公文写作程序和方法

第一部分：有关写作过程（考试要求）

1.公文写作在文字表达方面的要求。 2.确定公文主题的原则。 3.公文结构的三种常见形式。 4.公文开头的方法。

5.公文常用的表达方式与语言特色。 6.公文起草的步骤。

公文写作程序和方法（课件）

一、公文写作的特点

（一）被动写作，遵命性强 （二）对象明确，针对性强 （三）集思广益，群体性强 （四）决策之作，政策性强 （五）紧迫之作，时限性强 （六）讲究格式，规范性强。

二、公文写作的基本要求 （一）思想内容方面

1.政治上正确，思想观点正确

（1）必须符合党的路线方针政策、国家的法律法规，准确地宣布、传达、体现党和国家的方针、政策的精神。

这是公文写作必须遵循的第一位的、根本的要求。它是公文的阶级性和党的政治纪律、组织纪律、组织原则在公文写作工作中的具体体现，也是以法治国、依法行政的具体体现。党政机关的公文起草工作，是党政机关的决策、领导、管理等公务活动的重要组成部分。党政机关制定的方针、政策、措施和工作部署等，制成公文发布后才能实施。所以，公文起草工作在加强党的领导、实施国家管理等工作中具有举足轻重的和不可替代的重要作用。

制发公文的具体目的虽各不相同，但从根本上说，都是为了贯彻落实党的路线、方针、政策和国家的法律、法规。随着社会的发展和情况的变化，虽然有的具体政策和法律、法规要适时作必要的调整，但必须经过中央和有调整权力的机关作出决定，下级机关无权在自己的行文中改变中央和上级机关的政策规定；涉及国家法律、法规的修改，只能按法定程序由有关的权力机关或最高决策机关作出决定，在上级未作出新的决定之前，下级机关起草公文必须符合正在执行的方针、政策和法律、法规，绝对不能在行文中有与国家现行法律法规不一致的表述。

（２）必须符合上级机关的指示

这是我们党的民主集中制的组织原则在公文起草工作中的具体体现，也是维护我国政令统一的具体体现。下级必须服从上级，全国各级党政机关必须维护中央的权威，维护国家的政令统一，不得政出多门、各自为政。这不仅是组织原则和组织纪律的要求，而且是从实践中得出的正确结论。因为上级机关比本级机关更了解全局情况，更能把握全局，熟悉它的下级机关，它的指示有很强的针对性。这里的指示，是广义的指示，包括上级机关用各种文种发布的政策、规定、措施等。所以，在起草公文时，不但要了解和研究党的路线方针政策、国家的法律法规，而且要了解和研究上级机关的有关文件精神，把上级机关的指示同本地区本部门本单位的实际结合起来，体现在本级的公文中，使之具体化和切实可行，从而使上级机关的指示在本地区、本部门得以贯彻落实。

（3）必须同现行有关公文相衔接

这里包含四个方面的含义：①指同有现行效用的公文相衔接。②有关公文包括本机关与其他机关的有现行效用的有关公文。③在同一个问题上，有关公文可以从不同侧面作出某些规定，但它们之间应当互相配合，统一于上级的某一规定之中，不能互相矛盾。④根据新情况、新问题、新形势对现行公文的有关规定作某些改变，制定新的政策、规定等，既要符合实际情况，切实可行，又要在新制发的公文中以适当的形式有所交待或说明。例如，在公文的末尾可以加上交待性语言：“凡过去的文件规定与本文不一致的，以本文为准。”

2.观点明确，内容充实

观点明确是指公文语言表述的主题要鲜明突出，赞成什么，反对什么，提出的各种主张、意见、政策、措施、要求等,都应清楚明白,一看就懂，没有含糊或模棱两可之辞。

内容充实是指起草公文，必须占有丰富的材料，有充分的论据，以增强公文的说服力，使受文者知其然，并知其所以然。

占有材料，是起草公文的基础。起草公文必须下大力气收集和占有丰富的材料，包括各

种情况、典型事例、论点（提出问题）、论据（解决问题的实例和理论依据）等。然后将收集来的材料进行认真地阅读和分析研究，选用与公文要阐述的问题有关的、真实的、新颖的、典型的、有代表性的、能揭示事物本质的材料，按照公文写作的规律和公文的需要组合在公文中。

3.针对性强，有的放矢，切中要害

（1）必须完整、准确地体现发文机关的意图

发文的目的和公文的主要内容都要很好地、全面地体现发文机关的意图。发文机关的意图，是发文机关领导集体的意图，即发文要达到的目的和设想。它包括两层意思：一是指发文的目的（主题），即通过发文所要解决的问题；二是指在公文中提出政策和措施办法，即公文的主要内容。切忌把个人的想法当成的机关的意图,自己有好的建议，必须报经领导认可之后才能写进公文中。有些公文是以领导人署名印发的，但这不是领导人的私人身份，而是公务行为，以机关代表的身份署名。这类公文体现的同样是发文机关领导集体的意图，有的署名文还要经过领导集体研究和审定。

要做到完整、准确地体现发文机关的意图，必须注意以下三件事：①必须在党的路线方针政策、国家法律法规的范围内体现，在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的指导下的体现，而不是部分的、片面的、机械的、形而上学的体现；②必须是全局利益的体现，而不是小团利益的体现。③公文起草人员应全面地、仔细地了解和听取机关领导集体的意见和要求，特别要听取机关主要领导人的意见，从领导角度和全局的高度思考问题。

（2）必须全面、准确地反映客观实际情况

全面、准确地反映客观实际情况，是党的实事求是的思想路线和公文处理实事求是的原则在公文起草工作中的具体体现。正确地理解和实践这一要求,应把握以下三点：

①全面性。这是对反映实际情况“量”的方面的要求。在纵向方面，有历史情况、现实情况及未来发展趋势，即某一事物产生以来的全部情况与未来发展方向；在横向方面，有各部分、各方面的情况，本单位和外单位的情况，本地和外地的情况等。在工作分类方面，有党务工作、思想政治工作、业务工作、经济工作等；在工作业绩方面，有成绩,也有缺点。在上行文中,应有喜报喜，有忧报忧，喜忧兼报；在下行文中，既要注意点上的情况，又要注意面上的情况。典型情况反映事物发展的方向，面上的情况反映事物的本来面貌，不能偏听偏信，一叶障目，以偏概全，应从事物的各个层面反映实际情况。

