C设备仪器档案分类整理编目方法讲义（V2.0-2009年3月修订版） - 图文

云浮市档案人员专题培训指导丛书

设备仪器档案分类整理编目方法讲义

吴勇华 陈荣森 / 2007年4月编著

吴勇华 / 2009年3月修订

云浮市档案局 云浮市档案学会

编印

二〇〇九年三月

设备、仪器档案分类整理编目方法讲义目录

一、设备、仪器档案及构成┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3

（一）设备档案的概念┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （二）设备档案的种类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 3 （二）设备档案的构成┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4 二、设备、仪器档案的收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4

（一）同土建工程连在一起的设备的档案收集。┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4 （二）一些企、事业单位所用的专用设备，是自行设计制造的档案收集┈┈┈┈┈┈┈ 4 （三）外购设备档案的收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 4 （四）设备档案材料的对外收集┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5 三、设备、设备档案的分类方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5

（一）分类依据┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 5

1、《广东省机关档案分类办法》（设备档案部分）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈5 2、《工业企业档案分类试行规则》（设备档案部分）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈6 （二）型号分类法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7 （三）设备档案分类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7

1、性质—型号分类法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7 2、工序—型号分类法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 7 3、时间—型号分类法（时间—设备分类法）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 8

四、设备、仪器档案的编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9

（一）编制同设备档案的代字、代号表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9

1、设备档案代字、代号表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 9 2、设备档案专业代字、代号表┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 10 （二）确定设备档案号的编制结构，填写设备档案号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 11 例：1、某毛纺厂设备档案号（参见表2）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 12

2、市人民医院设备、仪器档案编号模式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 12 3、一般单位编号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 12

五、怎样进行设备档案质量的鉴别、核查工作┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈12

（一）通过设备档案同有关目录之间的对比进行鉴别、核查┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13 （二）通过设备档案材料相互之间的对比进行鉴别、核查┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13 （三）通过设备档案同设备对象之间的对比进行鉴别、核查┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈13 六、设备、仪器档案归档制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14

（一）归档范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈14

1、机关、事业单位设备仪器档案的归档范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 14 2、企业设备仪器档案的归档范围┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 14 （二）归档时间┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈15 （三）归档要求┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈15 例：中国农业银行云浮市分行仪器、设备档案立卷归档制度┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈15 七、设备、仪器文件材料立卷整理的基本方法和步骤┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈16 八、设备、仪器档案的整理┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17

（一）设备文件材料的组卷┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈17

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1、鉴别┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 17 2、分类组类┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 17 3、排列┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 19 4、编目┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 19 附图：复制图（蓝图）的折叠方法┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈22 （二）编制设备档案号┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈23 （三）编制科技档案目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈25

1、科技档案总目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 25 2、科技档案分类目录┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 26 3、分类目录一般由《案卷目录》和《卷内目录》两部分组成┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 27 （1）设备档案《案卷目录》（格式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈27 （2）设备档案《卷内目录》（格式）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈27

九、统一若干设备档案业务口径的意见┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈28

（一）《关于统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔1999〕30号）┈┈┈┈┈┈┈┈28 （二）《二○○○年统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔2000〕36号）┈┈┈┈┈28 （三）《关于统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔2003〕19号）┈┈┈┈┈┈┈┈29 （四）关于印发《二○○六年统一若干档案业务口径的意见》的通知（粤档发〔2006〕25号）┈┈29 十、设备档案分类整理中几点需要注意的问题┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈30

附录1：设备仪器档案纳入基建档案部分归档的内容┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 31 附录2：广东省机关档案分类办法（广东省档案局1992年7月4日印发）┈┈┈┈┈┈┈┈34 附录3：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）┈┈┈┈┈┈┈┈36 附录4：云浮市设备档案目录、封面、封底样式┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 39

1、设备档案封面、备考表内容格式（拟写设备档案封面及备考表内容用）┈┈┈┈┈39 2、设备档案《案卷目录》式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈40 3、设备档案《卷内目录》式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈41 4、设备档案封面式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈42 5、设备档案备考表（封底）式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈43 6、设备档案总目录式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44 7、设备档案分类目录式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈44 8、政府采购项目档案目录（公开招标采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈45 9、政府采购项目档案目录（邀请招标采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈46 10、政府采购项目档案目录（询价采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 47 11、政府采购项目档案目录（单一来源采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 48 12、政府采购项目档案目录（竞争性谈判采购方式适用）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 49 13、政府采购项目档案目录（拍卖文件材料卷内目录）┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 50 14、设备仪器《档案目录》封面标签、背脊标签式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 51 15、设备仪器《档案盒》背脊填写式样 ┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈53 16、设备仪器《档案盒》式样┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈ 54 附录5：《云浮市人民医院设备、仪器档案分类编号说明》┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈┈55

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一、设备、仪器档案及构成

（一）设备档案的概念

设备、仪器档案（以下简称为“设备档案”）——是各种机器设备、车辆、船舶和仪器、仪表的档案材料。

设备——是一种重要的生产手段。随着科学技术和生产力的发展，在社会生产和科技研究、自然观测的各个领域、各个专业，都逐步地、普遍地以各种设备装备起来。因此，设备档案是种同基建档案性质相似的，在各个专业的各种不同的企、事业单位中都存在的科技档案。如工厂里的生产设备档案，运输部门的运输设备档案，地质部门的勘探设备档案，测绘、地震、水文、气象、天文部门的各种观测仪器设备档案等等。

（二）设备档案的种类

1、按设备的构造和使用形式划分为两种：

一种是同土建工程连在一起的，如某些化工装置以及钢铁企业和有色冶金企业的冶炼设备的档案。这种设备档案，同基建档案一般难以截然分开，因此可以作为基建档案的一个组成部分。

另一种是各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及某些仪器、仪表的档案，它们可以同土建工程分开，独立存在。

2、按设备来源划分为两种：

一种是在自制设备的设计、研制过程中形成的文件材料（这种设备是本单位自己设计、研制的，这是各单位根据本身生产工艺或科研、试验的特殊需要而自制的专用设备）；另外一种是随外购设备的进货而随机带来的文件材料（这种设备是从国内市场或国外市场上购买来的外购设备）。这两种文件材料都是设备档案，都应该妥为保存，科学管理。

3、此外，在设备的使用、维护、检修、改造过程中，也形成相应的文件材料。这些材料是在设备投入运行、使用后，各种有关状况包括变化情况的真实记录。它们

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也是设备档案的组成部分。

（二）设备档案的构成

1、设备档案的基本特点是：以型号成套。 2、设备档案的构成

（1）自制设备的档案构成：包括设备在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料，以及该项设备在安装、使用维修、改造过程中形成的文件材料。

（2）外购设备档案的构成：与自制设备的档案构成不同。它不包括该项设备在设计、研制、制造过程中形成的文件材料。外购设备档案的内容基本上包括三个部分：

① 设备购置文件材料。包括设备技术经济计算材料、有关购置设备的谈判文件以及订购协议或合同书等。

② 随机文件材料。包括设备图册和说明书，设备合格证、装箱单和配件目录，以及设备安装规程等。

③ 设备安装、使用后形成的文件材料。包括设备安装记录，试车验收记录和总结报告，设备运行记录，设备保养和大、中修记录，设备使用分析表，设备检查和事故记录，设备履历表，设备改造记录和总结等。

二、设备、仪器档案的收集

设备档案有几种情况，设备档案部门应根据各种设备档案的不同特点抓住关键环节做好收集工作。

（一）同土建工程连在一起的设备的档案，如石油、化工、冶金等企业的各种大型装置，以及某些管道、线路等设备的档案，可同相应的基建档案一起，在基本建设工程竣工验收阶段进行收集。

（二）一些企、事业单位所用的专用设备，是自行设计制造的。对自制设备档案的收集工作，可以采用机械产品档案的收集方法，抓住设备定型鉴定这个环节，集中做好有关材料的归档、收集工作。

