时间管理的26条法则

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时间管理的 26 条法则法则 1：规划必不可少 ：如果没有规划时间，那么你对时间的使用便无效率而言。你的时间变成一块蛋糕，谁来了都可以分一块， 你不控制自己的时间，别人就会来控制。你把方向的操纵权让给了别人，或者信马由缰，虽然你在努力工作 不断前进，却有可能走上了错误的方向，成天忙忙碌碌地做些没意义的事情，不但浪费时间，而且浪费精力。 你每天只需要投资 10～12 分钟，就能做好一整天的规划，这能帮自己节省 100～120 分钟的执行时间。 时间管理有所谓的“10/90”定律：若你在事前花 10%的时间做规划，工作开始后就可节省 90%的时间。如果 总是对下一步做什么不清楚，则是缺乏整体规划的表现。不擅长规划的人们并不轻松自如。 时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间 优点 时间管理的重点不在管理时间，而在于如何分配时间。优点 1：让你睡得更香。很多人失眠的主要原因： 摊在床上睡觉， 努力让自己记住第二天必须完成的所有工作。 记录下明天的工作安排可以让你得到心灵解脱。 优点 2：在你熟睡时，潜意识会彻夜为这份计划工作，经常当你一觉醒来时，脑海马上就浮现很棒的构想与 答案。优点 3：可以让你增强控制感，感觉生活完全在自己的掌控之中。这种感觉增强了你的自尊，提高你 优点 的个人效率意识。 技巧： 技巧 1） 每天晚上将明天要做的事情有序地记录，列出一张清单。 2） 确定优先顺序，将最要紧的事情排在最前面。 3） 白天必须按照指定的时间规划表实施，每天晚上必须检查执行情况。 4） 早上开始工作从第一件事情做起（优先度最高） 。 5） 当天未完成的事项，要在当晚检查时，将其列入明天的计划。 6） 根据情况的变化和新信息的出现，不断变更工作的优先级。 7） 写日程表，要现实点，为突发事件预留时间。如果时间表定的过于精确，反而失去机动性和使用性。 日程表是帮助安排时间，是实现目标的工具，不要把日程表写成做不到的愿望表。 8） 每隔一段时间评估一次日程表。 9） 尽可能地使用简单的清单方式。 （采用+ ？/ @ &等符号，但不要太多，否则给人很乱感觉）法则 2：时间管理必须和你的价值观相吻合 ：一定要确立自己的价值观。假若你的价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要， 一定要确立自己的价值观。假若你的价值观不明确，你就很难知道什么对你最重要，也就是无从谈起时 间管理。时间就是时钟和指南针——两个指引我们活动的有效工具。 “时钟”代表承诺、约会、时间表、目 间管理 标和行动，即我们利用时间做的事情。 “

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指南针”代表想象、使命、价值、原则和方向，即对我们来说重要 的东西。价值观是我们想和做的基本原则，它是进行时间安排的基本因素。我们有不同的价值标准，它们形 成我们个人特征基础，也是我们进行时间管理的基础。大多数时间，根据自己的价值观采取行动，虽然往往 没有意识到这一点。先明确价值观，再确定目标，就能容易地为各种事情确定优先级，优先处理最重要的事 情。 时间管理目的是高效利用时间“做事情” ，必须回答“5W－H 法则” 1，WHO[何人]。2，WHEN[何时]。 。 “ － 法则” 3，WHERE[何地]。4，WHAT[何事]。5，WHY[何因]。6，HOW[如果做及方法]。在实际工作中，要认真思考并 灵活运用上述法则的各项内容。除此之外还应掌握以下几个要领。 （1）Why(为什么) （2）What(什么) （3）Who(何人) （4）When(何时) （5）Where(何地) （6）How(怎么样) 有必要吗? 调查了吗? 什么是必要的？ 什么可以使用? 谁最适合呢? 应答应谁呢? 什么时候开始好? 什么时候完成? 在什么地方最合适? 放在哪里好? 怎样干好? 怎么决定呢?请谁合作好呢? 什么时候最合适? 在哪里可把东西弄到手? 怎么处理好呢?对上述疑问，如能有令人满意的回答，就标上 OK(很好)，如果得不到正确的答案或回答是否定的， 就需进行处理。比如说做为一个资讯人员，在整理咨讯时的基本态度必须以“这个咨讯是否有用呢 是否有用呢?”这一 是否有用呢 判断为基础。在过去的三年里，如这份资讯只用一次便不再使用，就应断然地处理掉。即使不是三年而是一 年，如资讯使用情况与上述情况类似，也同样要处理掉，关键是必须根据“资讯是否有用”这一观点作正确 的判断 技巧： 技巧： 1） 只有行为和自身价值一致时，你才会同时实现一流的表现和较高的自尊。因此，呈现最佳表现首要 以自身价值为基础选出你最重要的目标和任务。 2） “少即是多” ，学会放弃一些不是自己真正想要实现的目标，实现生活的平衡。 3） 平衡三方面。第一， “工作”“家庭”“健康”“朋友”与“精神生活” 、 、 、 ；第二，维持活动（看电视、 打麻将） 、必须活动（吃饭睡觉） 、有意义活动（思考、亲子时间） ；第三，技能、知识、品格。必 须确定主要的目标。 4） 确定自己价值观的排序。选择价值观时，所遵循的顺序决定了你的性格。必须鼓足勇气跟随价值观 所指引的方向前进。 5） 不要活在别人的价值观下，不管你多努力地迎合他人的愿望，你总会犯错，被别人否定。幸福的关 键在于“至少要取悦自己” 。 6） 安排日程时，留点时间用于思考。 7） 留些精力给家庭生活和工

