽可能久地做那些确实关键重要的工作； 充分利用委托授权完成服务性工作；

将较大任务拆分成子部分进行（ 蚕食战术 ）；

与自己商定完成A类任务的期限（数量、日期、事件）； 尽量完成重点任务（成就感）； 按效率、有针对性地规划。

第五讲 时间管理降龙18掌（上）

时间管理的核心是效率和效能的提升，就是要规定和计划好工作。例如可以用一个表格记录一周的时间安排，把所有的个人工作和家庭生活事项全部记下来，然后做一些评判，通过这样的记录会发现，在每天的生活中确实有很多的事情是很无聊的，有很多的事情是不需要做的，这时，就可以把这些事情合并掉、删除掉，或者把它们放在另外的时间段。通过这样不断地思考，尽量将目光聚焦于能够带来高回报的、重要的、有价值的工作和活动，这样才能进入高效的时间管理之中。

所以，开始规划成功的时间管理需要做到以下几个方面：

◆ 记录一周以来的时间安排，包括工作和个人生活的时间安排； ◆ 分析哪些是不需要做的事情，把它们删除掉；

◆ 思考如何尽量聚焦于能带来高回报的重要工作和活动。

管理时间的前提是要了解自己的目前状况，古语曰“知己知彼，百战不殆”，只有登记和记录自己的工作状态，了解了自己的状态后，才能改善自己的时间使用规则。

一、掌控每天—不被牵着鼻子走

◆ 生活就像马戏团，有驯兽师也有动物

生活就像马戏团，除了驯兽师就是动物，如果人不做驯兽师的话，就可能会变成动物。同理，如果人不能控制好生活，生活就会控制人。

◆ 积极努力行动，掌控每天每时

只有掌握主动权，让生活围着自己转，才能不使自己成为工作任务的奴隶，不成为时间的奴隶，做工作的主人，做时间的主人。

◆ 改变原有思维，找到正确的行动方法

一定要时时刻刻掌握主动权，改变原有的不重视时间、没有规划、脚踩西瓜皮—滑到哪里算哪里的思维。认真地把工作任务管理起来，把业余时间管理起来，把所有的时间管理起来，控制到每一天，甚至每一个小时。

◆ 静下心来思考，有耐心地分析

有很多的高级经理人感叹下属的执行力不够。在时间管理中，这种执行力的实质就是月月有计划，周周有检讨，天天有目标，而且这个目标和计划行动是永远不可以分割的，执行开始的地方就是下一次结束的地方，所以每天都要有目标。

针对这个目标，要有行动计划，然后不断进行检讨，不断积极努力地行动。掌握每一天，不断进行反省，静下心来做思考，能耐心地、更理性地分析，并且在今天下班的时候，把明天的规划重新思考一遍，让每个第二天都有提前做好的规划。

◆ 每天做有效规划，要有次序和条理

每个月末的时候，要对下月的工作做一个规划，但是这个规划是粗线条的，不可能细到每一天和每一分，所以月计划要突出主要的工作、核心的工作、有价值的工作。

规划周计划的时候，重点是突出每一天，每天上午重点干什么，下午重点干什么。规划日计划的时候，要在原来周计划的基础上，对明天的工作做一个微调，让它变得更加切实可行。月计划、周计划和日计划要不断调整，计划可以让工作变得有秩序和有条理。

◆ 一次只认真做好一件事，不急于求成

一次只做一件事，不要太急于求成，否则会导致眉毛胡子一把抓。很多事情齐头并进的时候，要有轻重缓急，如同10个手指弹钢琴，先弹哪个音，再弹哪个音是有规定的。一次只能做一件事情，这就是聚焦的原则，过于着急可能会带来负面的效应。

二、确定目标—不穷于应付

有一位名人说过，人活着就是要有清晰的目标，将其写下来，并且每个时刻不断地激励自己去朝着这个目标做。规划做完了，就要开始设定目标，不为目标疲于奔命。要把设定的目标认真写下来，写下所有要做的事情就会发现，任务越多付出就会越多，成功的机会也就会越多，成功的可能性也就越大。有很多人都有自己模糊的目标、想法，但他们没有把它精确地写下来，于是这些目标计划就永远不能被实现。将目标写出来的时候，就容易发现这些目标的缺陷，就要重新做整理，设定更现实的目标，这样就符合SMART原则。

