公文写作与处理

公文写作与处理

授课讲义

扬州大学管理学院

姜 苏

2010年9月

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第一章 绪论

一、写作概述

1、写作与文章的概念

写作是使用语言文字表达思想感情的一种创造性的脑力劳动的过程。

文章是反映客观事物或作者的思想感情，独立成篇的有组织的书面语言。

2、写作的涵义

1）写作是一种行为过程 2）写作是一种能力的体现 3）写作是一种工具和手段 3、日常写作的两种情形 奉命——赋得

（起于外力推动或实用的需要） 自主——偶成

（触兴而发全凭文兴，情思奔涌无外力 推动）

徐迟与陆幼青

4、基础写作与应用写作

——属于写作教学的两大门类

1）基础写作——学写作文（打基础）

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应用写作——写应用文（重实用） 2）基础写作的基本理论框架 确立主题（命题炼意）

选择材料（取材聚事） 安排结构（谋篇布局） 恰当表达（表现手法） 锤炼语言（遣词造句）

选用文体（确定衣冠）

二、写作的功用

盖文章，经国之大业，不朽之盛事。年寿有时而尽，荣乐止乎其身，二者必至之常

期，未若文章之无穷。 ——曹丕

中国：

言志——表达个人情感 （诗者，志之

所之也。在心为志，发言为诗。情动于中而

形于言。——毛诗序） 载道——表达政治观点 （文以载道） 代人立言------为他人、为工作

（世间也有许多匹夫匹妇在幸运的时会中，偶然发见生死是一件沉痛的事，或

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是墙角的一片阴影是一幅美妙的景象，可是他们无法用语言文字把心中的感触说出来，或是说得不是那么回事。文人的本领不只在见得到，尤其在说得出。说得出，必须说得“恰到好处”，这就需要对语言文字的敏感，由这敏感，他才能找到恰当的字，给它一个恰好的安排。

——朱光潜 ）

外国：

发展思想（写作过程能帮助你把零乱

的思想条理化，使你的想法经过提炼而清晰起来，并且进一步发展你的思想。

——美 韦斯特《提高写作技能》 ）

传播思想（如果你善于写作，那么你就可能使一个千里以外的人——或者是还没有出生的人——了解你的想法，你的感受。

——同上）

帮助生存（作为作者的现代美国人，写包围着你。写还以好几百种其它形式来袭击你。对于一个富于智力的人来说，因为不

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能写而无法保护自己，保护人类，保护世界，那可就是更悲惨的事了。

——同上）

当代社会应该把记住最重要的大事有无五件，其中之一是“在这个文字密集社会里，我们比以往更需要具备基本的读写技巧。 ——约翰。奈斯比特 《大趋势》

美国的写作危机：

学生的写作能力看来是停滞在一个令人沮丧的水平上了。这种情况正好发生在对写作的要求越来越高的时候；等到公元二000年，现在的学生成为社会中坚力量的时候，社会对写作的要求，就会比现在更紧迫多了。

——美国基础教育委员会主席 阿。格雷厄姆

古代《神童诗》与巴尔扎克的座右铭： 别人怀宝剑，我有笔如刀。

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彼以剑峰未竟之事业，吾以笔继之（刻于拿破仑塑像的底座之上）。