②准确性。这是反映客观实际情况“质”的方面的要求。公文中所反映的情况必须是

真实的、可靠的，是没有“水分”的情况，必须体现事物的本质和规律性的情况。应透过现象看本质，抓住事物的主要矛盾和本质特征。

③客观性。这是马列主义、毛泽东思想、邓小平理论中唯物主义观点在公文起草中的体现。公文中所反映的情况必须是客观存在的实际情况，不是主观臆想或故意编造的情况，不能断章取义或搞实用主义。要作深入细致地调查研究，取得大量的真实的第一手资料，以增强公文所反映的情况的客观性。

公文所反映的情况的全面性、准确性和客观性，是一个不可分割的整体，互相联系，互相依存。只有全面、准确地反映客观实际情况,才能对事物作出正确的结论,找到解决问题的方法，增强决策的科学性和公文的可行性。

4、科学性强，提出的政策、措施必须切实可行,经得起时间的考验，经得起实践的检验

这是公文写作及整个公文处理工作的核心问题，是公文的生命力之所在。政策、措施制定必须符合现实条件的要求，充分估计各种环境因素对政策的影响与制约。也就是说，政策、措施的制定，必须以现实可行为前提。政策、措施的可行性一般包括四个方面：（1）政治可行性，即某项政策、措施可能被多数政治团体或大多数群众接受，政治风险不高；（2）经济可行性，即实施政策、措施必需的资源是能够充分获得的，是不会产生难以承受的经济负担的；（3）技术可行性，即将政策、措施付诸实施在技术上是可行的；（4）心理可行性，即政策、措施的实施与受文对象及执行者的心理承受能力是相适应的。

具体的政策、措施主要是两类：一是属于规范行为方面的，主要是：什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了政策规定怎样处理等。二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。制定具体的政策、措施，必须坚持“按照实际情况决定工作方针”的马克思主义的原则，既要作深入细致地调查研究,又要作周到的科学论证；既要坚持政策制定的原则，又要坚持正常的程序；既要讲速度，更要讲质量；既要考虑需要,又要考虑可能,使之切实可行。

（二）在文字的表达方面

1.结构严谨，条理清晰

这是从公文的逻辑结构、布局上对起草公文提出的要求，即公文的开头、主体和结尾各部分的段落、层次安排井然有序，环环紧扣，脉络清晰，层次分明，无赘述，无交叉，无重

复，无矛盾，全文构成一个不可分割的有机整体。

条理清晰是指公文写作都应按照人们的思维规律和各部分内容及各词、句之间的逻辑关系，即先说什么，后说什么，将公文分成若干部分依次进行表述。每一部分的内容集中表述，部分与部分之间、层次与层次之间，在内容上不交叉。每个句群的内部，陈述有序，语言流畅，生动活泼，条理清晰，易读易记。

2. 行文要规范，公文的种类、格式等都由国家统一规定，书写要清楚，标点要正确，文面要整洁

（1）公文格式要规范

公文的格式是公文的外部特征。它的作用是以规范、庄重的形式和逻辑力量引起人们对它的重视，并为人们阅读、承办和管理公文创造便利条件。公文面格式中的各个要素和用纸格式、装订格式等都要准确地掌握和应用它。紧急公文应当体现紧急的原因，并按照实际需要标注公文的紧急程度；秘密公文，应按照《保密法》的要求和有关规定准确定公文的密级，机密级、绝密级公文应标注分份序号。

（2）文种使用要恰当

每一个文种，反映了它的行文方向、公文性质、重要程度、语言要求和篇幅长短等。恰当地使用文种，是确保公文质量的重要因素之一。在公文起草之前，要根据行文的目的、要求、内容、行文机关与收文机关之间的关系确定使用恰当的文种，以便采用相应的格式、体裁、篇幅、语言起草公文。不同的文种，具有不同的功能和作用，并体现发文机关与受文机关之间的关系。有的文种具有指导功能，适用于上级机关对下级机关行文，如决议、决定、指示、批复、工作要点等；有的文种具有请示和报告的功能，适用于下级机关向上级机关行文，如请示、报告等；有的文种具有周知的功能，适用公开发布或在一定范围发布，如公报、公告、通告、通报、通知等；有的文种具有规范功能，适用于对特定范围的工作或事物制定具有约束力的行为规范，如条例、规定、细则等。决定、通知既可用于周知性公文，也可用于指示性公文。函具有协商功能，适用平行机关之间协商有关问题或事项。文种使用得当，能增强公文的效能，如果文种使用不当，会影响公文的效能，甚至会造成行文关系的混乱。所以，文种的使用，一定要恰当。公文起草人员要深入研究文种，准确使用文种，实现文种使用与行文关系、行文目的、行文格式、公文语言的一致性。

（3）人名、地名和其他专有名字、时间、数字、引文要准确规范

这是一个国家进行规范化、科学化管理的内在要求。在公文写作工作中执行国家标准，实现文字表述的规范化，以便于阅读、理解、记忆和贯彻执行。

①人名应用全名。在执行职务所定的任务或反映身份时，采用“单位＋职务＋姓名”的方式，比如，××市委书记王××，人名后面不再写同志。姓名前面没有冠以单位与职务的，应在姓名后面加“同志”二字。

②地名要用全称。为了便于查找，地名的前面应冠以省、市州、县市区、乡镇（街道）、村名。县名的前面只冠省名就行了。以地名取名的市辖区，在省内行文，区名前面可不冠市名,向全国行文,区名前面应当冠以省名和市名，但以方位取名的市辖区，无论何种情况，区名前面必须冠以市名。举世闻名的地名可以直接表述。

③机构名和其他专有名字要用全称或规范化的简称。机构名的简称应以批准机关发文认可的简称为准。批准机关未为其确定简称的，如需用简称，在一件公文中，第一次出现时用全称，并加括号注明简称。不能自造简称，不能使用行业内通用、全社会不能通用的简称。书名、文件名、文章名、会议名、展览名要用全称。引用书名，在其后加圆括号注明出版社名与出版时间；引用文件名，在其后加圆括号注明发文字号；引用文章名，在其后加圆括号注明作者与出处；会议名要在前面说明开会时间与地点；展览名要说明主办单位。