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作之后的消遣。 8） 定期留点时间来追求业余爱好，享受休闲放松的乐趣。 9）千万不要“虐待”自己。保证每天至少办一件令你愉快的事。法则 3：设定的目标一定要正确、合理 ：设定的目标一定要正确、时间管理第一大关键是设立明确的目标。目标是我们的需求和愿望，能最大限度地聚集我们的资源，目 标应直接源于我们的价值观。 一个人只有有了明确的生活目标，和实现目标所设的时间限度，才能正确对待时间、把握时间和利用时 间，成为运筹时间的人才。可以说，合理规划的目标是时间管理的指导思想。 技巧： 技巧： 1） 你成长的高度与你的目标成正比，只有伟大的梦想才能激发出你所有的潜能。 2） 目标设定的越高，相应的时间管理意识就应该越强。 3） 不要设定太多的长期、中期目标。 4） 目标设定要遵循 SMART 原则，即具体性(Specific)、可衡量性（Measurable） 、可行性（Attainable） 、 相关性（Relevant）和及时性（Time-based） 。 5） 用积极的语言陈述你的目标。 6） 目标一定要写在纸上。书写清单是一个很好的提醒工具，它能使你对自己的目标一目了然，而且很 清楚自己现在“已经完成”和“未完成”的目标。 “写在纸上的目标，将使你更加关注那些有意义的 细节，而不是游离于系统” 。 7） 把你的目标写下来，贴到经常能看到的地方，不断加深印象，要相信表格宣言的力量 把你的目标写下来，贴到经常能看到的地方，不断加深印象，要相信表格宣言的力量。 8） 目标的实现一定要得到别人的支持。——香肠切片法 法则 4：目标必须加以分解——香肠切片法 ：目标必须加以分解——将整个工作进行切割，每次只做完其中一部分，就像吃香肠一样，一次只吃一片就好。优点：1 你明确 了完成整个任务的各个步骤，只要循序完成各小块就能成功，畏难情绪就会减轻，可以降低你的心里抗拒感； 2 把一个任务拆分为若干块，可以使你的进度更显著，更明了，并能多次体会达到目标的喜悦；3 较小的任 务段易于估计时间，从而加强对完成时间的控制。 技巧： 技巧： 1） 挑选一种外观庄重、使用称心的记事本，将总目标与分解目标记录下来。记事本质量的好坏代表你 对时间管理的重视程度。 2） 用彩色标笔示出任务的不同重要性。 3） 删除可做可不做的事情 删除可做可不做的事情 可不做的事情。 4） 每一项任务完成后，标记“√” ，这能极大提高心中的成就感与满足感，然后再开始紧随其后的工作。 5） 在每次按时完成一个小目标时，给自己一个小小的奖励。听首音乐、吃块饼干，甚至郊游一次，睡 半天懒觉，随

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便你喜欢的东西。成就感和满足感是持久动力的唯一来源。 6） 分解目标后，目标的实现过程可以与一个完整的奖励相配合。例如，可以将一整块巧克力分成几小 块，每完成一个小目标就吃一块。为了尽快吃到巧克力，就会努力工作达成目标。法则 5：设定的目标在执行过程中一定要检查 ：对成果的考核是检验你就是否执行了计划和执行效果如何。有两个考核办法。第一，自行检查，这是最 有效的办法；第二，由他人履行检查职责。 技巧： 技巧： 1） 一旦确定目标，之后应坚决贯彻执行，而不应该轻易改动。说到做到，永不轻言放弃。 2） 完成时间。每件事情都有具体的时间结束点，在设定和分解目标相应确定。 完成时间。 3） 衡量的标准。在确定目标时就要同时给出与之相应的成果质量检查标准。 衡量的标准。 4） 检查标准必须明确、易量化。 5） 每一个小目标完成后，检查工作必须立即展开。 6） 若工作成果达不到预设的检查标准，须立即改善直至符合要求。 7） 在完成工作后通过检查每一个项目，你能体会到一种满足感。法则 6：强迫自己迈出第一步 ：威廉.詹姆士发现两种对待时间的态度： “这件工作必须完成。但它实在讨厌，所以我能拖便拖 能拖便拖”和“这 能拖便拖 不是件令人愉快的工作，但它必须完成，所以我得马上动手，好让自己能早些摆脱 。 早些摆脱它” 早些摆脱 当你有了动机，迅速踏出第一步是很重要的 “万事开头难” 迅速踏出第一步是很重要的。 ，要克服惰性、踏出行动的第一步，往往需 迅速踏出第一步是很重要的 要很大的能量，甚至外在的时限压力，不过一旦起步后，要保持前进所需的能量就少多了。 你要有意识地增强自己的行动意识，并学会一些克服拖延的技巧 有意识地增强自己的行动意识， ，即花 有意识地增强自己的行动意识 并学会一些克服拖延的技巧。许多人习惯于“等侯好情绪” 费很多时间以“进入状态” ，却不知状态是在工作过程中慢慢出来的，并不是在等待中产生的。 如果总是出现把事情留到最后一分钟才做的情况，有三种可能原因：第一，你忽视时间管理，不使用时 间表；第二，在制定时间表时，没有依照合理的顺序；第三，迟迟不愿意开始工作，畏惧工作带来的困难。 技巧： 技巧： 1） 工作时间就是工作。一次的放松休息不要超过 20 分钟。 2） 经常自言自语提醒自己“我要马上开始工作”“不能再等了” 经常自言自语提醒自己 我要马上开始工作” 不能再等了” 言自语提醒自己“ 、 。 3） 从明天起，每天在工作列表中选出最不想做的事情先做 每天在工作列