三、写作能力的构成要素

1、观察能力（世上没有两粒相同的沙子，没有两只相同的苍蝇，要发现他们的不同，观察必须非常细致，这样才能区别他们各自的特征。

—— 法 福楼拜） 2、思维能力（深刻思考，独到发现） 3、阅历与知识（丰富的人生积累，宽深的知识面）

4、语文素养

四、如何提高写作能力

1、理解和掌握写作理论 2、广泛阅读

阅读对于写作的作用，主要表现在四个方面：

博览群书，可以开阔思路，活跃思想；还可以吸取和丰富写作材料；

又是掌握写作规律，学习写作方法的有

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效途径；

可以丰富我们的词汇，提高运用语言的能力

3、勤于练笔（纸上得来终觉浅，绝知此事要躬行 —— 陆游）

4、丰富学养，提升素质（开阔视野，拓宽人生）

附：应用写作的十大功能 管理功能 中介功能 告知功能 协调功能 导向功能

知照功能 凭证功能 规范功能 联系功能 交流功能

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《今日生活》片头曲

生活九连环

生活就像九连环，

圆里套着圈，圈里套着圆。 生活就像九连环，

圆里套着圈，圈里套着圆。

生活像运河撑小船，西边下雨，东边晴了天。 昨天的预报是南转北，今天的风向是北转南。 生活是乱麻一大团，解开的疙瘩又纠缠。 家长里短千条线，柴米油盐万缕棉。 生活是云里荡秋千，兴兴头头天上窜。 螃蟹欢狠了掉爪子，得意不要忘安全。 生活好像品桂圆，树上的青果不要馋， 吃到嘴里酸又涩，秋天熟了自然甜。 生活就是打算盘，算过了幸福算困难。 算过了成功算风险，算过了今天算明天。 生活生活一天天，天天的生活都新鲜。

新鲜的生活连成了串，串起了今日生活谈。

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作文练笔

读神童诗，写读后感。（800字以上，自拟标题）

神童诗 （劝学）

天子重英豪，文章教尔曹。万般皆下品，惟有读书高。

少小须勤学，尽是读书人。

学向勤中得，谁笑腹空虚。

自小多才学，我有笔如刀。

朝为田舍郎，男儿当自强。

??

一举登科日，端的是男儿。

文章可立身。满朝朱紫贵，萤窗万卷书。三冬今足用，平生志气高。别人怀宝剑，暮登天子堂。将相本无种，双亲未老时。锦衣归故里，

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第二章 写作与主题

一、主题的概念

1、定义——主题是作者在文章中通过各种材料所表达的中心思想，贯穿在文章的全部内容，体现作者的写作意图，包含了作者在文章中所反映的客观事物的基本认识、理解和评价。

2、溯源

中国 古人称之为意（意在笔先）

立意 主脑

西方 主旋律：作品中处于显著地位的旋律，表示完整或相对完整的思想，是乐曲的核心，作为音乐结构和音乐发展的基本要素，自始至终贯穿整个乐章。 二、主题在文章中的作用 1、主题是文章的灵魂

——没有主题的文章便失去认识价

值

云 （唐 来鹄）

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第四章 写作与结构（谋篇布局）

一、结构的概念 1、由来

中国古代写作理论 谋篇布局 日本 建筑学的术语

概念：结构是文章的内部构造，又称为谋篇布局，就是根据一定的原则、要求，将文章的内容、观点有步骤、有主次地加以组织、安排，使文章成为有机、统一的紧密整体。

言之有理 主题 无形、抽象 言之有物 材料 有形、散杂 言之有序 骨骼 有形、构架

二、结构的原则 1、必须正确地反映客观事物的内在联系和客观规律

记叙文：阶段性、顺序性

议论文：提出问题 — 分析问题 — 解决问题

2、必须要服从表达主题的需要 —— 妥

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帖、巧妙、恰当

三、结构的具体内容

三方面

段落与层次 过渡与照应 开头与结尾 （一） 段落和层次 1、 定义

段落是构成文章的基本单位，具有换行另起的标志，使文章的思想内容在表达时由于转折、强调、间隙情况所造成的文字停顿。 别称：小节、自然段

层次是文章思想内容的表现次序，是文章展开的步骤，是客观事物发展的阶段性和人的思维发展的阶段性在文章中的表现。

别称：部分、大段 2、 区别

层次着眼于思想内容的划分 段落侧重于文字表达的需要 3、 联系

层次大于段落（一般情况下）

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层次等于段落（少数） 层次小于段落（特殊） 4、 安排层次的方式

记叙类文体 以时间为序（纵式）

以空间为序（横式） 时空交错（纵横式） 逻辑为序

议论类文体 并列式—平行、并列

总分式—先总述、后分述 递进式—逐步推进， 层层深入

5、段落的作用

逻辑地展示作者的思维进程 便于读者阅读理解 形成文面的建筑美

特殊段落有特殊的效果 6、划分段落的原则

（1）强化两性——单一性，完整性

（一个中心，一个意思，一段内讲完） （2）注重联系——文气不断 （内在的逻辑联系） （3）讲究匀称——长短合宜

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(不可过长或过短)