④时间和数字用法要符合《中华人民共和国国家标准出版物上数字用法的规定》。 ⑤引文准确规范。在公文中引用其他文件、书刊和领导讲话中的文字，一定要查对原文，包括发文字号、刊号、每一个文字与标点符号等，都要做到与原文完全一致，准确无误。

（4）汉字、标点符号和计量单位的使用要准确规范

①正确、规范地使用汉字。这是爱国主义的表现之一，也是便于阅读公文的要求之一。要准确规范地书写汉字，必须认真学习汉字，尊重祖国的文字和了解祖国文字发展史，不写错别字，不用繁体字、异体字和生僻字，严格执行国家语言文字委员会发布的规定及《简化字总表》的规定，每一个汉字的使用都要做到准确规范。

②标点符号的使用要符合《中华人民共和国国家标准标点符号用法》的规定。标点符号是公文的重要组成部分之一。它对于准确、规范地表达公文内容和作者的思想感情，具有不可替代的重要作用。因此，必须认真学习、研究和规范地使用标点符号。同时，把学习标点符号知识与学习其他知识相结合，才能更有效地提高运用标点符号的水平。

③公文中计量单位的使用，要符合《中华人民共和国法定计量单位》规定的计量单位量的名称、单位名称、单位符号和书写格式。

（5）要注意选用书写的载体材料与字迹材料。 3. 语言表述准确精当 （1）语言要准确

公文的观点、论述要符合实际情况，符合党的路线方针政策、国家的法律法规，符合发文机关的意图，符合行文的规定和语法规则，使公文表述的每一句话、每一个词、每一项政策规定、每一项实施措施，均非常周密明确，无歧义、无漏洞、无语法逻辑方面的问题，经得起实践的检验和逻辑检验，无懈可击。

（2）文字要精练

这是指公文起草应当文风端正，以极简短的文字，表述公文的全部内容，做到开门见山，篇幅简短。

文风端正，是公文写作的一项基本原则，是指起草公文应当做到认真负责，一丝不苟，出发点正确，杜绝形式主义和繁琐哲学。在公文语言文字方面，做到庄重得体、平实无华、简洁明了，通俗易懂，既要突出公文的生动性,但不片面地追求文辞的华丽,使之华而不实；不用生僻、怪僻、浮华的词，避免造成公文晦涩难懂；不能为发文而发文。

开门见山，是一种形象的比喻，指的是公文一开头就要切入主题，先给受文者一个总的概念，以引导受文者进一步阅读全文。直接进入主题，简洁明快，引人入胜。每一部分、每一段落、每一层次都应做到开门见山。

文字精练，是公文写作中运用语言文字的基本要求、基本方法和基本特点。公文的写作要锤字炼句、言简意赅，用概括性语言，力戒形式主义和繁琐冗长。

篇幅简短，是处理公文的重要原则和基本的行文规则。只要做到了开门见山、文字精炼、文风端正，必然能够达到篇幅简短的效果。四者是相互依存、互为因果、互相联系、不可分割的统一体。

三、公文的主要构件及其写作方法 （一）公文主题

1、公文主题的含义和地位

主题是通过全部材料表达出来的作者的主要观点和思想。主题的本质是抽象思维的成果，是作者对文章中心事物进行总体抽象分析所产生的一个基本思想认识。对事物会有多个思想认识，主题是其中最主要的认识，其他思想认识或者不做主题而抛开，或者表达为围绕主题的层义、段义和句义。而在公文中，主题是撰写者通过公文的全部内容表达出来的一个中心思想或认识。

主题的地位和作用非常重要。如果说材料是血肉、结构是骨胳、语言是细胞，那么主题则是一篇公文的灵魂，人们还将主题比喻为军队的统帅。更为准确的说法是，主题在公文中的地位是核心。公文的材料、结构和语言等因素，都受主题制约、指挥，为主题服务。主题是决定公文写作水平的最重要的因素。

公文起草之前必须首先确立主题，正如古人所说“意在笔先”。在公文四要素中，只有主题是作者自己产生的。主题是作者对公务提炼出来的整体性集中认识。其他文章要素不是这样：材料是客观存在的个别事物，结构是具有历史性、规范性的公文外在形式，语言是公文形式的基本建筑材料。作者对它们只是按照需要进行选择和运用而已。这样一来，主题的确立就是作者的第一步而又具有整体性的工作。主题确立后，其他要素就有了安排和使用的依据。

2、确定主题 （1）确定主题的原则

主题要符合法律政策，即合法。《办法》第25条规定草拟公文应当做到：“符合国家的法律、法规及其他有关规定。如提出新的政策、规定等，要切实可行并加以说明。” 这一原则，是非常明晰的，在公文主题的确立上人们都会普遍遵守。

主题要符合领导意图，即合意。领导意图，是发文机关领导对公务的基本看法。领导意图来自两个主要方面：一是本单位管理工作实际；二是上级机关的指示，包括党和国家的方针政策以及隶属关系中上级机关的公文和领导人的指导。撰稿者一定要善于领会和把握领导意图。领导意图，大多情况下是形成公文主题的观念形态，有的则直接是公文主题。撰稿者要从中确定一个主题，或者直接传达主题。如果公文主题不符合领导意图，领导不会签发。领会领导意图，具体来说有两点要注意。一是认真听取领导对写作任务的指示，最好边记边想，不明确的问题及时询问清楚。领导一般都会讲出写作的几个要点，撰稿者要问清那是重点，以便由此形成主题。二是在写作的过程中不断领会领导意图，有时还要再加请示。还可能出现这样的情况，领导意图也有不正确的地方，这就需要诚恳而又艺术地提出自己的看法。

主题要单一、鲜明、确切。一份公文只能有一个主题。鲜明，就是主题中作者的态度要清清楚楚，肯定或否定、表扬或批评，都要明确清楚，不能模棱两可，含糊不清。确切，就是主题包含的意见、主张等，不但要正确，而且要讲究分寸，注意相近句义及词义的区别选择。确切，还指公文主题所针对的人员、事件和范围要清楚，针对性要强。