（三）外购设备档案的收集工作要抓好两个环节：

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1、设备开箱验收。设备到货开箱验收，是随机文件材料收集、归档的关键环节，有利于防止随机文件的散失、损坏。可以先收集、归档，经过登记后再出借使用，或复制后出借使用。

2、安装、调试（试车）完毕。外购设备安装、调试（试车）过程中形成的文件材料，应在安装、调试（试车）完毕后，抓住时机组织收集、归档。这样，外购设备前期阶段形成的文件材料包括随机带来的文件材料和安装、调试过程中形成的文件材料，就基本上收集起来了。

（四）设备档案材料的对外收集。设备使用单位向外单位补充收集设备文件材料的情况比较多。因为购买设备时，随机文件是有限的，在设备安装、使用、维修过程中常常感到不能满足需要，特别是当设备档案散失、残缺不全时，更需要向设备生产单位补充收集有关的文件材料。

三、设备、设备档案的分类方法

（一）分类依据

1、《广东省机关档案分类办法》（设备档案部分）

广东省机关档案分类办法

（广东省档案局1992年7月4日印发）

一、分类原则

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。 二、类别设置

1、一个全宗内的档案原则上分为七大类：即（1）党政工团档案（代字：A）；（2）基建档案（代字：B）；（3）设备、仪器档案（代字：C）；（4）会计档案（代字：D）；（5）已故人员档案（代字：E）；（6）声像档案（代字：F）；（7）专门档案（代字：G）。大类以下的属类用阿拉伯数字作代号，从左至右依次叫一级属类、二级属类??。要求各单位的大类与本办法保持一致，大类以下属类可根据本单位的实际情况决定。

三、分类方法

C、设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置； 四、编号方法

2、基建档案按工程项目编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+分类号+案卷序号，例如：

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B 1 — 1 案卷顺序号（第1号卷） 一级属类（工程项目代号） 大类代字（基建类）

设备仪器、会计、声像档案均参照此形式编号。

五、本办法适用我省各级党政机关、群众团体档案的实体分类。各地区、各部门可结合各自的实际情况，制定分类编号方案。

2、《工业企业档案分类试行规则》（设备档案部分）

工业企业档案分类试行规则

（国家档案局1991年7月4日印发）

第四条 工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

第五条 工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置（详见附表），附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

第六条 工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。

第七条 工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：

2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置； 第八条 工业企业档案分类中的类目标识符号不作统一规定。

第十条 本规则于1992年起执行，这之前形成的档案，已经整理组卷的维持不动。 第十一条 各地区、各部门可结合自身的实际情况，制定实施细则和分类编号方案。 附表：《工业企业档案分类表》 工业企业档案分类表 一级类目名称 二级类目名称 设备仪器档案二设备仪器类 级类目按设备种类或型号设置 基 本 范 围 同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。

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（二）型号分类法

型号分类法：适用于对设备档案进行分类。型号分类法，就是在全部设备档案的范围内，以各个型号的设备为分类单元，划分设备档案类别的方法。

型号分类的特点是：同一个型号的设备档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个设备的全貌及其内部组、部件之间的结构隶属关系，便于成套地利用设备档案。

（三）设备档案分类

设备档案分类的基本方法是型号分类法。不同单位和不同设备，其具体的分类形式有两种：

1、性质—型号分类法

这种分类方法，就是按照设备的使用性质结合设备型号，对设备档案进行分类。首先，按照设备性质归类，如金属切削设备、锻压设备、起重运输设备等；然后，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别，并排列设备档案保管单位。凡是独立性较强的单体设备，其档案都可以采用这种分类方法。如表1所示。

表1：某机械制造厂设备档案分类示意表 大 类 设备档案（S） 使用性质 型 号 XK5040 X2010 B665 ?? 保管单位 保管单位（即案卷） 保管单位（即案卷） 保管单位（即案卷） （同上） （同上） （同上） （同上） （同上） J金属切削设备类 D锻压设备类 ?? （略） （略） ▲（实例参见附录4：《云浮市人民医院设备、仪器档案分类编号说明》） 2、工序—型号分类法

这种分类方法，多适用于对生产工艺或工序连续性较强的设备档案（如轻工、纺织或炼油、化工等生产设备档案）的分类。

例如，毛纺厂设备档案，按工序一型号分类法分类如下（见表2）

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表2：毛纺厂设备档案分类示意表 大 类 毛纺织设备档案 工 序 1.开毛 型 号 型号 型号 保管单位 保管单位（即案卷） 保管单位（即案卷） 保管单位（即案卷） （同上） Y原毛设备类 2.洗毛 3.烘毛 1.梳毛 2.针梳 3.精梳 1.混条 （同上） （S） M毛条设备类 X绒线设备类 R染整设备类 2.粗纱 3.细纱 4.合纱 ?? 这种分类方法的特点是：以型号为基础，保持了一个型号设备档案材料的完整。设备档案的分类和排列，直接反映生产工艺或工序的连续性和阶段性，从类别的划分和排列来说，每一个大类（原毛设备类、毛条设备类、绒线设备类和染整设备类）既是一个独立的类别，相互之间又以生产流程紧密连接，反映着绒线生产的整个过程；各大类中的每一个属类，其划分和排列也是以生产工艺过程联系着；在每一个属类中排列着本工序使用的各型号设备的档案。由此可见，整个设备档案的分类和系统排列，是以型号为分类的基础，以整个生产工艺过程为主线进行的。

以型号为基础，以工序或工艺过程为主线，对设备档案进行分类、排列，也大体上可以反映出设备实体的实际排列次序和在工作现场的平面布置，便于管理和利用。

3、时间—型号分类法（时间—设备分类法）

这种分类方法，多适用于设备档案不多的机关、企事业单位（如党政机关、人民团体、群众团体等设备档案）的分类。

这种分类方法，就是按照设备的购置时间先后结合设备型号，对设备档案进行分类。首先，按照设备购置时间先后归类，如1995年设备、1996年设备、?、2007年

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设备等；然后，在每一个类别内，以型号为单元划分档案类别，并排列设备档案保管单位。如表3所示。

表3：某机关单位设备档案分类示意表 大类 设备仪器仪表档案 1995年 2月10日 11月21日 1996年 1997年 5 月28日 ?? ?? ?? 3月20日 7月11日 12月18日 1月20日 型号（设备） 型号（设备） 型号（设备） 型号（设备） 型号（设备） 型号（设备） 型号（设备） 型号（设备） 保管单位 保管单位（第1卷） 保管单位（第2卷） 保管单位（第1卷） 保管单位（第1卷） 保管单位（第1卷） 保管单位（第1卷） 保管单位（第1卷） 保管单位（第1卷） 保管单位（第1卷） 保管单位（第2卷） 保管单位（第3卷） 保管单位（第4卷） ?? （C） 型号（设备）

四、设备、仪器档案的编号

设备档案的编号，是指保管单位的编号或代号，起着固定整理成果，反映分类和排列次序，便于保管和查找调阅设备档案的作用。

设备档案号的编制方法，设备档案号的设计，是同编制本单位档案分类编号方案同时进行的，而具体地为每一个设备档案保管单位编制和填写档案号，则是在设备档案分类和排列之后进行的。

（一）编制同设备档案的代字、代号表 1、设备档案代字、代号表

设备档案代字、代号表，赋予设备档案以确定的代字或代号，它实际上是本单位档案分类方案中第一级类目（大类）的代字或代号。

设备档案代字，一般是以英文字母或汉语拼音声母充任。代字的方法有两种：

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（1）第一种代字方法。是以设备档案名称的第一个汉字的汉语拼音声母，作为该类档案的代字，如以“S”代表“设备仪器档案”。见表4

表4：以声母为代字的设备档案代字（代号）表

大类名称 设备仪器档案 代字（代号） S 或SB 说明：以设备档案名称中某汉字的汉语拼音声母作为代字，可以借用它的谐音，标识明显，易于分析辨认。但汉语拼音声母数有限，不能重复使用，应用起来有时会发生重复，因此，也可以选用设备档案名称的两个汉字的声母作为代字，如以“SB”代表设备仪器档案。