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表中选出最不想做的事情先做。 每天在工作列表中选出最不想做的事情先做 4） 在你的书桌前贴上“立即行动 立即行动”四个大字。当你很明确地看着它时，它会刺激你的潜意识，迫使你 立即行动 马上行动。法则 7：行动之前要冥想 ：将自己视为擅长规划、成果卓越、效率极高的人，回想并重新构造自己呈现最佳表现时间的记忆和个人 影像， “心理预演”对于出色地管理时间至关重要。你的外在行为总是与你的内在个人图像表现一致。行为 和思想是紧密联系在一起的，既然无法让思想改变思想，那么可以尝试利用行动来改变思想。即“结果”改 变“动机” （梁焕臻） 用外在的行动来改变内在的思想。 。用外在的行动来改变内在的思想 用外在的行动来改变内在的思想。 技巧： 技巧： 1） 信念成就事实。你要绝对相信自己可以变成出色的时间管理者。 “思维能自我印证” 。 2） 通过积极地自言自语——我能合理地利用时间，进行自我肯定，从而影响你的外在行为。 3） 假设自己是他人的楷模。 4） 通过角色扮演，想象自己被选中，在电影或者舞台戏剧中扮演擅长管理时间的重要人物。 5） 模仿自己所羡慕的某个具有良好时间管理技能的人。 6） 设想自己要给学生讲授时间管理课程。人们发现，如果在学习新材料的同时思考如何教授这些新材 料，那么理解和接受这些材料的速度比单纯只靠学习和亲身实践更快。 7） 试用“成功画面思考”法，想象计划成功或完成工作时的成就感。法则 8：做领导最重视的事 ：关注贡献——区别“效率”与“效能” ，要丢弃只重视投入“努力”“做好的事情”要比“把事情做好” 。 做好的事情”要比“把事情做好” 更重要。 做好的事情” “效能” 把事情做好” “效率” 首先考虑“做好的事情” “效能” “ 更重要。 做好的事情”==“效能”“把事情做好”=“效率” 首先考虑“做好的事情”==“效能”==“效 “ ； 。 能” 然后才考虑“把事情做好”=“效率” 先方向正确，然后在讲究效率 ，然后才考虑“把事情做好” “效率” 先方向正确，然后在讲究效率。 ， “做事”≠“绩效”==“效能” ，每天浪费时间在芝麻小事上，把自己累到精疲力竭，却毫无绩效而言。 时间管理不是让你做更多事，而是要你少做事做重要的事 少做事做重要的事——停止去做价值低的事，让你有充裕的时间，集 少做事做重要的事 中精力解决少数重要问题，而不是解决所有问题。2/8 法则：寻找用 20%的努力就可得到 80%的效果的领域。 技巧： 技巧： 1） 形成强烈的结果导向，并为结果承担全部责任 形成强

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烈的结果导向，并为结果承担全部责任。 2） 模仿。揣摩领导者的工作模式，并试图采纳。 3） 不要贪求大全。如果可能，把你的工作任务列成一张清单，寻求领导的帮助搞清楚他认为你最应该 把你的工作任务列成一张清单， 把你的工作任务列成一张清单 的重要事情。 做哪些 20%的重要事情 的重要事情 4） 不要拘泥形式。做事情看最后的绩效，而不一定看是否所有的程序都走到。 5） 行动以前，彻底思索整件工作找出妨碍目标实现的瓶颈。 彻底思索整件工作找出妨碍目标实现的瓶颈。 彻底思索整件工作找出妨碍目标实现的瓶颈 “在每个复杂的问题中总有一个大问题，在 解决其他问题前必须先解决这一问题” 。 6） 有准备。对上司做工作报告时，要先打好腹稿。 7） 培养现实目标所必备的知识和技能 “为了实现你以前从未实现过的目标，你必须成为与以前完全不 培养现实目标所必备的知识和技能。 同的人” ，熟练掌握你所从事的工作，这将让你感到开心并获得与你能力相匹配的报酬。 8） 确定需要获得哪些人的帮助 确定需要获得哪些人的帮助，与什么人合作，要得到家庭的谅解和支持。 9） 任务越重要，完成所带来的成就感越大。 麦肯锡 30 秒电梯理论：麦肯锡要求公司员工凡是要在最短的时间内把结果表达清楚，凡事要直奔主题、 凡事要直奔主题、 凡事要直奔主题 直奔结果。麦肯锡认为，一般情况下人们最多记得住一二三，记不住四五六，所以凡事要归纳在 3 条以 人们最多记得住一二三， 直奔结果 人们最多记得住一二三 记不住四五六，所以凡事要归纳在 内。法则 9：要是第一 ：《忙人的告白》因为我们不知道，究竟什么对我们最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事都很 重要，所以不得不每件事都做。有些人看到我们每件事都做，所以，他们期望我们什么都做，每件事都做让 我们非常忙碌，所以我们没有时间去考虑，究竟什么对我们最重要。 时间管理专家说“这个例子告诉我们：如果你不是先放大石块 大石块后方小石子 小石子，那你就再也不能把它放进瓶 大石块 小石子 子了。那么，什么是你生命中的大石块呢？与你爱的人共渡时光？你的信仰、教育、梦想？切记得先去处理 这些大石块，否则，一辈子你都做不到！ 。个人的使命宣言是衡量事情是否重要的标准。怎样才能称为重要 呢？ 1、 会影响群体利益的事情。 2、 上级关注的事情。 3、 会影响绩效考核的事情。 4、 对组织和个人而言价值重大的事情。价值包括性质和金钱两方面。 判断事情轻重缓急，决定事情先后顺序” “ABCDE 法”是“判断事

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情轻重缓急，决定事情先后顺序”的有效方法 [A] 级事项是你必须立刻完成，否则会有严重后果的事情。例如帮老板准备好项目申报资料。如果 A 级 事项不只一件，就用 A-1、A-2、A-3 标示，A-1 就是第一优先处理的事情。 [B] 级事项是你必须找个时间去做，但如果现在没做，也不至于太严重，顶多只是让别人不太高兴而已。 例如回复一通不重要的电话。原则：当你还有 A 级事项未完成前，就应该越位去做 B 级事项。 [C] 级事项是可有可无的事，能做固然很好，不做也没有关系。例如请同事共进午餐。 [D] 级事项是可以授权给别人做的事，这样你才有更多时间，去做只有你能做的事。 [E ] 级事项是你应删除的事。许多事情只是基于习惯，让你不断重复去做。必须审视到底是否有必要？ 两个维度——紧急、重要：紧急+不重要事物//紧急+重要//不重要+不紧急//重要+不紧急。你永远没 有时间做每件事，但你永远有时间做对你来说最重要的事。 技巧： 技巧： 1） 迅速处理困难的第一、二类事情，等待和拖延不会使它们变容易 迅速处理困难的第一、二类事情，等待和拖延不会使它们变容易 们变容易。 2） 尽量确保第一类事情较少。第一类事情将会使人长期处于高压力的工作状态，忙于收拾残局和处理 危机，容易使人精疲力竭。 3） 高效时间管理的秘密在于第二类事情的处理上。每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情，是保 高效时间管理的秘密在于第二类事情的处理上。每天留出一点时间处理重要而不紧急的事情， 持领先的方法。 持领先的方法。通过这样做，你把宝贵的时间存储起来，在以后面临突发事件时，便能动用你的储 蓄，在紧迫的时间压力面前应付自如，从而增强时间管理的信心。把“重要”且“不紧急”的事情 优先处理才是正确！ 4） 第三类事情总在吸引人们的注意力，只有在优先考虑了总要事情后，再来考虑这类事情。 “重要的事 情通常不需要在今天甚至这个星期完成，但紧急的事情却非得立刻行动不可耽搁，从而一步步耗损 我们的精力” 。其实，许多看似很紧急的事，拖一拖，甚至补办，也无关大局。 5） 因为处理杂乱琐事没有任何压力，所以人们在处理第四类事件上花费的时间最多，这是值得高度警 惕的。法则 10：给重要事情留出完整时段 ：真正具有重要性的、或是创造性的工作，多半需要一大段时间完成。在这段时间，你应该挂掉电话，排 除所有会让你分心的食物。集中自己的时间，由零星而集中，成为连续性的时间段。 把同性质的工作，尽量合并在一起做 起做。例如，你可以把应该要回的邮件，集中在