2、确立主题的方法

总的来说，公文写作活动发端于工作的需要，需要产生任务，任务是形成主题的基础。

（1）工作需要种种

根据事务种类和处理目标的不同，工作需要的表现也不尽相同。

一是管理指挥的需要：上至国家下至部门，要做好事务管理工作、将政令下达执行，就必须采用某种形式，而行政公文是机关单位实施管理的最有效的工具。

二是法治宣传的需要：随着依法治国进程的加快，法治的完善成为社会主义建设的主题，制定颁布更多切实可行的法律法规是依法治国的前提条件。应用文是法律法规的固定形式，出于法治宣传的需要，为了让更多的组织和个人了解法律、依法办事，为了让法律更好地服务人民，必须发挥法律类文书的作用。

三是沟通协调的需要：在机关单位内部不仅仅存在上下级关系，工作的进行、事务的处理也不单纯是指挥和执行的过程，各组织部门间的分工合作，平级单位或不相隶属单位间、单位内部与外部之间的沟通协调同样是不可或缺的重要环节，应用公文的运用满足了沟通协调的需要。例如函的运用，知照性通知通告的运用，都为组织部门的协商合作、机关单位与群众的沟通交流提供了枢纽。

（2）写作任务向主题的转化

公文主题的提炼过程实际上就是写作任务转化为作者主观观念的过程。简单说，作者对写作任务进行分析，经过主观思维的理解和加工来确定行文目的，再依据行文目的提炼出文章的主题。

在提炼公文主题的过程中，作者要发扬深入调查、透彻了解的精神，在充分把握准确的客观要素后，再综合运用各种思维方式予以加工。第一，作者要善于运用纵向挖深的思维方法对常规的写作任务加深感受，以发现客观事物的深层内涵，提炼出深刻有高度的主题。面对同一个问题，不仅要看到它的表层，还要看到它的第二层、第三层内涵。第二，作者要善于运用横向拓展的思维方法研究客观任务之间的联系，变换不同的角度来思考问题，提炼出最有利于处理问题的主题。第三，作者还要善于运用逆向思维的方法，在正面思考的同时还要学会从问题的反面来思考，以得出新的发现，提高公文的现实价值。

例如，位于东部沿海地区的某市政府部门，一日接到群众的上访来信，信中反映了这样一个问题：来信群众居住在位于城市西面的一个居民小区，原本对居住地的生活环境很满意，但自从5年前市政府批准在小区西边5公里内建了一家造纸厂后，居民们日益感觉到自己的居住环境大受影响，每天不但要受到噪音影响，还要受到“工业三废”的污染，附近的住户怨声载道，遂将该问题反映给市政府，希望妥善处理。面对这样一封来信，作为政府某部门的文书工作者，该如何确定向上级报告的主题，又该如何向来信群众交待呢？

对于该问题主题的提炼，作者首先要区分不同的发文对象，这就需要运用横向思维的方式，区别开上级领导和群众这两者需求的不同。群众的需求主要是解决他们的居住环境问题，而上级领导的需要则是从城市的长远发展高度来考虑。其次，针对反映的问题本身，要想妥善解决问题，必须要对症下药，此事的“症结”何在，就需要作者运用纵向思维能力去发掘出问题的本质。材料表面上呈现给我们的是居民小区和造纸厂之间的矛盾，再深一点可以看出环境问题，但这些都不是最终的症结，其真正的本质应该是该市的城市规划问题，对于一座地处沿海地区，地势由西到东逐渐走低的城市，将一家高污染的造纸厂建设在城市西边的居民区附近，显然是规划的失误。第三，发现了问题，如何根据问题提出解决方案，就必须从正反两方面来考虑。具体实施上，是选择居民区拆迁，还是工厂迁移，迁移到何处，都需要从城市的长远发展、利益得失两方面来综合考虑，而这种考虑正是逆向思维的体现。

虽然公文的写作相对于文学创作来说，要求作者更加客观，更加尊重现实，尤其是在公文类的写作中，作者要遵从群体意志，而不能从个人意图的角度出发来撰文，但这并不代表作者只能被动接受客观要求和群体意志。事实上，提炼主题的过程需要作者在尊重客观现实、客观要求的基础上充分发挥主观能动性，以综合的思维方式来揣摩客观要求，分析客观任务，还要主动积极地调查研究写作任务的相关材料，作者只有不断提高自身的综合思维能、调查研究能力以及文字写作能力，才能在公文写作上做到言之有物、言之有理、言之有据，充分发挥公文的实用性。

3、公文主题的表达

公文的主题必须在显著位置直接、简括地表现出来。表现方式通常有两种：一是在标题中表现，二是在正文的缘由部分表现。

第一，标题表现主题。

公文的主题在标题中的事由和文种两部分表现出来，可以有这样的公式“主题=标题中文种（动名词）+事由”。如《关于教育经费的请示》，主题可以转换为“（省略主语即发文机关）请示批给教育经费”。仅有发文机关和文种甚至只有文种的公文标题，则只是揭示了主题。如《通知》，主题一定是“通知某公务”。

第二，在缘由中表现主题。

公文的缘由部分一般要写明发文的依据、原因、目的，然后接写核心内容，也即主题，然后用过渡句结尾。如：例文。

在议论表达方式为主的公文如报告（讲话）、指示、意见中，以及以记叙表达方式为主的公文如调查报告、总结中，主题实际上是中心论点，一般以一个判断句的形式清晰地表达

也可用句子式并列起来。

与之相联，序码还表达为章、条、项、目、款等层次。章表达为“第一章”或“总章”。条表达为“第一条”。项表达为“一”、“二”等。目表达为“（一）”或“1”等。款表达为自然段。

（2）常常使用过渡词或者过渡句。过渡词或者过渡句大多用在开头和主体、主体与结尾、层次和层次、层次与段落之间。

过渡词如：以下，以上，是，现，将，即，总之，为此，对此，因此，但是，不过，一些，另一类，一方面，另一方面，另外，有的，还有，同时，此外，所有??