◆ S是明确具体的意思；

◆ M是可衡量、可以测量的意思；

◆ A是行动导向的，跟大目标相一致的意思；

◆ R是务实可行的，就是跳一跳能够得着，目标的高低比较适合，不是太高，也不是太低，具有一定挑战性，同时又具有实现可能性的意思；

◆ T是有时间限期的意思。

设定目标，一定要符合SMART原则。例如建国前的共产党员经常喊两句口号，第一句口号是“推翻蒋家王朝，建立新中国”，第二句口号是“解放全人类，实现共产主义”，这两句口号中，真正具有价值的目标应该是第一句，因为第一句是有可能做得到的目标。

【案例】

我国四个现代化分三步走的宏伟目标

在上世纪80年代初期，我国开始实行改革开放政策，当时，在邓小平同志的领导下，提出了实现四个现代化分三步走的宏伟目标：第一步是要求在1980～1990年，国内生产总值（即GDP）要翻一倍；第二步是到本世纪末，GDP要翻两番；第三步是到下个世纪中页，也就是2050年左右，基本达到中等发达国家的水平。

20世纪80年代初设定这样的目标，全国人民都为之振奋不已。这个目标的设定符合SMART原则，非常清晰、明确具体、可以量化、有具体数值的要求、有时间限期，这些目标就具有很强的可操作性。

到1986年，全国GDP翻了一番，提前完成了计划任务；到1995年，全国GDP翻两番，也提前完成了计划任务。而且到目前为止，广东的人均GDP早已超过5000美元，浙江和江苏的人均GDP可能在不久的将来超过5000美元，而一般所说的中等发达国家的人均GDP大概为5000～10000美元，这说明，在经济发达的省份实际上已经进入到中等发达国家的水平。如果保持这样的水平，估计到2030年就可以实现四个现代化分三步走的宏伟目标。

点评：国家要发展，必须要设定目标，企业要发展，也要设定目标，个人发展当然也需要设定目标。每一项工作任务，包括业余时间都需要有目标，目标是前进的方向，没有目标和方向，最终的结果就可能是南辕北辙。

设定目标不是坐在家里拍脑袋，不是按照自己的想法，不是做什么样的目标都可以。目标决定结果，明确自己与全局的关系，明确上级和老板有什么样的需求，明白内部客户和外部客户的企盼，在这种情况下设定的目标才是切实可行的目标。综上所述，目标的设定要遵循以下几点：

◆ 把目标写下来，写下要做的事；

◆ 写下的目标任务越多，付出的就越多，成功的机会就越多；

◆ 目标是往何处去，想干什么，最终的结果是什么，针对结果做整体规划； ◆ 目标决定结果和方向，勾画出清晰的蓝图，提供明确的行动指南； ◆ 明确自己与全局的目标、老板的需求及内外客户的期望是什么。

三、实事求是—不盲目乐观

◆ 少做过多的承诺，不要盲目乐观

设定目标以后，要实事求是，这就是SMART原则中的R，就是要求目标高低适合，不能太高，也不能太低，目标太高，可望而不可及，这种目标设定是没有用的；目标太低，不能激发员工奋斗的欲望，工作的潜力就不能得到发掘。实事求是不仅仅是针对目标的设定，在工作任务的数量、自我的能力等各个方面都要实事求是，不能过于盲目乐观，盲目乐观容易犯大跃进的错误，可能会夜郎自大。

◆ 承认问题和差错随时会发生，留出犯错误、被干扰和出现意外的余地

承认问题和差错是随时会发生的，因为在现实中，突发事件和紧急事件不可能彻底铲除，即使对B类事件的处理万无一失，也要留出时间弹性，防止出现意外。

做事要留有余地，不要把话说绝，不要把事做绝，时间安排也一定要有20%～30%的富余量。做计划的时候应该留有余地，例如安排一天的工作时间，不能把8小时的时间挤得一分一秒都不差。同时，不做过多的承诺，做不到的不随便承诺，提前打好预防针。

◆ 开始行动时，要充分利用经验，总结以往教训，考虑所需资源

开始行动之前，要充分利用经验，总结以往教训，考虑到所需的资源，包括人力、物力、财产等，将各方面的配合考虑周详，一步一个脚印。

◆ 不做“三拍干部”，不要抱怨埋怨

要忌讳“三拍干部”，不要抱怨埋怨，不要总找借口。俗话说“要为成功找方法，莫为失败找借口”，如果“拍脑袋定任务、拍胸脯接任务，完不成任务拍屁股走人”，这样的“三拍干部”只会失败。