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同一时段，一次完全恢 把同性质的工作，尽量合并在一起做 复完毕。不要每隔一段时间去登陆邮箱，也可以将每天写微博、查阅并回复别人的评论集中在一个时段完成。 Dictator 法： 引申为专用时间。 长期操纵世界经济的犹太人习惯把上班后的一个小时， 犹太人习惯把上班后的一个小时， 犹太人习惯把上班后的一个小时 定为 Dictator Time， 在这段时间里， 必须将昨天下班到今天上班之间接到的信函、 传真、 等全部恢复， 或用电脑或用电话。 在这段时间里， 必须将昨天下班到今天上班之间接到的信函、 传真、 等全部恢复， 或用电脑或用电话 Dictator Time 在犹太人眼里就是“谢绝会客”意思。在能力卓越的犹太人的办公桌上，看不见“未决文件” 。 1） 选择下午时间与人会谈。 2） 感到效率直线下降时，应该“积极地休息” 。 莫法特休息法： 《圣经.新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有 3 张桌子：第一张摆放着它正在翻译的 《圣经.新约》译稿；第二张摆放的是他的一篇论文的原稿；第三张桌子摆放的是他正在写的一篇侦探小说。 莫法特的休息方法就是从一张桌子移到另一张桌子，继续工作。 间作套种”是农业常用的一种科学种田的 “间作套种 间作套种 方法。人们在实践中发现，连续几季种同一种作物，土壤的肥力就会下降很多，因为同一作物吸收的是同一 养分，长此以往，地力就会枯竭。人的脑力和体力也是一样，如果长时间持续同一项工作内容，就会产生疲 劳，使活动能力下降。如果这时改变工作内容，就会产生新的优势兴奋灶，而原来的兴奋灶则得到抑制，这 样人的脑力和体力就可以得到有效地调剂和放松。法则 11：抗拒先做小事的诱惑 ：时间管理首要就是抗拒先做小事的诱惑 要把时间花在投资报酬率很高的工作上 因此必须训练自己每 抗拒先做小事的诱惑，要把时间花在投资报酬率很高的工作上 抗拒先做小事的诱惑 要把时间花在投资报酬率很高的工作上。因此必须训练自己每 天工作时，先从困难的事情做起，这需要很强的自律心和自制力。 天工作时，先从困难的事情做起，这需要很强的自律心和自制力。 如果你的工作表有 10 件事情要做，其中 2 件的价值就等于另外 8 件的价值总和。这里面每件工作，花 的时间可能差不多，但是时间的“投资回报率”却大相径庭。不幸的是，大多数人宁可忙碌于无关紧要的琐 事，却把最有价值、最重要的事情，放在最后处理。原因简单：那些最有价值的工作，通常都是最困难、也 那些最有价值的工作， 那些最有价值的工作 通常都是最困难、 最复杂的，令你望而生畏

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想逃避。 最复杂的，令你望而生畏想逃避。 最差的时差的管理，就是把本没必要做的事，浪费时间到尽善尽美。 最差的时差的管理，就是把本没必要做的事，浪费时间到尽善尽美。 1） 人性的自然趋势是遵从最小阻力定律 最小阻力定律。我们会自然地倾向于从琐事做起，并认为一经热身后我们便 最小阻力定律 可开始处理重大任务并提高生产力。 2） 当我们从琐事做起时，任务便会想雨后春笋一样越变越多。 3） 等把琐事做完，你已经精疲力尽了，不管你投入所少时间爱你做琐事，你都不会感到满足或快乐。 4） 学会对琐事说“不” 常问自己三个问题：第一，我最具价值的活动是什么？；第二，哪项工作只要 学会对琐事说“ 。常问自己三个问题：第一，我最具价值的活动是什么？；第二， ？；第二 我能做，而且做好会对组织带来较大影响？；第三，目前我的时间改用在哪里最有价值？ ？；第三 我能做，而且做好会对组织带来较大影响？；第三，目前我的时间改用在哪里最有价值？ 哪怕压力再大，也不要回头去做那些你过去曾出色地完成过的琐事，这对解决你目前的困难于事无补。法则 12：在每天思维最活跃的时候做最有挑战性的工作 ：遵循你的生物钟，认清自己每一天身心能量最高的时段，把最重要的事安排在那些时段，是克服内在动 认清自己每一天身心能量最高的时段，把最重要的事安排在那些时段， 认清自己每一天身心能量最高的时段 力不足的好方法。这需要回答两个问题：第一，你是什么情况下工作效率最高？第二，你效率最佳的时间是 力不足的好方法 什么时候？ 当你真正地想去做一件事，无论多么辛苦，你都会去努力的完成。你会付出更多的努力，抽出更多的时 间，耽搁的时间也减少了。 技巧： 技巧： 1） 不同人的“黄金时间”不一样，最好根据自己的“黄金时间”来为重要事情的工作制定好日程。 2） 每日坚持固定的体能锻炼，以维持身心的健康 每日坚持固定的体能锻炼，以维持身心的健康。 3） 消极情绪使人失去干劲，工作效率低下。戒心、嫉妒、明争暗斗等消极情绪使我们难以做到最好。 应进行自我心理调试，培养积极心态。 4） 尽量利用零碎时间完成不重要的事情。坐车时可以看书听录音等，充分利用时间 尽量利用零碎时间完成不重要的事情。坐车时可以看书听录音等，充分利用时间。 5） 把不愿意做的事情分成小段， 把不愿意做的事情分成小段， 然后在做其他事情的间隙每次完成一小片， 不只不觉做完讨厌的事情。 然后在做其他事情的间隙每次完成一小片， 不只不觉做完讨厌的事情。