过渡句如：“现将??如下”，“具体作法是”，“主要表现在以下几个方面”，“以上??说明”，“综上所述”等等。

④开头方法

公文开头，简明直接。《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》中，明确要求：“一切较长的文电，均应开门见山，首先要摆出要点，即于开端处，先用极简要的文句说明全文的目的或结论??，唤起阅者注意，使阅者脑子里先得一个总概念，不得不继续看下去。”公文开头大致有以下几种。

（1）情况式。这种公文的开头叙述了时间、单位、地点、人物和事件等情况。其特征是有“目前”和“20××年”之类时间状语。如《中共××县委、××县政府关于表彰一九九五年纪检监察工作先进集体、先进个人的决定》的开头就是这样：

一九九五年，全县各级纪检组织和广大纪检监察干部，认真贯彻落实中央和省、地、县关于深入开展反腐败斗争的重要部署，全面履行纪检监察职能，狠抓案件查处，严厉惩治腐败，为加强党风廉政建设，促进全县改革开放和经济发展做出了重要贡献，涌现出了一大批成绩显著的先进集体和个人。

（2）文件式。这种公文的开头，常用“根据”、“据”类格式用语，往往只是一句话。如《撤销你市关于擅自改变上级机关对外商赠送物品的审批权限规定的决定》的开头就是这样：

关于外商赠送物品审批权限问题，外贸部?1981?贸进管字第353号文件规定，外商赠送物品以及××、××接受外商赠送汽车十辆以下，由省人民政府批准，而且省府已发出×府办?19××?××号文件明确了接受赠送物品报批手续。

这种开头可以说是依据式，采用了说明的表达方式，因而可以说属于说明式。说明式开头简单介绍人物和事物。

（3）意义式。这种公文的开头采用议论表达方式，常用“是”作谓语。如《国务院关于提请审议《中华人民共和国税收征收管理法（草案）》的议案》的开头就是这样：

税收是国家财政收入的主要来源，宏观调控的重要经济杠杆。在我国社会主义现代化建设中，税收担负着十分繁重的任务。

作用式的开头可以说属于意义式。这种公文的开头常用“将使”、“使”类动词。 （4）目的式。这种公文的开头常用介词“为”、“为了”来说明目的。如《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》的开头是这样的：

为了惩治虚开、伪造和非法出售增值税发票和其它发票进行偷税、骗税等犯罪活动，保障国家税收，特作如下决定：

公文多种多样，因而公文的开头也是多种多样的。如简报的开头一般采用新闻导语式的开头方式。又如讲话稿的开头往往是问候。在起草公文的时候要具体情况具体对待。但是，以上所列举的开头方式是比较普遍的，也是清晰的，对于我们起草公文非常有利。

（5）综合式。行政公文的开头即原由常常是综合式的，也就是说包括了情况式、文件式、意义式、作用式、说明式、目的式等开头方式。当然，综合式不可能包罗无遗，往往只是其中两三种开头方式组合在一起。如《国务院关于进一步深化粮食流通体制改革的决定》的开头就包括3种方式：

近几年来，党中央、国务院制定了一系列政策措施，加强农业基础地位，推动粮食生产迈上新的台阶，取得了举世瞩目的成就。同时，粮食流通体制改革也取得了一定进展，对促进粮食生产，搞活粮食流通，稳定粮食价格，保证市场供应，发挥了积极作用。但是，现行粮食流通体制仍然没有摆脱“大锅饭”的模式，国有粮食企业管理落后，政企不分，人员膨胀，成本上升；同时又严重挤占挪用粮食收购资金，导致经营亏损和财务挂账剧增，超出国家财政的承受能力。这些都说明，现行粮食流通体制已越来越不适应社会主义市场经济的要求，到了非改不可、不改不行、刻不容缓的时候了。不改革，中央和地方的责权关系不清，中央财政不堪重负；不改革，国有粮食企业就难以扭转亏损，不能担当粮食流通主渠道的重任；不改革，不利于保护农民的生产积极性，必将影响粮食生产的持续稳定增长。按照党的十五大提出的目标和要求，必须利用当前宏观经济环境明显改善、粮食供求情况较好的有利时机，加快粮食流通体制改革的步伐。改革的原则是“四分开一完善”，即实行政企分开、中央与地方责任分开、储备与经营分开、新老财务帐目分开，完善粮食价格机制，更好地保护农民的生产积极性和消费者的利益，真正建立起适应社会主义市场经济要求、符合我国国

情的粮食流通体制。为此，特作如下决定：

这个开头有情况式、意义式和目的式。 ⑤结尾方法

行政公文常见的结尾有：

专用语类。一般行政公文种都有，如“请予批复”、“特此通知”等。

希望、号召类。至少一段话。通报、决定等行政公文常常使用这种结尾。

行政公文之外其它公文种类的结尾是多种多样的。如法规性公文有说明式结尾。

无结尾（秃尾）：

公文的开头和结尾要互相照应，这样才能突出主题、概括全文、加深印象。开头和结尾照应的方式是多种多样的，但是在行政公文中往往用原由的最后一句来照应结语。如请示的原由的最后一句是“特作如下请示”，结语“以上请示，请批复”来作照应。

公文格式模板： 范文

C 正文区 C1 缘由（发文依据、原因、目的等等）＋过度语： C2 事项（篇段合一式、段落式、条款式） B 主送机关A 标题区 机关名称＋事由＋文种 D 生效标识区 印章 ××××年××月×日 关于严格遵守公路收费项目审批程序的通知

各市、县、自治县人民政府，省府直属有关单位：

改革开放以来，我省各级人民政府积极进行交通基础设施建设，使全省公路面貌发生了很大变化。但同时出现的违规现象比较普遍，有的项目立项后，未经省有关主管部门批准，擅自改为利用外资项目；有的在搞合作时未按规定对原有路产进行评估作价，甚至违反规定保证投资者的回报率；有的搞假投资，真借款，变相融资；有的市县自行审批转让路、桥收费站的经营权，等等。这些现象，对我省经济有序、持续发展带来不利影响。为使我省公路

交通事业健康发展，规范投资审批行为，根据《中华人民共和国公路法》和有关规定，特作如下通知：

一、凡需通过贷款（包括需偿还集资和实行股份制经营）建设公路、桥梁、隧道的建设项目，其规模和技术等级符合收费条件规定的，必须按基本建设程序报省计划主管部门审核，经省人民政府批准，方可立项，并在工程建成后收取车辆通行费。

二、经批准有公路、桥梁收费项目，不论规模大小，凡涉及非经营性转为经营性，或向国内外经济组织转让收费站经营权的，必须事先按程序报省人民政府批准，各市无权自行审批。

三、属于中外合作、合资的路、桥建设项目，其合同必须符合中外合作、合资企业法以及国家有关利用外资政策的规定，必须体现利益共享、风险共担的原则。中方对外方的出资不能提供任何性质的担保或抵押，对外方的投资回报不能作任何形式的承诺。