“拍脑袋定任务”，不跟大家一起进行慎重的思考和讨论，是盲目乐观，一意孤行；“拍胸脯接任务”，不估量自己有多大的能耐，任意拍胸脯，过多的承诺和许诺，只会导致失败提早到来；最后完不成，“拍屁股走人”，推卸责任，甚至“拍肩膀”乱表扬，“拍大腿”充当事后诸葛亮，充当马后炮，这都不符合实事求是的原则。

四、制定计划—不贸然行动

目标设定以后，要开始把目标转化为行动，把蓝图变成现实，这时就需要制定计划。但是在计划与行动之间经常有两个极端：第一是拖拖拉拉、不慌不忙；第二是贸然进行、马上行动。而正确的做法是要制定计划，“慢慢计划，快快行动”永远是取得成功的捷径，而且，如果能“三个计划而后行动”，则可以应对出现的突发事件，更好地适应情况变化。在考虑计划的时候，要“民主计划，专制行动”，也就是多考虑大家的意见，但是一旦事情定下来以后，一定要一竿子插到底，格杀勿论，并且要把“目标刻在石柱上，计划写在沙滩上”，即目标是不能轻易变更的，目标要清晰、明了，是可以写下来的，而且是要符合SMART原则的。

有一个成语叫“朝令夕改”，从现代管理学的角度来分析，如果改的是目标的话，就不能随意改；但如果改的是计划，就可以修正。对任务的每一个部分，都要明确预期结果和时间限期，计划越具体、越详实，任务落实起来就越实际，处理起来就越有条理。计划越详细越好，最好是详细到大家都能够听明白，简洁到大家都能够听懂，不会产生歧异，所以在详细和简洁之间，要求得一个平衡。计划要做得很详细，同时要充分沟通，然后一步一步实施。完成以后要进行奖励，当然在执行的中间要进行检查和监督。具体而言，制定计划要做到以下几点：

◆ 要防止拖拉和冒进的现象。应该马上行动的，却踌躇不决者，易败；应该不慌不忙的，却快速前行者，则不达。

◆ 对任务的每个部分都要明确其预期结果、理由和时间期限。计划越具体，任务就会越实际，处理起来就越有条理。

◆ 计划详细、充分沟通、分步实施、完成奖励。

五、决不拖拉—不能不紧不慢

◆ 拖拉的原因

要马上行动，绝不拖拉。美国联邦快递有一个广告词说“拖吧，我们会抓住您的最后1分钟”，生理学上也有一句名言，“人类的最后1分钟”，就是每个人做事的时候，都会拖拉，一直拖到火烧眉毛的时候才会着急，所以大部分人在处理事情的时候，都有一个拖延的习惯。

对于繁杂的任务，如果工作过重、压力过大、资源缺乏、令人厌烦、没有条理性，目标很模糊、时间不充分、精力也不够、常常又被打断时，人们就会不由自主地开始拖拉。

◆ 克服拖拉的办法

要克服拖拉，就需要把任务分割，分而治之地进行瓦解，因为一个大西瓜一口吃不掉，应该分成片来消灭；一个大蛋糕吃不掉，也要分成小片来消灭。所谓“千里之行始于足下”，要把若干个大的任务变成一个个小的具体的任务，把小的任务建成许多小的里程碑，并且完成这段任务后要给予奖励。

【案例】

马拉松比赛

一个马拉松运动员，跑得很快，很轻松就完成了比赛，成了世界冠军。比赛结束后有记者采访他，问他是不是有什么特殊的技能，为什么能表现得这么好，拿到冠军。这个马拉松运动员回答，“我已经提前一个礼拜到比赛场地来了，我每天都要去跑几圈，我把42公里多的里程，按照4～5公里找一个小目标，或者是一个建筑物，或者是一颗树，或者是别的标志物的东西，把这些小目标作为我的一个个具体目标，就可以把整个里程给分成十几个小目标，然后，发令枪一响，我就向我的第一个目标冲去，冲完以后，我就完成了第一个小目标，然后我再向第二个目标冲去，当我的十几个小目标都完成的时候，整个马拉松赛程也就跑完了。”

点评：因为马拉松比赛的距离很长，很多运动员都会对这样长的距离产生心理障碍，会让自己不由得疲惫不堪。但是这位运动员却将大的目标分解成了很多小的目标，而这些小的目标在他看来是很容易实现的，于是整个比赛就很顺利地进行下来了。

