海典操作流程 - 图文

计算机信息系统操作规程

1．目的：为了规范计算机信息系统操作管理 2．依据：《药品经营质量管理规范》（2012年）及附录（二） 3．范围：计算机系统的操作使用管理 4．内容： 4.1职责：

4.1.1质管部依据各岗位的质量职责和岗位操作规程，制定或审核各岗位相关人员操作权限。

4.1.2信息部设定相关人员的权限和密码。在人员调动和调整时应锁定权限和密码。 4.1.3各部门依据权限进行本部门和岗位进行操作。并保管好自己的密码，不得相互借用，否则因此发生的越权、越岗操作行为负全责。

4.1.4办公室负责各部门及岗位配置，负责人员的调配。 4.2操作

4.2.1打开计算机。

4.2.2打开管理软件信息系统，输入用户名和密码。 4.2.3进入对应操作界面。 4.3首营企业审批

4.3.1路径：质量管理-首营供应商

4.3.2说明：第一次和供应商合作，要做首营供应商，审核后，才能转为正式供应商。 功能按钮说明：

? ? ? ?

【生效】：生效首营供应商。 【作废】：将未生效的供应商作废，作废后不能再使用。 【转供应商】：将生效的首营供应商转为正式的供应商。 【许可证】：有许可证号、生产范围、生产地址等信息。根据供应商真实信息进行填写。

4.3.3界面浏览：

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首营供应商生成方式，是在首营供应商页面添加。 状态：分为未审核、生效、作废三种状态，根据用户对单据的操作更改。 【填报部门】：录入首营供应商资料的部门。 【批审日期】：生效日期。 【转正日期】：转为供应商的日期。 【供应商编码】：不可输入，转为供应商时系统自动生成。 【企业类型】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。 【采购员意见】、【采购中心意见】、【质量部经理意见】等信息，有权限的人员才能进行操作。4.3.3操作：

4.3.3.1点击【添加】，输入首营供应商信息。

? 必填项：供应商名称、企业类型、区域、采购员意见、审核员意见审核人、采购中心意

见、质量部经理意见、采购经理意见。 4.3.3.2输入完成后点击【保存】。

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? 未审核状态的单据能修改信息。

4.3.3.3审核：采购—质管—质量负责人 【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。 4.3.3.4查找出需要审核的单据，点击【生效】。

? 审核后的单据不能再进行修改操作。

? 审核后，单据状态为生效。

4.3.3.5转供应商：【说明】：将生效的首营供应商转为供应商。

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? 生效后的首营供应商才能转为供应商。已经转为正式供应商的首营供应商不能再转。

4．4首营品种 4。4.4.1【路径】：质量管理-首营品种 4.4.2【说明】：第一次购进的商品，要做首营品种审批，审核后，才能转为正式商品。 功能按钮说明

? 【生效】：生效首营品种。 ? 【作废】：将未生效的首营品种作废，作废后不能再使用。 ? 【转商品信息】：将首营品种转为正式的商品。

4.4.3界面浏览：

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? 首营品种生成方式，是手动录入信息。

字段讲解：

? ? ? ? ? ? ?

【编号】：保存信息时系统自动生成。 【单据状态】：分为未审核、生效、作废三种状态，根据用户对单据的操作更改。 【填报部门】：录入首营品种资料的部门。 【商品编号】：有两种生成方式，一种是手动输入，一种是保存信息时系统自动生成。 【品名】：厂商所给药品的名字。 【首营品种类型】：分为新品种、新规格、新剂型等类型。 【化学名】：例如：“白加黑”又叫“氨酚伪麻美芬片”，那么化学名叫“氨酚伪麻美芬片”。