四、凡不按规定程序报批的公路、桥梁、隧道建设项目，一律不得收取车辆通行费，由此而造成投资无法回收总是由投资者自行负责。

五、凡收费到期或已偿还贷款本息的路桥收费站应停止收费，确需延长收费期限的，必须报经省人民政府批准。

六、各市要对辖区内公路（桥梁）利用外商投资的项目进行清理（清理内容按附表格式填写），并把清理情况于1998年6月底前报省计委汇总后报省人民政府。

附：市公路桥梁利用外商投资项目表（格式）

××省人民政府 一九九八年五月二十六日

（四）公文的语言

1、公文语言概述

如果将公文比作一个精神个体生命，其核心是主题，血肉是材料，骨胳是结构，那么细胞是语言，皮肤是表达方式。

不同体裁的文章使用不同特点的语言。总的来说，书面语言可以分为科学语言和文学语言两类，其差别犹如走路和跳舞。

科学文章是反映客观事物的语言形式，是社会实践的工具，因此语言最重准确规范，词语一般要求单义，还要求鲜明、生动。而文学作品则是语言艺术，目的是为着个体生命及人类群体生命层次的提高，必须写真实的个性心理感受，因此，语言最重形象性，要尽可能使用生活化、个性化的语言，如诗歌的语言要求多义性、跳跃性、可感性和音乐性。

作为科学语言的代表，公文语言十分规范，讲究语法，一般来说语气庄重，平实概括。行政公文的语言要体现行政管理机关的权威性。

2、公文表达方式

表达方式就是作者将内容传达出来所运用的方法和手段。由于社会生活本身是复杂的，对社会生活的认知，也需要有各种各样的认识方式和反映方式。这些认识方式和反映方式，在转换为语言进行传达的时候，就是表达方式。

公文中常用的表达手段有叙述、说明、议论三种，一般不用或很少使用描写、抒情等表达方式。

（1）叙述是表达事物的发生、发展和变化过程的一种写作方法。叙述是公文使用较多的一种表达手段，除法规性、计划性公文一般不采用叙述和指示性公文较少使用叙述外，知照性、报请性公文一般都以叙述为基础。公文中的叙述多为概叙和顺叙，即着重事物的整体勾画，讲清事件的原委，通过叙述讲明事理。采用叙述表达方式时，要注意把叙述的六要素即人物、时间、地点、事件、原因、结果交待明白。还要注意线索清楚，公文中的叙述常以时间、空间、具体事物或其发展变化为线索。

（2）说明用来阐述事物的性质、特征、原理、规律、作用等。说明对事物的介绍偏重于知识性、科学性，是为了解释说明事物的原理、方法、特征。公文中使用说明，一般与叙述、议论结合运用，完全采用说明的表达手段主要是规范性公文。说明的对象多为党的方针、政策和国家的法律、法规。

（3）议论是运用概念、判断和推理的思维形式阐明事物的内在联系，揭示事物的本质和规律的一种表达手段，很多公文中都含有一些议论成分。公文中使用的议论一般不做多方面、多层次、多角度的论证，只是概括、原则地表达事理，阐明观点。

3、公文语言特点

文学作品是欣赏型的，科学文章是实用型的，两大类文体写作目的不同，其语言形成各自鲜明的特色。文学作品语言讲究形象生动；科学应用文语言则应平实庄重。而对于最为典型的科学文章——公文来说，语言的具体特点如下。

1、准确

选词准确恰当。一要恰当选择词类。二要讲究词语色彩。三要准确把握词义。四要词语搭配得当。

2、平实

语言朴实无华，通俗易懂，不必像文学作品那样追求语言的形象、生动和音律美。 公文是处理公务的文书，在写作时使用文学语言就不能准确表意。如一篇公文向林业部反映我国森林遭受严重破坏时写到：“在漫长岁月的历史上（长期以来），我国林业基础脆弱不堪（极为薄弱），森林破坏得疮痍满目（非常严重）??”这里的“漫长岁月”到底是什么时间概念？“脆弱不堪”和“疮痍满目”也没有把森林遭受破坏的严重程度具体化，这就不利于决策者制定和调整相应的政策。应该交代清楚具体的时间、地点范围，并用具体的数字或事例平白如实陈述森林遭受破坏的情况。

3、简明

言简而意明，尽可能用最少的语言，清楚明白地表达更丰富的内容。要做到言简，就要尽可能精简字数。例如，1950年颁布的《婚姻法》中有一段文字：“夫对于其妻所抚养与前夫所生的子女或妻对于其夫所抚养与前妻所生的子女不得虐待或歧视。”1980年颁布的《婚姻法》把以上文字修改为：“继父母与继子女之间，不得虐待或歧视。”整个条文仅用了16个字代替了原条文40个字。修改后的条文前面只用“继父母与继子女”7个字就概括了原条文前两句33个字的内容，并且增加了“之间”两个字，就使原来条文中只是单向性规定“继父母对继子女不得虐待或歧视”改成继父母与继子女双向都不得虐待或歧视。丰富了原来条文的内容，体现了用尽可能少的文字表达尽可能丰富的内容。

意明就要注意选用通俗易懂的语言，避免用“大约”、“类似”、“也许”、“大致尚可”、“似有不合”、“据不完全可靠的判断”、“据尚未成熟的意见”等模棱两可的词语。

4、庄重

新颁布的《国家行政机关公文处理办法》第二条明确指出：“行政机关的公文，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。”这就确定了国家机关行政公文所具有的权威性和行政约束力。所以公文的语言应该是庄重、严肃的。

公文语言要达到庄重的要求，就要努力做到以下两点。一是要用规范的书面语言。包括以下三个方面：第一，规范语言，即有符合语法的完整的句式，词义要单一；第二，有生命力的文言；第三，欧化语言，形容词等限定词语比较多。公文语言可以通俗，但要尽可能少用口语。二是用公文专用语。