把大目标分成一个一个的小目标，这种方式也被称为项目管理。当每一个小的目标实现以后，给自己一个小的奖励，完成了一个个小目标，整个过程就会充满喜悦，这是完成大目标的一个很好的策略。

◆ 及早开始、自我激励、精神放松

【案例】

看不到前方的失败

国外有一个游泳健将，在一个大雾弥漫的天气里横渡海峡。这两个海峡之间相距只有2英里，可是因为雾气太重，他看不到前方，最后他实在支撑不下去了，请求上船。他的父亲在船上一再告诉他，离对岸只有一点点距离了，让他再坚持一下，他却从心理上感觉自己已无能为力了，最后还是选择了放弃，坚持爬上了船。他上船后站起来一看，眼泪就流下来了，因为前方就快要到岸了。他事后说，这么短的距离，凭自己的体力是怎么都能够坚持下来的，可看不到前方的目标，他的心理防线就崩溃了。

点评：当一个人看不到前方的目标时，就会丧失他的意志，会失去他所有的潜能，他的能力就不能正常的发挥。

人为什么而活着，为什么而工作，未来的5年、10年、20年，个人的家庭和未来到底是什么样子？很多人没有认真想过这些问题，没有进行过人生规划，从来都没有想过自己的未来到底是要成为什么样子。这样的人只能被生活支配着，只能随着生活的波涛四处飘荡，在生活中起伏，最终迷失自我。

所以说，一个人重要的不是在什么位置，而是朝着什么方向前进，如果有自己人生的目标，就要不断地把大目标设定成一个个小的目标，及早的开始，一步步地前进，并在每一个小目标实现后做一些自我的激励。

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六、管理表单—不要眉毛胡子一把抓

月计划、周计划和日计划的计划量要适中，在这些计划之外，应配合一些管理的表单。而且这些表单也要适量，以简单、简洁为主，不要眉毛胡子一把抓。

中国人比较习惯感性思维，而不太擅长理性思维，不太喜欢用管理表格，一看到表格头就发晕。因此对于计划的工作细节，要快速、及时地随手记录，不断地检讨回顾周计划，每天做调整和增减。计划的安排，一定要留有余地，把周计划时时刻刻带在身上，理智应对。

对于每天的任务，要保持工作和生活两者的平衡，而中午是一个期限，要尽量把一天的工作集中在上午完成，如果上午实在完不成，下午还可以继续，由此，就可以腾出下午的一些时间做一些自我的调整。人的注意力一般都是90分钟，小孩子的注意力只有45分钟。成人上课最长是1个半小时，因为1个半小时膀胱容量已经到了极限，人的注意力也开始下降，必然导致效率低下。综上所述，制作管理表单时不能眉毛胡子一把抓，要做到：

? 周计划报表和日计划报表，计划适量；

? 计划工作细节，要快速、及时、随手记录； ? 不断回顾周计划表，每天做调整增减； ? 安排计划要留有余地；

? 把周计划表时刻带在身上，理智应对； ? 中午是期限，保持工作生活两者的平衡； ? 休息片刻，适当调整，90分钟注意力。

第六讲 时间管理降龙18掌（下）

七、有效规划—不随心所欲

不要随心所欲，应将注意力聚焦于最重要的任务，首先完成最重要的工作安排，分批处理一些小任务，不要让干扰和突发事件主宰自己的时间，上午不要工作得太晚，早一点开始工作，按时下班。

对于职业经理人而言，如果的确是有突发事件要加班处理，属于情理之中，但经常加班加点不是好习惯。有的人把加班当成一种习惯，这只能导致形式主义，只能使得工作效率低下、没有热情、没有激情，使工作成为累赘、成为负担，这样的工作很难创造价值。

【案例1】

比老板下班晚的员工

某单位在5点钟下班后，所有的员工都没走。但这些员工在办公室里并没有什么事情可做，大家只是静静待着。当别人问他们为什么不下班，他们回答说有事要加一会班。其实真正的原因是他们的老板还没有下班，老板在办公室里还没走，他们就感觉不好意思走。老板不下班，员工就不能下班，因为怕被老板看到后认为不敬业、不努力。当老板一走，所有的员工都一个一个走光了。

