投资有限公司文件管理制度

投资有限公司文件管理制度

一、 总则

第一条、 为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥

文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。

第二条、 文件管理内容主要包括：上级函、电、来文；同级函、

电、来文。本公司上报下发的各种文件、资料按照分工

的原则，公司各类文件由办公室归口管理。

二、 收文的管理

（一） 公文的签收

1、 凡来公司公启文件（除公司领导订启的外）均由收发员

登记签收后分别交办公室秘书拆封。在签收和拆封时，

收发员和秘书均要注意检查封口和邮戳，对于口和邮票

撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕

应拒绝签收；

2、 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、

机要编号的“四对口”核定。如果其中一项不对口，应

立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。

（二） 公文的编号和保管

1、 办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传

阅单”，并分类登记编号保管。须由公司承办或归档的公

司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理

正常手续；

2、 本公司外出人员开会带回家的文件及资料应及时分别送

交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。

（三） 公文的阅批与分解

1、

2、

3、

、

1、

2、 凡正式文件均需分别由办公室主任根据文件内容和性质阅签后，由秘书分送承办部门阅办。重要文件应呈送公司领导（或分管领导）亲自阅批后分送承办部门阅办，为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办； 一般函、电、单据等，分别由办公室秘书直接分转处理，如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理； 为加速文件运转，秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应接批示次序依次传阅，最迟不得超过2天（特殊情况例外）。 文件的传阅与催办 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露内容； 阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交

办公室，阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示 （四）

负责，如有领导“批示”、“拟办意见”，办公室应责成

有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关

事宜；

3、 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件

及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢

失泄密；

4、 文件阅完后，应送交办公室秘书，切忌横传；

5、 办公室秘书对文件负有催办检查督促的责任，承办部门

接到文件、函电应立即指定专人办理，不得将文件压放

分散。如需备查，应按照有关保密规定，并征得办公室

同意后，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。

三 发文的管理

(一) 发文的规定

1、 全公司上报下发正式文件的权利集中于公司，各群众团

体和部门一律不得自行向上、向下发送正式文件；

2、 各群众团体、部门需要向上反映汇报重要情况或向下安

排布置重要工作要求发文，应向公司提出发文申请，并

报文件底稿交办公室审核，公司同意发文，则由公司按

机构设置与业务分工统一归口以公司X字发文；

3、 对公司影响较大，涉及两个以上公司领导分管范围的文

件，须由总经理批准签发。其余文件均由分管公司领导

批准签发。

（二） 发文的范围

1、 凡是以公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、

报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围；

2、 公司下发文件主要用于：

1) 公布公司规章制度；

2) 转发上级文件或根据上级文件精神制订的公司文件；

3) 公布公司体制机构变动或干部任免事项；

4) 公布公司性的重大开发、项目、经营管理、政治工作、

生活福利等工作的决定；

5) 发布有关奖惩决定和通报；

6) 其他有关公司的重大事项。

（三）公司上行文、外发文主要用于:

1) 对上级机关呈报工作计划、请示报告；

2) 同兄弟单位联系有关公司重大开发项目、人事劳资、物资

供应、科研、基建、经营管理等事宜。

（四） 在公司日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术文

件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等

事项，应按有关制度办理，经分管公司领导批准后，由

主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用公司文件

发布。

（五） 凡各业务部门如开专题会议所作的决定，一般都不应发

文，不备查考，可以简写名义用《工作简讯》发布会议

纪要。

（六） 各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各简写

的名义对外发函（应各自编号备查）不用公司名义发文。

五、文件的立卷与归档

（一）文件的归档范围：

凡下列文件统一分别由办公室负责归档：

1) 上级机关来文，包括上级对公司报告、申请的批复；

2) 公司发出的报告、指示、决定、决议、通报、纪要、重要通

知、工作总结、领导发言和生产经营工作的种类计划、季度、年度报表等；

3) 公司各种会议记录；

4) 公司一级组织召开的代表大会所形成的报告、总结、决议、

发言、简报、会议记录等；

5) 参加上级召开的各种会议带回的文件、资料及本公司在会上

汇报发言材料等；

6) 反映公司生产、经营活动、先进人物事迹及公司领导工作等

的音像摄制品；

7) 公司日志和大事记；

8) 公司向上级请求批复的文件及上报的有关材料。

（二） 立卷要求

1、文件立卷应按照内容、名称、作者、时间顺序，分门别类地进行整理归档；

2、立卷时，要求把文件的批复、正本、底稿、主见、附件收集齐全，保持文件、材料的完整性；

3、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文件材料，要及时立卷归档；

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向档案室移交，清单一式两份（接交单位各留存一份备查）。

六、文件的销毁

1、对于多余、重复、过时和无保存价值的文件，公司办公室应定期清整造册，并按上级有关规定办理申请销毁手续；

2、经审核、同意销毁的文件，应派专车分别由公司机要秘书和办公室主任护送到上级机关指定的纸厂监视销毁

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