在长期的公务实践中，由于行文关系和处理程序的需要，公文逐渐形成一套常用的规范化、定型化、格式化的词语，这就是公文专用语。

常用的公文专用语有下面几类： 开头用语

表示依据：根据、依据，依照、按照、遵照； 表示目的：为、为了； 表示原因：由于；

表示伴随情况：目前、当前、兹、查、奉等。 承启用语：专用于承接上文、引起下文

表示目的：为此、为了；表示依据：根据、依据，依照、按照等介词承接上文。再有：特作如下通知（决定、规定），通告（通知）如下，现将有关事项通告（通知）如下，提出以下意见，拟采取以下措施或上述、综上所述等，以引起下文。

结尾用语：用于公文的结尾，如：为要、为盼、为荷。不同的文种，有不同的结尾用语，如通知（通告）用“特此通知”（通告）；报告用“特此报告”、“专此报告”、“以上报告如无不妥，请批转执行”等；请示用“以上请示，请批复”；批复用“此复”等等。

称谓用语：我（局、公司）、本（局、公司）、你（局、公司）、贵（局、公司）、该（局、公司）。

经办用语：用于说明公务处理情况或要求，如经、业经、现将、已经、兹经、责成、执行、试行、贯彻执行、研究执行、参照执行、遵照执行。

引叙用语：即引叙来件的用语，如悉、收悉、欣悉、惊悉、接、前接、近接、现接等。 表态用语：用于表明公文办理机关对公务事项的态度：同意、不同意、照办、可办、不可、不行、应、应该、批准执行、请遵照执行、原则同意、原则批准等。

期请用语：表示发文者的期望、要求，如请、希、望、盼、拟请、恳请、即请、报请等。 批转用语：批示、审批、阅批、批转、转发等。

征询用语：表示征求、询问对有关事项的意见和态度，如当否、妥否、可否、是否妥当、是否同意、如无不当（妥）、如果可行等。 用语名称 开头用语 作用 主要用于文章开头，表示发语、引据 据、据、遵照、依照、按、鉴于、关常用特定用语 为、为了、为着、查、接、顷接、根于、兹、兹定于、今、随着、由于。 第一人称：我、我单位、本人、本公司、我们。 称谓用语 用于表示人称或对单位的称谓 第二人称：你、你局、贵公司。 第三人称：他、该公司、该项目 上行：报、呈。 平行：送。 递送用语 用于表示文、物递送方向 下行：发、颁发、颁布、印发、发布、下达。 引叙用语 用于复文引据 悉、接、顷接、据、收悉。 拟办：责成、交办、试办、办理、执行。 拟办用语 用于审批拟办 审批：同意、照办、批准、可行、原则同意。 经办用语 承启用语 用于表明进程 用于承上启下 于。 上行：请、恳请、拟请、特请。 平行：请、拟请、特请、务请、如蒙。 期请用语 用于表示期望请求 下行：希、望、尚望、请、希予、勿误。 批转用语 征询用语 5、得体

得体，是指公文语言符合发文机关的身份和文种的特点、要求。

公文语言的五个特点准确、平实、简明、庄重、得体辩证统一在整篇公文之中。以选词为主

要方式的公文语言写作，一定要体现这五个语言特点。这就需要提高整体语言文字的写作水平，而要达到较高水平，就要多读、多练（有长达三五年以上时间的反复写作实践），还要向人民群众学习生活语言，向经典名著和文件学习规范化的精练语言。

批转或转发其他机关的文件 征求、询问对有关事项的意见和态度 同意、如无不当（妥）、如果可行 批示、审批、阅批、批转、转发等 当否、妥否、可否、是否妥当、是否经、业经、已经、兹经。 鉴于、为此、对此，为使、对于、关四、公文写作操作过程

基础写作学把写作过程概括为采集、构思、表达、评改四个环节，称作“写作四环”。实用写作属于写作学科的一个分支，一方面要遵循“四环”操作顺序，另一方面还有不同于基础写作过程的特殊性。

实用文体的本质是处理具体事务的工具，这一本质决定了实用写作过程的特殊性。这种特殊性首先表在实用写作有特殊的动因。写作动因就是推动写作活动启动、维持的动力，文学作品创作的动因是作者在对生活进行深入的观察、思考之后的表达欲望，是一种不吐不快的强烈心理冲动。而实用文体的写作动因却是来自工作和生活中解决具体事务的实际需要。

实用写作过程的特殊性还表现在材料选择、结构布局、起草表达、修改几个方面。实用写作的材料必须完全真实，不能像文学创作那样可以虚构和想象。实用文体是一种格式化、模式化的文体，因此在对其结构进行设计时也不能像文学作品那样追求立异创新，而是根据行文要求在已有的诸多写作模式中选择合适的一种来“套用”。文学作品的起草和修改多数情况下是由作者个人完成的，而实用文体的起草和修改常常借助集体的力量，经过复杂的程序，这一点在行政公文中表现格外突出。

根据上面的分析，我们将实用写作的过程描述如下：

工作或生活中上传下达、互通信息、协调工作、沟通感情的种种实际需要，在作者的头脑中形成写作任务，写作任务转化为文章主题，根据主题需要搜集写作材料，依据主题需要和行文目的选择合适的写作模式，用合适的模式起草，然后修改定稿。可以将这一过程简化为下面的流程图：

提炼主题 选取材材选择模式 起草 修改 实用文体写作经过上面的主旨提炼、材料选择、结构模式的选用设计几个步骤，构思工作已经完成，接下来的事情就是将构思成熟的文稿用文字表达出来，并对写出来的初稿进行修改。

（一）实用文体的起草

1.实用文体起草的步骤

实用文体不仅在本质、功能、格式等方面与其他文章不同，其起草程序、写作方式也有

自己的特点。实用文体的起草有确定文体模式、选择类别模式、确定文章结构（拟写提纲）、表达成文几个步骤，下面就依照这个顺序讲述实用文体的起草方法。

第一步，确定文体模式。

如前所述，实用文体的模式可以分为文体模式、类别模式和文章模式三个层次。实用文体的写作过程是一个“模式化建构”过程，也就是将构思所得的主旨、材料等内容纳入某种特定模式，用该模式所对应的表达方式予以表述的过程。因此，起草的第一步就应该找准文体，选择最适合行文目的的文体进行写作。选择文体要遵循上文提及的几个依据，从写作意图、授受关系、文种特点等几个方面综合思考。