点评：这样的公司考评绩效是凭什么进行的？凭老板的印象还是凭员工的工作效果？如果一切以老板的感觉来定，按论资排辈来确定，工作时间不干活，晃晃悠悠，下班之后开始加班，混点加班费，而且这样的行为还让上司感觉到此人很努力，这样的工作、这样的企业就不可能取得绩效。

【案例2】

CMS的管理制度

CMS规定，如果某位员工每个礼拜加班超过3天，而且没有申请免费加班，公司会对其进行罚款。CMS公司认为如果公司不需要员工加班，而员工要加班，说明员工的工作效率太差，也说明这个员工的个人能力很差，不能胜任公司的工作。

CMS公司的总裁到下面的机构视察，发现晚上9点钟办公楼还灯火通明，一个员工在电脑前打字，他

就问是怎么回事。别人回答这是连续3年的优秀员工，每天都加班到9点钟，他很勤奋努力，非常敬业，是这个部门最优秀的员工。总裁找来了这位员工的部门经理，问这个员工为什么每天要加班到9点钟，部门经理说，“这个员工的打字很慢，其他员工打字速度很快，5点钟就下班了，这个员工每天晚上9点钟才能打完，3年以来一直如此。大家看他很勤奋，每年都评他为优秀员工。”

因为这一个人的加班，整个办公楼的系统要给他开着，中央空调开着，所有的灯开着，而他加班的根本原因是自己技能不合格，这样的加班耗费了很大的成本，于是总裁立即将这名员工调到了别的部门。

几乎所有的公司，尤其是民营企业，提倡员工加班，而有些公司反对员工加班，这就是不同的企业文化价值观。只有好的价值观，才能让整个单位健康发展，才能让单位走可持续发展的道路，才能激发员工的工作热情，创造巨大的价值。

在每周的工作中，周一早晨最重要，在周一的上午不应该安排会议，包括电话会议。周一的上午要做最重要的工作，尤其是重要且紧急的工作，合理的安排周一的早晨是一周工作取得成效的关键。

很多单位喜欢在礼拜一或者礼拜五安排会议，结果第一天工作开始，大堆的工作任务被搁置，电话响个不停，会影响会议的质量，也影响员工整天的工作。同时，礼拜五下午不能开会，礼拜五下午每个人都心猿意马，准备过周末，所谓“身在曹营心在汉”，会议的结果可想而知。所以不随心所欲，要有效规划就要做到以下几个方面：

? 注重聚焦于重要任务，首先完成；

? 围绕要项安排工作，分批处理小任务，不要被干扰和突发事件主宰； ? 不要工作得太晚；及早开始，按时下班；

? 周一早晨最重要，不要安排见面或电话会议。

八、轻重有别—急事急办

对于事情的处理要分轻重缓急，急事急办，不能让简单的、容易的、喜欢的、花时间少的工作占据日程安排，只有聚焦于有价值的事件，处理好B类重要事件，时间管理才能节奏和谐，工作也才能得心应手。具体要做到：

? 分别轻重缓急的次序；

? 辨认紧急的、容易的、喜欢的、花时间少的事件； ? 聚焦于目标和价值。

九、沟通细节—不粗枝大叶

讲究沟通的技巧，在沟通的时候，一定要按照5W1H的原则进行，了解清楚是什么原因、什么人、什么事、何时、何地、要采取什么样的做法。

要像交通警察一样控制任务流。当交通很拥堵的时候，交通警察一定会做一个缓和，先让某一方向停车，让另一方向走，等这边走得差不多时再停住，然后让对面再走，在沟通中，也要使用这种软着陆的策略。

【案例】

木板上钉钉子

柳传志说在一个木板上钉四个钉子的时候，不可以先把一个钉子钉进去，通常的方法是把一个钉子敲两下，然后把对角线方向的钉子敲两下，再把另外两个方向的钉子敲两下。也即要把所有钉子都敲两下，通过这样不停循环敲击，始终保持所有的钉子和木板的平衡，才能把钉子顺利钉入木板。

控制任务流，要把任务全部写下来，把期限设下来，在发布任务和会议沟通的时候要使用多媒介，不仅要靠电话，还要发传真、发Email。面对面沟通的时候，也要依靠一些书面的媒介，不断反馈和确认，同时要做进度的追踪、检查和控制。综上所述，沟通的细节包括以下几个方面：