（4）用段中主句（将一段的中心内容用凝练的一句话概括出来，以显示段旨）——便于写作与阅读 （二） 过渡与照应

1、 过渡的定义与作用

定义：过渡是指文章中的衔接与转换 作用：承上启下、上下连贯、畅通文脉 2、 需要过渡的几种情况 文章中需要转换时需过渡

文章的表现方式或表现形式发生改变时 3、过渡的方法 用词语 用句子 用段落

4、照应（呼应）

——是指文章前后内容的关照和呼应 作用：

能帮助读者了解文章脉络层次间的联

系

交代清楚文章中的因果联系 使文章内容严密、严谨

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5、照应的方式 首尾呼应 前后呼应 文题呼应 （三） 开头和结尾 1、 开头的作用

文之开端，展开主题之起点

对读者理解全文有引导、吸引作用 2、 开头的要求

简洁、切题、不俗 3、 开头的方式

平实型 开宗明义——直奔主题 交待因由 言归正传 介绍事物 艺术型 描写环境 抒发感情 引用诗文 平中见奇 4、结尾的作用

收束全文，强化主题 增强说服力、感染力

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5、结尾的要求 自然而然 水到渠成 神完气足

6、结尾的方式 收篇点题式 总结全文式 蕴含哲理式 委婉含蓄式 寄托希望式 水到渠成式 7、克服开头之弊 过多解题 空泛抒情 离题太远 过于突兀 8、克服结尾之弊 草率收篇 画蛇添足 千篇一尾

（我们的文章千万不要写成基督教和犹

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太教教徒祈祷的那样——全用阿门结束。

—— 某作家妙语）

附：提纲的作用

1） 拟写作提纲，便于在写作前，把观点考虑得周密、严谨，把材料准备得丰富、详实；

2） 拟写作提纲，可以在写作中使思维条理化、视觉化、固定化；

3） 拟写作提纲，有助于在写作时一气呵成，形成贯通的文脉。

作业：

1、以《和谐扬大》（或《和谐扬大？》为题，分别拟5个开头和结尾。

2、以《美丽的扬州城》（或《丑陋的扬州人》）为题，分别拟5个开头和结尾。

以上两题选做一题。

开头第一句是最困难的，好象在音乐里定调一样，往往要费很长的时间才能找到它。

—— 高尔基《论写作》

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起句当如爆竹，骤响易彻；结句当如撞钟，清音有余。

—— 明。谢榛

我感到最困难的是每篇文章的开头，往往开好几次，开得好，下面的文章就很顺。否则就写不下去，硬写的话也感到枯涩、不流畅。遇到这种情况，只有放弃这个开头，重新来。这好比一潭清泉，如果你想将它引流的话，就必须找到一个地势较低的地方挖一个缺口，那么清泉就会畅通，就会汩汩地顺流而下；如果缺口开在于泉水相平的地方，那就流得不畅；缺口开在比泉水高的地方，潭水就流不出来。

—— 杜宣（作家）

吾文如万斛泉源，不择地而出。在平地滔滔汩汩，虽一日千里无难。及其与山石曲折，随物赋形，而不可知也。所可知者，常行于所当行，常止于所不可不止，如是而已。

—— 苏轼

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予训儿辈尝云：“场中作文，有倒骗主司入榖之法。开卷之初，当以奇句夺目，使之一见而惊，不敢弃去。此一法也。终篇之际，当以媚语摄魂，使之执卷流连，若难遽别，此一法也。