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6） 长时间工作后，要赶在疲劳到来之前“提前休息片刻” ，既要避免因过度劳累导致的超时休息，又可 使自己始终保持较好的“竞技状态” 。法则 13：专心做事，一气呵成 ：专心做事，在时间管理的所有原则中，专心是最基本的一条。一旦开始做事，就要专心致志，没有 100%完全完成 绝不停止。研究发现，导致你浪费时间最多的方式是干活时断时续的方式 导致你浪费时间最多的方式是干活时断时续的方式 导致你浪费时间最多的方式是干活时断时续的方式。因为重新工作时，你需要花费时 间调整大脑活动及注意力，才能在停顿的地方接下去干。 技巧： 1） 压力越大，动力越大。当你一心一意完成具有最高优先级别的任务时，你所感受到的源源不断地能 量、激情和自尊就是最大收益。 2） 聚精会神地做手头的事情。在不分心的情况下，一次执行一件事。既不要多线工作，也不要让你的 工作突然中断。 3） 每当你开始分心、半途想其它事情时，就命令自己“回去工作” 。 4） 完成工作过程中遇到小问题，需要查阅资料进行求证时，先将问题列在纸上，事后再一并查阅 完成工作过程中遇到小问题，需要查阅资料进行求证时 先将问题列在纸上，事后再一并查阅。 查阅资料进行求证时， 5） 在着手一项工作时，首先收集足够的、必须的信息和资料 在着手一项工作时，首先收集足够的、必须的信息和资料。 6） 如果有可能，所有的事情从一开始就要把它做到完美，这样你就不需要重复去做同一件事情 重复去做同一件事情。 重复去做同一件事情 7） 保持稳定的工作节奏，有序的工作 保持稳定的工作节奏，有序的工作。 8） 工作时工作，娱乐时娱乐。关掉任何让你分心的设备，如不要边听音乐边看书、把手机铃声调成静 音。 9） 如果你坚持不懈地坐你该做的工作，你离你的目标就越近。 “强行者有志” ，不半途而废。做事一定 要有始有终，千万不能虎头蛇尾。 10）停止订阅你不再阅读的杂志 停止订阅你不再阅读的杂志。 停止订阅你不再阅读的杂志法则 14：给自己定最后期限 ：只要你为自己顶下办每件事情的期限，并尽量去遵循它，就能大大提高你的效率。只要加上一点点压力， 大多数人就会把工作做的更好；而自我定下的期限就可以提供你所需的压力，使你继续将工作完成，否则那 只是一个模糊的希望——你想在某一个时间做某件事情而已。 没有截止日期的目标或任务通常没有任何意义。根据帕金森定律“给你多久的时间，工作就会拖多久 。 给你多久的时间， 给你多久的时间 工作就会拖多久” 如果你有一整天的时间可

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以做某项工作，你就会花一天的时间去做完它；而如果你只有一小时可以做这项工 作，你就会更迅速有效地在一小时内完成它。反之也成立： “给你多短时间，工作照样会如期完成” 。 只有 2%的人，完成不用别人督促工作，你必须成为这种人，为每个工作定出期限，做为自己的“强迫 系统” ，绝对坚守进度，甚至试着超前进度。 “时间期限并不是要你超速前进，也不会是你变得更有创造力” 设定最后期限，其目的是促进你完成 。设定最后期限 设定最后期限， 任务而不是要制造紧张，怎样确定分配给不同任务的时间段长度以确定截止期限，是一项重要的技巧， 任务而不是要制造紧张，怎样确定分配给不同任务的时间段长度以确定截止期限，是一项重要的技巧，过长 或过短都会降低你的效率，你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔 适合自己的间隔。 或过短都会降低你的效率，你可以通过测试和记录来确定最适合自己的间隔 技巧： 技巧： 1） 向他人许诺或者在大庭广众之下宣布在截止日期前你将完成某些工作。 （破釜沉舟） 2） 确定的期限要合乎实际。特别是没有处理过的事情往往比你想象中要花费更多时间，为它们留 下充裕的时间。 3） 时间也不能定得太过宽裕。在期限截止压力下，会迫使你把力气放在最重要的事情上，用最高 效率去完成。 4） 要及时发现与同事在工作安排先后上的矛盾。 5） 协调你与上级在工作安排的先后顺序上存在的差异。 6） 从哪些跟你一起工作的人那里获得反馈的真实图景 从哪些跟你一起工作的人那里获得反馈的真实图景。不可能实现的截止期限只会让员工萌生怨 恨情绪。 7） 根据任务的不同选择合理的时间安排方式。任务越灵活，截止期限越该严格，要采用倒排工期 法；任务的完成灵活性越小，截止期限可以相对随意，要采用顺排工期法。 8） 利用电子日历 电子日历，如 Google calendar 在未来的某个时间提醒你要开始的工作，为保险起见，你可 电子日历 以使用多个提醒方法，如手机备忘录 手机备忘录等。 手机备忘录 9） 不要等到最后期限来临才提交工作成果。 要想按时完成工作，我们必须提前完成工作” 不要等到最后期限来临才提交工作成果。 要想按时完成工作，我们必须提前完成工作” 。 “ 10）要准备一套备选方案 要准备一套备选方案。 要准备一套备选方案 11）避免完美主义。 12）想象自己明天就要放长假，今天无论如何都要把工作告一段落。法则 15：创造适宜的办公环境 ：没有人能完成排除外界影响，不同地点对工作效率有不同影响，只不过人们往往没有留意这一