（2）第二种代字方法。不是采用汉语拼音的声母，而是按英文字母表的自然排列次序代表各大类档案，即在本单位各大类档案的排列次序确定之后，依次冠以A、B、C、D、E等代字。这种代字方法的缺点是从代字本身不能看出具体的档案大类；其优点是使用起来不发生困难，不必为选用代字苦心思索。见表5

表5：以英文字母为代字的设备档案代字（代号）表

大类名称 设备仪器档案 代字（代号） C

2、设备档案专业代字、代号表

设备档案专业代字、代号表，赋予设备档案中每一个专业以固定的代字或代号，可以用汉语拼音声母作专业代字，也可以用阿拉伯数字专业代号，事先用代字或代号表将其确定下来。如表6。

表6：设备档案专业代字示意表

云浮市人民医院设备、仪器档案所属病区划分及代字表 序号 1 2 3 4 5 6 急诊科 内科一区 内科二区 内科三区 ICU 外科一区 所属病区 JZK NK1 NK2 NK3 ICU WK1 代字 普外，含碎石 备注

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7 8 9 10 11 12 13 14 外科二区 外科三区 妇产科 儿科 五官科 口腔科 手术室 影像科 X光室 CT B超 脑电图 胃镜室 WK2 WK3 FCK EK WGK KQK SSS YXK.X光 YXK.CT YXK.B超 YXK.脑电图 YXK.胃镜室 JYK GYS TX YJK ZYK ZWK NK2.导管室 JL EMZ SMZ 骨科 高压氧、胪脑 含麻醉科 含病理 消毒、锅炉 含配电 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 检验科 供应室 特需病区 药剂科 中医科 总务科 导管室 计量器具周期检定 二门诊 三门诊 （二）确定设备档案号的编制结构，填写设备档案号

确定设备档案号的编制结构，是设备档案号设计工作的重要内容。我国各基层企、事业单位和科技专业档案馆，设备档案号的编制结构，基本上采用两种形制。

一种是单纯号码制，是全部以数字进行档案编号； 一种是混合号码制，是以数字和代字混合进行档案编号。

采用单纯号码还是混合号码制，主要以设备档案代字、代号的选用为根据。如果设备档案以代字来表示，或者既以代字又以代号来表示（即代字、代号混合使用），那么，设备档案号就要采用混合号码制；相反，如果设备档案只以代号来表示，则设备档案号就要采用单纯号码制。

不论采用单纯号码制还是采用混合号码制，设备档案号，都是由设备档案的分类

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结构代字（代号）和设备档案保管单位顺序号联合组成的。这是设备档案号的基本模式，即：

设备档案号 = 分类号 + 顺序号

兹举例如下：

1、某毛纺厂设备档案号（参见表2）： S .Y1 .B04 — 1

保管单位顺序号 开毛机型号

设备档案分类代字代号 分类号 设备档案代字

2、市人民医院设备、仪器档案编号模式

分类号（即：大类代字 ＋ 所属病区代字 ＋ 设备代号）＋ 顺序号。 C .JZK .1 — 001 案卷顺序号（按每个设备案卷总数从1开始编小流水号）

设备代号（按购买时间先后排列）

所属病区代字（JZK为急诊科汉语拼音首字母） 大类代字（C为设备仪器档案）

3、一般单位编号 C 1 — 001 案卷顺序号（按每个设备案卷总数从1开始编小流水号）

设备代号（按购买时间先后排列） 大类代字（C为设备仪器档案）

五、怎样进行设备档案质量的鉴别、核查工作

设备档案质量的鉴别、核查的基本方法有：

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（一）通过设备档案同有关目录之间的对比进行鉴别、核查

这种方法是以设备文件或设备档案目录为依据，鉴别设备档案的完整性和准确性。目录，如文件清单，各种明细表，科技档案总目录，科技档案分类目录等，是鉴别、核查设备档案质量的基本工具。凡是文件或档案目录上有并且具有保存价值而实际上短缺的材料，都属于应该补齐的对象。

在这种方式的鉴别、核查工作中应注意以下问题：

1、要保证设备文件目录或设备档案目录的质量。目录是核查的基本依据，如果没有必要的目录或目录本身不完整、不准确、则必然影响鉴别、核查工作的质量和效果。

2、要以目录为依据，对设备档案材料逐项（套）、逐卷（保管单位）、逐张（件）地仔细进行鉴别。在鉴别、核查的过程中，不能只停留在材料的标题上，而要注意鉴别有关材料的内容、时间和稿本等等。

3、对短缺的材料，要了解其是否具有保存价值。凡是具有保存价值的短缺材料都是属于补齐的对象，要采取相应的措施予以补齐。

（二）通过设备档案材料相互之间的对比进行鉴别、核查

这种方式的核查工作，主要是为了鉴别设备档案的准确性。设备档案材料不准确的重要表现之一，是底图档案同蓝图档案不一致，库藏设备档案同科室、车间使用的文件材料不一致辞，相关的设备档案材料如产品图纸、技术条件、工艺文件相互之间不一致等等。因此，在设备档案材料之间进行鉴别、核查，是设备档案质量鉴定的重要内容和方法。

（三）通过设备档案同设备对象之间的对比进行鉴别、核查

前述两种质量鉴定方法基本上都是在档案室内进行的，是室内作业；而这种鉴定方法，则是要到现场去通过设备对象实物进行具体的鉴别、核查工作。

1、到建筑物或构筑物现场，以建筑物或构筑物的实际状况为依据，鉴别基建档案（设备部分）的准确性。工业建筑档案、民用建筑档案、铁路或公路工程档案、电讯工程档案、市政工程档案、军事国防工程档案等的质量鉴定工作，一般都需要采用

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这种方法。

2、到设备现场，以设备装置的实际状况为依据，鉴别设备档案的准确性。 通过同设备对象实物的比较进行鉴别、核查以后，即可采取相应的措施如补测、补绘、更改等，使设备档案实现完整并同对象实物保持一致，以保证和提高库藏设备档案的质量。

上述鉴别、核查设备档案的三种基本方法，各具特点，各有侧重，又是密切联系、互为补充的。在进行设备档案质量鉴定以后，应该有针对性地采取措施，进一步完善和健全各项有关的设备管理制度，并且强化（设备）档案部门的监督职能，以利于尽量从根本上逐步解决设备档案的完整、准确问题。

六、设备、仪器档案归档制度

（一）归档范围

设备有两种：一种是同土建工程连在一起的，如化工装置、冶炼设备、石油管道、线路等。其档案可以作为基建档案的组成部分；另一种是可以挪动的机动设备，如各种金属切削设备、运输设备、采掘设备、起重设备以及仪表仪器档案，一般划分设备、仪器档案。

设备仪器档案的基本特点是以型号成套。 1、机关、事业单位设备仪器档案的归档范围

（1）自制设备的归档范围，包括：设备在设计、研制、试验和制造过程中形成的文件材料以及维护、检修过程中形成的文件材料。

（2）外购设备档案的归档范围，包括：申请引进请示和批复；招投标文件材料；订购协议、合同；国内外发票（复印件）；设备仪器图册、说明书、合格证、装箱单、设备安装堆积配件目录；设备安装使用记录、大、中修记录等。

2、企业设备仪器档案的归档范围

（1）购置设备、仪器的立项审批，购置合同； （2）设备、仪器的开箱验收或接收；

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（3）设备、仪器的安装调试；

（4）设备、仪器的使用、维护和改造、报废； （5）事故分析和处理。 （二）归档时间

是指设备文件材料向档案部门移交的时间。归档时间定得太迟，设备文件材料长期散存在业务部门或个人手里，容易散失、损坏；归档时间定得太早，影响现行工作的使用。购置的重要设备、仪器到货时，有关专业部门要会同单位档案室检查验收文件材料，并在二个月内归档。设备、仪器方面的文件材料，在设备、仪器安装、调试、交付使用时归档。