—— 《闲情偶寄》李渔

作品的“结尾”，是曲终的和音，是震撼读者心灵的最主要的一击。

—— 绥拉菲摩维奇《铁流》

大家之文，于文之去路，不惟能发异光，而且长留余味，其最擅长者无若《史记》。

—— 林纾 （翻译家）

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第五章 公文概述

一、公文的概念 公文（公务文书） 1、 公文的范畴

广义：通用公文、专用公文、技术论文 通用公文：13种 + 常用 专用公文：各行各业的 技术公文：科技文书 狭义：仅指通用公文 2、公文的定义

是党政机关、企事业单位、社会团体在处理各种公务事务中具有特定，是管理、协调一切政务活动和经济文化活动的书面工具。

二、公文的特点

1、鲜明的政治性 政治上正确 政策上严谨 2、 法定的权威性 法定权威 行政指挥权威

3、法定的作者 作者一定是组织或领导人 公文撰稿人不等于公文作者

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4、特定的格式 文种确定（互不混用） 格式固定（一文一格） 5、特有的语言

词语有严格的单义性 不用语气词和感叹词

排斥口语、方言、网络语言 恰当使用文言词语 不用倒装句和省略句

三、公文的作用 1、实施领导 2、规范行为 3、办理公务 4、交流信息

5、记载活动和事项 6、进行宣传和教育

四、公文的种类 1、公文的分类 （1）从来源分： 收文：外来文件 发文：对外文件

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对内文件 （2）从行文关系分：

各级机关与各个单位的组织关系与业务关系在公文中的体现，具体表现为：上下级关系、平行关系、隶属与非隶属关系

上行文 下行文 平行文

用的较多的是下行文 2、公文的种类

现有13种 —— 命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要

依据《国家行政机关公文处理办法》

五、公文的格式 1、定义

指一份完整的公文一般应当具备的项目、各项目的标示、规则和用纸排版等的要求。 2、作用

为了维护公文的合法性，保证其完整性、准确性

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便于公文的运转

为立卷、归档提供方便和条件 3、总要求

统一完整、清晰鲜明 庄重大方、体现风貌 4、依据

《国家行政机关公文处理办法》（国务院）

《中国共产党机关公文处理条例》 （中办）

5、用纸 —— A4纸

由左向右，字距适中，四面留空 6、书面格式

三大块 眉首部分（文头） 行文部分 文尾部分 眉首— 发文机关标识

发文字号（机关代字+年份+顺序号+流水号） 秘密等级（保密年限） 紧急程度

签发人（限上行文） 文件编号 间隔线

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行文部分——

（1）标题：是文章的眉目

标题的三要素是发文机关、事由、文种 公文标题小于等于50个字

标题制拟的要求：结构完整、准确达意、 简短扼要、鲜明生动 （2）主送机关：放在正文左上方

（3）正文：开头部分，主体部分，结尾 开头的三种方式——

根据式：明确发文依据（依据、按照） 目的式：交待发文原因（为了）

原因式：提出发文的理由（自，自从） （4）附件

（5）成文日期（决定公文之生效日） （6）发文机关印章

（7）附注（不是附件） 文尾部分——

主题词 抄送机关 印发机关 印发日期 印发份数

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标引主题词的要求：

1） 不超过5个

2） 标引顺序先标类别词后标类属词 3） 一份文件如涉及两个类别，应先对 一个主题内容进行标引，再对第二 个主题内容进行标引。

4） 先标反映文件内容的主题词，再标 反映形式的主题词（事由在先，文 种在后）

5） 如主题词类别中找不到最贴切的 词，则到类属词中去找。

参见《公文主题词表》

六、公文的起草

幕僚——师爷——文胆

文件要过硬=思想过硬+笔杆过硬 （一）思想酝酿 1、熟悉政策

总路线，总政策（长期的，一定时期的） 有关的方针、政策

上级的具体的政策指示

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2、熟悉业务 （一定要懂行，行家里手） 3、领会领导意图 实际领悟