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点。如果 你清楚地知道自己在哪些地方的工作效率较高，说明你对自己很了解，这有助于你进行时间管理。 效率高的人，桌面和工作间一般是很整洁的 效率高的人，桌面和工作间一般是很整洁的，这样他们就会把精力集中到今天的工作重点上，不会被触 不会被触 目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到所要的东西。一个好的时间管理者是不会花很长时间在一堆乱 目所及杂乱无章的东西分神，而且能很快找到所要的东西 文件中找出所需的材料。 技巧： 技巧： 1） 自己的办公桌一定要亲自整理，以保持自己最方便使用的状态。 2） 物以类聚 物以类聚，把与某一件事有关的所有东西放在一起，东西用完，毕物归原处。抽屉整理尽可能细分 东西用完 毕物归原处 归原处。 东西用 化。 3） 把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记，便于寻找，不要反复的整理，浪费时间 把整理好的东西编上号，贴上标签，做好登记，便于寻找，不要反复的整理，浪费时间。声称自己 知道所有东西存放位置的人，都用了大量的脑力和创造力去记住东西存放的位置，而没有把精力放 在工作上。 4） 以不同颜色的活页夹来区别不同内容的档案。 5） 把工作所需的每样东西，在工作开始前全部备齐放在桌上，让你眼前就只有一样工作要做。 6） 当彻底完成了一项工作时，将相关东西集体转移到另一个地方，防止混乱。 当彻底完成了一项工作时，将相关东西集体转移到另一个地方，防止混乱。 7） 处理文件的 3 个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁 个环节：第一，迅速回复。第二，迅速归档，以免文件弄乱或弄丢。第三，及时销毁。 没用的文件要及时处理掉，以免继续浪费空间和时间。 8） 每天都要把桌子清理干净，不要把脏乱留到明天。 每天都要把桌子清理干净，不要把脏乱留到明天。 9） 向后远离你的办公桌问问自己： “从这张办公桌的物品堆放情况，我能否将重要的工作交给他来负 责？” 10） 好记性不如烂笔头，要勤于记录 好记性不如烂笔头，要勤于记录。 11）文具用品要放在伸手可及的范围内。文具用笔备有三套，分成“家用”“办公用”“随身用” 文具用笔备有三套， 。 文具用笔备有三套 分成“家用” 办公用” 随身用” 、 、 12 把你的舒适的座椅改换成凳子或者木椅子。 13 随时保持笔直的坐姿。 14 过暗或过亮的工作场所都会导致效率低落。 15）有玻璃窗的书架效率不佳。书架上的书籍按内容主题来排列整理 书架上的书籍按内容主题来排列整理。即使价钱贵一点，也要选用高级 书架

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上的书籍按内容主题来排列整理 天花板的书架。 16）当四周噪音不绝入耳，弄得人心神散乱，运用“声音的远近”来避免噪音干扰，即：用身旁的小声 音来盖过远处大声音的方式，以对抗噪音。最好选择小鸟叫的声音以及风吹草动的声音等轻音乐 轻音乐。 轻音乐法则 16：培养快速完成工作的能力 ：技巧： 技巧 1）在“单纯作业”时间，培养合理地“两线工作 两线工作”模式，通过这种方式提升自己做事的效率，加强紧 两线工作 迫感。例如，把锻炼身体融入平时的生活里。用慢跑的方式追上朋友；跑步时听一些音频教材或者 跑步时听一些音频教材或者 有声小说；坐在电脑前经常伸懒腰。 有声小说；坐在电脑前经常伸懒腰 2）懂得运用统筹管理方法，在一个时间段内合理安排多项“不太需要动脑”的工作。采取系统而有条 理的方法解决问题是卓越认识的惯用手法。 3） 日常生活中加快走路、说话、取物、洗漱的动作频率 日常生活中加快走路、说话、取物、洗漱的动作频率，迅速行动。只要意识到自己的时间浪费，工 作的效率就会完全不同。 4） 控制和克服工作中遇到困难就降低标准的恶习以及懒惰性和踌躇不前、犹豫不决的弱点 控制和克服工作中遇到困难就降低标准的恶习以及懒惰性和踌躇不前、犹豫不决的弱点。 5） 守时 守时是美德。与人相约，任何时候都不要迟到。 6） 工作日志——好的工作程序要记入自己编制的“实用工作手册” 工作日志——好的工作程序要记入自己编制的“实用工作手册” ——好的工作程序要记入自己编制的 ，使新进者也能应用。 “实用工作手 册”来自以往的工作经验。完成一件工作之后，尽早地写下问题解决诀窍 完成一件工作之后， 完成一件工作之后 尽早地写下问题解决诀窍。 7） 对重复出现新任务，尽快形成 SOP。类似地，要将内容固定的文章格式化。 对重复出现新任务， 8） 选择正确的办公软件能节约大量时间 选择正确的办公软件能节约大量时间。比如：清理垃圾邮件软件、RSS 聚合工具等。 9）运用邮件自动答录功能减少不必要的邮件回复。 10）格式化。许多信件和表格都可以借助电脑，提前予以格式化，用时则只需几分钟就可输出。 11）熟练运用适合自己的在线时间管理工具。 12）整理好你收藏的网址，定时登陆查看 整理好你收藏的网址， 整理好你收藏的网址 定时登陆查看。 13）选择好的输入法。有时间的话，联系一下如何提高打字速度。 14）如果电脑是你的主要工具，多了解一下快捷键 多了解一下快捷键。电脑常识一定要懂，博——博览群书，资料要备份， 多了解一下快

