汇锦国际酒店管理系统操作流程

目录：

第一， 预订和入住登记

1、 散客预订、登记（预订查询、登记查询、散客续住、散客换房、入住类型变更、散

客出入团）

2、 团体预订、登记、有关预订分房的问题。 3、 设置佣金的问题。 （1）、一部分房间返佣，之后的房间不返佣。 （2）、刚开始返佣之后不返佣了，房费需要红冲的。 4、 换床操作，联房操作。 5、 实际中遇到的问题。 （1）、团队最初按照房型预订，之后改成床位预订应该怎么操作。 （2）、散客预订的问题：凯旋问题。 （3）、凯旋预订noshow状态。而是这个房间是否被其他房间所预订。 （4）、换床操作中没有出现床位号的事情，两种换床方式。 （5）、团队定价的事情。自动修改。应该一起设置好。 第二， 前台收银结账，正常的流程

1、 会员预定、入住登记，结账积分 2、 各种结账方式。（信用卡、会员卡、单位记账） 3、 会员积分优惠的使用。 4、 客房费用的录入。（损物赔偿，客房费用当日的可修改，价格是定好的，夜审的需

要红冲）

5、 POS下面各项的使用。

（1）挂账容易出现的问题。挂错了怎么办。两种解决方式。 6、 收银员如何核对自己的收退款情况。 （1）、查帐务下面的收退款情况和自己交班前的报表，要核对。 第三， 客房操作

1、设置维修房，改房态。批量设置。 第四， 营销下面的单位记账信息录入。

第五， 会议室预订使用，方便综合办核工作量。 第六， 财务上面

1、 报表的使用 2、 查询下面查原因

第七， 出现问题之后如何查？

1、交班报表、历史主单、操作日志。 第八， 服务器应该注意事项？

1、 连锁接口是否打开。

2、 电话接口出现问题怎么办。

3、 服务器上面几个常用的图标知道是什么意思。 一、预订操作：

1、 预订后台设置须知：

实现功能：如果此处指定了2小时内可删除，那么回关联到预定单的锁定时间。

例如：某操作员A 在10:30 录入了一笔预定单，当天的12：30之前，可以直接

删除该单，但过了12：30以后，该预定单自动锁定，对于没有权限的操作员来说，就无法删除该预定单，除非请示上级有相应权限的操作员。

（注：删除锁定预定单的权限 通过管理员来分配。 该权限 对应于 预定权限中的 删除已

锁定散客预定单/删除已锁定的团体预定单）

实现功能：如果此处指定了1小时后自动转为Noshow状态，它的工作机理如下。

例如：某预定单的 预到时间为 当天的18：00，那么如果在当天的19：00以后

该客人还未抵店，那么系统将自动将该预定单转为 当日 Noshow 预定单，将该预定所占用的房间释放出来。这就保证了酒店客房的最大利用率。此时

中已不再显示该预定，而是转入

页面

当然，如果该客人21：00又抵店了，前台人员还是可以从

中将该预定客人 转为登记。

案例：凯旋曾经操作过一笔预订押金，因为过了夜审。第二天找预订单的时候没有，目前统一是这样设置，如果有一天出了这个问题，和这个有关系。

1.散客预定

1.1. 基本流程:

打开散客预定单→输入散客预定单主信息→保存→输入散客预定单附加信息 说明：散客预定单的主信息包括以下内容：【预定人】、【房间类型】、【预抵店时间】、

【预离店日期】、【是否加床】、【加床费】、【折扣】、【房价】、【房价号】、【优惠理 由】、【业务员】、【来源】等。

散客预定单的附加信息包括以下内容：预定收款、预定退款、客人资料三个部分。 1.2. 操作步骤

例3.1:天马集团 王华 打电话为 蒋进 预定后天的豪华套房一间,协议房价7折,住2

天,蒋进的身份证号码为320101196707230058,并收到定金100元现金。 a) 执行预定→散客预定 ,打开『散客预定』的窗口 b) 单击

按钮打开新的散客预定单,依次输入预定主信息。

【预定人】王华、【房间类型】 下拉选择套房A、【预抵店时间】 下拉选择2006-01-04 13:00、 【入住天数】选择2天、 单击【折扣】后的

间号】后的

选择房价折扣0.7、 单击【房

(此时出现的房间号均为豪华套房) ,选择一个房间号0418进行预定分

，打开『优惠理由』窗口，双击选

房、【单位】天马集团、 单击【优惠理由】后的择优惠理由单位协议房价。 c) 单击d) 单击

按钮,至此完成散客预定主信息的操作。

按钮,打开『预定收款』窗口,在【付款方式】中下拉选择现金 , 在

即可, 单击

按钮回到散客预定单。

【金额】中输入100.单击『预定收款』窗口如下图:

,打开『客人资料登记』窗口, 点击『境内人员登记』标签在【客

e) 单击

人姓名】中输入蒋进在【证件类型】中下拉选择身份证 (系统默认), 在【证件编号】中输入身份证号320101196707230058, 单击

,确认客人资料, 单击

返回到『散客预定』窗口。『客人资料』窗口如下图:

已完成散客预定所有信息,如下图:

预定状态

登记散客预定单时可以当时分房,也可以在客人预到当日进行系统自动分房 或手动分房。

散客预定单中输入的预定信息将自动转入该散客登记主单信息。

根据输入的身份证号码，系统将自动匹配客人的【籍贯】、【性别】、【生日】、 【地址】等信息。

在登记散客预定单时, 【预抵店时间】系统默认为第二天, 【预离店日期】 系统默认为第三天,即散客预定第二天抵店,入住一天的情况下,无需作变 更,否则必须通过下拉菜单标志

,变更【预抵店时间】、【预离店日期】。

在『客人资料』登记窗口, 【证件类型】系统默认为身份证,如果客人是通

过其他证件进行登记,比如军官证,则必须通过下拉菜单标志选择军官证.相关资料可以在基础资料中添加。

若输入的姓名在特别提醒档案、当前客人档案或客史档案中出现，系统将自动提示是否是历史档案或特别提醒档案中的人，以便操作员确认。如果确认是，系统将自动转入证件号、地址、性别、出生年月等信息。

系统按身份证的前六位（地区码）查找时，若数据库中没有相应的地区代码，或身份证的日期输入有误，系统将提示＂身份证号码有误＂，以便操作员确认。

预定分为确认预定和非确认预定两种情况,如果收到客人预定定金并作预定收款处理,系统则自动默认为确认预定状态，每日18点系统稽审后没有确认的预定将被删除，而确认的预定则不会被删除。

一般预定情况下可不作预定分房，有两种情况可作预定分房：一，今日预定的客人，今日将抵店入住。二，节、假日等酒店客房出租率较高，房源较紧张的情况下应作预定分房。

各操作员可在自己的折扣权限许可范围内选择房价折扣。

『在选择预定房间号』时，黑色房间号代表当前空房，绿色房间号代表当前住房。

例3.2:外籍客人预定

美国客人Robert Stevenson传真预订一豪华套间。房价不打折，客人持护照，护照编号是18977896。

其他操作类似例3.1, 外籍客人预定的特殊操作如下: 打开『客人资料登记』窗口,点击『境外人员登记』标签，在【英文姓】【英文名】中输入Robert Stevenson在【证件类型】中下拉选择普通护照, 在【证件编号】中输入护照编号18977896, 【 国籍】美国 ,单击

,确认客人资料。

例3.3:一个客人预定多房间

程大俊电话预定两间标准房,两个房间都加床,加床费30元, 房价不打折,预计明天到,住一天,暂不分房,并确认预定。 (1). 执行预定→散客预定 ,打开散客预定单 (2) 单击

,打开新的散客预定单,依次输入预定信息。【预定人】程大俊、 【房

,【加床费】30,单击

,(系统

间类型】标准房, 【是否加床】处鼠标单击

默认的【预抵店时间】、【预离店时间】和实际情况一致,无需更改) (3) 单击

按钮出现如下图的对话框,单击

按钮加以确认.

(4)单击

按钮,复制相同的散客预定单,单击

按钮加以确认.

按钮,产生一个新的

散客预定单及帐号, 同样单击

1.3. 常用方法

● 执行预定→酒店日历,在对应日期空白处，单击右键，选择散客预定 ● 执行预定→散客预定 ,打开散客预定单 ● 单击工具栏上的

图标, 打开散客预定单

F2) 打开散客预定单

,S

● 通过所自定义的快捷键(例如● 键盘键入

Alt+Y→键盘键入S, 打开散客预定单.(Y即预定菜单后的字母

即散客预定菜单后的字母)

2. 散客预定的确认

对于酒店来说，确认过的预定单，不允许被删除，即便客人来不了，也应该做取消预定操作。每月可以查看出当月预定的 取消/未到情况，便于酒店方建立各级客户的信誉档案，更主要的是让管理层实时掌握 各营销人员最真实的预定情况分析（当月预定单数和 预定取消数之间的 对比情况等）