具体运用（五交：任务，政策，根据， 要求，时间） （二）材料准备 1、材料的收集

概括性的材料 具体性的材料

全局性与专题性的材料 正面材料、反面材料 各种统计数据 各类相关文件 2、材料的处理

判真伪（去伪存真）

鉴价值（是否符合时代） 衡材料（材料的典型） 3、 起草要领 ①叙述贵求实

用直笔，不用曲笔 “六何”要交待清楚 详略得当

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②述理贵平正

公平严正（不偏不倚） 事理一致（点到即止）

无鼓动性（不动情，不煽情） ③结论须明确

单一，明了，具体，可行

第六章 常用公文的写作 一、通知

（一）概念 P356 （二）特点 1、广泛性 2、晓喻性 3、时限性 （三）用途

1、传达需周知的事项 2、传达要执行的事项

3、转发上级或不相隶属机关的公文 4、批转下级公文 5、印发工作制度 6、任免人员 （四）写作

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1、指示性通知

指示性通知=通知缘由+通知内容+执行要求 为什么做 做什么 提希望 根据 怎么做 发号召 目的 任务要求 2、事项性通知

事项性通知=情况说明+事项告知 3、批示性通知

批示性通知=被批转文件+批转目的 +批转意义+批转要求（五）写作注意点

1、事项明确，要求具体 2、态度鲜明，语气肯定

二、通报

（一）概念P356 （二）特点 1、导向性 2、典型性 3、公开性 （三）用途

1、表彰先进

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2、批评错误

3、传达重要精神或情况 （四）分类

1、表彰通报 2、批评通报 3、情况通报 （五）写作

1、表彰或批评性通报的写作 结构 ①事实介绍：

交待六何，突出主要事迹 ②意义阐发：事件的教育意义

表彰—体现时代精神，指出现实意 义，主要经验，值得发扬的精神 批评—界定性质，指出后果，剖析 原因，主要教训。

③具体决定：表彰或处理的方式 ④号召要求：希望与号召， 警戒与要求 2、情况通报 （六）写作注意点

事例要有典型性 内容要有时代感

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评价要恰如其分

三、报告

（一）概念P356 （二）用途

向上级机关汇报工作 向上级机关反映情况 答复上级机关的询问 （三）分类

1、按性质分

综合性报告——全面 专题性报告——专项 2、按时间分 年度报告 季度报告 月度报告 不定期报告 3、按用途分 工作报告 情况报告 答复报告 报送报告

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（四）写作

工作报告 概述情况 汇报成绩 介绍经验 指出问题 提出打算 情况报告 情况汇报 情况分析

处理打算（结果）

四、请示

（一）概念 P356 （二）特点

请求性 超前性 反馈性 （三）用途 （四）分类

政策性请示 事务性请示

（五）请示与报告的区别

1、时间有别（成文时间）

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事前行文（请示） 随时行文（报告） 2、作用不同

陈述情况，必须回复（请示） 概括情况，仅供参考（报告） 3、内容不同

事项请示（请示） 情况回报（报告） 4、要求不同

一文一事（请示） 一事或数事（报告） 5、文种不同

过去常混用，现应分开 （六）写法

请示=请示缘由+请示事项+请示结语（公文惯用语） 讲原因(问题) 述理由 （情况） 概括 提要求

简明 将缘由具体化 *具体内容

情况：集中、扼要、实在 理由：充分、合理 突出 （七）写作注意点

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一事一文

一个主送单位 不得越级请示 情况需真实

五、批复 （一）概念 （二）用途 （三）特点

针对性 指导性 结论性 （四） 写法 批复=

批复引语+批复内容+批复希望+批复结语 根据 要求 套话（可省）

*根据的4种写法

1、事由+请示

2、日期+发文字号 3、日期+标题

4、日期+标题+发文字号

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*批复内容

针对来文，答其所求

具体、准确、恰当、全面 直叙直陈，不加议论 若不同意，说明理由 （五）写作注意点 表态慎重 用语准确 一文一事 理由充分 文字简洁

六、函

（一）概念 （二）特点

多向性（三种行文方向）

多属性（可替代请示、批复） （三）用途

不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题

不相隶属机关之间请示批准和答复审批事项

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（四）分类

便函

公函：去函、复函 （五）写作 *去函的写作

标题《关于**问题的函》 说明原委

告知事项（商洽、询问） 处理意见 具体要求 *复函的写作

标题《**机关**问题的复函》 以对方来函作引据 答复对方 明确表态

（六）写作注意点 直截了当 主旨集中 明确具体 掌握分寸

（七）函的收束用语

去函 希望用语（平行）：为盼、为要

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本文来源：https://www.bwwdw.com/article/ll77.html