◆ 接受任务时的5W1H法：何因、何事、何人、何时、何地、具体做法等； ◆ 控制任务流，向交通警察学习；

◆ 写下任务，圈出最后期限，信守承诺； ◆ 发布任务时、使用多媒介，反馈确认； ◆ 保持适当的进度和追踪控制。

十、专心致志—不多头并举

专心致志，一次只做一件事，不要多头并举、齐头并进。多头并举的结果往往是目标分散、效率低下。一颗子弹只能瞄准一个目标，如果要同时打5个目标，结果会什么目标也打不中。例如电脑同时打开很多软件后，资源会耗竭，而所有的软件可能都无法运行，这样就导致电脑的死机卡壳。同样，上网时同时打开20多个网页，网速就会越来越慢。

美国人常说的“在一英寸的地方，深挖一英里”就叫聚焦。不要广种薄收，而要精耕细作。多头任务并举的时候，肯定只能先做成一件。这时，就需要与上级做沟通，把任务的理由和原因列下来，把重要程度列下来，然后提一个方案，列出优先顺序，逐步完成。具体要做到：

◆ 多头并举的结果是目标分散、效率低下，会弄糟事情，好像电脑死机一样； ◆ 聚焦于目标不放松，离现实越近； ◆ 在一英寸的地方，深挖一英里；

◆ 多头任务并举时思考：接收的原因、重要程度，征求老板意见。

十一、合理分配—不加班加点

合理分配，而不要轻易加班加点。每天的日工作表当中的计划任务要做一个统筹安排，要很好地利用时间，在合适的时间完成合适的任务。任务要进行分类，进行合并同类项，做一些筛选，可以把部分工作合并在一起，也可以把部分工作暂时放一放，甚至对部分工作可以进行删除以节约时间。一定要做深入的分析，让上午取得最大工作效益，好好利用自己的时间巅峰。具体而言，体现在以下几个方面：

◆ 一日之计在于晨，一年之计在于春； ◆ 检查日表中的任务，再统筹协调安排；

◆ 能否最大限度地利用好时间，是否在合适的时间完成合适的任务；

◆ 分析任务并归类：可以删除的、可以少花时间的、可以委派别人的、可以合并的； ◆ 上午是可以取得最大工作效益的时机。

十二、清理桌面—先工作后整理

清理桌面的原则是先工作后整理，而不是先整理后工作。把近期的文件列出来，专注于当前的文件，并用红色的标签标出当前的文件，上面写上ING，意思就是正在进行中的工作，是目前最需要做的工作，正在处理的工作。对于未来可能需要用的一些文件，也要把它们列出来，用另外一个蓝色的标签标记出来。

在办公桌上醒目的地方，要摆上时钟，而且自己一定要戴手表，设定时间期限。很多的经理人不喜欢戴手表，但现代时间管理要求大家一定要戴手表，在办公桌上放一个台钟，是为了适应时间管理的需要，可以把它拨快2分钟，树立一个事事提前的时间概念。

对于文具也要归类，不能让笔筒里面有橡皮三五个，水笔一大堆，要将够一个月用的文具放入其中，留出适当备用，成堆的文具只能让人感觉凌乱不堪，同样，日用品不能放置太多，但是也不要太少。具体而言，要做到以下几点：

◆ 只保留近期文件，要专注于当前的文件，包括正在处理的和未来四周内需要使用的文件；

◆ 清空办公桌面，按使用频率重新摆放物品；

◆ 在醒目的地方摆上时钟、戴上手表、设定时限，建立时间观念； ◆ ◆ 归类文具于一处，足够一月使用即可。

十三、办公室5S—不乱成一堆

依照办公室整理的5S，进行“整理、整顿、清扫、清洁、素养”，对办公室的文档和电脑中的文档，一般分为7～10类，按照这样的分类将每一个文档归档，分类不要太多，太多了就容易导致分类混乱，也不宜太少，分类太少每个大类中就可能存在很多归档模糊的文档。 文档的归类和团队管理一样，好的团队一般管7～10个人，极限是15人，而低于5人的团队缺乏潜力。常用的文档也是分为7～10类，例如常用信息、即刻行动、当前的项目、日常的工作、例行工作、客户工作、有待解决的问题、委托他人等，要把不同分类的文档标签标清楚，使用不同的文件夹。在文件夹里面，子页应该适当，不要太多，也不要太少。每个大文件夹可分成若干个小文件夹，每个文件夹也要做彩色的标签，这样就会一目了然。

办公桌的桌面上只放当前所需要的东西，每天上午下班前先简单整理一下，在下午下班前再用5分钟系统地整理一下，而且一直坚持这样的整理习惯，不要一个月整理一次。也就是要做到以下几点：

