档案管理制度07

重庆海通投资集团有限公司

档案管理制度

一、目的：

为了加强公司档案的有效管理，充分发挥档案在生产、经营、管理中的作用，根据《中华人民共和国档案法》的相关规定，结合集团公司实际，制定本制度。 二、适用范围：

重庆海通投资集团有限公司所属各单位、部门。 三、定义：

本办法所称的档案是指集团公司及二级法人单位在生产经营管理过程中直接形成的具有保存价值并按一定要求立卷归档的文字、图纸、声像等资料。 三、档案管理：

1、各单位、各部门应指定专人负责本单位、部门档案的收集、整理、归档工作。 2、归档范围（类别）：

2.1、法律资料：A类：公司各类经济合同；

B类：公司章程、申办变更材料及政府部门批准颁发的各类证件。

2.2、音像资料：反映公司领导、职能部门工作成果的录音、录像、照片等。 2.3、人力资源资料：人事及业务资料（含员工入职、合同、保险、奖惩、薪酬等）。 2.4、行政文件：以公司编号红头文件形式发布的所有文件、外来文等。 2.5、质量体系文件：以公司质量保证体系文件形式编号发布的所有文件。 2.6、技术图纸资料：以公司技术文件编号形式发布的技术工艺文件及图纸资料。 2.7、质量管理资料：质量检查记录及与质量管理有关的资料。

2.8、公司管理性文件：公司行政、质量体系、技术工艺以外的管理规范性文件。 2.9、财务会计资料：凭证、帐簿、报表等资料。

2.10、投资销售资料：可行性研究报告、市场调查、项目策划书、销售策划书、投资销售宣传资料等。

2.11、项目申报资料：对外申报项目补助等资料。

3、归口部门：公司档案实行归口负责制，由相应单位、部门对所持文件进行归档、管理；具体如下：

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序号 1 2 3 4 5 文件类别 法律资料A类 法律资料B类 音像资料 人力资源资料 行政文件 质量体系文件 归口部门 综合部及执行部门 办公室 办公室 人力资源办公室 办公室 综合部 序号 6 7 8 9 文件类别 技术图纸资料 质量管理资料 归口部门 技术部门 质量管理部门 公司管理性文件 综合部及各部门 财务会计资料 财务部门 开发、销售部门 综合部 10 投资销售资料 11 项目申报资料 4、归档范围中的：质量体系文件、技术图纸资料、质量管理资料的管理，按照重庆海通投资集团有限公司程序文件中的《文件控制程序》执行。

5、归档时间：

5.1、对法律资料、音像资料、人力资源资料，投资销售资料的归档采取“发生归档法”，即对工作中产生的符合归档范围的资料及时归档。

5.2、对行政文件、质量体系文件、技术工艺文件、公司管理性文件采取“月末归档法”，即每个月末（25日—30日）集中将工作中产生的符合归档范围的资料进行归档。

5.3、档案的装订必须在次年2月28日前完成。 6、归档要求：

6.1、案卷标题要简明、确切地反映出卷内文件的内容；

6.2、卷内文件排列要合理，准确填写卷内目录或材料内容登记表和卷内备考表； 6.3、案内文件要去掉金属物，用线绳装订，确保文件无破损、装订线上无字； 6.4、用黑色签字笔准确书写案卷封面，字迹端正清楚，禁止用圆珠笔、铅笔书写； 6.5、各单位、部门和任何个人不得留存或私自销毁应归档的文件材料。 7、立卷：

7.1、立卷方法：按类别、时间（年度）等“特征”组成案卷。 7.2、卷内文件的排列和编号：排列次序有条理，文件之间有联系。 7.3、案卷的排列与编号：按不同门类、载体和不同保管期限分别排列。

7.4、编制案卷目录：案卷经过排列后，应按保管期限的不同分别编制案卷目录。 8、保管期限：档案的保管期限分为永久、长期、短期三种。对公司有长远利用价值的档案列为永久性保存；对公司在较长时间内有参考利用价值的档案列为长期保存，期限为10-50年；对公司在较短时期内有参考利用价值的档案列为短期保管，期限为3-5年。

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序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 文件类别 法律资料A类 法律资料B类 音像资料 人力资源资料 行政文件 质量体系文件 技术图纸资料 质量管理资料 保管期限 序号 3-5年 永久性 永久性 3年 永久性 永久性 永久性 3-5年 11 文件类别 财务会计资料 月季度财务报表 银行余额调节表、对账单 固定资产卡片 原始、记账、汇总凭证 总分类、明细分类、其他日记账、辅助账簿、会计移交清册 保管期限 3年 5年 报废后5年 15年 公司管理性文件 永久性 投资销售资料 3-5年 3-5年 现金银行存款日记账 15年 年度财务报告、会计档案保永久性 管、（销毁）清册 10 项目申报资料 四、档案的保密与借阅：

1、档案管理人员、借阅人员要严格按照《公司保密管理规定》借阅档案。 2、公司员工因工作需要可持由本部门主管批准的《重庆海通公司档案查（借）阅申请表》到档案归口部门借阅无密级的档案，借阅有密级的档案须经过公司分管领导签字批准；外单位借阅公司档案必须持其单位介绍信经集团公司领导签字后方可查阅。

3、借阅者必须确保档案的安全、保密和完整；不得圈注、勾划、涂改、污损、折叠、拆卷；不得翻阅、摘录和查询与允许查询内容无关的材料；不准私自复印、转借。

4、档案一般不得带离借阅室。如确需带离，借出时间最长不得超过1周，且须在“申请表”中注明并报公司分管领导批准。

5、借阅者须及时归还所借档案，杜绝催还或无故逾期不还现象。 6、借阅者在阅览档案时不允许同时进行吸烟、喝水、吃食物等。 五、档案的鉴定、销毁与移交：

1、鉴定档案必须坚持全面的、历史的、发展的观点，掌握标准，慎重进行。每次鉴定均需在备考表中注册鉴定意见，由负责人签字，并注明鉴定日期。

2、档案鉴定后，对失去保存价值的和保管期已满的档案要进行销毁。销毁前，必须由归口部门编造档案销毁清单，报分管领导批准后方可进行。销毁时，要有二人以上有关人员监销，由监销人在销毁清单上注明销毁日期，签字（按手印）以示负责。

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3、凡须移交的档案文件在移交时，双方应在一式三份的移交清单上签字，双方签字后各持一份，公司相关档案收入一份。 六、档案管理的奖惩办法：

1、档案管理人员、借阅人员应严格执行上述规定；由企业规章制度执行检查小组进行不定期抽检。

2、对在档案工作中做出显著成绩的单位和个人由集团公司给予适当表彰和奖励。 3、对档案管理者保管不善、手续不全、丢失档案资料或档案借阅者故意转借、复印、涂改、撕毁、无故延期等不利于公司档案的行为考核50—500元/次，并停止其档案借阅权，情节严重并给公司带来重大损失的由当事人承担全部责任并移交司法机关处理。 七、附则：

1、本办法由集团公司综合部负责解释。

八、附表：

1、重庆海通投资集团有限公司档案查（借）阅申请表 2、重庆海通投资集团有限公司档案查（借）阅登记表 3、卷内目录 4、材料内容登记表 5、卷内备考表

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