第二步：选择类别模式。

很多实用文体，特别是那些使用频度高、范围广的文体，往往分蘖出数量不等的子类，每个子类都有自己的写作格式，这些格式被长期使用之后，形成相对稳定的模式，这就是我们所说的类别模式。比如，通知有批转类通知、执行性通知、周知性通知、会议通知等不同类别，它们写法是不同的。这里仅以批转类通知和会议通知为例作一说明：批转类通知一般采用“B已经A同意（通过），现批转（转发）给你们，请认真贯彻执行”的结构模式。（A代表上级部门或会议等，B代表文件名。）会议通知经常采用的结构模式为：

根据××，为了××，××单位决定召开××。现将具体事项通知如下：

一、会议内容（略） 二、会议日程（略）

三、会议人员、时间、地点（略） 四、会议要求（略） 五、联系方式（略） 六、注意事项（略）

通过比较，我们可以鲜明地感受到不同类别模式的差异。因此，起草文章时仅仅满足于找到了合适的文体还是远远不够的，还有“乘胜前进”，进一步缩小目标，找寻到合适的类别模式。

第三步：确定文章结构（拟写提纲）。

在文体模式中找到合适的类别模式后，文章的大致格局就有了，这种格局就是该篇文章的基本框架，但还不能算是文章的结构。类别模式所针对的不是哪一篇具体文章，而是在写法上具有共性的一类文章，对某篇具体文章而言，不能生硬死板地套用该模式，而应该根据文章材料之间的逻辑、事理关系进行布局安排，设计出最符合当下内容表现的结构，这个结构才是这篇文章自己独有的，它就是我们所说的“文章模式”。

文章模式通常用写作提纲的方式表现出来，当然篇幅短小、不太重要的文章也可以只打

腹稿，不一定要拟写提纲。写作提纲可粗可细，一般应包括标题、开头、正文的表述层次与各层次中的论点、论据，结尾方式等。提纲的形式主要有两种，一种是表格式，一种是条文式，表格式就是用表格展示文章的思路，理清文章的逻辑关系；条文式就是用简要的话将文章内容分条列项记录下来。

重要的公务文书一定要先拟出提纲，实践中一般有两种方法：一是先由某一个人拟出提纲，然后再进行集体讨论修改，最后由领导确定；二是参与公文起草的人员，各拟一个提纲，然后进行集体讨论，交换意见，达成共识，最后由领导确定写作提纲。

第四步：写作成文。

提纲或腹稿确定、成熟之后，就可以动笔行文了。多数私务实用文书，一般由作者个人独立完成。而公文的写作情况比较复杂：第一种情况是由一人准备、选取材料并构思布局直至拟写成文；第二种情况是由多人共同讨论、构思和准备材料，最后由一人执笔起草；第三种情况是由起草小组共同酝酿，多人分工执笔，一人统稿贯穿成文。

2.实用文体起草的注意事项

第一，始终注意“合式”。“合式”就是合乎文体模式，就是根据文体特点来组织语言。是否合乎文体要求，是实用文体水平高低的重要标志。实用文体的写作过程，就是一个在模式规范约束下运作的过程。一步步地为文章主旨、材料寻找合适的文体模式、类别模式和文章模式，并在模式框架中完成表达，不仅可以顺利地完成写作过程，还可以使写出的文章中规中矩。因此，在实用文体的起草过程中，作者头脑中要始终有强烈的文体意识、规范意识、模式意识，一旦脱离了模式的约束，写出来的文章将会不伦不类。

第二，选择合适的表达方式。实用文体的应用性，决定了它的语言表达方式与其他文章不同。实用文体一般不需要抒情和描写，主要有叙述、议论和说明三种表达方式。

第三，语言风格。实用文体的语言简练朴实，直书不曲。在选用词语和句式时要充分体现这些特点；实用文体可以使用修辞格，但一般只能使用排比、对仗等消极修辞。

（二）实用写作的修改

1.实用写作修改主要方面

实用文体与其他文章的重要不同是常常要经过复杂、严格的处理程序才能生成、生效。

所以，对实用文体的修改不能像其他文章那样只注重表达和文面，还要从办文程序方面予以审核。

1.办文程序方面

一看报批程序、行文方式是否符合规定；二看是否确需行文；三看涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见；四看所提措施和办法是否切实可行。

2.语言表达方面

对文章修改本依循由大而小的、先重要后次要的顺序，先检査公文的主旨材料、通篇结构是否妥当，然后再对段、句、词、字逐一进行检验修改。

首先是对主旨的斟酌。对公文而言，要看内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示精神，是否完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文相衔接；要看看主题是否正确，立场观点有没有问题，看法有没有偏差。对私务文书而言，要看主题是否有意义，是否深刻，是否有独到之处。

其次是对材料的取舍。要检查材料是否典型，能否服务主旨，有没有互相抵触的现象。 再次是对结构的调整。要看看各部分是否都围绕主旨构成一个整体，各层次、段落之间关系是否合乎逻辑，开头结尾、过渡照应是否自然。

最后是对文字的推敲。一要做到准确规范，没有错字、病句；二要做到精炼，将可有可无的字、句、段删去；三要做到格式规范、标点符号正确。对公文来说，还要注意人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否国家规定。

1

2.实用写作修改的注意事项

1.征求意见和协调修改

当主管部门的意见与公文起草单位的意见不同时，要进行协调。经过协调形成共识，然后根据有关部门提出的意见再次进行修改。征求意见和协调的对象是有关的主管部门。

2.报请校核、签批

在公文文稿征求有关部门的意见和进行协调修改之后，将文稿及其背景材料、征求的意见和上级机关的有关文件都附上，交上级机关或本机关的秘书部门审核和签批。

3.要进行双向审改 1

2

参照《中国共产党机关公文处理条例》（1996年版）第十八条、《国家行政机关公文处理办法》（2000年版）第二十七条之规定。 2

这一条参阅了施鹏程《公文写作三步曲》中的观点，见《秘书工作》2003年第8期。

实用文体大多都有明确的行文对象，在修改时，既要站在作者的角度，又要读者的角度进行审改。前面几项主要是从作者角度讲的，现在重点谈从读者角度如何对文稿进行审改。文章作者从受文者的角度出发，对内容的正确性、可行性和指导性进行检验。一要查政策界限是否正确；二要查措施办法是否明确具体；三要查措施办法是否可行，各方面有无抵触。

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