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捷键 以防电脑丢失资料消失。 15）学习一下如何快速读完一本书的技巧 学习一下如何快速读完一本书的技巧，不是每本书都要一字一句的去啃。一旦掌握快速阅读技巧， 知识的积累和增长速度自不待言，还能享受“流体验” 。 16）最好并读几册书，吸收信息的效果更好 并读几册书， 并读几册书 吸收信息的效果更好。重要之处，可以多读十分钟或二十分钟。 17）读书的时候做标记，划出段落、快速记笔记等 读书的时候做标记， 读书的时候做标记 划出段落、快速记笔记等。你回过头再读时，能更加快速高效。在你必须阅读 的报告上划出关键的句子。 18）与其一面阅读、一面记笔记，不如直接写在书上比较方便 与其一面阅读、 与其一面阅读 一面记笔记，不如直接写在书上比较方便。 19）在书本上画线时，与其使用钢笔，不如使用四色笔方便 四色笔方便。使用四色笔的好处，在于只靠一支笔就能 四色笔方便 够把信息分类，以及区别信息的重要度。 20）书页上角打上“★”“▲”等重要度标志 等重要度标志以方便重读及检查。 “★”“▲”等重要度标志 、 21）可以尝试学习速记 尝试学习速记。 尝试学习速记 22）利用业余时间构思文稿。法则 17：有意识地拖延 ：时间管理教你如何把事情快点做完，同时也教你“创造性拖延” 把不重要、且无急迫性的事情延后处 ，把不重要 把不重要、 。如果连时间表上的事情也总是不能完成，那么不是时间表不切实际，就是执行的 理。要定出“延后顺序” 过程出现问题。有时这一秒的想法，下一秒会感觉有问题有点“冲动” 需要修正，因为上一秒忽略一些需 有时这一秒的想法， 有时这一秒的想法 下一秒会感觉有问题有点“冲动” 需要修正， ， 要考虑的因素，因此需要冷静一段时间。 。 要考虑的因素，因此需要冷静一段时间。例外情况下的“主动拖延” 技巧： 技巧： 1）当我们疲惫、沮丧或愤怒的时候，如果工作需要敏锐反应和清晰思考，中断工作比勉强自己继续进 行的效果更好得多。 2）如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作，最好把它暂时搁置起来，以等待条件成熟 如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作， 如果我们没有足够的能力或信息来完成某项工作 最好把它暂时搁置起来，以等待条件成熟。不要 固执于解决不了的问题，可以把问题记下来，让潜意识和时间去解决他们。 3）当我们有更重要的事情要处理时，应该暂缓手头的工作，按轻重缓急的次序安排任务 当我们有更重要的事情要处理时， 当我们有更重要的事情要处理时 应该暂缓手头的工作，按轻重缓

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急的次序安排任务。 4）学会暂停 学会暂停。如果你准备采取某个行动以应付危机，却感觉很糟，那么最好也暂停下来，给自己更多 学会暂停 的时间以进一步搜集信息，从多方面加以考虑，说不定会柳暗花明，发现一条新路。法则 18：充分授权 ：每天都有新工作像潮水般涌来，在着手处理前，你应该先问自己：5W-H。一定要做？一定要我做？是否 一定要做？一定要我做？ 一定要做 可以授权或外包？现在就做？何时做？ 可以授权或外包？现在就做？何时做？ 授权，是指管理者根据职能原理，授予下属一定的权利，委托其在一定权限内，自主地处理工作，主动 完成任务，从而把自己从事务堆中解脱出来，集中精力考虑更重大的事情，解决更紧要的问题。授权时，要 贯彻以下原则：第一，视能授权原则。切不可授权给无能者和只知盲从的“老实人” ；第二，用人不疑原则。 领导者应做到用人不疑，疑人不用；第三，倒行规范原则。领导工作可分为倒行性、规范性的原则工作和例 外、非规范性工作，授权处理的主要是面广和量大的前者；第四，逐级授权原则，越级授权，必然会打乱正 常工作秩序，不但不能节约时间，而且还要为此产生内耗，空耗时。 技巧： 技巧： 1） 集合团队完成任务的能力是优秀管理者最重要的品质。 2） 委托该委托的工作，无论那是你喜欢的还是不喜欢的工作。 3） 培养能帮你分担工作的人，这是最值得花时间又最能节省你时间的事情。 4） 不值得去做的低价值事情，派下属代劳。 5） 授权一定要做到“权责相称，能级匹配”原则。 授权一定要做到“权责相称，能级匹配”原则 6） 是警惕四类人：聪明人、懒人、不认真的人、三分钟热度的人。 7） 交代工作时，先说明做法与意图以及你所要的结果。如果安排的工作，下属是第一次承担，你需要 把你知道的解决问题的办法详细告诉他，并给他配备完成工作所需的资源。 8） 不要相信下属的记忆力。如果他们没带纸和笔，借给他们，让他们把你安排的工作任务及时间期限 记录下来。 9） 让接受任务者将接收到的任务安排情况清晰用他们自己的语言解释一遍。鼓励提问和公开讨论。鼓 励挑战和质疑。 10）要有一张核查表，帮助你监察已委托工作的进度及质量。如果有人没有完成他所负责的工作，你不 能视而不见。法则 19：实施参与式管理 ：技巧： 技巧： 1） 每周将团队成员召集起来开一次全员大会。 2） 团队成员有共同的愿景，要一起讨论并制定共同的行动计划。 3） 对每一项工作任务，不但要确定最终目标的完成时间，还要设立多个小时间段上的

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“时间里程碑” ，以便 在每周例会上对工作进度和质量进行监控。 4） 与参与工作任务的人员讨论工作细节，通过这种方式向团队中的每个成员灌输主人翁意识 与参与工作任务的人员讨论工作细节，通过这种方式向团队中的每个成员灌输主人翁意识。 5） 尽量避免沟通中的误解 尽量避免沟通中的误解。首先要理解别人，然后力求让别人理解你。劝说别人的时候要用事实，而不是 用感情。 6） 勇气是做决策所必需的。做好最坏的打算，准备不就得方式，并有备用方案。优秀的管理者都是愿意制 定决策并勇于承担责任的。 7） 决策制定前，一定要认真收集到足够的信息 决策制定前，一定要认真收集到足够的信息 足够的信息。 8） 允许他人制定重要决策是培养他人能力的最有效的方法之一。 9） 迅速制定出来的不太完美的决策总比拖拖拉拉制定出来的完美决策更加理想 迅速制定出来的不太完美的决策总比拖拖拉拉制定出来的完美决策更加理想。 10）不要成为下属的“干扰源” 。 11）设身处地考虑自己是否浪费别人时间 设身处地考虑自己是否浪费别人时间。人们之所以浪费他人的时间并非处心积虑， ，而只是没有想过别 设身处地考虑自己是否浪费别人时间 人的时间有多宝贵。事实上，你越尊重他人的时间，他们就越感到自己的尊贵和重要。 12）坚持例外管理，拒绝反向委派，遏止部属对他们感到困难或不耐烦的工作进行“反授权” ，永远拒绝别 人“背上的猴子”跳到自己背上。不要事事都让自己做决策，一旦你作出决策，你就无法避免在同一领 域制定一系列相关的决策。 13）准确地判断问题是成功的一半 要强迫自己准确定义问题 准确地判断问题是成功的一半 要强迫自己准确定义问题，有 50%的问题在其定义阶段就能得到解决。 准确地判断问题是成功的一半。要强迫自己准确定义问题 14）工作流程越简化，越不容易出问题 工作流程越简化， 工作流程越简化 越不容易出问题，执行部门及人员在工作过程中会越加细致，执行效果越好。 15）解决问题的方案总是比问题要多 解决问题的方案总是比问题要多。把你所能想到的解决方案都要下来。在很多情况下，显而易见的解决 解决问题的方案总是比问题要多 方案并不是最佳方案。法则 20： 妥善处理电话难题 ：电话虽然在管理工作中越来越显示它的重要作用，但作为双刃剑，她又是浪费管理者时间的一个主要原 因，因为电话能中断手里的工作和思路，搞不好就会出现“煲电话粥”现象。 技巧： 技巧： 1）打几个电话，知道自己将如何表述，提前做好准备。将能够集中处理的电话在