（三）归档要求

1、凡是归档的技术文件材料和图纸都必须齐全、系统、完整。

2、外购和引进设备开箱资料，自制设备、引进设备和外购设备的其他方面的文字材料和图纸在设备、仪器安装、调试、交付使用时归档（可由使用部门借出使用）。

3、归档部门必须填写移交清单一式两份，一份由档案室保管，一份由使用部门保管备查。

例：中国农业银行云浮市分行仪器、设备档案立卷归档制度

1、归档范围：凡是本行及各营业所购置的电子计算机、空调机、录音机、摄像机、电视机、各种汽车等设备的说明书、电路图、开箱验收清单等均属归档范围。

2、归档时间：在设备购进安装调试后归档。

3、归档份数：归档一份，必须是原件。为了方便检查维修，科室可保存复印件。

4、归档手续：在购进设备开箱验收或安装调试时，必须邀请本行专职档案员参加材料的清点验收。

5、归档要求：在设备开箱验收时或安装调试后，负责购置设备的人员或安装调试人员，档案员分别按照自已的职责做好设备档案的归档移交。

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七、设备、仪器文件材料立卷整理的基本方法和步骤

设备、仪器文件材料立卷的基本方法和步骤与基建文件材料大致相同，所不同的是，设备、仪器文件材料在组卷时一般按设备、仪器型号进行，每一型号的设备、仪器按依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等排列。 基建文件材料立卷整理的基本方法和步骤 设备仪器文件材料立卷整理的基本方法和步骤 基建文件材料立卷归档的方法有好几种，作为一般单位基建文件的立卷，可按以下方法和步骤进行。 设备、仪器文件材料立卷的基本方法和步骤与基建文件材料大致相同，所不同的是，设备、仪器文件材料在组卷时一般按设备、仪器型号进行，每一型号的设备、仪器按依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等排列。 1、以每一型号设备为单位将设备文件材料分开； 2、把每一型号设备的文件材料按以下阶段和内容分开： （1）依据性材料； （2）设备开箱验收； （3）设备安装调试； （4）设备运行维修； （5）随机图样。 3、组卷。设备、仪器文件材料在组卷时一般按设备、仪器型号进行，每一型号的设备、仪器按依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等排列。在组卷时，可根据每一型号的设备、仪器里各阶段和有关内容文件材料的多少，灵活掌握，或每阶段一卷，或每阶段数卷，也可以几个阶段合为一卷。随机图样也可以单独组卷。 4、案卷内科技文件材料的排列。 （1）管理性科技文件材料按问题、时间排列； （2）图样材料如果形成时已有目录的，可按图样目录进行系统排列，如果原来没有目录的，可按总体和局部关系进行排列，排列顺序是：总图→系统图→平面（或立面图、剖面图）→电路图等； （3）随机图样也可以单独组卷。 5、案卷编目。内容包括： （1）编页号。所有有书写内容的页面都要编一个页号，页号位置在正面的右下角和背面的左下角，案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号； （2）编制卷内目录； （3）编制案卷封面； （4）编制案卷背脊； （5）编制卷内备考表； ▲设备仪器《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“分类编号说明”、“案卷目录”、“卷内文件目录”四部分构成。 6、装订入盒。设备、仪器档案案卷可采用装订和不装订两种形式，文字材料一般装订为好，图样一般不装订。 1、以工程项目为单位将基建文件材料分开； 2、把同一工程项目的文件材料按以下阶段和内容分开： （1）可行性研究、任务书； （2）设计基础材料； （3）设计文件； （4）工程项目管理文件； （5）施工文件； （6）监理文件； （7）财务、器材管理文件； （8）竣工验收文件。 3、组卷。案卷是由相互联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。在组卷时，可根据每个工程项目里各阶段和有关内容文件材料的多少，灵活掌握，或每阶段一卷，或每阶段数卷，也可以几个阶段合为一卷。 4、案卷内科技文件材料的排列。 （1）管理性科技文件材料按问题、时间、或重要程度排列； （2）图样材料如果形成时已有目录的，可按图样目录进行系统排列，如果原来没有目录的，可按总体和局部关系进行排列，排列顺序是：总体布置图→系统图→平面（或立面图、剖面图）→大样图等； （3）图文混合的案卷，文字材料在前，图样在后。 5、案卷编目。内容包括： （1）编页号。所有有书写内容的页面都要编一个页号，页号位置在正面的右下角和背面的左下角，案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编页号； （2）编制卷内目录； （3）编制案卷封面； （4）编制案卷背脊； （5）编制卷内备考表； ▲基建《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、“分类编号说明”、“案卷目录”、“卷内文件目录”四部分构成。 6、装订入盒。基建档案案卷可采用装订和不装订两种形式，文字材料一般装订为好，图样一般不装订。

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八、设备、仪器档案的整理

设备档案的整理有两个过程，第一个过程是将设备文件材料组成案卷。第二个过程是将案卷进行分类排列，编制设备档案目录和设备档案实体排架。

（一）设备文件材料的组卷

案卷（也称为保管单位）的组成有两部分材料：一是经过整理的文件材料本身，二是在整理工作中形成的卷内目录、卷内备考表以及案卷内、外封面、卷盒。案卷可采用装订和不装订两种形式。设备档案的案卷有4种类型：即文件材料型、图样材料型、图文混合型、声像材料型。

设备文件材料组卷有四个步骤：鉴别、分类、组卷、排列和编目。

1、鉴别。指立卷前对设备文件材料的属性、完整性、准确性、秘密程度和保存价值的鉴别。

（1）属性的鉴别是按照设备档案的概念、将不需归档的设备文件材料和不属设备档案范畴的党政文件、科技资料区分开来，或剔除或归入文书档案、科技资料、另行管理。

（2）完整性的鉴别是对应归档设备文件材料进行完整性的审查，在数量上保证不缺项不缺页。

（3）准确性的鉴别是对应归档设备文件材料内容进行准确性的审查，在质量上保证文件材料与实物（际）一致，文件之间不能相互矛盾。

（4）秘密程度的鉴别是根据划密的有关规定，确定文件的绝密、机密、秘密的级别。

（5）保存价值的鉴别是根据保管期限表的规定，确定文件的永久，长期、短期的保管期限。

2、分类组类。是按设备文件材料的联系、进行分类，把有一有一定联系的设备文件材料集中在一起，组成案卷。分类组卷要保持案卷内所反映问题的设备文件材料内容上的有机联系，同时还要兼顾文件密级、保管期限的联系、尽量将同一密级同一保管期限的文件材料集中在一起组卷。分类组卷的方法主要有以下几种：

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（1）按结构分类组卷：主要适用于机械设备文件材料（特别是图纸）。例如，一台铣床的设备文件材料，是由床身、传动机构、变速机构、进给箱、升降台、工作台、电气系统、冷却系统、润滑系统等部分组成。各个结构组成部分的设备文件材料，分别是具有有机联系的整体，可以分别组成一卷或若干卷。一台设备的文件材料少，可一台设备的文件材料组成一卷。

（2）按阶段（问题）分类组卷：按照设备文件材料反映的不同阶段（问题），分别组卷。

（3）按作者分类组卷：按设备文件材料的形成者（单位、个人或集体）分别组卷。

以上各种方法，可在保持设备文件材料的有机联系，便于保管利用的前提下，结合使用。

（4）企业的设备仪器档案与基建档案区分原则。此外，一些生产过程连续性强的企业，如发电企业、化肥企业、石油化工企业、炼油企业等，其一套生产装置一般都包含有若干数量的设备仪器，可以视为一个较为独立的组合体，按照生产装置来设置二级类目，如火电厂的设备档案，其二级类目可按机组设置。另，这类企业因其生产程序决定，企业的设备仪器档案与基建档案很难截然区分，一般都遵循一条区分原则：即凡是大型或特大型的设备装置，其基础土建部分一般都归入基建档案，设备主体以及运转维护过程归入设备类。（参见附录1：设备仪器档案纳入基建档案部分归档的内容）

设备档案分类。设备与机械产品其实是一个东西，在生产厂，它是产品，到了用户手里，就成了设备。分类基本同产品档案一样，使用型号分类排列法。但具体到不同的单位和不同的设备，其分类排列方法有两种：①使用性质——型号，多用于机械厂、矿山设备档案的分类排列，②工序——型号。多用于轻工、纺织或炼油、化工等生产设备档案的分类排列。