4.4.4操作：点击【添加】，输入商品信息。

? 必填项：供应商、品名、生产企业、质检分类、剂型、失效天数 、产地、申请原因、

采购部意见、采购经理意见、质量部经理意见、质量负责人。

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输入完成后点击【保存】。

? 未审核状态的单据能修改信息。

审核：审批完成后，点击【生效】，【说明】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

? 审核后的单据不能再进行修改操作。 ? 审核后，单据状态为生效。

转商品信息：入基础数据库 ，将生效的首营商品转为正式商品。

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? 生效后的首营商品才能转为商品信息。 ? 已经转为正式商品的首营商品不能再转。

注：在没有首营商品的情况下是否能直接在商品资料中新增商品。在【系统设置】-【系统参数设置】中设置，参数名称：若没有首营审批表是否能新增商品或供应商。 4.5客户资质审批表

4.5.1【路径】：质量管理-客户资质审批表

4.5.2【说明】：第一次合作的客户，要做首营客户，审核后，才能转为正式客户。 功能按钮说明

? 【生效】：生效客户。 ? 【作废】：将未生效的客户作废，作废后不能再使用。 ? 【转客户】：将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。

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4.5.3制作：点击【添加】，录入客户信息。

? 必填项：填报日期、客户名称、客户编号。所有信息按客户真实信息进行填写。

输入完成后点击【保存】。

? 未审核状态的单据能修改信息。

审核：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。点击【生效】。

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? 审核后的单据不能再进行修改操作。 ? 审核后，单据状态为生效。

转客户：点击【转客户】。【说明】：将客户资质审批表中审核后的客户转至客户资料中。

? 生效后的客户资质审批表才能转至客户档案中。 ? 已经转为正式商品的首营商品不能再转。

4.6基础资料： 4.6.1商品资料是所有业务数据的基础 4.6.1.1【说明】：主要用于维护商品信息，供应商信息等资料的模块。 4.6.1.2【路径】：基础资料->商品资料

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? 商品资料分为基本资料、扩展信息、自定义分类、价格信息、货位设置几个模块。 ? 点击页面上的【添加】后，才能开始添加商品。 ? 使用查询功能查看已录入系统的商品。

【说明】：药品的名称、生产企业、条形码等基本资料。 4.6.1.3基本信息

? 必填项：商品编号、条形码、商品名称、商品产地、商品规格、销项税率。 ? 有过销售记录的商品不能更改商品性质。

字段讲解：

? 【商品编码】：商品在系统中的标识。在【系统设置】--【系统参数设置】中能控制商

品编码长度以及是否生动生成商品编码。

? 【商品状态】：分为作废和使用两种，为下拉选项。录入至系统的商品不能进行删除，

设置作废后，商品不能进行正常开展采购、销售业务等操作。

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设置了委托范围后，不在委托范围内的商品不能购进。（在【系统设置】-【系统参数设置】中设置参数。参数名称：供应商没有设置委托范围时是否控制） 点击【插入】，添加类别。

? 【类别组】：自定义分类，调用商品资料自定义分类信息，为拉下选项。（类别组在【系

统设置】-【类别组】中设置）

? 【类别代码】：分全部和多选两种，对应所选类别组。（例如：类别组为“按要货方式分

类”，“按要货方式分类”有采购与自报两种方式，选择多选，可以选择其中一种，也可以全选。类别名称在【系统设置】-【类别定义】设置）

? 【证照设置名称】：不同的商品类别有不同证照。（在【质量管理】-【供应商证照设置】

中设置供应商证照）

? 【商品编码】：默认为全部。（也可以输入商品编码，按回车，录入商品，一条记录只能

录入一个商品。）

? 【插入】：新增一条记录。 ? 【删除】：删除选中记录。

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? 【保存】：保存新增记录。 ? 【取消】：取消当前操作。

4.6.2.6经营范围：【说明】：当前供应商经营药品范围。在页面，点击【经营范围】。

? 在修改状态下才能选择经营范围。（进行勾选） ? 修改后点击【保存】。

? 设置了经营范围后，不在经营范围内的商品不能购进。（在【系统设置】-【系统参数设

置】中设置参数。参数名称：客户或供应商业务品种超经营范围的处理方式） 4.6.2.7可供品种：【说明】：在供应商处有过购进记录的商品，自动记录至可供品种。

4.6.2.8结算部门对应：【说明】：一个供应商能有多个结算部门。点击【结算部门对应】。

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点击【插入】，添加结算户。

? ? ? ? ? ? ? ?