◆ 整理、整顿、清扫、清洁、素养；

◆ 分类一般为7～10个文挡，标准适当宽些，分为常用信息、即刻行动、当前项目、日常工作、客户工作、有待解决、委派他人等；

◆ 文件夹纸页适当，把大文件夹分成若干个小文件夹，文件夹用彩色标签标注，能用彩色文件夹更好；

◆ ◆ 桌面上只放工作必需的东西，每天整理一点点，每天清理办公桌，收好文档，

掌控一切。

十四、减少干扰—不随叫随到

随叫随到是永远对别人开放的时间管理，不利于减少自己的干扰，每个人都不应随时随刻地等着别人的干扰。作为管理者，每天上午要至少三次去询问自己的团队成员，有没有什么问题，或者需要做点什么，看到他们的次数越多，他们找自己的次数就越少。而且一定要加强他们的计划性，要做一些走动式管理。当然也要对时间进行约定，告诉员工，有紧急的事情找自己，除非突发事件，一般的情形找最好应是到了什么阶段做什么阶段的事。

大家都有事先的约定，干扰就会降到最小程度。一般而言，每次干扰会耗费6～7分钟，而干扰结束后，需要4～5分钟才能恢复到先前的工作状态，所以任何人的任何事被干扰后，工作的注意力都会被分散。

减少干扰的另一些办法是转换自己桌椅板凳的方位，把多余的椅子拿掉，关闭房门，在门外挂免进牌，躲进无人的小会议室或者办公室，分析干扰事件，把它们分为重要性、紧急性和无必要性的问题，对于近期干扰频率、程度以及减少的方法要做出分析，然后针对分析结果，设计自己的策略来减少干扰。综上所述，减少干扰，要做到：

◆ 每天上午至少三次询问团队成员是否有问题或需要我做什么，他们看到你的次数越多，进入你的办公室的次数就会越少；

◆ 干扰会耗去6～9分钟，再需要4～5分钟的恢复，打搅三次后，专注力会分散； ◆ 转换桌椅方位，把多余椅子拿走，关闭房门，挂免进牌，躲进无人办公室； ◆ 分析干扰事件，分为紧急、重要、必要性等； ◆ 近期干扰的频率、程度、减少方法等。

十五、管理邮件—不受制于它

管理邮件是时间管理的高科技化所带来的。电子邮件也不是随时来就随时处理，如果这样的话，管理者就会很被动，就永远要等候着处理自己的邮件。因此，管理者正确的做法是在一天中设定专门的时间段去处理邮件，一般的建议是中午吃饭前、下午下班前来处理邮件，大概留15～30分钟。但是对于邮件也要做一个重要性的分析和把握。例如上午吃饭前15～20分钟，处理非常重要的邮件可能处理不完，所以这15分钟只能把垃圾文件、无聊的内容等通通扔到垃圾桶；对于简要的问题做快速的回复，然后留下重要的；一时不能够马上回复的邮件，留在下午下班前专门处理。

随着科技的不断发展，随时邮等业务陆续被开通，当管理者有邮件来了以后，马上就会有短信息发到手机电话上，结果管理者看到手机电话，心里就开始不安分，这种心理暗示就会让管理者马上去打开邮箱查看邮件，这实际上是制造了更多的干扰。管理者只要保证每天能够收发一次邮件就可以了，没有必要随时随刻待命，否则就会受制于它而浪费无数的时间。 对于Email的管理，可以建立二级文件夹，设置一些过滤器。善用附件，不要总是在信里面写很多东西。要认真简洁地处理邮件，每天利用15～30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。具体而言要做到：

◆ 初次看到邮件要即刻处理，先浏览一遍，删除垃圾文件、无聊内容，再回应重要的内容；

◆ 专时处理，关闭邮件提醒功能，用电话及时回复可保护私密性，建立二级文件夹，设置过滤器拦截垃圾信息；

◆ 善用附件，认真简洁，当天回复，敏感问题使用电话；

◆ 利用15～30分钟分批集中处理邮件，然后关闭邮箱，处理其他的任务。

十六、管理电话—不随意接打

电话的管理就是不可以任意接打电话。任意地打电话和任意地接电话都是浪费时间的元凶。接到来电，要鼓励对方尽快进入主题，不断询问对方真实的意图和想法。常常会听到有一些像小孩子的年轻人，打过电话来总是说“猜猜我是谁”，这时候要果断地说“对不起，我猜不出来，请问你是谁”，要尽快地切入主题，并把每一次电话通话的时间压缩到最短。