此外， 在编制设备档案分类方案时，有时根据实际的需要，在大类下要设置“综合类”。如某些单位的设备、仪器招投标档案内有若干独立的设备、仪器，但有一些总体性的档案材料，如招投标书、订货合同等，不能被任何一个设备仪器所包容，这时，就应设置“综合类”来“安置”这些总体性的材料。但要注意不能滥用“综合类”。

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3、排列。是分类组卷后在一个案卷内设备文件材料的排列，以便于管理和查找利用。卷内排列通常是按照设备文件材料在编制时形成的目录进行的（总图目录、初步设计目录等），设备文件材料没有目录或原编制的目录不能适应组卷的排列时（如没有文件目录或同一目录的设备文件材料形成两个以上案卷）需重新排列。设备文件材料的排列方法如下：

（1）设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。随机图样也可以单独组卷。

（2）案卷内管理性设备文件材料按问题、时间或重要程度排列。

（3）案卷内设备文件材料排列要求，应文字材料在前，图样在后；有译文的外文资料译文在前，原文在后。

4、编目。是设备文件材料立卷工作的最后一道工序，其内容包括：编写案卷页号、卷内目录的编制、卷内备考表的填写和案卷封面的编制。

（1）编写案卷页号。案卷内设备文件材料均以有书写内容的页面编写页号。其目的是巩固卷内设备文件材料排列顺序，便于保管、利用和统计卷内文件材料的数量。

页号编写位置：单面书写的设备文件材料在右下角编写页号：双面书写的设备文件材料，正面在右下角、背面在左下角编写页号。一项（套）设备仪器的文件材料组成若干个案卷，各卷均从1号起编页号。

案卷封面、卷内目录（原有图样目录除外）、卷内备考表不编写页号。 （2）卷内目录的编制。卷内目录是卷内设备文件材料内容和数量的清单，其作用是统计卷内文件材料数量，便于查用，保护卷内文件材料。它的项目包括：

①顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件材料数的顺序。

②文件编号：填写设备文件材料的文号、图样的图号、设备代号、项目代号等。 ③责任者：填写设备文件材料的形成部门或主要责任者。 ④文件材料题名：即文件标题，填写设备文件材料标题的全称。 ⑤日期：填写编制设备文件材料的年、月、日。

⑥页次：填写每份设备文件材料首页上标注的页号。末尾一份文件则标注起止页号。 ⑦备注。

《卷内目录》排列在案卷内设备文件材料的首页之前。

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（三）编制科技档案目录

设备档案案卷经过分类排列和编制设备档案号之后，就初步形成了设备档案管理系统，编制科技档案目录，就固定了档案案卷分类、排架、编号的成果。

编制科技档案目录是以设备档案案卷为单位，将案卷的有关内容逐项登记在案卷目录上，形成科技档案目录。

1、科技档案总目录

是按设备档案接收进库时间编制的目录。这种目录准确反映库房内设备档案的数量以及变化的情况。

总目录按设备档案接收进库的时间进行登记。先进库的先登记，后进库的后登记，每本目录一般登记500个案卷。每本总目录须编目录号，目录号的模式为：总—1，总—2，??分别表示总目录的第1本目录、第2本目录等等。总目录的顺序号在每本目录中流水，因此每本目录内的案卷顺序号都从1开始。

科 技 档 案 总 目 录

总登 科技 记序 档案 号 号 接收 进库 日期 编制 单位 案卷题名 密保管 级 期限 数量 出库情况 备注 份 张 原 日 经办 数 数 因 期 人

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2、科技档案分类目录

是按科技档案分类顺序编制的目录。这种目录系统反映了科技档案的分类体系，是科技档案分类排列的依据，因而是一种管理科技档案的基本目录。科技档案分类顺序是以科技档案号来固定的，分类目录的填写顺序应按照科技档案号的顺序进行。分类目录一般按大类（一级类）分开，每一大类设一本目录，每本目录登记500个案卷。分类目录须编目录号，分类目录号=大类代字+目录顺序号，如S—1表示设备类的第1本目录。

科 技 档 案 分 类 目 录（簿式）

类别： 科技 档案号 总目 录号 总登 记号 案卷题名 编制 单位 密 级 保管 期限 数量 份数 张数 备注

由于分类目录不按进库前后顺序登记，为方便登记，许多单位将分类目录制成卡片，每类卡片用不同款色的指引卡隔开，成为卡片式分类目录。

科技档案分类目录（卡片式） 科技档案号：____________总目录号:_____________ 总登记号:___________ 案卷题名: _________________________________________________________ 编制单位: ________________密级:_______________ 保管期限:____________ 数量: ______________份___________张_____________

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3、分类目录一般由《案卷目录》和《卷内目录》两部分组成。 （1）设备档案《案卷目录》（格式）

案 卷 目 录

类 别: 序号 档 号 题名 编制 单位 编制 页（份） 期限 备注 日期 数

（2）设备档案《卷内目录》（格式）

卷 内 目 录

序号 文件编号 责任者 文件材料题名 档 号:

日期 页号 备注

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九、统一若干设备档案业务口径的意见

（一）《关于统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔1999〕30号，广东省档案局1999年5月31日印发）

1、《卷内目录》“责任者”一栏一般填写单位名称，以印章为准；领导讲话、科研项目、论文、讲义等均可填写个人；基建档案竣工图的责任者为施工单位（个别行业如火力发电行业，其竣工图按原电力部规定，由设计单位编制，其责任者为设计单位）；领导签发令，要写其职务及人名全称。

2、科技档案的整理：采用文字材料装订，图纸不装订的方法。文字材料和图纸尽量分开立卷、装盒，一卷材料少者，可用薄盒装放；原沿用图、文同盒（卷），并已整理编号完毕者，应将文字材料单份装订，一盒视作一卷，统一编《卷内目录》，每份文件及图纸的首页上加盖档号章。一个类别内的文字材料和图纸皆很少时，可采用图、文同卷的方法，但须注意：同一卷内，反映同一问题的文字性材料在前，图纸在后，以单份文件装订，卷内编“件号” ；如将文字材料合订一册，与图纸同放一盒者，应把文字材料图纸各作为1卷，其各自有封面、卷内目录、备考表。采用文字材料装订，图纸不装订，分别编制档号的作法。

3、交通系统中的公路建设工程：交通系统中的公路建设工程，其图纸大多为3#图，为了节省整理时间，方便工程技术人员利用档案，有利于图纸的保护，允许公路图纸（全套为3#图者）以3#图成册装订，可采用两种装盒方法：1.特制3#图大小的图盒包装；2.将图册成册对折,装入4#图盒内,其余如：《卷内目录》、卷脊填写等均按《科学技术档案案卷质量一般要求》的规定。。

（二）《二○○○年统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔2000〕36号，广东省档案局2000年6月22日印发）

1、图纸目录的编页码问题及图纸折叠方式的确定。

①利用原来图纸目录作为《卷内目录》者，《卷内目录》不必编页码。别有《卷内目录》者，原图纸目录作为一份文件装订，并在首页加盖档号章。

②图纸折叠方法：

A、按A4幅面规格大小折叠； B、图标外露；

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C、图面向内，手风琴式； D、折叠方法一致。

（三）《关于统一若干档案业务口径的意见》（粤档发〔2003〕19号，广东省档案局2003年6月21日印发）

1、以一盒为一卷且不装订的科技档案，盒内不用再放软卷皮（案卷封面），但档案盒正面、脊背项目内容和《卷内目录》、备考表等必须填写完备。

2、档案形成时已经成本成册有封面和目录的（尽管封面格式不同于档案卷皮），不需要再加档案软卷皮，只需在原封面上加盖档号章即可归档。

（四）关于印发《二○○六年统一若干档案业务口径的意见》的通知（粤档发〔2006〕25号，广东省档案局2006年7月24日印发） 1、企事业单位档案工作

科技档案案卷目录式样：

案 卷 目 录

类 别：

序号 档 号 题名 立卷单位 起止 页（份）期限 备注 日期 数

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十、设备档案分类整理中几点需要注意的问题

1、设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收（自制设备的设计、制造、验收）、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等排列。随机图样也可以单独组卷。