1.点击工具栏上图标，进入预定查询界面 3.双击查询到的纪录，进入预定主单。 4.单击预定单上方的

按钮。确认完成，预订单上方即会有显示。

反之，则单击预定单上方的

按钮。取消确认完成，预订单上方即会有显示。

当然，前提是：操作员有相应的 取消确认的权限。

5.点击工具栏上

（酒店日历）按钮，返回酒店日历主界面。

3.预定取消

对于所有超过规定的删除时间的 预定单，如果接到预定人通知，取消预定单那么必须要输入相应的取消原因，进行取消操作，这样便于管理层 和 营销部考核绩效、掌握客户状况。 操作步骤：

1.通过预定查询，查到所需删除的纪录 2.双击该纪录，进入预定主单

3.单击

按钮，系统弹出对话框，提示输入取消原因

4.单击

按钮，即完成取消预定

4. 预定的删除（超时自动、手动）

（1）夜间稽核时，系统自动把所有到达日期小于或等于今天的预订单自动删除（包括

未确认的散客预定和未分房的团体预定）。 （2）预定查询→查找相应预定单→删除。

二. 登记操作

1. 散客登记

1. 基本流程：

打开散客登记单→输入散客登记单主信息→保存→输入散客登记单附加信息 说明：散客登记单主信息包括：【房间类型】、【散客类型】、【入住类型】、【抵店日期】、【预离店日期】、【是否加床】、【加收加床费】、【房间号】、【折扣率】、【房价】、【早餐】、【保密】、【晨唤】、【电话等级】、【来源】、【业务员】、【优惠理由】等。 散客登记单附加信息包括：客人登记和收款两个部分。

2.操作步骤：

? 散客直接登记

例：6.1.1 吴小宇5月25日登记一间标准房，计划住三天。房价八五折，要求开通市话，

晨唤时间6：30，预收250元，吴小宇的身份证编号为：412568198205230056。

（1） 执行登记→散客登记。 （2） 单击

，打开新的散客登记单，依次输入散客登记信息，

【房间类型】下拉选择标准房； 【预离店日期】下拉选择05-28 12：00；

单击【房间号】后的选择0510房间，单击

，出现『选择房间号』的窗口（此时出现的是标准房），

； 单击【折扣率】后的

，出现『选择房价折

扣』的窗口，选择折扣率0.85，单击唤】后的

（3） 单击（4） 单击

； 【房价】将自动显示；单击【晨

，并输入晨唤时间6：30；【电话等级】下拉选择市话。 ，至此完成散客登记单主信息的操作。

，出现『客人资料登记』窗口。【客人姓名】输入吴小宇，【证件类

。

型】系统默认为身份证，【证件编号】处输入412568198205230056。单击

系统根据身份证号码自动显示客人所属【地区】、【性别】、【出生年月】。如下图：

（5） 单击

，打开『收款』窗口，【付款方式】系统默认的是现金，【金额】输

，如下图：

入250，单击『收款』窗口上方的

单击

，返回到『散客登记』窗口。至此完成全部散客登记信息的操作。

? 预定转登记

例6.2.1 预定转登记（未分房情况）

预定客人沈飞现抵店入住。（预定情况：普通房一间，未分房，房价八五折，加床费30元。）住店客人的身份证号为：沈飞 350602198208230058 徐海军 340106198012250036

（1）执行预定→预定查询，打开『预定查询』窗口。 （2）查找该预定纪录

(3) 在该预定纪录上单击右键，选择(4) 单击

，选择0408房间，单击

，保存散客登记单主信息。

例6.2.2 预定转登记（已分房情况）

预定客人李俊杰现抵店入住。（预定情况：标准房一间，已分配0412房间，入住两天，房价八五折，客人资料已登记，预收订金100元。）

（1） 工具栏上单击

，打开『房态图』的窗口。

（2） 双击将到房0412，此时客人的预定信息已自动转入散客登记单。 （3） 单击

即可。

? 关于长包房、钟点房、拼房

长包房、钟点房、拼房在作散客登记单时注意：【入住类型】下拉选择长包房、钟点房、或拼房，它们在房态图上的标识分别为L、C、P。其房价可在基础资料中设定。 ? 当日结帐客人入住

当日结帐客人由于种种原因再次返回酒店入住，有两种处理方式：

（1） 重新作散客登记。 （2） 撤销结帐状态。（即执行帐务→前台帐务，查询到该已结帐的房间，单击

确认后即可。）

根据输入的身份证号码，系统将自动匹配客人的【籍贯】、【性别】、【生日】、 【地址】等信息。

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