通过分析一周的电话记录，可以把某些电话进行授权，例如自己不在的时候，把电话交给别人处理。回复电话的时候要说，“我能为您做一些什么，我能帮您什么忙吗”，自己需要注意回避的时候，一定要让有关的人员知道，回避到哪里去了，以便有紧急的事情可以找到自己。在特定的时间，例如在中午之前批量回复电话，保证其他的时间能安心处理非常重要的工作而不被打断。综上所述，管理电话要做到：

◆ 鼓励来电者尽快进入主题，不断询问以清楚其真实意图和想法，方便时回电； ◆ 分析一周的电话记录，是否必要回电、授权、缩短电话时间； ◆ 回复电话时问“我能为你做些什么”；

◆ 让人们知道去哪里找你，留出回电的时间，在特定时间—中午前批量回复电话。

十七、充分授权—不事必躬亲

要充分授权，没有必要事必躬亲。要集中精力，聚焦于目标，提高工作效率。授权能够培养和激励员工，要明确什么样的任务可以授权，要分析授权的风险、任务、职责，授权对员工的兴趣、能力和他的空余时间等也要有所了解。

授权以后不等于授责，还要不断监督，控制被授权者的进度，保证任务最后能真正顺利完成。具体而言要做到：

◆ 集中精力，聚焦目标，提高效率，致力于团队，能培养和激励员工； ◆ 分析任务的风险、价值、职责，员工的能力是否匹配等； ◆ 选择合适的人选进行授权，并提供支持；

◆ 监督控制进度和品质，做结果考核、正面强化、建设性反馈问题。

十八、管理会议—不再文山会海

微软公司管理会议有“简单管理三法”，即第一不要随便发文，要多用小便签；第二不要随便开会，要到桌边讨论，到某一个经理的办公室去讨论；第三不允许坐着说话，要站着说话。也就是不随便发文、不随便开会、不坐下来讨论，一定要找到高效率的方式方法和有充足的理由时才开会。

现在很多单位开例会，有周例会、月例会、年例会等，年底大家都要聚餐一次，有时纯粹是为了开会而开会，所以开会的成本很高。如果必须要开会，条件许可的情况下，不如使用视频技术，借助邮件，或者开电话会议，更省时间。

会议一般要控制在90分钟以内，让每一个人都做好充分准备，开会的理由、整个的会议议程、每个人发问的方式和时间都要控制好，只有这样，会议管理才能取得成效。具体而言要做到：

◆ 有理由才开会，而不是工作例会，目的是提供信息、解决问题、集体讨论； ◆ 开会的成本很高，能用邮件代替的就用邮件方式；

◆ 与会者、起止时间、地点、主题、议程、主持、会议纪要等事先准备好，会议时间要控制在90分钟内；

◆ 知道自己参加会议的理由和作用，可以委派别人参加、或以其他方式提供信息、只参加会议的一部分，下午开会较好，不要机械地定整点。

【自检3-1】

研讨如何提高会议的效率

1．平时您所参加的会议存在那些问题?

____________________________________________________________ ____________________________________________________________

____________________________________________________________

2．下一次会议的主题和议题是什么?

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 3．如何快速有效地完成该次会议?会议应该用多长时间？

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 4．希望达成什么样的结果?

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

见参考答案3-1

综上所述，管理好时间，一定要讲究方法，时间就是金钱，重视每一天的时间价值，管理者才能够家庭幸福，事业成功。管理者一定要认识到：

昨天—过期支票； 明天—期票；

今天—现金。

在时间管理中，管理者要承诺自己： 日清日新，每日进步； 每天计划，每周检讨； 决不拖延，马上行动； 只做最重要的事情。

【自检3-2】

如何避免分心？

1．如何处理电话才不会打扰您的工作?

____________________________________________________________ ____________________________________________________________

____________________________________________________________ 2．用什么样的方式让您有安静的时间不被打扰?

____________________________________________________________ ____________________________________________________________

____________________________________________________________ 3．您的工作环境如何布局能防止您被打扰?

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

见参考答案3-2 【自检3-3】

请写出自己的两点最深的体会和收获：

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 请写出自己两点今后的行动和措施：

____________________________________________________________ ____________________________________________________________ ____________________________________________________________

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