2、案卷内文件材料排列要求文字材料在前、图样在后。 3、设备档案的基本特点是以型号成套。 4、页码编写位置

（1）文字材料：①单面编在右下角； ②双面编在正面右下角，（背面左下角）； （2）图纸不编页码，只盖档号章。

5、长期保管的设备档案实际保管期限不得短于设备仪器的实际寿命。 6、设备档案《卷内目录》抄写内容： （1）文件编号：文号、图号、合同编号。 （2）责任者：直接编制部门或主要责任者。

①合同协议书等：写双方或多方。 ②设计图责任者为设计单位。 7、备考表内容：

（1）档号：分类号一案卷号。

（2）本卷共 件 页，其中文字材料 页、图纸材料 页 8、 图纸材料不装订，只盖档号章。

9、 目录夹标签：C—1（目录号）。设备仪器《档案目录》由“目录夹封面与脊背”、

“分类编号说明”、“案卷目录”、“卷内文件目录”四部分构成。

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附录1：设备仪器档案纳入基建档案部分归档的内容

基本建设项目档案资料管理暂行规定

(国家档案局、国家计委1988年3月17日印发)

第二章 档案资料的管理

第八条 凡有引进技术或引进设备的建设项目，要做好引进技术和引进设备的图纸、文件的收集、整理工作，无论通过何种渠道得到的与引进技术或引进设备有关的档案资料，均应交档案部门统一管理。档案部门要加强提供利用的手段和措施，保证使用。

国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表（设备仪器部分） 序号 1 2 3 4 5 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9 5.2.10 5.2.11 5.2.12 5.2.13 5.2.14 5.2.15 5.2.16 5.2.17 5.3 5.3.1 5.3.2 可行性研究、任务书 设计基础文件 设计文件 项目管理文件 施工文件 设备及管线安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 隐蔽工程检查验收记录 强度、密闭性试验报告 设备、网络调试记录 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 系统调试、试验记录 管线清洗、试压、通水、通气、消毒等记录 管线标高、位置、坡度测量记录 中间交工验收记录证明、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告、施工预、决算 竣工图 声像材料 电气、仪表安装施工文件 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 施工组织设计、方案及其报批文件、施工计划、技术措施文件 永久 永久 长期 长期 长期 长期 短期 长期 永久 永久 永久 长期 长期 短期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 归 档 文 件 保管期限 建设 施工 设计 单位 单位 单位 长期 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 长期 长期

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国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表（设备仪器部分） 序号 5.3.3 5．3.4 5.3.5 5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.3.9 5.3.10 5.3.11 5.3.12 5.3.13 5.3.14 6 6.1.2 6.1.5 6.2 6.2.1 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.2.5 6.2.6 6.2.7 6.2.8 6.2.9 6.2.10 6.2.11 6.3 7 7.1 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 归 档 文 件 原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 建筑材料试验报告 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、业务联系单、备忘录等 系统调试、整定记录 绝缘、接地电阻等性能测试、校核 材料、设备明细表及检验记录、施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 操作、联动试验 电气装置交接记录 中间交工验收记录、工程质量评定 竣工报告、竣工验收报告 竣工图 声像材料 监理文件 施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审 设计变更、材料、零部件、设备代用审批 设备采购、监造工作监理资料 设备采购委托监理合同、采购方案、监造计划 市场调查、考察报告 设备制造的检验计划和检验要求、检验记录及试验报告、分包单位资格报审表 原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告 开工、复工报审表、暂停令 会议纪要、来往文件 监理工程师通知单、监理工作联系单 监理日志、监理月报 质量事故处理文件、设备制造索赔文件 设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件 设备采购、监造工作总结 监理工作声像材料 工艺设备文件 工艺说明、规程、路线、试验、技术总结 产品检验、包装、工装图、检测记录 设备、材料采购、招投标文件、合同、出厂质量合格证明 设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 设备图纸、使用说明书、零部件目录 设备测绘、验收记录及索赔文件 设备安装调试、测定数据、性能鉴定 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 建设 单位 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 施工 单位 长期 设计 单位 短期 短期 永久 永久 永久 长期 建设 单位 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 长期 监理 单位 长期 长期 长期 永久 长期 长期 长期 保管期限 建设 施工 设计 单位 单位 单位 长期 长期 永久 长期 长期 长期

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国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表（设备仪器部分） 序号 8 8.6 8.7 9 9.10 9.11 9.12 9.13 9.14 10 10.4 11 12 科研项目 实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书 实验装置操作规程、安全措施、事故分析 涉外文件 国外设备、材料检验、安装手册、操作使用说明书等随机文件 国外设备合格证明、装箱单、提单、商业发票、保险单证明 设备开箱检验记录、商检、海关及索赔文件 国外设备、材料的防腐、保护措施 外国技术人员现场提供的文件材料 生产技术准备、试生产文件 设备试车、验收、运转、维护记录 财务、器材管理文件 竣工验收文件 归 档 文 件 保管期限 建设 施工 设计 单位 单位 单位 永久 长期 永久 短期 永久 短期 长期 长期 注： 带“ * ”为保存该单位工作必须的文件材料。

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附录2：广东省机关档案分类办法（广东省档案局1992年7月4日印发）

广东省机关档案分类办法

（广东省档案局1992年7月4日印发）

为了适应我省机关档案综合管理的需要，统一档案实体分类，实现档案分类整理、排列、管理、检索、编目的标准化和规范化，促进机关档案业务管理水平的提高，充分发挥档案的作用，更好地为两个文明建设服务，根据国家档案局印发的《机关档案工作业务建设规范》和《广东省机关档案工作业务建设实施细则》，结合我省机关档案工作的实际情况，制定本办法。

一、分类原则

1、机关档案分类原则是以一个立档单位所形成的全部档案为对象，依据机关职能，结合档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代字。

3、本办法适用于对一个全宗的全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。有类设类，无类空类。

二、类别设置

1、一个全宗内的档案原则上分为七大类：即（1）党政工团档案（代字：A）；（2）基建档案（代字：B）；（3）设备、仪器档案（代字：C）；（4）会计档案（代字：D）；（5）已故人员档案（代字：E）；（6）声像档案（代字：F）；（7）专门档案（代字：G）。大类以下的属类用阿拉伯数字作代号，从左至右依次叫一级属类、二级属类??。要求各单位的大类与本办法保持一致，大类以下属类可根据本单位的实际情况决定。

2、对下属单位报送的科研成果、产品鉴定、基建项目的审批文件可分别归入有关业务部门的管理性文件中。

3、一些机关因业务性质特殊，形成的本专业的专门档案，可根据实际情况设立大类，依次排列在声像档案后面，代字用英文字母接上。

三、分类方法

A、党政工团档案（其属类可按组织机构或问题设置排列，前后保持一致，不可任意改动）；

B、基建档案的一级属类，按工程性质或建筑项目设置； C、设备仪器档案的一级属类，按种类或型号设置；

D、会计档案的一级属类，按报表、账簿、凭证，工资单及其他设置； E、已故人员档案的一级属类，按已故人员级别设置；

F、声像档案的一级属类，按照片、底片、录音带、录像带设置； G、专门档案（本机关形成的专门档案）的一级属类，按问题或机构设置；

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H、荣誉、实物档案。（此类为云浮市档案局增补） 四、编号方法

1、党政工团档案的编号，其结构模式由大类代字+保管期限代号+目录序号和案卷顺序号组成。保管期限代号：永久1、长期2、短期3；永久、长期合编为12，长期、短期合编为23；永久、长期、短期合编为0，按年度（或若干年）编一个目录号。例如：1985年永久保管档案目录序号为25，其目录号为A1.25，1986年是A1.26，1987年是A1.27，余此类推。例如：