在结算编号处输入结算户编号，按回车，系统自动带出结算户名称。 状态：分为正常和停用两种状态。 根据结算户信息填写。

一个供应商能有多个结算部门。 【插入】：新增一条记录。 【删除】：删除选中记录。 【保存】：保存新增记录。 【取消】：取消当前操作。

注：结算户在【基础资料】-【供应商结算户清单】中设置。

对应分类：【说明】：供应商对应类别。在供应商明细页面，点击【对应分类】。

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选择分类，点击【保存】。

? 类别组自动调用【系统设置】-【供应商类别组】中的数据。

? 类别名称调用【系统设置】-【供应商类别】中数据，根据供应商情况进行选择。

4.6.2.9供应商证照：【说明】：根据供应商证照信息，入库时，判断供应商对应的商品证照是否过期。

在供应商明细页面，点击【供应商证照】。

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? ? ? ?

证照管理自动调用【质量管理】-【供应商证照设置】中的数据。 可输入项：证照号、证照效期、自定义控制类别、认证范围。 只有在修改状态下才能输入数据。

是否控制字段如果为否，自定义控制类别字段不能输入。

4.6.3供应商结算户清单：【路径】：基础资料->供应商结算户清单。

? 【浏览】：查看所有结算户。 ? 【明细】：查看选中结算户明细。

字段讲解：

? 【编号】：供应商在系统中标识。有手动录入与自动生成两种方式 ，保存时自动生成。 ? 【类型】：分商业单位和生产厂家两种，为下拉选项。 ? 【付款方式】：有月结、到货付款、代销等多种结款方式，为下拉选项。

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一张单据对应多个订单

注：在【系统设置】-【系统参数设置】中设置一张单据是否能对应多个订单。参数名称：一张入库单是否能对应多张订单。（必须为同一个供应商） 4.11.3.3【审核】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

? 审核后的单据不能再进行修改操作。

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? 审核后，单据状态为生效。

4.11.4拒收退货单:【路径】：采购入库->拒收退货单。拒绝收货后，需要退货时所填写的单据。

? 拒收退货单只能配合拒收单使用。

4.11.4.1制单：点击【添加】，输入单头信息。

? 必填项：供应商编码、供应商名称、业务机构。 ? 供应商需对应拒收单中的供应商。

4.11.4.2点击【拒收单】，选择拒收单据。

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4.11.4.3输入本次退货数量。 点击【保存】，保存单据。

? 保存状态的单据能修改。

4.11.4.4【审核】：审核单据后，单据才会生效，需要有权限的人进行操作。

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? 审核后的单据不能再进行修改操作。 ? 审核后，单据状态为生效。

4.12退货单：【说明】：当库存商品可能由于滞销造成库存积压或者客户退货等情况。 界面浏览：

? 退货单生成方式：分别是手动生成、由验收入库单生成。

? 由验收入库单生成的退货单，在验收入库单页面选择单据后，点击转退货单。

字段讲解：

? 【出货单位】：退货单位。 ? 【供应商】：退回供应商。 ? 【商品编码】、【品名】、【规格】等信息为商品基础信息。 ? 【批次号（识别号）-批号-货位】：按批次退货。 ?

【退货数量】：商品退货数量。

4.12.1制单：点击【添加】，输入单头信息。

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? 必填项：单据类型、采购员、出货单位、供应商编码、供应商名称。

4.12.2点击【明细添加】，输入商品明细。

? 必填项：输入商品编码所带出的字段、批号、退货数量。

4.12.3点击【保存】，保存单据。 4.12.4调用退货通知单

4.12.4.1点击【添加】，输入单头信息。输入调用退货通知单中对应的供应商。

4.12.4.2点击【退货通知单】，选择单据。

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