商务信函的写作原则及写作特点(准确)
更新时间:2023-11-13 07:14:01 阅读量: 教育文库 文档下载
一 前言 二 写作原则
三 写作特点 比如商务信函有格式化的特点,许多套语等等
四 商务信函写作时应注意的问题(加上你本来的内容,融合你的写作技巧) 五 结论与体会
商务公文文体和公文语言的这些特点以及商务活动 本身的特点决定了商务信函的以下特点。 1.正确性(correctness)
毫无疑问,这是商务信函最为重要的特点,且是其 它特点的基础。舍此而谈其它特点没有任何意义。 这一点很容易理解。只有正确了,才可能去谈完整 性 ( completeness ), 清 晰 性 ( clarity ), 简 明 性 (conciseness),具体(concreteness),礼貌(courtesy) 等特点。
这里的正确性不仅指使用的语言无拼写、标点、语 法等方面的错误,传递的信息(如时间、地点、价格、 货号、数量、信用证号码等)准确无误,而且指要使用 正确的格式等等。
更有研究者(张彦,李师君 2005:171)指出,商
务信函的正确还应包括在翻译时译者必须对汉英的不同 表达习惯与方式都要有精确的把握。
2.完整性(completeness)商务信函的完整性指的是其必须包含所有必需的事 项和信息。
例如,报盘信就必须包括产品名称、数量、质量、 价格、装运方式、付款方式等必要的信息。如果有所欠 缺,对方就很难还盘,使商务活动继续下去。
又如,如果写一封投诉信,则必须说明问题所在、
为什么要写这封投诉信、给你带来了哪些不便以及你希 望见到的结果等,这样对方才能采取相应措施以解决问 题。
3.清晰性(clarity)
商务信函的清晰指的是所写信函必须清楚明了,让 对方很快了解信函所要传递的信息,不会产生歧义。 王晓英,杨靖(2005)指出,为达到这一目的,可 以采取以下措施:(1)使用简单的单词和简单的句子结 构;(2)避免使用有不同意义的单词;(3)把关系密切 的单词放在一起;(4)使用主动语态。 例如,A letter was delivered to the company 和 They
delivered a letter to the company 相比较而言,后者就更清 晰明了,不会引起误解。
4.简明性(conciseness)
商务信函的简明性指的是用尽量少的单词或汉字将 事情说清楚。
我们常说,言简意赅乃语言之精华(Brevity is the soul of wit),商务信函更是如此。 这里的要求是:(1)用尽量少的单词或汉字;(2)
一定要将需要传递的信息传递出来,将需要说的事情说 清楚。我们既不能为了说清楚事情而牺牲简明性的特点, 也不能为了简明扼要而牺牲完整性的特点。 为达到简明扼要的目的,(1)可以用常用的简单词 来替代较为正式的较长的词组,如用if来替代in the event that,用 for 来替代 for the purpose of 等等。(2)用单词 替代句子或词组。例如,我们可以把 We are returning all the machinery that is broken 中的 that is broken 用 broken 来替代,进而将句子简化为 We are returning all the broken machinery。
5.具体(concreteness)
商务信函的具体指的是在信函中应该提供具体的信 息而不是概括性和抽象的信息。
例如,The price of our product is about 100 dollars. 这
其中的 about 100 dollars 就不具体,95 dollars 也可以,101 dollars 也行,让别人如何确定? 为了达到具体这一目的,(1)可以使用具体的修饰 词,如一些具体的数字。(2)避免使用抽象化的词,如 The price of gas has really skyrocketed recently。 6.礼貌(courtesy)
礼貌原则在人际交往中非常重要。在英语语用学界, 研究人员非常重视礼貌这一原则的研究。Leech 于 1983 年(转引自何自然 1997:107-109)提出了礼貌原则, 并指出这一原则包含 6项准则:得体准则(Tact Maxim ), 慷慨准则(Generosity Maxim),赞誉准则(Approbation Maxim),谦逊准则(Modesty Maxim),一致准则 (Agreement Maxim),同情准则(Sympathy Maxim)。 事实证明,这些准则对更好地学习英语语用学、改 善人际关系起了非常重要的作用。笔者认为,这些准则 对于非常注重礼仪的商务信函自然也有非常重要的启迪 作用。
为了体现商务信函的礼貌这一特点,要求我们在商 务信函中:(1)使用礼貌用语,如使用 Thank you,Please 等词语。(2)从对方角度考虑问题或阐述问题,即 You-approach,而不是 I-或 We-approach。这样很容易 赢得对方的好感。(3)使用积极和正面的词以替代消极 和负面的词语,如我们可以用 The office is open until 5
o’clock 以取代 The office is closed after 5 o’clock。很明显,
前者更容易体现礼貌的特点而给人以好感。(4)即使我 们的合理要求没有得到满足从而表达不满的时候,也要 平心静气地来表述问题,而不能在商务信函中表达怨气。 汉语里有句俗语,“生意不成情义在”,很有道理。再说 了,就算出现了问题,如果心平气和地解决好了,说不 定会为自己或公司赢得新的商机。
7.商务信函中经常出现专业性较强的专业术语和行 业术语
有研究者(张煜等 2006:151;寥瑛等 2005:111 -113)指出,商务信函中会大量出现专业性强、准确度 高的外贸专业术语和行业术语。例如,常见的有 B/L(提 单),L/C(信用证),FOB(装运港船上交货),CFR(成 本加运费)等等。
而且,由于使用了这些专业术语和行业术语,会使 商务信函变得更加正式,书面语的特点显得更加突出
(二)用语正式庄重,礼貌
因为商贸函电主要用来洽谈业务,所以
用词较为正式,语句显得诚恳、自然、有礼 貌。礼貌 (Courtesy):礼貌指有礼,它不单 表现在文章的语句上还表现出对对方的态 度,即用语文雅有礼,不伤害对方积极面 子,对待对方的态度真诚、合作、体谅。 (三)文中多用专业术语和贸易行话 1.商务信函多用于贸易谈判,谈判的主 要内容涉及产品质量、价格、包装、装船标 志、保险、等国际贸易知识。在贸易活动 中,为了交往的方便快捷,形成了一系列的 贸易术语(commercial terms),如:
F.A.Q.(Fair Average Quality)产 品 品 质 术语,其意为“中等品质”
G.M.Q(Good merchantable quality) 产 品品质术语,其意为“适销品质”。 G S P ( G e n e r a l i z e d S y s t e m o f Preference),国际贸易政策术语,其意为 “普惠制”。 CIF (Cost,Insurance and Freight) 是 价格术语,表示“成本、保险加运费”。 O/C (Outward Collection) 是付款方式术 语,表示“进口托收”
TPND (Theft pilferage and Non-
Delivery) 是保险术语,表示“盗窃及提不着 货险”
2.同时在信函交往中也形成一些常用的
套语行话,如:
We are in receipt of?(兹收到)
We are willing to establish business
relations with your company(我们愿与贵公 司建立贸易联系)。
We should be oblidged if you would
send us catalogue and price list of(如 蒙 赐 寄?的目录册和价目表,我们将不胜感激)。 We are looking forward to your early reply(盼早日复函)
(四)商贸信函有相对固定的格式 商贸信函格式相对固定,大体上由以下
几 部 分 组 成 : 信 头 ( heading) 、 日 期 ( date) 、 称 呼 ( Salutation) 、 正 文 ( body) 、 结 束 语 ( the complimentary close)、签名(the signature)。 以下是一封拒绝承兑交单付款方式要求 的信函,从中我们可看出商务信函文体特 点。
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