A 1.1 — 1

案卷顺序号（第1卷） 目录顺序号（第1本目录）

保管期限代号（永久1、长期2、短期3；永久、长期合编为12；

永久、长期、短期合编为0）

大类代号（文书档案）

已故人员档案参照此形式编号。

2、基建档案按工程项目编案卷顺序号，其结构模式为大类代字+分类号+案卷序号，例如：

B 1 — 1

案卷顺序号（第1号卷） 一级属类（工程项目代号） 大类代字（基建类）

设备仪器、会计、声像档案均参照此形式编号。

五、本办法适用我省各级党政机关、群众团体档案的实体分类。各地区、各部门可结合各自的实际情况，制定分类编号方案。

六、本办法自公布之日起施行。在这之前，已整理、编目的档案原则上可维持不动。

七、本办法由广东省档案局负责解释。

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附录3：工业企业档案分类试行规则（国家档案局1991年7月4日印发）

工业企业档案分类试行规则

（国家档案局1991年7月4日印发）

为深化企业档案业务管理，提高现代化科学管理水平，促进企业档案工作的整体建设，更好地服务于企业生产、经营管理和技术进步，特特定本规则。

第一条 本规则规定了工业企业档案的分类原则、分类方法和类目设置及其所含基本范围。

第二条 本规则适用于全国工业企业档案的分类整理、组织案卷和排架管理。交通、邮电、建筑施工、农林和商业服务等企业亦可参照执行。

第三条 工业企业档案分类原则是以全部档案为对象，依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与开发利用。

第四条 工业企业档案分类设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。特大型企业或生产程序特殊的企业，有些档案难以归入上述十大类目时，可根据实际需要增设一级类目。

第五条 工业企业档案分类二级类目按照企业管理职能和档案特点设置（详见附表），附表中设置的二级类目是工业企业档案分类的基本二级类目，企业可结合实际需要增设或减少二级类目。

第六条 工业企业档案分类二级以下类目设置，参照附表中的基本范围，结合行业特点和企业实际确定。工业企业档案分类层次不宜过多。

第七条 工业企业档案分类二级及二级以下类目的设置方法如下：

1、党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类的二级及二级以下类目一般按问题或组织机构设置；

2、产品、设备仪器类的二级及二级以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置； 3、科学技术研究类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置； 4、基本建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置； 5、会计档案类的二级及二级以下类目按文件形式（名称）设置；

6、干部职工档案类的二级及二级以下类目按干部、工人分别设置，干部档案类目设置按《干部档案工作条例》有关规定执行。

第八条 工业企业档案分类中的类目标识符号不作统一规定。

第九条 声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑其载体形式和保管要求不同，应分库保管，其他则不作统一

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规定。

第十条 本规则于1992年起执行，这之前形成的档案，已经整理组卷的维持不动。

第十一条 各地区、各部门可结合自身的实际情况，制定实施细则和分类编号方案。

第十二条 本试行规则由国家档案局负责解释。 附表：《工业企业档案分类表》

工业企业档案分类表 一级类目 名 称 二级类目 名 称 党务工作 组织工作 宣传工作 统战工作 纪检工作 工会工作 共青团工作 协会工作 行政事务 公安保卫 行政 管理 类 法纪监察 审计工作 人事管理 教育工作 医疗卫生 后勤福利 外事工作 经营决策 计划工作 统计工作 财务管理 物资管理 产品销售 企业管理 生产调度 质量管理 劳动管理 能源管理 安全管理 科技管理 环境保护 计量工作 标准化工作 档案和 信息管理 基 本 范 围 党委综合性工作、党员代表大会或党委其他有关会议，党委办公室其他事务性工作等。 组织建设，整党建党，党员和党员干部管理，党费管理等。 理论教育，各种工作活动宣传，政治思想工作与精神文明建设等。 民主党派工作，无党派人士工作，港澳台工作，华侨工作，民族事务，宗教事务等。 党风治理，党纪检查，案件审理，信访工作等。 职工代表大会，职工民主管理，劳动竞赛，劳保福利，女工工作，文化艺术和体育活动等 组织建设，政治思想教育，团员大会，团员管理，团费管理，青少年工作等。 各专业学会、协会工作，各群众团体活动等。 企业综合性行政事务工作，厂务会议，厂长（经理）办公室工作，文秘工作，机要保密工作。 社会治安，武装保卫，枪支弹药管理，民兵工作，消防，交通管理，刑事案件审理，人防工作等。 法律事务，政纪监察，违纪案件审理等。 各专项审计工作活动等。 干部管理，工人招聘、录用、调配工作，企业劳务出口工作等。 普通教育，中专和职业教育，高等教育，职工在职培训，幼儿教育等。 卫生监督与管理，职工防病治病，计划生育工作等。 职工生活福利，食堂，商店，幼儿园，农牧副业，职工住房，企业第三产业等。 企业涉外活动。 企业改革，重大经营战略性决策，企业发展规划，方针目标管理等。 企业中、长期计划，年（季）度计划，各项专业发展计划，全面计划管理工作等。 各种统计报表，企业综合性统计分析工作等。 资金管理，价格管理，会计管理，资金流通等。 物资供应，仓库管理，废旧物资回收与修旧利废等。 市场分析，用户调查，产品供销，广告宣传，售后服务工作等。 企业普查，企业整顿和企业升级，经济责任制管理，企业管理现代化工作等。 生产组织，调度指挥工作等。 企业全面质量管理，产品质量检测和质量控制工作等。 劳动定额、定员，劳动调配，劳动工资，劳动保护等。 能源消耗定额管理，节能降耗工作等。 安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。 新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术，合理化建议等。 环境保护检测与控制，污染治理等。 各种计量检测工作。 企业标准化管理工作，各种标准档案。 企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作，图书资料工作等。 党群 工作 类 经营 管理 类 生产 技术 管理 类

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工业企业档案分类表 一级类目 名 称 产品 类 科学 技术 研究 类 基本 建设 类 二级类目 名 称 产品档案二级类目按产品种类或型号设置 科研档案二级类目按课题设置 基本建设档案二级类目按工程项目或建筑项目设置 设备仪器档案二级类目按设备种类或型号设置 凭 证 帐 簿 报 表 其 他 干部 职工 档案 类 干部档案 工人档案 离 退 休 职工档案 死亡职工 档 案 基 本 范 围 同一产品型号内，包含产品从开发、设计、工艺、工装、加工制造、检验、包装、商标广告和产品评优的全过程。 同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管理的全过程。 同一工程项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施工、竣工验收和工程创优的全过程。 设备 仪器 类 同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维护修理和设备管理等全过程。 会计 档案 类 各种会计凭证。 各种财务帐簿。 各种财务报表。

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附录4：云浮市设备档案目录、封面、封底样式

1、设备档案封面、备考表内容格式（拟写设备档案封面及备考表内容用）

封面内容

档 号： 档案馆（室）号： 缩 微 号：

类 别： 案卷题名：

编制单位： 编制日期： 保管期限： 密 级： 备考表内容

备 注：本卷共 图纸材料

件 页，其中文字材料页。

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页、

2、设备档案《案卷目录》式样

案 卷 目 录

类 别：设备仪器档案

序号 档 号 题名 立卷单位 起止 页（份）日期 数 期限 备注 本卷共3件73页，其中文字材料73页、图纸材料0页。 本卷共2件43页，其中文字材料0页、图纸材料43页。 本卷共3件98页，其中文字材料0页、图纸材料98页。 本卷共13件173页，其中文字材料100页、图纸材料73页。 本卷共1件74页，其中文字材料0页、图纸材料74页。 中英文。 本卷共1件24页，其中文字材料24页、图纸材料0页。 云浮市档案馆3号库房移动密江西省远大保 001 C1-001 集架设备公开招投标文件、采购合险设备实业有2007.10 73（3） 永久 同、验收报告 限公司、云浮市－2007.12 档案局 自控式档案杀虫防霉机买卖合兴宁市大城环 美机电设备厂、2007.10 43（2） 永久 002 C2-001 同、验收报告 云浮市档案局 －2007.12 自控式档案杀虫防霉机使用手兴宁市大城环 003 C2-002 册、合格证、保修服务记录文件材美机电设备厂 2007.10 98（3） 永久 料 －2007.12 档案馆安防及110联网报警系肇庆市科海技 004 C3-001 统公开招标、投标文件、采购合同 术发展有限公2007.10 173（13） 永久 司、云浮市档案－2007.12 局 档案馆安防及110联网报警系肇庆市科海技 术发展有限公2007.10 74（1） 永久 005 C3-002 统安装使用手册 司 －2007.12 档案馆安防及110联网报警系肇庆市科海技 术发展有限公2007.10 24（1） 永久 006 C3-003 统安装调试记录 司、云浮市档案－2007.12 局