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一个时段内处理。 2）把电话当做商务工具。通话时直奔主题，不要在电话里说无关紧要的废话或传达无关主题的信息与 感受。要避免精力分散，集中精力听对方在说些什么。 3）以“请问你有何贵干？”这句话会打断废话太多的电话。 4）打电话时最好站着打，千万不要把腿放在办公桌上。 5） 电话要放在桌子的左边。 腾出右手在通话时边听边记交流的重点和彼此许诺的事项。 要记录清楚 5W。 6）告诉别人什么时候可以给你打电话。 7）选择下班前通话，利用对方急于下班心里，可减少客套。 8）不要一有电话就接。分析一下打给你的电话，当显示不认识的号码时，要克服好奇心。在处理重要 事情时，可以考虑关闭电话或者不接电话，稍后在回电。 9）尽量通过电话而不是登门拜访来进行交流，交换信息。 10）如果条件允许，打给你的电话首先由秘书或同事接听。法则 21：会议节时 ：技巧： 技巧： 1） 可开可不开的会不开，能开短会的不开长会，能开小会的不开大会，能合并开的不单独开，能站着开的 不坐着开。 2） 鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分 鼓励人们只参加会议中与他们有关的部分。 3） 事先写下会议议程，对议程中的每个专题都要分配一定的时间。 4） 详细记录。在会议的备忘录上记下会议通过的事项，每一项的讨论必须得出结论。对达成共识的具体行 详细记录。 为分配责任、设定截止日期。 5） 会议资料应在会前阅读，一进会场就直接讨论获表决 会议资料应在会前阅读，一进会场就直接讨论获表决。 6） 先讨论最重要的事项。 7） 要多听少说，使会议开得简短。 8） 要鼓励比人表达自己的意见，即使他们的观点与你的相反。 9） 在打断别人之前要想到他们的时间与你的时间同样宝贵。 10）按时开始，按时结束，由会议主持人控制。开会时间要加上尾数，以防止迟到。法则 22：定期总结时间的消耗情况 ：彼得.德鲁克认为，有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在哪些地方。如果你对自己的 有效的时间管理主要是记录自己的时间，以认清时间耗在哪些地方 有效的时间管理主要是记录自己的时间 工作时间没有明确的认识，最好花一天至一星期的时间，逐小时记录自己的工作时间，结果说不定会是你大 吃一惊。 技巧： 技巧： 1） 设定每周、每日例行日程安排能使你的工作和生活得到简化 设定每周、每日例行日程安排能使你的工作和生活得到简化。 2） 要随时做日程记录，单凭记忆不大可靠 做日程记录， 做日程记录 单凭记忆不大可靠。 3） 定期翻看记事本 定期翻看记事本。当你找到浪

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费时间的根源，你才能改变。 4） 只有当手头的事情完成后，才去处理邮件。 5） 限制自己不要整天总是去访问固定的网站来消遣 限制自己不要整天总是去访问固定的网站来消遣，即使是偶尔的几分钟。 6） 自负是时间浪费的主要原因。自负的人犯了错误，会花费大量时间去辩解，甚至继续花费时间和精 力去掩饰犯错的事实。 7） 与没有时间观念的人约会时，可接着安排另一个约会。 8） 避免在高峰期乘车、购物、进餐，一次性买齐所有物品，可以节省许多时间 避免在高峰期乘车、购物、进餐，一次性买齐所有物品，可以节省许多时间。 9） 将打扫宿舍卫生等家务放在一起做 打扫宿舍卫生等家务放在一起做。 打扫宿舍卫生等家务放在一起做法则 23：每天早起 1 小时 ：睡眠质量好坏直接影响到第二天的精神气质和工作效率。 “早起三光，晚起散慌” ，在天亮之前起床是个 好习惯，这将有助于你的健康，财富和智慧。每天为自己创造出额外的一小时——早起床一小时，这种创造 时间的方法异常简单，同时相当有效。 第一次早起可能会不习惯，不过，随着次数的增多，早起会越来越容易，你的身体会逐渐适应新的节律。 技巧： 技巧： 1）早起的习惯是在后天养成的，尽量制定有规律的作息时间。开始每天 2~3 天就提前 5 分钟起床。一 早起的习惯是在后天养成的，尽量制定有规律的作息时间 早起的习惯是在后天养成的 星期后，你就可以提前 15 分钟起床了，一月后，你就可以提前 1 小时起床。 2）最通常的错误策略是：如果你想要早起的话，你最好早点去睡觉，这通常会失效，养成在适当的时 间就寝，你的睡眠时间应该根据每天不同的情况而有所不同，通过几次实践来确定你正确的睡觉时 睡眠时间应该根据每天不同的情况而有所不同， 睡眠时间应该根据每天不同的情况而有所不同 间范围。 间范围 3）提高你的睡眠质量 提高你的睡眠质量，便是缩短你的睡眠时间的第一条秘方。 提高你的睡眠质量 4）为了防止你得过晚，给自己划定一个最晚睡觉时间 自己划定一个最晚睡觉时间，即使这时候你完全不瞌睡，无论如何你也要在 自己划定一个最晚睡觉时间 那个时间上床睡觉，务必给自己充分的睡眠时间，充分的睡眠能使精神状况、注意力及记忆力提升。 不管如何忙碌也不宜消减睡眠时间。 5） 有适合自己的睡意测试方法， 要让自己意识到 “想睡的征兆” ——意识到 “什么时候你真正瞌睡了？” ， 例如，如果你不能专心地连续读完一本书的一两页，那就说明你要准备去睡觉了。 6）对于不愉快的事情，可利用记录的方式，把它

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