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3、设备档案《卷内目录》式样

卷 内 目 录

档号： C1－001 序号 文件编号 责任者 文 件 材 料 题 名 云浮市政府招标 云浮市行政事业单位公开招标采购中心 文件（移动密集架设备） 001 YFG2007 GK07A 江西省远大保险 云浮市行政事业单位采购合同设备实业有限公YFG2007 （移动密集架设备） 司、云浮市档案GK07A 局、云浮市政府招标采购中心 云浮市档案云浮市政府采购项目验收报告局 （移动密集架设备） 日期 2007 .10. 23 2007 .10. 29 页号 备注 1 正本 36 002 003 2007 .12. 70-73 03

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4、设备档案封面式样

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档 号： C 1－001 档案馆（室号： 缩 微 号： 云浮市档案局 科技档案 类 别 设备仪器档案 案卷题名 云浮市档案馆3号库房移动密集架设备公开招投标 文件、采购合同、验收报告 编制单位 江西省远大保险设备实业有限公司、云浮市档案局 编制日期 2007.10－2007.12 保管期限 长期 密 级

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5、设备档案备考表（封底）式样

备 考 表

说 明： 档号: C1－001 备注：本卷共3件73页，其中文字材料73页、图纸材料0页。 立卷人：李四 2009 年4月28 日

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6、设备档案总目录式样

科 技 档 案 总 目 录

归档 科 技 时间 档案号 案卷题名 编制 数量 保管 密 变更情况 备 单位 时间 份数 页数 期限 级 一次 二次 三次 注 总登 记号

7、设备档案分类目录式样

科 技 档 案 分 类 目 录

类别： 档案号 总登 记号 案卷题名 编制 数量 单位 时间 份数 页数 保管 密 变更情况 备注 期限 级 一次 二次 三次

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8、政府采购项目档案目录（公开招标采购方式适用）

目录号 案卷号 页号 政府采购档案目录

采购单位 招标项目 中标单位 件 号 （公开招标采购方式）

招标编号 中标时间 资 料 内 容 采购项目采购活动记录表 采购项目采购活动记录表 准备阶段 确定采购方式文件（或政府采购计划申报表） 用户需求书 委托代理协议 招标预告资料 招标文件论证资料 招标文件确认函 招标阶段 招标公告（包括各种媒体刊登公开招标公告的资料记载） 招标文件发售资料（包括投标报名、资格预审、招标文件发售登记表等） 澄清修改资料（包括澄清会签到表、澄清修改文件、供应商对澄清修改文件的签收资料等） 开标阶段 收取投标文件登记表 开标会签到表 开标记录表 评标阶段 评标委员会组建资料（包括采购人委派评委和专家库中抽取的专家确认表） 评标委员会签到表及有关工作人员签到表 评标纪律认知资料 评标报告及其附件 评标过程有关的变更文件 确定中标供应商阶段 采购人对评标结果的确定文件 中标通知书和中标结果通知书 质疑、投诉及处理文件 采购阶段 采购合同 采购项目验收证明 资金支付文件及证明 附件 招标文件（另册装订） 澄清修改文件 投标人投标文件正本（另册装订） 其它有关的重要文件 文件时间 页数 年 月 日 备注 分类号 一 1.1 二 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 三 3.1 3.2 3.3 四 4.1 4.2 4.3 五 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 六 6.1 6.2 6.3 七 7.1 7.2 7.3 八 8.1 8.2 8.3 8.4

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9 、政府采购项目档案目录（邀请招标采购方式适用）

政府采购档案目录

（邀请招标采购方式）

分类号 一 1.1 二 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 三 3.1 3.2 3.3 3.4 四 4.1 4.2 4.3 五 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 六 6.1 6.2 6.3 七 7.1 7.2 7.3 八 8.1 8.2 8.3 8.4 采购单位 招标项目 中标单位 件 号 目录号 招标编号 中标时间 文件时间 案卷号 页号 资 料 内 容 采购项目采购活动记录表 采购项目采购活动记录表 准备阶段 确定采购方式文件（或政府采购计划申报表） 用户需求书 委托代理协议 招标预告资料 招标文件论证资料 招标文件确认函 招标阶段 招标公告（包括各种媒体刊登公开招标公告的资料记载） 选择确定被邀请参与投标供应商的方式及名单 招标文件发售资料（包括投标报名、资格预审、招标文件发售登记表等） 澄清修改资料（包括澄清会签到表、澄清修改文件、供应商对澄清修改文件的签收资料等） 开标阶段 收取投标文件登记表 开标会签到表 开标记录表 评标阶段 评标委员会组建资料（包括采购人委派评委和专家库中抽取的专家确认表） 评标委员会签到表及有关工作人员签到表 评标报告及其附件 评标纪律认知资料 评标过程有关的变更文件 确定中标人阶段 采购人对评标结果的确定文件 中标通知书和中标结果通知书 质疑、投诉及处理文件 采购阶段 采购合同 采购项目验收证明 资金支付文件及证明 附件 招标文件（另册装订） 澄清修改文件 投标人投标文件正本（另册装订） 其它有关的重要文件 年 月 日 页数 备注

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10、政府采购项目档案目录（询价采购方式适用）

政府采购档案目录

目录号 案卷号 页号 采购单位 采购项目 被询价 供应商 件 号 （询价采购方式）

编 号 成交时间 资 料 内 容 采购项目采购活动记录表 采购项目采购活动记录表 准备阶段 确定采购方式文件（或政府采购计划申报表） 用户需求书 委托代理协议书 采购文件确认函 询价阶段 选择确定被邀请参与询价供应商的方式及名单 询价文件 澄清修改文件 询价通知书 询价小组组建资料 询价小组评审报告 确定成交供应商阶段 采购人确认成交供应商的文件 成交通知书和询价结果通知书 质疑、投诉及处理文件 采购阶段 采购合同 采购项目验收证明 资金支付文件及证明 附件 询价文件（另册装订） 澄清修改文件 被询价供应商报价文件正本（另册装订） 其它有关的重要文件 文件时间 页数 年 月 日 备注 分类号 一 1.1 二 2.1 2.2 2.3 2.4 三 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 四 4.1 4.2 4.3 五 5.1 5.2 5.3 六 6.1 6.2 6.3 6.4

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11、政府采购项目档案目录（单一来源采购方式适用）

目录号 案卷号 页号 政府采购档案目录

（单一来源采购方式）

采购单位 采购项目 成 交 供应商 件 号 分类号 一 1.1 二 2.1 2.2 2.3 2.4 三 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 四 4.1 4.2 4.3 五 5.1 5.2 5.3 六 6.1 6.2 6.3 资 料 内 容 采购项目采购活动记录表 采购项目采购活动记录表 准备阶段 确定采购方式文件（或政府采购计划申报表） 用户需求书 委托代理协议书 采购文件确认函 谈判阶段 单一来源采购文件 评审小组组建资料及谈判签到表 供应商的签名表 谈判纪律认知资料 供应商报价文件 谈判过程变更文件 评审小组评审报告 确定成交阶段 成交通知书 采购人确定成交供应商的文件 质疑、投诉及处理文件 采购阶段 采购合同 采购项目验收证明 资金支付文件及证明 附件 单一来源文件（另册装订） 报价供应商的报价文件正本（另册装订） 其它有关的重要文件 编 号 成交时间 文件时间 页数 年 月 日 备注

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